人力資源部門人事檔案管理制度與模板一、總則為規(guī)范人事檔案管理，保證檔案材料的真實性、完整性和安全性，為公司人力資源規(guī)劃、員工發(fā)展及勞動關(guān)系管理提供依據(jù)，特制定本制度。本制度適用于公司全體在職員工的人事檔案管理工作，涵蓋檔案建立、收集、保管、查閱及轉(zhuǎn)遞等全流程。二、人事檔案管理適用情形人事檔案管理貫穿員工職業(yè)全周期，主要在以下場景中發(fā)揮作用：員工入職階段：記錄入職基本信息、學(xué)歷證明、身份材料等，建立初始檔案。崗位變動階段：保存晉升、調(diào)崗、培訓(xùn)等材料，反映員工職業(yè)發(fā)展軌跡?？己嗽u估階段：歸入績效考核、獎懲記錄，為薪酬調(diào)整、評優(yōu)評先提供依據(jù)。離職辦理階段：提取檔案辦理離職手續(xù)，轉(zhuǎn)遞至新單位或按規(guī)定留存。內(nèi)部查詢階段：為部門協(xié)作、資質(zhì)審核、法律事務(wù)等提供檔案支持。三、人事檔案管理操作流程（一）檔案建立：入職時初始建檔材料收集：員工入職當日，人力資源部需收集以下材料（原件或復(fù)印件加蓋公章）：證件號碼明復(fù)印件；學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件（需提供驗證報告）；職業(yè)資格證書、技能等級證書復(fù)印件；與前單位解除/終止勞動合同證明（離職證明）；近期體檢報告（公司指定醫(yī)院出具）；一寸免冠照片2張；其他需歸入材料（如特殊人才引進證明、退伍軍人證等）。信息錄入：人力資源部將收集的信息錄入《員工基本信息表》，唯一檔案編號（格式：部門代碼+入職年份+流水號，如“HR2023001”）。檔案封裝：將材料按類別分類排序，放入統(tǒng)一檔案袋，封面標注檔案編號、員工姓名、入職日期及部門，密封后交檔案管理員保管。（二）檔案收集與日常更新：動態(tài)補充材料定期收集：每季度末，人力資源部向各部門下發(fā)《檔案材料收集通知》，要求各部門提交員工季度內(nèi)新增的檔案材料，包括：崗位變動審批表、任命通知書；培訓(xùn)考核結(jié)果、技能提升證明；表彰獎勵文件、通報表揚記錄；薪酬調(diào)整審批單、勞動合同變更協(xié)議；其他需補充的重要材料。即時收集：員工發(fā)生重大事項（如結(jié)婚、生育、學(xué)歷提升、職稱評定等）時，需主動向人力資源部提交相關(guān)證明材料，人力資源部在收到材料后3個工作日內(nèi)完成歸檔。材料審核：歸檔前需核對材料真實性，復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋公章，保證無遺漏、無虛假信息。（三）檔案保管：安全存儲與維護存儲環(huán)境：檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備，保持溫度18-22℃、濕度45-60%，定期檢查檔案袋完好性，避免材料損壞。存放規(guī)范：檔案按編號順序存放于專用檔案柜，柜面張貼檔案索引目錄，便于快速查找；離職員工檔案單獨存放，標注“離職”字樣。借閱登記：檔案實行“借閱審批制”，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人及人力資源部經(jīng)理簽字同意后，由檔案管理員陪同查閱；查閱后需在《檔案借閱登記表》記錄借閱人、日期、事由及歸還時間，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案材料。（四）檔案查閱：規(guī)范權(quán)限與流程查閱權(quán)限：員工可查閱本人基本信息，需提交書面申請并附證件號碼復(fù)印件；部門負責(zé)人可查閱本部門員工檔案，需說明查閱事由；人力資源部可全權(quán)查閱所有員工檔案，用于人力資源管理工作；外部單位（如司法機關(guān)、上級主管部門）查閱檔案，需出具單位介紹信及相關(guān)法律文書，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱流程：申請人填寫《檔案查閱申請表》→部門負責(zé)人/人力資源部審批→檔案管理員調(diào)取檔案→陪同查閱→歸還檔案并記錄。查閱要求：查閱時不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容，確需復(fù)制需經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)印專用章”后生效。（五）檔案轉(zhuǎn)遞：離職或調(diào)動時規(guī)范交接離職轉(zhuǎn)遞：員工辦理離職手續(xù)時，人力資源部需核對檔案材料完整性，出具《檔案轉(zhuǎn)遞通知函》，將檔案密封（封口處加蓋公章）后，通過機要方式或員工本人簽收轉(zhuǎn)遞至新單位；若員工要求暫存檔案，需簽訂《檔案暫存協(xié)議》，暫存期限不超過2年。內(nèi)部調(diào)動：員工跨部門調(diào)動時，檔案由人力資源部直接轉(zhuǎn)遞至調(diào)入部門，同時更新檔案存放信息，保證檔案與員工實際部門一致。轉(zhuǎn)遞記錄：檔案轉(zhuǎn)遞后，需在《檔案轉(zhuǎn)遞登記表》中記錄轉(zhuǎn)遞單位、時間、經(jīng)辦人及簽收回執(zhí)，留存轉(zhuǎn)遞憑證備查。四、人事檔案管理常用模板模板一：員工基本信息表基本信息詳細信息檔案編號HR2023001姓名*某三性別男出生日期1990-05-15證件號碼號310入職日期2023-01-10部門市場部崗位市場專員學(xué)歷本科專業(yè)市場營銷聯(lián)系方式緊急聯(lián)系人*某四（父親）學(xué)歷信息工作經(jīng)歷起止時間2016-09-2020-06起止時間2020-07-2022-12畢業(yè)院校XX大學(xué)工作單位XX科技有限公司專業(yè)市場營銷崗位銷售助理學(xué)歷層次本科證明人*某五模板二：檔案材料目錄表材料類別材料名稱份數(shù)提交日期備注入職材料證件號碼明復(fù)印件12023-01-10與原件一致入職材料學(xué)歷證書復(fù)印件12023-01-10驗證崗位變動材料晉升審批表12023-07-15市場部經(jīng)理培訓(xùn)材料2023年度銷售培訓(xùn)證書12023-09-20考核合格獎懲材料2023年Q3優(yōu)秀員工通報12023-10-10公司發(fā)文模板三：檔案查閱申請表查閱人姓名*某三所在部門市場部查閱事由辦理職稱評定需提交學(xué)歷證明查閱檔案編號HR2023001擬查閱內(nèi)容學(xué)歷證書復(fù)印件、驗證報告申請日期2024-03-15部門負責(zé)人意見同意簽字：*某六日期2024-03-15人力資源部意見同意查閱簽字：*某七日期2024-03-15查閱記錄查閱時間：2024-03-1614:00-14:30，材料完好，無復(fù)制需求經(jīng)辦人*某八模板四：檔案轉(zhuǎn)遞登記表員工姓名*某三檔案編號HR2023001轉(zhuǎn)遞原因離職轉(zhuǎn)遞至XX公司轉(zhuǎn)遞日期2024-03-20轉(zhuǎn)遞單位XX科技有限公司轉(zhuǎn)遞方式機要快遞材料清單檔案袋1個（內(nèi)含入職材料、考核材料、勞動合同等）郵寄單號YT0簽收回執(zhí)已簽收簽字：*某九（接收人）日期2024-03-22經(jīng)辦人*某七審批人*某十（人力資源部經(jīng)理）五、人事檔案管理關(guān)鍵要點保密原則：檔案信息屬公司機密，管理人員需嚴格遵守保密規(guī)定，嚴禁泄露員工個人信息及檔案內(nèi)容；借閱權(quán)限僅限工作需要，無關(guān)人員一律不得查閱。真實準確：檔案材料必須真實有效，嚴禁偽造、篡改；員工需對提交材料的真實性負責(zé)，若發(fā)覺虛假信息，公司將依據(jù)規(guī)章制度處理。及時更新：員工發(fā)生崗位變動、培訓(xùn)考核等事項時，需在10個工作日內(nèi)提交相關(guān)材料，保證檔案與實際情況同步。規(guī)范轉(zhuǎn)遞：檔案轉(zhuǎn)遞時必須密封封裝，由專人負責(zé)，