測繪檔案管理制度第一章總則1.1測繪檔案是指在測繪活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、影像、軟件、實物等各類原始記錄及其整理成果。1.2本制度適用于本單位及所屬各部門、外協(xié)機構在基礎測繪、工程測量、遙感影像獲取、地理信息系統(tǒng)建設、界線測繪、海洋測繪、地下管線探測、變形監(jiān)測、無人機航測、三維建模、應急測繪等全業(yè)務鏈中產生的檔案管理。1.3檔案管理堅持“誰形成、誰負責，誰審批、誰把關，誰保管、誰維護”的原則，實行統(tǒng)一領導、分級管理、全程控制、技術賦能、風險前置、閉環(huán)處置。1.4檔案工作納入年度目標責任考核，與項目質量、經費、進度、安全、保密同部署、同檢查、同獎懲。第二章組織與職責2.1設立檔案管理委員會，由單位主要負責人任主任，總工程師、總經濟師、保密辦主任、信息化中心主任、法務負責人為委員，負責決策、協(xié)調、監(jiān)督、問責。2.2檔案室為日常執(zhí)行機構，設主任1名、專職檔案員不少于職工總數(shù)2%，按項目量動態(tài)配備兼職檔案員。檔案室獨立行使業(yè)務指導、檢查、通報、否決權。2.3項目負責人為項目檔案第一責任人，對歸檔完整性、真實性、系統(tǒng)性、可用性負終身責任；項目技術負責人對數(shù)據(jù)精度、版本、元數(shù)據(jù)、質量報告負技術責任；項目安全員對涉密載體、密碼、密鑰、審計日志負保密責任。2.4外協(xié)單位在合同簽訂前須簽署《檔案移交承諾書》，明確歸檔范圍、深度、格式、時限、違約責任，并繳納合同額3%的檔案保證金，保證金在檔案驗收合格并移交后無息返還。2.5建立檔案聯(lián)絡員網絡，各部門、各分院、各測區(qū)設1名聯(lián)絡員，負責日常收集、預立卷、問題反饋、培訓組織，聯(lián)絡員享受每月300元崗位津貼，年度考核優(yōu)秀的另獎2000元。第三章文件材料形成與積累3.1項目立項階段必須同步編制《檔案實施方案》，明確成果類型、數(shù)據(jù)量級、載體形式、密級、保存期限、共享限制、遷移策略，經檔案室審核后方可下達任務書。3.2外業(yè)觀測原始記錄須使用防篡改電子手簿或編號紙質手簿，每日作業(yè)結束2小時內上傳至“測區(qū)邊緣數(shù)據(jù)中心”，系統(tǒng)生成哈希值并寫入區(qū)塊鏈存證；紙質手簿須當天掃描成600dpi雙層PDF，手簿封面加蓋“當日已上傳”章。3.3內業(yè)數(shù)據(jù)處理須采用版本控制軟件，每完成一道工序由作業(yè)員、檢查員、審核員三級簽名確認，系統(tǒng)自動生成增量備份，禁止在本地C盤直接存儲成果。3.4儀器檢定證書、基線比對報告、平差計算書、質量檢查報告、元數(shù)據(jù)文件、圖幅接合表、技術總結、驗收意見、合同、預算、會議紀要、變更單、監(jiān)理日志、照片視頻、宣傳報道等一并納入積累范圍，做到“應歸盡歸、應掃盡掃”。3.5任何個人不得私自留存、刪除、篡改、銷毀測繪原始數(shù)據(jù)；確因硬盤損壞、病毒攻擊導致數(shù)據(jù)丟失的，須在24小時內書面報告，啟動數(shù)據(jù)恢復與問責程序。第四章分類與編號4.1采用“業(yè)務-年代-區(qū)域-專業(yè)-密級-載體”六段式復合分類法，共32位字符，確保全國任意單位30年內不重復。4.2業(yè)務代碼：基礎測繪A、工程測量B、遙感影像C、地理信息D、界線測繪E、海洋測繪F、地下管線G、變形監(jiān)測H、應急測繪I、科研課題J。4.3區(qū)域代碼采用縣級行政區(qū)劃代碼6位；跨縣項目以主體測區(qū)為準，輔以“-”連接多縣，上限5縣。4.4專業(yè)代碼：控制測量01、地形測量02、航測03、雷達04、激光雷達05、重力06、磁力07、水深08、三維建模09、其他10。4.5密級代碼：公開0、內部1、秘密2、機密3、絕密4；載體代碼：紙質Z、電子D、實物S、聲像X、混合H。4.6示例：A-2025-320102-02-1-D，表示2025年南京市玄武區(qū)基礎測繪地形測量內部級電子檔案。4.7檔案室維護分類表動態(tài)更新，每年12月發(fā)布修訂版，舊代碼保留5年過渡期，過渡期內雙碼并行。第五章立卷與編目5.1立卷遵循“一個項目一卷、一個工序一盒、一個圖幅一袋”原則，卷盒厚度不超過60mm，電子卷采用ISO9660標準封裝。5.2卷內文件按“依據(jù)性-原始性-過程性-成果性-驗收性-宣傳性”六模塊排序，每模塊首頁插入彩色隔頁紙，隔頁紙打印模塊二維碼，掃碼可定位到對應電子文件。5.3編制《卷內目錄》《案卷目錄》《分類目錄》《專題目錄》《電子文件清單》《元數(shù)據(jù)清單》六套目錄，目錄采用A4縱向打印，字號不小于五號，禁止手寫。5.4元數(shù)據(jù)采用《測繪地理信息核心元數(shù)據(jù)》GB/T39608標準，強制字段36項，可選字段128項，電子文件以XML和JSON雙格式封裝，連同成果一并歸檔。5.5立卷完畢由項目負責人、檔案員、質檢員三方現(xiàn)場清點簽字，現(xiàn)場拍攝清點照片2張，照片命名含時間戳、經緯度，納入電子卷“0-元數(shù)據(jù)”文件夾。第六章保管與防護6.1紙質檔案庫房荷載≥12kN/m2，溫濕度14-24℃、45-60%RH，日波動≤±2℃、±5%RH；配備恒溫恒濕空調、新風過濾、防火A級庫門、七氟丙烷滅火系統(tǒng)、紅外防盜、視頻監(jiān)控、RFID門禁。6.2電子檔案采用“在線-近線-離線”三級存儲：在線為分布式對象存儲池，雙活數(shù)據(jù)中心相距≥20km，RPO≤15min；近線為藍光光盤塔，50年壽命，RAID6冗余；離線為金屬屏蔽柜，防磁、防潮、防紫外線，每5年倒帶、倒帶機磁頭清洗一次。6.3每年6月、12月進行讀取校驗，抽樣率10%，出現(xiàn)2%以上壞盤或5%以上誤碼即啟動整體遷移，遷移過程全程錄像，遷移后出具《電子檔案健康報告》。6.4建立災害應急預案，設置異地容災備份庫，距離≥300km，地質條件穩(wěn)定，帶寬≥10Gbps，每日增量同步，每年至少演練一次，演練報告歸檔保存。6.5庫房實行雙人雙鎖，進出登記，非檔案人員進入須持《臨時進庫證》，全程陪同；禁止在庫區(qū)內飲水、進食、充電、維修設備。第七章利用與借閱7.1公開級檔案通過內部知識門戶在線瀏覽，支持關鍵字、空間范圍、時間區(qū)間、密級、數(shù)據(jù)類型五維組合檢索，檢索響應時間≤2秒。7.2內部級及以上檔案實行審批制，申請人通過OA提交《測繪檔案利用申請表》，注明用途、范圍、介質、期限、保密措施，經部門負責人、保密辦、檔案室三級審批，機密及以上還需單位分管領導簽字。7.3借閱期限：紙質檔案不超過10個工作日，電子副本不超過30日，逾期須辦理續(xù)借，續(xù)借僅限1次；外協(xié)單位借閱須提供單位介紹信、經辦人身份證、保密協(xié)議。7.4檔案出庫時由檔案員與借閱人當面清點頁碼、檢查載體、拍照封簽，歸還時再次清點，出現(xiàn)缺頁、污損、磁化、劃痕的，按每頁200元或每盤500元賠償，并視情節(jié)給予通報或紀律處分。7.5利用檔案產生的衍生成果須在成果報告或產品說明書顯著位置標注“依據(jù)××測繪檔案（編號）編制”，并在5日內向檔案室提交衍生成果副本，納入引用統(tǒng)計。第八章鑒定與銷毀8.1檔案室每3年組織一次全面鑒定，鑒定小組由檔案、技術、質量、保密、法務5方專家組成，人數(shù)不少于5人，實行一票否決制。8.2鑒定結論分為永久保存、長期保存（30年）、短期保存（10年）、續(xù)存待審、銷毀五類，鑒定報告經檔案管理委員會審批后生效。8.3銷毀檔案須填寫《測繪檔案銷毀清冊》，報上級主管部門備案，秘密及以上須報省級測繪檔案主管部門審批；銷毀方式：紙質采用碎漿化漿，全程錄像；光盤采用粉碎至粒徑≤2mm；硬盤采用消磁后物理穿孔。8.4銷毀現(xiàn)場不少于3人監(jiān)督，其中1人來自紀檢部門，1人來自檔案室，1人來自業(yè)務部門，監(jiān)督人員在銷毀報告上簽字確認，銷毀報告永久保存。8.5任何個人不得擅自銷毀檔案，違者按《檔案法》追究法律責任，構成犯罪的移送司法機關。第九章移交與接收9.1項目通過最終驗收后30日內完成移交，移交前須完成《檔案自檢表》100項指標自檢，自檢合格率≥98%。9.2移交內容包括紙質檔案1套、電子檔案3套（在線、近線、離線）、元數(shù)據(jù)1套、檔案說明書1份、檔案目錄1份、移交清單2份。9.3檔案室在接收后15日內完成抽檢，抽檢比例：紙質5%、電子10%，抽檢合格率須100%，不合格項在5日內整改完畢并重新移交。9.4移交完成后，檔案室出具《測繪檔案接收證》，項目財務憑接收證退還檔案保證金；未按期移交的，每逾期1日扣除保證金1%，并暫停該團隊新項目立項。9.5向國家或省級測繪檔案機構移交時，須提前6個月啟動，采用《國家測繪成果檔案移交格式》V3.0，數(shù)據(jù)包含XML、SHA256校驗文件、病毒掃描日志、遷移記錄，移交后本單位保留備份1套，保存期限與原件一致。第十章信息化與數(shù)字化10.1建設“測繪數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”，采用微服務架構，支持PB級存儲、秒級檢索、區(qū)塊鏈存證、AI自動標簽、OCR全文識別、矢量數(shù)據(jù)語義抽取。10.2系統(tǒng)實行三員分立：系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計管理員，任何一人無法單獨導出數(shù)據(jù)；所有操作寫入WORM日志，日志保存20年。10.3推行“電子文件單套制”，電子文件與紙質文件具有同等法律效力，電子簽章采用國密SM2算法，時間戳由授時中心簽發(fā)，確保不可否認。10.4對歷史紙質檔案實施數(shù)字化，掃描分辨率≥600dpi，采用TIFF無壓縮存儲，同步生成PDF/A-2b雙層文件；數(shù)字化外包公司須具備國家秘密載體印制資質，工作人員通過政審并簽署終身保密協(xié)議。10.5建立檔案大數(shù)據(jù)挖掘模型，定期輸出《測繪檔案利用統(tǒng)計分析報告》，為主管部門提供決策支持，報告內含利用熱點、引用頻次、衍生經濟效益、社會服務案例。第十一章保密與安全11.1測繪檔案密級確定遵循《測繪管理工作國家秘密范圍的規(guī)定》，對模糊地帶采用“就高不就低”原則，爭議報保密辦組織專家論證。11.2秘密級以上檔案存儲在物理隔離網絡，采用光纖單向導入、雙向阻斷策略，USB端口封閉，打印刻錄審批備案，水印包含責任人、時間、用途、份數(shù)。11.3建立檔案安全審計系統(tǒng)，對訪問、復制、修改、刪除、下載、打印、刻錄七類操作實時監(jiān)控，異常行為觸發(fā)短信、郵件、企業(yè)微信三重告警，安全事件響應時限≤30分鐘。11.4離職、退休、調崗人員須辦理《檔案交接與保密承諾書》，交接清單經檔案室確認后人事部門方可辦理手續(xù)；核心涉密人員實行脫密期管理，脫密期1-2年，期間不得在外資企業(yè)、外國機構任職。11.5每年開展保密培訓不少于2次，培訓覆蓋率100%，考試合格率100%，不合格人員須補考并扣減年終績效5%；對發(fā)現(xiàn)泄密隱患的職工給予500-5000元獎勵。第十二章監(jiān)督與考核12.1建立“日巡查、月抽查、季普查、年總評”四級檢查制度，檢查結果與部門績效、個人晉升、評優(yōu)評先直接掛鉤。12.2對出現(xiàn)下列行為之一的，實行“一票否決”并追責：未按期歸檔、擅自銷毀、偽造檔案、泄密、丟失原始數(shù)據(jù)、拒絕整改、阻礙檢查。12.3考核指標：歸檔率100%、完整率≥99%、準確率≥99%、利用率年增長率≥5%、數(shù)字化率≥95%、安全事故0起、整改閉環(huán)率100%。12.4考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四檔，優(yōu)秀部門獎勵5萬元，個人獎勵5000元；不合格部門扣減績效10%，主要負責人誡勉談話，連續(xù)兩年不合格的調離崗位。12.5建立檔案信用檔案，記錄各部門、各項目、各責任人歷年考核、違規(guī)、獎勵信息，信用等級與投標資格、項目立項、職稱評審聯(lián)動。第十三章培訓與科研13.1新員工入職3個月內須完成《測繪檔案管理基礎》線上課程32學時，現(xiàn)場實操8學時，考核通過方可上崗；老員工每2年復訓一次。13.2與高校聯(lián)合開設“測繪檔案與大數(shù)據(jù)”研究生方向，每年接收2-3名研究生實習，實習成果須在本單位落地，產權歸單位所有，學生可參與發(fā)表論文。13.3設立檔案科研基金，每年投入營業(yè)收入的0.3%，重點支持區(qū)塊鏈存證、AI智能分類、數(shù)字孿生庫房、隱私計算、長效保存材料等方向，項目須發(fā)表SCI或E