供應(yīng)鏈采購流程規(guī)范一、適用范圍與場景說明二、采購流程全環(huán)節(jié)操作指引（一）需求提出與確認需求發(fā)起需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目需求或日常運營需要，填寫《采購申請單》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計交付時間、預(yù)算金額及用途說明。需求部門負責人對申請內(nèi)容的必要性及合理性進行初審，簽字確認后提交至采購部門。需求復(fù)核采購部門收到《采購申請單》后，重點核對：需求是否清晰、預(yù)算是否符合公司標準、是否存在替代方案（如現(xiàn)有庫存是否滿足）。對需求模糊或超預(yù)算的申請，采購部門需與需求部門溝通補充材料，或反饋至財務(wù)部門調(diào)整預(yù)算，確認無誤后進入下一環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商選擇與評估供應(yīng)商尋源采購部門通過公開招標、邀請招標、詢價比價、單一來源采購等方式篩選供應(yīng)商。優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商；新供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商準入申請表》，附營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、產(chǎn)品/服務(wù)案例等材料。供應(yīng)商評估成立評估小組（由采購、技術(shù)、質(zhì)量等部門人員組成），從資質(zhì)合規(guī)性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、交付能力、服務(wù)水平、財務(wù)狀況等維度對新供應(yīng)商進行綜合評分，評分標準需提前明確并書面記錄。評估通過后，將新供應(yīng)商納入合格名錄，并定期（如每季度）對現(xiàn)有供應(yīng)商進行績效評估，評估結(jié)果作為后續(xù)合作依據(jù)。（三）采購訂單與審批訂單編制采購部門根據(jù)確認的供應(yīng)商信息及需求內(nèi)容，編制《采購訂單》，明確訂單編號、供應(yīng)商名稱、物品/服務(wù)詳情、單價、總價、交付時間、交付地點、付款方式、質(zhì)量標準等條款，保證與采購申請及供應(yīng)商報價一致。訂單審批《采購訂單》按審批權(quán)限逐級審批：采購專員編制→采購經(jīng)理審核→需求部門確認→財務(wù)部門復(fù)核預(yù)算→分管領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)訂單金額分級）。審批通過后，加蓋公司公章，正式發(fā)送至供應(yīng)商；審批駁回的需明確原因，退回采購部門修改后重新提交。（四）合同簽訂（如適用）對于單筆采購金額較大（如超過XX萬元）、或涉及長期合作、定制化服務(wù)的采購項目，需簽訂正式采購合同。合同內(nèi)容需包含：雙方基本信息、采購物品/服務(wù)詳情、價格條款、交付與驗收標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式等，由法務(wù)部門審核條款合規(guī)性后，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章生效。（五）訂單執(zhí)行與跟蹤交付跟蹤采購專員負責跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，定期與供應(yīng)商溝通，保證按訂單約定時間交付。如遇可能延遲風險，供應(yīng)商需提前3個工作日書面通知，采購部門及時與需求部門協(xié)調(diào)調(diào)整計劃。異常處理若供應(yīng)商無法按時交付或交付數(shù)量不達標，采購部門需立即啟動應(yīng)急方案，如聯(lián)系備用供應(yīng)商、調(diào)整需求優(yōu)先級等，并將處理結(jié)果同步至需求部門及財務(wù)部門。（六）驗收入庫到貨檢驗供應(yīng)商交付物品/服務(wù)后，由需求部門（或質(zhì)檢部門）根據(jù)采購訂單及合同約定的質(zhì)量標準進行驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀、功能等，填寫《驗收單》，注明驗收結(jié)果（合格/不合格及具體原因）。服務(wù)類項目需由需求部門確認服務(wù)內(nèi)容完成情況，并在《服務(wù)驗收確認單》上簽字。入庫管理驗收合格的物品，由倉儲部門辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬，更新庫存信息；驗收不合格的，采購部門需及時與供應(yīng)商溝通，辦理退換貨或索賠手續(xù)，不合格品不得入庫。（七）付款結(jié)算單據(jù)核對采購部門收集完整單據(jù)：采購訂單、驗收單、發(fā)票（需與訂單信息一致）、合同（如簽訂），提交財務(wù)部門審核。付款審批與執(zhí)行財務(wù)部門核對單據(jù)無誤后，按公司付款流程審批（如：出納申請→財務(wù)經(jīng)理審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批），通過銀行轉(zhuǎn)賬或票據(jù)方式支付款項。付款完成后，財務(wù)部門將付款憑證同步至采購部門，更新供應(yīng)商付款記錄。（八）檔案管理采購全流程形成的所有文檔（采購申請單、供應(yīng)商評估資料、采購訂單、合同、驗收單、發(fā)票、付款憑證等）需統(tǒng)一整理，按訂單編號歸檔，保存期限不少于5年（根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行），保證可追溯。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表單模板（一）采購申請單訂單編號申請部門申請日期預(yù)算編號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量質(zhì)量要求預(yù)計交付時間用途說明預(yù)算金額（元）需求部門負責人簽字采購部門復(fù)核意見財務(wù)部門預(yù)算審核備注（如特殊要求、替代方案等）（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估類型（□準入□季度評審）評估項目評分標準（10分制）得分資質(zhì)合規(guī)性營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)齊全且有效產(chǎn)品質(zhì)量樣品檢測合格、歷史質(zhì)量記錄良好價格競爭力同類市場性價比前30%交付能力按時交付率≥95%服務(wù)水平響應(yīng)及時、售后完善綜合評分評估結(jié)論□通過□不通過□需整改評估小組簽字（采購、技術(shù)、質(zhì)量*）（三）采購訂單訂單編號簽訂日期供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編號收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系方式交貨期限序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位———————-———-——付款方式□電匯□承兌□其他付款期限驗收標準其他約定（如包裝、運輸費用等）采購部門負責人簽字需求部門確認分管領(lǐng)導(dǎo)審批供應(yīng)商蓋章（四）驗收入庫單驗收單編號訂單編號驗收日期驗收部門供應(yīng)商名稱物品名稱規(guī)格型號單位———————-———-——驗收項目標準要求驗收結(jié)果備注外觀檢查□合格□不合格功能測試□合格□不合格數(shù)量核對□一致□不一致驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格需注明處理方式：□退換貨□索賠）驗收人簽字倉庫管理員簽字采購部門確認四、執(zhí)行要點與風險提示（一）核心執(zhí)行要點需求明確性：采購申請需清晰描述需求細節(jié)，避免模糊表述導(dǎo)致采購偏差；需求部門對需求的準確性負首要責任。供應(yīng)商管理：嚴格執(zhí)行供應(yīng)商準入與評估流程，優(yōu)先選擇長期合作、績效良好的供應(yīng)商，降低合作風險。審批合規(guī)性：按公司授權(quán)體系履行審批手續(xù)，嚴禁越權(quán)審批或簡化流程，保證采購活動符合內(nèi)控要求。文檔完整性：采購全流程單據(jù)需齊全、規(guī)范，做到“一事一檔”，便于審計與追溯。（二）常見風險與應(yīng)對需求變更風險：風險點：需求部門在采購過程中頻繁變更需求，導(dǎo)致采購延誤或成本增加。應(yīng)對措施：需求變更需提交書面申請，說明變更原因及影響，經(jīng)采購部門及需求部門負責人審批后執(zhí)行，重大變更需重新啟動采購流程。供應(yīng)商履約風險：風險點：供應(yīng)商延遲交付、質(zhì)量不達標或中途違約。應(yīng)對措施：建立供應(yīng)商備選庫，關(guān)鍵項目要求供應(yīng)商繳納履約保證金；加強交付過程跟蹤，提前識別風險并制定預(yù)案。驗收環(huán)節(jié)風險：風險點：驗收標準不明確或驗收流于形式，導(dǎo)致不合格品入庫。應(yīng)對措施：制定明確的驗收標準，需求部門與質(zhì)量