《涉水產(chǎn)品索證制度》一、總則（一）目的為加強(qiáng)涉水產(chǎn)品的衛(wèi)生管理，保障涉水產(chǎn)品的衛(wèi)生質(zhì)量和使用安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)傳染病防治法》《生活飲用水衛(wèi)生監(jiān)督管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本涉水產(chǎn)品索證制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位采購(gòu)、使用涉水產(chǎn)品的全過(guò)程，包括但不限于生活飲用水化學(xué)處理劑、水質(zhì)處理器、與飲用水接觸的防護(hù)材料、與飲用水接觸的供水設(shè)備及用品等。（三）職責(zé)分工1.采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)涉水產(chǎn)品的采購(gòu)工作，嚴(yán)格按照本制度的要求向供應(yīng)商索取相關(guān)證件資料，并對(duì)所索取的證件資料的完整性、真實(shí)性進(jìn)行初步審核。2.質(zhì)量控制部門：對(duì)采購(gòu)部門索取的涉水產(chǎn)品證件資料進(jìn)行復(fù)核，對(duì)涉水產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保所采購(gòu)的涉水產(chǎn)品符合國(guó)家相關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門：負(fù)責(zé)涉水產(chǎn)品的入庫(kù)驗(yàn)收工作，核對(duì)涉水產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息與所索取的證件資料是否一致，對(duì)不符合要求的涉水產(chǎn)品有權(quán)拒絕入庫(kù)。4.使用部門：負(fù)責(zé)涉水產(chǎn)品的正確使用和日常維護(hù)，在使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)涉水產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題或安全隱患，應(yīng)及時(shí)向質(zhì)量控制部門報(bào)告。二、索證要求（一）供應(yīng)商資質(zhì)證明文件1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照：采購(gòu)部門應(yīng)向供應(yīng)商索取有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，并加蓋供應(yīng)商公章。營(yíng)業(yè)執(zhí)照應(yīng)包含涉水產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售等相關(guān)經(jīng)營(yíng)范圍。2.生產(chǎn)許可證：對(duì)于生產(chǎn)企業(yè)，應(yīng)索取有效的涉水產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)衛(wèi)生許可證副本復(fù)印件，并加蓋供應(yīng)商公章。衛(wèi)生許可證應(yīng)在有效期內(nèi)，且許可范圍涵蓋所采購(gòu)的涉水產(chǎn)品類別。3.經(jīng)營(yíng)資質(zhì)證明（如適用）：對(duì)于非生產(chǎn)企業(yè)的供應(yīng)商，應(yīng)索取其合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)證明文件，如食品經(jīng)營(yíng)許可證（涵蓋涉水產(chǎn)品銷售范圍）等，并加蓋供應(yīng)商公章。（二）涉水產(chǎn)品衛(wèi)生許可批件1.采購(gòu)的涉水產(chǎn)品必須具有有效的衛(wèi)生許可批件。采購(gòu)部門應(yīng)向供應(yīng)商索取衛(wèi)生許可批件原件或加蓋供應(yīng)商公章的復(fù)印件。2.衛(wèi)生許可批件應(yīng)符合以下要求：批件內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，包括產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)企業(yè)、產(chǎn)品類別、批準(zhǔn)文號(hào)、批準(zhǔn)日期、有效期等信息。產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)企業(yè)等信息應(yīng)與所采購(gòu)的涉水產(chǎn)品一致。衛(wèi)生許可批件應(yīng)在有效期內(nèi)，對(duì)于臨近有效期的涉水產(chǎn)品，采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供續(xù)批的相關(guān)證明材料。（三）產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告1.采購(gòu)部門應(yīng)向供應(yīng)商索取所采購(gòu)涉水產(chǎn)品的近期質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)由具有相應(yīng)資質(zhì)的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具。2.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)符合以下要求：檢驗(yàn)項(xiàng)目應(yīng)涵蓋國(guó)家相關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求的必檢項(xiàng)目。檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和要求。檢驗(yàn)報(bào)告的出具日期應(yīng)在規(guī)定的有效期內(nèi)（一般為一年）。（四）其他相關(guān)證件資料1.對(duì)于進(jìn)口涉水產(chǎn)品，還應(yīng)索取以下證件資料：進(jìn)口涉水產(chǎn)品衛(wèi)生許可批件。出入境檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)出具的檢驗(yàn)檢疫證明。產(chǎn)品說(shuō)明書（中文）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)資料。2.根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)和實(shí)際需要，可能還需要索取其他相關(guān)證件資料，如產(chǎn)品使用說(shuō)明書、合格證、質(zhì)量承諾書等。三、索證流程（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門在選擇涉水產(chǎn)品供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)和資質(zhì)的企業(yè)。通過(guò)查詢企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)口碑等方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)估。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察（如有必要），了解其生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制體系等情況，確保其具備生產(chǎn)和供應(yīng)符合要求的涉水產(chǎn)品的能力。（二）索證資料的要求與溝通1.在與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同前，采購(gòu)部門應(yīng)向供應(yīng)商明確索證要求，將所需的證件資料清單提供給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提供完整、有效的證件資料。2.對(duì)于供應(yīng)商提供的證件資料不完整或不符合要求的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其補(bǔ)充或重新提供。（三）證件資料的收集與整理1.采購(gòu)部門在收到供應(yīng)商提供的證件資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔。按照涉水產(chǎn)品的類別、供應(yīng)商名稱等進(jìn)行分類存放，建立索證檔案。2.對(duì)證件資料進(jìn)行編號(hào)管理，確保每份證件資料都有唯一的編號(hào)，便于查詢和管理。（四）證件資料的審核1.初步審核：采購(gòu)部門對(duì)收集到的證件資料進(jìn)行初步審核，檢查證件資料的完整性、真實(shí)性和有效性。審核內(nèi)容包括證件資料的格式是否規(guī)范、信息是否齊全、是否在有效期內(nèi)等。2.復(fù)核審核：質(zhì)量控制部門對(duì)采購(gòu)部門初步審核后的證件資料進(jìn)行復(fù)核審核。通過(guò)查詢相關(guān)政府部門網(wǎng)站、電話核實(shí)等方式對(duì)證件資料的真實(shí)性進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)。對(duì)于存在疑問(wèn)的證件資料，應(yīng)要求采購(gòu)部門進(jìn)一步與供應(yīng)商溝通確認(rèn)。（五）審核結(jié)果處理1.經(jīng)審核，證件資料完整、真實(shí)、有效的，采購(gòu)部門可以與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并按照合同約定進(jìn)行采購(gòu)。2.對(duì)于證件資料不完整、不符合要求或存在虛假情況的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)拒絕與其簽訂采購(gòu)合同，并及時(shí)將該供應(yīng)商列入不良供應(yīng)商名單，禁止其參與本單位的涉水產(chǎn)品采購(gòu)活動(dòng)。同時(shí)，向質(zhì)量控制部門報(bào)告相關(guān)情況，質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)具體情況決定是否對(duì)已采購(gòu)的涉水產(chǎn)品進(jìn)行進(jìn)一步處理。四、證件資料的管理（一）檔案建立1.采購(gòu)部門應(yīng)建立涉水產(chǎn)品索證檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商資質(zhì)證明文件、涉水產(chǎn)品衛(wèi)生許可批件、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、其他相關(guān)證件資料以及采購(gòu)合同等。2.索證檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在單位的專用服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，確保檔案的安全性和完整性。（二）檔案查閱與借閱1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱涉水產(chǎn)品索證檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查閱或借閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得隨意涂改、損壞檔案資料。借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱時(shí)間的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）檔案更新與維護(hù)1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)涉水產(chǎn)品索證檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)補(bǔ)充新的證件資料，刪除過(guò)期或無(wú)效的證件資料。2.對(duì)于供應(yīng)商的資質(zhì)發(fā)生變化、涉水產(chǎn)品的衛(wèi)生許可批件進(jìn)行續(xù)批或變更等情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)的更新資料，并更新索證檔案。（四）檔案保管期限涉水產(chǎn)品索證檔案的保管期限應(yīng)不少于涉水產(chǎn)品的使用期限，且不得少于三年。保管期限屆滿后，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。五、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部檢查1.質(zhì)量控制部門應(yīng)定期對(duì)涉水產(chǎn)品索證制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括索證資料的完整性、審核的準(zhǔn)確性、檔案管理的規(guī)范性等。檢查周期為每季度一次。2.每次檢查應(yīng)形成書面檢查報(bào)告，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督配合1.積極配合衛(wèi)生行政部門等相關(guān)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供涉水產(chǎn)品的索證資料和相關(guān)信息。2.對(duì)于監(jiān)管部門提出的整改要求，應(yīng)立即組織整改，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整改情況報(bào)告給監(jiān)管部門。六、違規(guī)處理（一）供應(yīng)商違規(guī)處理1.對(duì)于提供虛假證件資料、拒絕提供必要證件資料或提供的證件資料不符合要求且拒不整改的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)立即終止與其的采購(gòu)合同，并將其列入不良供應(yīng)商名單，禁止其在一定期限內(nèi)（一般為三年）參與本單位的涉水產(chǎn)品采購(gòu)活動(dòng)。2.因供應(yīng)商提供的涉水產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題或因證件資料問(wèn)題導(dǎo)致本單位受到相關(guān)監(jiān)管部門處罰的，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（二）內(nèi)部人員違規(guī)處理1.對(duì)于采購(gòu)部門、質(zhì)量控制部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、使用部門等相關(guān)人員在涉水產(chǎn)品索證工作中存在玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊等行為的，視情節(jié)輕重給予相