PAGE保租房運(yùn)營部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保租房運(yùn)營部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在保租房運(yùn)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保租房運(yùn)營部在保租房項(xiàng)目規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營、管理等過程中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指保租房運(yùn)營部在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則保租房運(yùn)營部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映保租房運(yùn)營部的工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露，同時(shí)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）運(yùn)營部經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)保租房運(yùn)營部檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.審核檔案管理制度和流程，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，為檔案管理工作提供必要的資源支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.制定檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和編號(hào)。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理，方便檔案的檢索和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向運(yùn)營部經(jīng)理匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門的檔案移交至檔案管理人員，確保檔案的集中統(tǒng)一管理。3.在工作中，各部門應(yīng)積極配合檔案管理人員做好檔案的收集、整理和利用工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.保租房項(xiàng)目規(guī)劃文件：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、土地出讓合同等。2.建設(shè)工程文件：包括工程立項(xiàng)批復(fù)、施工圖紙、工程合同、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.運(yùn)營管理文件：包括租賃合同、租金收繳記錄、租戶信息檔案、房屋維修記錄、安全檢查記錄等。4.財(cái)務(wù)管理文件：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、租金收入報(bào)表、成本費(fèi)用支出報(bào)表等。5.人力資源管理文件：包括員工招聘檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核檔案、員工薪酬檔案等。6.其他文件：包括上級(jí)部門下發(fā)的文件、與相關(guān)單位簽訂的合作協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門工作中形成的檔案。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案的真實(shí)性和原始性。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的分類、編號(hào)、排列和編目等管理工作。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為項(xiàng)目規(guī)劃類、建設(shè)工程類、運(yùn)營管理類、財(cái)務(wù)管理類及人力資源管理類等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號(hào)等信息，便于檔案的識(shí)別和管理。3.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件，應(yīng)進(jìn)行修整和裝訂，使其整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年年底前將本部門當(dāng)年形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理人員進(jìn)行歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于不符合歸檔要求的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正，直至符合要求為止。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映保租房運(yùn)營部主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)保租房運(yùn)營管理工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如項(xiàng)目規(guī)劃文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。2.長期保管的檔案在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)保租房運(yùn)營管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年，如建設(shè)工程文件、運(yùn)營管理中的重要文件等。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)保租房運(yùn)營管理工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下，如一般性的工作文件、臨時(shí)性的報(bào)表等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（四）檔案保管制度1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)超過保管期限的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。4.做好檔案庫房的安全防護(hù)工作，配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定。2.服務(wù)工作原則檔案利用應(yīng)緊密圍繞保租房運(yùn)營管理工作的需要，為各項(xiàng)工作提供有力支持。3.確保安全原則在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向利用者明確借閱期限和歸還要求，并對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容等信息，并對(duì)復(fù)制件與原件進(jìn)行核對(duì)。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.重要檔案的查閱、借閱和復(fù)制應(yīng)經(jīng)運(yùn)營部經(jīng)理批準(zhǔn)。3.檔案利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案。（四）歸還與注銷1.檔案借閱期限屆滿，利用者應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。2.利用者完成檔案利用工作后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)注銷檔案查閱、借閱和復(fù)制登記信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由運(yùn)營部經(jīng)理擔(dān)任組長，檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，如一般性的工作文件、臨時(shí)性的報(bào)表等，可予以銷毀。3.對(duì)仍有一定保存價(jià)值，但利用率較低的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后，另行保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)運(yùn)營部經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)在檔案目錄中注明銷毀情況，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的保租房運(yùn)營部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息，如編號(hào)、題名、日期、保管期限等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和查詢。3.檔案信息安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和丟失。定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化利用1.利用檔