檔案館紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國文物保護(hù)法》等相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及集團(tuán)母公司關(guān)于檔案安全與風(fēng)險(xiǎn)防控的指導(dǎo)性規(guī)定，結(jié)合本公司檔案管理的實(shí)際情況制定。制度旨在規(guī)范紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)工作，預(yù)防檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案資源保護(hù)能力，保障公司歷史記錄的完整性、安全性，滿足合規(guī)管理要求，防范因檔案管理不當(dāng)引發(fā)的專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，確保公司治理的規(guī)范化與精細(xì)化水平。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋紙質(zhì)檔案的日常管理、風(fēng)險(xiǎn)識別、搶救修復(fù)、歸檔保管、借閱利用等全流程環(huán)節(jié)，涉及檔案形成、收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)場景。任何部門或個人均須嚴(yán)格遵守本制度，落實(shí)檔案保護(hù)責(zé)任。第三條本制度中的核心術(shù)語定義如下：（一）“紙質(zhì)檔案搶救專項(xiàng)管理”指公司為防范、制止或減輕紙質(zhì)檔案因自然老化、人為損毀、意外災(zāi)害等因素造成的永久性或部分性損失，而實(shí)施的系統(tǒng)性保護(hù)措施，包括風(fēng)險(xiǎn)排查、搶救修復(fù)、預(yù)防性保護(hù)、數(shù)字化遷移等管理活動。（二）“專項(xiàng)管理風(fēng)險(xiǎn)”指因檔案保管條件不當(dāng)、操作流程不規(guī)范、突發(fā)事件處置不及時等原因，可能導(dǎo)致檔案損毀、失密、丟失或利用受阻的潛在危害。（三）“XX合規(guī)”指公司紙質(zhì)檔案管理活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及內(nèi)部制度要求，不存在違規(guī)操作或法律風(fēng)險(xiǎn)。第四條紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)專項(xiàng)管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則。（一）全面覆蓋：檔案搶救與修復(fù)工作覆蓋所有紙質(zhì)檔案類型及保管環(huán)節(jié)，不留管理盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各級組織與人員的具體職責(zé)，確保責(zé)任主體清晰可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：優(yōu)先防控重大及高頻次檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)施差異化管理措施。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估管理效果，優(yōu)化流程與技術(shù)手段，提升檔案保護(hù)能力。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌決策資源配置、重大風(fēng)險(xiǎn)處置及制度完善工作；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常工作的組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督考核及跨部門協(xié)同。第六條公司設(shè)立檔案保護(hù)委員會作為專項(xiàng)管理的決策與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，成員包括檔案管理部門、風(fēng)險(xiǎn)控制部門、信息技術(shù)部門及重點(diǎn)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。委員會職責(zé)包括：（一）審議檔案搶救修復(fù)的年度計(jì)劃與預(yù)算；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)重大檔案損毀事件的應(yīng)急處置；（三）監(jiān)督評估專項(xiàng)管理制度的有效性；（四）對跨部門爭議事項(xiàng)作出終局裁決。第七條牽頭部門（檔案管理部門）職責(zé)：（一）制定并維護(hù)紙質(zhì)檔案搶救修復(fù)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)程；（二）組織檔案風(fēng)險(xiǎn)排查與評估，編制搶救修復(fù)清單；（三）實(shí)施搶救修復(fù)項(xiàng)目，并監(jiān)督修復(fù)質(zhì)量；（四）推動檔案數(shù)字化遷移與備份，提升預(yù)防性保護(hù)能力。第八條專責(zé)部門（風(fēng)險(xiǎn)控制與法務(wù)部門）職責(zé)：（一）審核檔案搶救修復(fù)項(xiàng)目的合規(guī)性，提供法律支持；（二）建立檔案損毀事件的應(yīng)急處置預(yù)案；（三）開展專項(xiàng)培訓(xùn)，提升全員風(fēng)險(xiǎn)意識；（四）監(jiān)督修復(fù)過程，防止利益沖突或違規(guī)操作。第九條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)檔案日常保管責(zé)任，保持檔案存放環(huán)境符合要求；（二）配合檔案部門開展風(fēng)險(xiǎn)排查，及時上報(bào)異常情況；（三）協(xié)助搶救修復(fù)工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息；（四）監(jiān)督使用頻次高的檔案的修復(fù)優(yōu)先級。第十條基層執(zhí)行崗（檔案管理員、保管人員）職責(zé)：（一）遵守操作規(guī)程，規(guī)范執(zhí)行檔案修復(fù)任務(wù)；（二）記錄修復(fù)過程，確保信息可追溯；（三）發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)隱患及時上報(bào)；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條檔案風(fēng)險(xiǎn)排查與評估：建立年度檔案風(fēng)險(xiǎn)排查制度，重點(diǎn)檢查庫房溫濕度、防火防潮設(shè)施、蟲害鼠患情況等，評估風(fēng)險(xiǎn)等級并動態(tài)更新管理臺賬。第十二條檔案搶救修復(fù)標(biāo)準(zhǔn)：（一）修復(fù)材料須選用無酸無膠的環(huán)保材料，確保長期保存；（二）修復(fù)工藝遵循“最小干預(yù)”原則，保留檔案原始信息；（三）重大修復(fù)項(xiàng)目需經(jīng)檔案保護(hù)委員會審議，并留存完整記錄。第十三條禁止性行為：（一）嚴(yán)禁使用酸性修復(fù)工具或可溶性膠水；（二）禁止在檔案上隨意書寫或貼標(biāo)簽；（三）不得擅自處置損毀檔案，須按程序報(bào)批。第十四條檔案保管環(huán)境規(guī)范：（一）庫房溫度控制在14-24℃，濕度50%-60%；（二）禁止檔案與化學(xué)試劑存放于同一區(qū)域；（三）定期檢測環(huán)境指標(biāo)，超標(biāo)即啟動應(yīng)急預(yù)案。第十五條數(shù)字化遷移要求：優(yōu)先搶救修復(fù)具有重大歷史價(jià)值的檔案，同步開展數(shù)字化工作，確保數(shù)字副本與原檔信息一致，并建立異地備份機(jī)制。第十六條修復(fù)項(xiàng)目審批流程：（一）一般修復(fù)由檔案部門審批，重大修復(fù)需分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)；（二）修復(fù)費(fèi)用納入年度預(yù)算，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)支付；（三）第三方機(jī)構(gòu)修復(fù)需進(jìn)行資質(zhì)審查與過程監(jiān)督。第十七條檔案交接與驗(yàn)收：修復(fù)完成后需經(jīng)檔案保護(hù)委員會驗(yàn)收合格，方可歸檔，并簽署驗(yàn)收報(bào)告。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動態(tài)更新機(jī)制：每年由檔案部門牽頭修訂，根據(jù)法規(guī)變化、技術(shù)進(jìn)步及管理需求調(diào)整制度條款，修訂后報(bào)公司批準(zhǔn)實(shí)施。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制：每季度開展檔案風(fēng)險(xiǎn)排查，按“一般（黃色）、重大（橙色）、特別重大（紅色）”分級預(yù)警，發(fā)布《檔案風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通報(bào)》，明確整改時限。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：將檔案搶救修復(fù)納入合同評審環(huán)節(jié)，涉及重大修復(fù)的項(xiàng)目需經(jīng)法務(wù)部門出具合規(guī)意見，未經(jīng)審查的項(xiàng)目一律不得實(shí)施。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由檔案部門自行處置，24小時內(nèi)上報(bào)處理結(jié)果；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)啟動應(yīng)急預(yù)案，成立專項(xiàng)工作組，48小時內(nèi)形成處置方案；（三）特別重大風(fēng)險(xiǎn)須上報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人，立即協(xié)調(diào)資源支援。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違反操作規(guī)程導(dǎo)致檔案損毀的，視情節(jié)輕重處以500-5000元罰款；（二）未及時上報(bào)重大風(fēng)險(xiǎn)造成損失的，追究部門負(fù)責(zé)人連帶責(zé)任；（三）違規(guī)使用修復(fù)費(fèi)用的，按財(cái)務(wù)制度追回款項(xiàng)并紀(jì)律處分。第二十三條評估改進(jìn)機(jī)制：每年由檔案保護(hù)委員會組織第三方機(jī)構(gòu)開展專項(xiàng)評估，形成《檔案搶救修復(fù)管理評估報(bào)告》，明確改進(jìn)方向。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)須在月度會議上匯報(bào)專項(xiàng)工作進(jìn)展，分管領(lǐng)導(dǎo)每季度召開專題會議協(xié)調(diào)資源。第二十五條考核激勵機(jī)制：將檔案搶救修復(fù)任務(wù)完成率納入部門績效考核，優(yōu)秀項(xiàng)目給予專項(xiàng)獎勵，連續(xù)三年未發(fā)生重大事故的團(tuán)隊(duì)獲評“檔案保護(hù)標(biāo)桿”。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：新員工入職須參加檔案保護(hù)培訓(xùn)，每年開展實(shí)操演練；定期發(fā)布《檔案保護(hù)簡報(bào)》，宣傳典型案例。第二十七條信息化支撐：引入檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)修復(fù)項(xiàng)目全流程線上跟蹤，自動生成風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警數(shù)據(jù)。第二十八條文化建設(shè)：設(shè)立“檔案保護(hù)日”，發(fā)布內(nèi)部手冊《全員檔案保護(hù)手冊》，組織知識競賽強(qiáng)化意識。第二十九條報(bào)告制度：每月報(bào)送《檔案搶救修復(fù)月報(bào)》，內(nèi)容包括風(fēng)險(xiǎn)事件、修復(fù)進(jìn)度、資金使用情況等，次年1月31日前提交年度總結(jié)報(bào)告