化工公司檔案管理質(zhì)量辦法第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第10號）、《化學工業(yè)檔案管理辦法》（工信部令2021年第35號）、《聯(lián)合國關于企業(yè)行為守則的指導原則》《歐盟非個人數(shù)據(jù)自由流動條例》（GDPR）等法律法規(guī)、行業(yè)標準及國際公約制定，旨在規(guī)范化工公司檔案管理行為，保障檔案安全，提升管理效能，支持企業(yè)國際化戰(zhàn)略實施。

1.1.2制定目的

針對化工行業(yè)檔案管理存在的分散存儲、風險隱患突出、利用效率低下等痛點，本制度以價值創(chuàng)造、風險防控、效率提升為核心導向，通過構(gòu)建“制度-流程-表單-責任”四維一體管理閉環(huán)，實現(xiàn)檔案全生命周期管控，平衡管控力度與運營效率，適配數(shù)字化轉(zhuǎn)型與國際化經(jīng)營需求。

1.1.3核心目標

（1）規(guī)范檔案管理流程，確保檔案完整、準確、安全；

（2）防控合規(guī)與操作風險，滿足監(jiān)管要求；

（3）提升檔案利用效率，支撐經(jīng)營決策；

（4）適配數(shù)字化管理，實現(xiàn)跨境數(shù)據(jù)合規(guī)。

1.2適用范圍與對象

1.2.1適用范圍

本制度適用于公司總部各部門、分子公司、項目組及所有關聯(lián)人員（包括正式員工、外包單位、合作單位等）在檔案形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理活動。

1.2.2適用對象

（1）決策機構(gòu)：股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會；

（2）執(zhí)行機構(gòu)：檔案管理部門、各業(yè)務部門、信息化部門；

（3）監(jiān)督機構(gòu)：內(nèi)控部、審計部、合規(guī)部；

（4）操作人員：檔案管理員、業(yè)務經(jīng)辦人員、系統(tǒng)操作員。

1.2.3例外適用場景

（1）涉密檔案管理按《公司保密管理規(guī)定》執(zhí)行；

（2）外協(xié)單位檔案管理通過合同條款明確責任，納入本制度監(jiān)督。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

嚴格遵守國家及行業(yè)檔案管理法規(guī)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。

1.3.2權(quán)責對等原則

檔案管理職責與崗位權(quán)限匹配，責任主體明確，考核到位。

1.3.3風險導向原則

聚焦高價值、高風險檔案管理，實施差異化管控。

1.3.4效率優(yōu)先原則

優(yōu)化流程，減少不必要的審批環(huán)節(jié)，提升檔案利用效率。

1.3.5持續(xù)改進原則

基于內(nèi)外部監(jiān)督結(jié)果、技術發(fā)展及業(yè)務需求動態(tài)優(yōu)化制度。

1.3.6國際化適配原則

跨境檔案管理遵循屬地法規(guī)，同時滿足集團統(tǒng)一管理要求。

1.4制度地位與銜接

1.4.1制度層級

本制度為公司基礎性專項制度，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《公司合同管理辦法》等制度銜接，沖突時以本制度為準。

1.4.2制度銜接

（1）與財務制度銜接：財務檔案按《公司會計檔案管理辦法》管理，業(yè)務檔案需經(jīng)財務部門審核的通過財務系統(tǒng)歸檔；

（2）與內(nèi)控制度銜接：檔案管理嵌入內(nèi)控流程，內(nèi)控部負責監(jiān)督制度執(zhí)行；

（3）與信息化制度銜接：電子檔案系統(tǒng)需與ERP、OA系統(tǒng)對接，確保數(shù)據(jù)一致性。

第二章組織架構(gòu)與職責分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司檔案管理遵循“董事會主導、總經(jīng)理負責、檔案部門執(zhí)行、全員參與”的管理架構(gòu)。董事會負責檔案管理戰(zhàn)略決策，總經(jīng)理辦公會審批重大事項，檔案管理部門（由綜合管理部牽頭）負責具體執(zhí)行，各部門承擔檔案形成與移交責任，內(nèi)控部、審計部實施監(jiān)督。

2.2決策機構(gòu)與職責

2.2.1股東會

（1）審議檔案管理重大政策；

（2）批準年度檔案管理預算。

2.2.2董事會

（1）審批檔案管理年度計劃；

（2）監(jiān)督檔案管理制度執(zhí)行。

2.2.3總經(jīng)理辦公會

（1）審批檔案管理組織架構(gòu)調(diào)整；

（2）決策重大檔案處置事項。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責

2.3.1檔案管理部門（綜合管理部）

（1）制定檔案管理細則；

（2）組織檔案系統(tǒng)建設與運維；

（3）開展檔案培訓與監(jiān)督。

2.3.2業(yè)務部門

（1）負責業(yè)務檔案的形成與初步整理；

（2）指定專人（檔案聯(lián)絡員）對接檔案管理部門。

2.3.3信息化部門

（1）提供檔案管理系統(tǒng)技術支持；

（2）保障電子檔案系統(tǒng)安全。

2.3.4各崗位責任

（1）檔案聯(lián)絡員：每月匯總檔案移交清單，確保完整性；

（2）業(yè)務經(jīng)辦人員：保證檔案內(nèi)容真實、準確。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責

2.4.1內(nèi)控部

（1）審核檔案管理流程風險點；

（2）開展檔案管理內(nèi)控測試（每年至少兩次）。

2.4.2審計部

（1）對年度檔案管理專項審計；

（2）核查重大檔案處置合規(guī)性。

2.4.3合規(guī)部

（1）監(jiān)督涉外檔案管理合規(guī)性；

（2）指導跨境檔案數(shù)據(jù)合規(guī)。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

2.5.1跨部門協(xié)調(diào)

（1）檔案管理聯(lián)席會議：由綜合管理部牽頭，每季度召開一次；

（2）重大檔案處置需經(jīng)檔案、業(yè)務、內(nèi)控部門會簽。

2.5.2國際化協(xié)調(diào)

（1）駐外機構(gòu)檔案管理參照《公司海外機構(gòu)檔案管理辦法》，由總部檔案部門指導；

（2）跨境檔案數(shù)據(jù)傳輸需經(jīng)合規(guī)部評估，符合GDPR等國際規(guī)則。

第三章專業(yè)領域管理標準

3.1管理目標與核心指標

3.1.1管理目標

（1）檔案完整率≥99%；

（2）檔案合規(guī)性差錯率≤0.5%；

（3）檔案利用響應時間≤2小時；

（4）電子檔案系統(tǒng)覆蓋率100%。

3.1.2核心KPI

（1）檔案歸檔及時性：業(yè)務檔案形成后15日內(nèi)歸檔；

（2）檔案檢索準確率：系統(tǒng)檢索準確率≥95%；

（3）檔案安全事件：零重大安全事件。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

3.2.1檔案分類標準

（1）按檔案類型分類：生產(chǎn)檔案、研發(fā)檔案、安全檔案、環(huán)保檔案、合同檔案、財務檔案等；

（2）按保管期限分類：永久、30年、10年、5年。

3.2.2風險控制點及措施

（1）高風險點：

-重大安全環(huán)保事故檔案（對應措施：雙人異地保管、定期雙人核對）；

-跨境研發(fā)檔案（對應措施：加密存儲、訪問權(quán)限分級）；

（2）中風險點：

-年度經(jīng)營報告（對應措施：系統(tǒng)自動備份、紙質(zhì)檔案雙人簽字）；

（3）低風險點：

-一般業(yè)務函件（對應措施：系統(tǒng)歸檔、紙質(zhì)按季度清點）。

3.2.3行業(yè)適配要求

（1）化工生產(chǎn)檔案需符合《危險化學品安全管理條例》附件要求，包含反應物、產(chǎn)物、安全數(shù)據(jù)表（SDS）；

（2）環(huán)保檔案需完整記錄排污檢測數(shù)據(jù)，符合ISO14001標準。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：覆蓋檔案形成-鑒定-銷毀全過程；

（2）風險矩陣法：對檔案類型實施分級管控。

3.3.2管理工具

（1）電子檔案系統(tǒng)：采用釘釘+企業(yè)微信雙平臺歸檔，對接ERP系統(tǒng)自動抓取合同檔案；

（2）紙質(zhì)檔案系統(tǒng)：RFID標簽管理，智能密集架實時定位。

第四章業(yè)務流程管理

4.1主流程設計

化工檔案管理主流程按“形成-收集-整理-鑒定-保管-利用-銷毀”順序推進，各環(huán)節(jié)責任主體與時限如下：

（1）形成階段：業(yè)務經(jīng)辦人員按檔案類型規(guī)范記錄，業(yè)務部門負責人審核（時限≤2日）；

（2）收集階段：檔案聯(lián)絡員每月5日前匯總清單，檔案部門10日內(nèi)完成收集（時限≤15日）；

（3）整理階段：檔案部門30日內(nèi)完成分類編目，系統(tǒng)自動生成索引；

（4）鑒定階段：檔案部門每年6月聯(lián)合內(nèi)控部開展鑒定，重大檔案經(jīng)技術鑒定；

（5）保管階段：紙質(zhì)檔案存放于恒溫恒濕庫房，電子檔案雙重備份于異地數(shù)據(jù)中心；

（6）利用階段：利用申請經(jīng)檔案部門+業(yè)務部門雙審核（時限≤1日）；

（7）銷毀階段：鑒定為銷毀的檔案需經(jīng)部門+檔案部門雙簽字，合規(guī)部監(jiān)督銷毀（時限≤30日）。

4.2子流程說明

4.2.1重大安全檔案管理

（1）事故發(fā)生后24小時內(nèi)，現(xiàn)場人員立即收集原始證據(jù)（照片、視頻、檢測報告）；

（2）檔案部門同步建立應急歸檔通道，48小時內(nèi)完成初步整理；

（3）涉及跨境事故需同步向總部合規(guī)部匯報，按GDPR要求匿名化處理。

4.2.2跨境研發(fā)檔案管理

（1）研發(fā)檔案形成后由駐外機構(gòu)檔案聯(lián)絡員按總部標準整理；

（2）每月5日前通過加密VPN傳輸至總部，總部檔案部門進行二次審核；

（3）涉及專利申請的檔案需經(jīng)IP部門會簽。

4.3流程關鍵控制點

4.3.1控制點設計

（1）檔案形成控制點：業(yè)務系統(tǒng)自動校驗檔案要素完整性（如安全檔案需含SDS）；

（2）電子檔案控制點：系統(tǒng)自動記錄操作日志，IP地址與時間戳雙重校驗；

（3）紙質(zhì)檔案控制點：RFID標簽掃描進出庫，雙人在場核驗。

4.3.2高風險點防控

（1）重大環(huán)保檔案：需經(jīng)環(huán)保部門+檔案部門雙驗簽，系統(tǒng)鎖定最高權(quán)限；

（2）跨境數(shù)據(jù)傳輸：傳輸前經(jīng)合規(guī)部評估，傳輸中加密，傳輸后總部審計部抽查。

4.4流程優(yōu)化機制

（1）優(yōu)化發(fā)起條件：檔案利用率低于50%或內(nèi)控測試發(fā)現(xiàn)問題；

（2）評估流程：檔案部門提出方案，內(nèi)控部審核，總經(jīng)理辦公會審批；

（3）優(yōu)化周期：每年10月完成上一年度流程復盤，次年1月實施優(yōu)化方案。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設計

檔案管理權(quán)限按“檔案類型+保管期限+崗位層級”三級分配，具體如下：

（1）檔案類型：生產(chǎn)檔案權(quán)限高于經(jīng)營檔案；

（2）保管期限：永久檔案權(quán)限高于短期檔案；

（3）崗位層級：高管僅可查閱重大決策檔案。

5.2審批權(quán)限標準

5.2.1常規(guī)審批路徑

（1）一般檔案查閱：業(yè)務部門負責人審批；

（2）電子檔案下載：檔案管理員審批；

（3）紙質(zhì)檔案借閱：部門負責人+檔案部門雙審批。

5.2.2特殊審批路徑

（1）重大檔案處置：總經(jīng)理辦公會審批；

（2）跨境檔案調(diào)?。盒杞?jīng)合規(guī)部+法務部雙審批，并報當?shù)乇O(jiān)管機構(gòu)備案。

5.3授權(quán)與代理機制

5.3.1授權(quán)條件

（1）因出差需臨時授權(quán)，授權(quán)期限≤15日；

（2）代理需提供授權(quán)書及身份證復印件，檔案部門備案。

5.3.2代理期限

（1）臨時代理最長15個工作日；

（2）代理期間權(quán)限不得超出授權(quán)范圍。

5.4異常審批流程

5.4.1緊急審批

（1）緊急情況（如訴訟舉證）需加急審批，通過OA系統(tǒng)特急通道申請；

（2）加急審批需附風險評估報告，合規(guī)部審核。

5.4.2補批管理

（1）越權(quán)查閱需補批，補批時限≤3個工作日；

（2）補批申請需說明原因，檔案部門審核。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

6.1.1操作規(guī)范

（1）紙質(zhì)檔案：采用OCR技術掃描，關鍵檔案加蓋騎縫章；

（2）電子檔案：系統(tǒng)自動校驗文件格式（如安全檔案需PDF/A）；

（3）痕跡留存：電子操作日志與紙質(zhì)交接單雙備份。

6.1.2表單填報要求

（1）檔案移交表需雙簽字，一式兩份；

（2）電子檔案系統(tǒng)自動生成《檔案利用申請表》，需關聯(lián)業(yè)務審批流。

6.2監(jiān)督機制設計

6.2.1三位一體監(jiān)督

（1）日常監(jiān)督：檔案部門每月抽查各部門歸檔情況；

（2）專項監(jiān)督：內(nèi)控部每季度開展檔案管理風險測試；

（3）突擊檢查：審計部對重大檔案處置進行現(xiàn)場核查。

6.2.2內(nèi)控嵌入環(huán)節(jié)

（1）檔案形成控制：業(yè)務系統(tǒng)檔案要素校驗；

（2）檔案保管控制：智能密集架溫濕度監(jiān)控；

（3）檔案利用控制：利用記錄與權(quán)限日志關聯(lián)。

6.3檢查與審計

6.3.1檢查頻次

（1）專項審計：每年一次，覆蓋所有檔案類型；

（2）日常檢查：每月不少于一次，重點檢查電子檔案系統(tǒng)。

6.3.2審計要求

（1）審計組需包含檔案、IT、內(nèi)控專業(yè)人員；

（2）審計報告需明確問題分類（制度缺陷/執(zhí)行不到位），整改要求需量化。

6.4執(zhí)行情況報告

6.4.1報告周期

（1）月度報告：檔案部門匯總本部檔案數(shù)量、利用率、風險事件；

（2）季度報告：分子公司需附跨境檔案管理情況；

（3）年度報告：含制度優(yōu)化建議，經(jīng)內(nèi)控部審核。

6.4.2報告內(nèi)容

（1）數(shù)據(jù)統(tǒng)計：按檔案類型統(tǒng)計數(shù)量、利用率；

（2）風險通報：重大風險事件及整改情況；

（3）改進建議：基于業(yè)務需求提出系統(tǒng)優(yōu)化方案。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

7.1.1考核指標體系

（1）檔案部門：檔案完整率（權(quán)重40%）、系統(tǒng)使用率（權(quán)重30%）；

（2）業(yè)務部門：歸檔及時性（權(quán)重20%）、合規(guī)差錯率（權(quán)重10%）。

7.1.2評分標準

（1）檔案完整率：每缺失1件扣2分，差錯率超0.5%直接否決該項；

（2）考核結(jié)果與部門績效獎金掛鉤。

7.2評估周期與方法

7.2.1評估周期

（1）月度評估：部門自查，檔案部門抽查；

（2）季度評估：內(nèi)控部抽查；

（3）年度評估：總經(jīng)理辦公會審議。

7.2.2評估方法

（1）數(shù)據(jù)統(tǒng)計：系統(tǒng)自動生成指標報表；

（2）現(xiàn)場核查：抽取檔案現(xiàn)場驗證；

（3）第三方評估：每年引入專業(yè)機構(gòu)進行審計。

7.3問題整改機制

7.3.1整改分類

（1）一般問題：7個工作日內(nèi)整改；

（2）重大問題：30個工作日內(nèi)整改，需經(jīng)內(nèi)控部驗收；

（3）緊急問題：立即整改，事后補報整改方案。

7.3.2責任追究

（1）連續(xù)兩次整改不到位的，部門負責人降級；

（2）造成重大損失的，按《公司問責辦法》處理。

7.4持續(xù)改進流程

7.4.1改進建議來源

（1）業(yè)務部門需求：每月通過OA系統(tǒng)收集；

（2）審計問題：年度審計報告需含改進建議清單。

7.4.2優(yōu)化流程

（1）建議評估：檔案部門每月匯總，內(nèi)控部審核；

（2）方案審批：總經(jīng)理辦公會審議，變更需修訂制度。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

8.1.1獎勵情形

（1）檔案管理創(chuàng)新：如系統(tǒng)優(yōu)化、流程創(chuàng)新；

（2）風險防控突出：如避免重大檔案丟失；

（3）服務評價高：年度考核優(yōu)秀部門。

8.1.2獎勵類型

（1）精神獎勵：通報表揚、評優(yōu)評先；

（2）物質(zhì)獎勵：獎金500-5000元；

（3）晉升獎勵：優(yōu)先晉升檔案聯(lián)絡員。

8.1.3獎勵程序

（1）申報：個人或部門填寫《獎勵申請表》，經(jīng)部門+檔案部門雙審核；

（2）公示：獎勵名單在內(nèi)部平臺公示3個工作日；

（3）發(fā)放：總經(jīng)理辦公會審批后發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1違規(guī)分類

（1）一般違規(guī)：如歸檔超期未滿30日；

（2）較重違規(guī)：如擅自銷毀檔案；

（3）嚴重違規(guī)：如跨境數(shù)據(jù)泄露。

8.2.2判定標準

（1）依據(jù)《公司檔案管理辦法》條款，結(jié)合風險等級判定；

（2）重大違規(guī)需經(jīng)合規(guī)部評估。

8.3處罰標準與程序

8.3.1處罰措施

（1）警告：對一般違規(guī)；

（2）罰款：較重違規(guī)，金額不超過1000元；

（3）降級：嚴重違規(guī)，取消年度評優(yōu)資格。

8.3.2處罰程序

（1）調(diào)查：檔案部門牽頭，收集證據(jù)；

（2）告知：書面告知違規(guī)事實，限期陳述申辯；

（3）審批：綜合管理部審批，重大違規(guī)經(jīng)總經(jīng)理辦公會。

8.4申訴與復議

8.4.1申訴條件

（1）收到處罰通知后3個工作日內(nèi)可申訴；

（2）申訴需附證據(jù)材料。

8.4.2復議流程

（1）受理：綜合管理部審核申訴材料；

（2）復議：內(nèi)控部組織復議，5個工作日內(nèi)出具結(jié)果；

（3）終局：復議結(jié)果為最終決定，留存全程記錄。

第九章應急與例外管理

9.1應急預案與危機處理

9.1.1應急預案體系

（1）檔案火災預案：啟動消防系統(tǒng)，疏散人員，同步轉(zhuǎn)移檔案至備用庫房；

（2）系統(tǒng)故障預案：啟用備用服務器，48小時內(nèi)恢復數(shù)據(jù)；

（3）數(shù)據(jù)泄露預案：立即斷開網(wǎng)絡，配合監(jiān)管機構(gòu)調(diào)查，通報全體員工。

9.1.2責任分工

（1）應急小組：總經(jīng)理任組長，成員含檔案、IT、安保；

（2）屬地適配：跨境事故需同時遵循中國《網(wǎng)絡安全法》及當?shù)財?shù)據(jù)保護法。

9.2例外情況處理

9.2.1例外場景界定

（1）不可抗力：自然災害、戰(zhàn)爭等；

（2）政策調(diào)整：如GDPR修訂。

9.2.2處理流程

（1）例外申請：需附情況說明，經(jīng)檔案部門+合規(guī)部雙審核；

（2）審批權(quán)限：一般例外由總經(jīng)理審批，重大例外由董事會審批；

（3）記錄要求：例外處理需附風險評估報告，存檔備查。

9