家具公司會議管理管控辦法家具公司會議管理管控辦法

第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本辦法依據(jù)《中華人民共和國公司法》、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況制定，旨在規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，保障決策科學性，防范管理風險，促進公司治理水平提升。

1.2適用范圍與對象

本辦法適用于公司所有層級、所有類型的會議，包括但不限于董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議、臨時會議等，涉及公司全體員工及關(guān)聯(lián)方參與會議活動均須遵守本辦法。

1.3核心原則

會議管理遵循依法合規(guī)、高效務實、分級授權(quán)、全程可控、持續(xù)優(yōu)化的原則，確保會議活動符合法律法規(guī)要求，實現(xiàn)資源合理配置與風險有效管控。

1.4制度地位（與其他制度的關(guān)系）

本辦法是公司治理體系的重要組成部分，與《公司章程》、《決策管理制度》、《檔案管理制度》、《信息安全管理制度》等制度相互銜接，共同構(gòu)成公司會議活動的管理規(guī)范，其中關(guān)于決策類會議的管理需與《決策管理制度》保持一致。

第二章管理組織體系

2.1管理組織架構(gòu)

公司會議管理體系由董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會、會議組織部門及各層級會議主持人構(gòu)成，形成決策、監(jiān)督、執(zhí)行、實施四級管理架構(gòu)，其中會議組織部門為綜合管理部。

2.2決策機構(gòu)與職責

董事會為公司最高決策機構(gòu)，負責審議重大決策類會議議題，監(jiān)督公司會議管理制度執(zhí)行情況，其職責包括但不限于：審定本辦法及修訂方案，批準超權(quán)限會議議題，監(jiān)督重大會議決策效果。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責

總經(jīng)理辦公會為公司日常經(jīng)營決策機構(gòu)，負責執(zhí)行董事會決議，組織協(xié)調(diào)公司重大會議活動，其職責包括但不限于：主持或授權(quán)主持重要會議，審批一般權(quán)限會議議題，監(jiān)督各部門會議管理執(zhí)行情況。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責

監(jiān)事會為公司內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)，負責監(jiān)督公司會議管理制度的合規(guī)性，其職責包括但不限于：檢查會議記錄完整性，評估會議決策執(zhí)行效果，對違規(guī)會議行為提出整改意見。

2.5協(xié)調(diào)機制

公司建立會議管理協(xié)調(diào)機制，由綜合管理部牽頭，財務部、法務部、人力資源部等相關(guān)部門參與，負責跨部門會議議題協(xié)調(diào)、資源保障及風險控制，確保會議活動有序開展。

第三章會議分類與標準

3.1管理目標與指標

會議管理目標是通過制度規(guī)范、流程優(yōu)化、責任明確，實現(xiàn)會議數(shù)量合理化、效率最大化、決策科學化，具體指標包括會議準時率、議題完成率、決策執(zhí)行率等。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

公司會議按層級分為董事會會議、監(jiān)事會會議、總經(jīng)理辦公會會議、部門會議、專項會議五類，各類會議需制定標準化議程模板、會議通知規(guī)范、記錄格式及決議簽發(fā)要求，其中決策類會議需符合《決策管理制度》相關(guān)標準。

3.3管理方法與工具

會議管理采用“分類分級、流程控制、信息化支撐”的管理方法，通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)會議通知、資料共享、簽到統(tǒng)計、決議歸檔等數(shù)字化管理，關(guān)鍵控制點包括會議議題審批、參會人員確認、會議記錄規(guī)范、決議執(zhí)行跟蹤等。

第四章業(yè)務流程管理

4.1主流程設計

公司會議管理主流程包括會議計劃、議題準備、通知發(fā)布、會前準備、會議召開、會后跟進六個環(huán)節(jié)，其中決策類會議需增加風險評估、預案制定、效果評估三個特殊環(huán)節(jié)，具體流程如下：

1.會議計劃：綜合管理部根據(jù)公司年度計劃編制會議計劃表，明確會議類型、時間、地點、主持人等基本信息；

2.議題準備：會議組織部門收集整理議題，經(jīng)議題提出部門及相關(guān)部門審核后，報會議主持人審批；

3.通知發(fā)布：綜合管理部在會議召開前三個工作日發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議程、參會人員及需準備材料；

4.會前準備：會議組織部門檢查會議室、設備、資料等，確保會議條件滿足要求；

5.會議召開：主持人控制會議進程，確保議題按議程完成討論，決策類會議需形成書面決議；

6.會后跟進：綜合管理部整理會議記錄，跟蹤決議執(zhí)行情況，并向主持人提交會議總結(jié)報告。

4.2子流程說明

1.議題提報流程：各部門需提前五個工作日提交會議議題申請，內(nèi)容包括議題背景、目標、建議方案、需參會人員等，經(jīng)綜合管理部初審后報會議主持人審批；

2.董事會會議流程：董事會會議由董事長主持，議題需經(jīng)董事會前審會議審議通過，會議決議需三分之二以上董事表決通過且需法務部出具合規(guī)性意見；

3.部門會議流程：部門會議由部門負責人主持，議題需經(jīng)部門內(nèi)部討論形成初步方案，會議決議需報總經(jīng)理辦公會備案。

4.3流程關(guān)鍵控制點

1.高風險控制點（高風險）：重大決策類會議議題審批，需經(jīng)法務部、財務部雙重審核，確保議題合規(guī)性、可行性，控制法律風險、財務風險，對應內(nèi)部控制點為“決策類會議多部門會審機制”；（高風險）

2.中風險控制點（中風險）：會議通知發(fā)布，需確保參會人員、時間、地點準確無誤，控制因信息傳遞失誤導致的參會空缺或會議延誤，對應內(nèi)部控制點為“會議通知多重確認機制”；（中風險）

3.低風險控制點（低風險）：會議記錄完整性，需確保會議主要內(nèi)容包括議題討論情況、形成決議、責任部門及完成時限，對應內(nèi)部控制點為“會議記錄標準化模板機制”。（低風險）

4.4流程優(yōu)化機制

公司建立會議流程持續(xù)優(yōu)化機制，每年對會議數(shù)量、時長、效率進行評估，通過以下方式優(yōu)化流程：

1.議題合并：對關(guān)聯(lián)性強的議題實行合并討論，減少會議次數(shù)；

2.線上會議：對于參會人員分散的議題采用線上會議形式，提高效率；

3.簡化議程：非決策類會議可簡化議程，重點討論關(guān)鍵事項；

4.時長控制：設定會議最長時長標準，超過部分需申請延期或另行安排。

第五章權(quán)限與審批

5.1權(quán)限矩陣設計

公司會議權(quán)限矩陣按會議層級和議題類型劃分，具體如下：

董事會會議：重大經(jīng)營決策、年度預算審批、重大投資計劃等議題需經(jīng)董事長批準，關(guān)聯(lián)重大資產(chǎn)處置、股權(quán)變動等議題需經(jīng)董事會前審會議審議；

總經(jīng)理辦公會會議：日常經(jīng)營計劃、部門預算審批、一般投資計劃等議題需經(jīng)總經(jīng)理批準；

部門會議：部門內(nèi)部管理事項、工作協(xié)調(diào)等議題由部門負責人批準；

專項會議：根據(jù)議題性質(zhì)由提議部門報綜合管理部協(xié)調(diào)確定審批權(quán)限，一般議題需經(jīng)分管領(lǐng)導批準，重大議題需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議。

5.2審批權(quán)限標準

會議議題審批權(quán)限按金額、影響范圍、風險等級三個維度設定，具體標準如下：

1.金額標準：單項議題涉及金額超過1000萬元需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批，超過5000萬元需經(jīng)董事會審批；

2.影響范圍：涉及公司全局性事項需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批，涉及子公司或重大資產(chǎn)處置需經(jīng)董事會審批；

3.風險等級：高風險議題需經(jīng)法務部、財務部雙重審核后報審批，中風險議題需經(jīng)相關(guān)部門審核，低風險議題可直接報審批。

5.3授權(quán)與代理機制

公司建立會議授權(quán)與代理機制，參會人員因故無法出席重要會議可書面授權(quán)他人參會，授權(quán)書需明確授權(quán)事項、期限及代理人權(quán)限，代理人需提供有效身份證明，會議組織部門需對授權(quán)書進行備案，授權(quán)事項需在會議記錄中注明。

5.4異常審批流程

對于緊急情況需臨時召開會議或變更議題的，可實行緊急審批流程，但需符合以下條件：

1.緊急會議：需經(jīng)會議主持人批準，并報公司分管領(lǐng)導備案；

2.議題變更：需經(jīng)議題提出部門書面說明原因，并經(jīng)審批權(quán)限部門批準；

3.決策類會議：緊急決策類會議需形成臨時決議，并在七個工作日內(nèi)補充完善審批程序。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督

6.1執(zhí)行要求與標準

公司會議執(zhí)行需遵循“誰主辦、誰負責”的原則，確保會議決議得到有效落實，具體要求包括：

1.議題落實：會議決議需明確責任部門、完成時限及考核標準，責任部門需制定執(zhí)行計劃并報會議組織部門備案；

2.進度跟蹤：會議組織部門需建立決議執(zhí)行跟蹤機制，每月向主持人匯報執(zhí)行進度，對逾期未完成的需查明原因并報告處理；

3.效果評估：決策類會議決議執(zhí)行完畢后需進行效果評估，評估結(jié)果作為績效考核依據(jù)。

6.2監(jiān)督機制設計

公司建立會議管理監(jiān)督機制，由監(jiān)事會負責全面監(jiān)督，綜合管理部負責日常監(jiān)督，具體機制包括：

1.監(jiān)督方式：監(jiān)事會通過列席重要會議、查閱會議記錄、抽查執(zhí)行情況等方式實施監(jiān)督；

2.監(jiān)督內(nèi)容：重點監(jiān)督會議程序合規(guī)性、決議執(zhí)行效果、會議資源使用效率等；

3.監(jiān)督報告：監(jiān)事會需定期向董事會提交會議管理監(jiān)督報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。

6.3檢查與審計

公司每年開展會議管理專項檢查，由綜合管理部牽頭，財務部、法務部等部門參與，重點檢查以下內(nèi)容：

1.議題審批規(guī)范性：檢查議題是否經(jīng)過適當審批，是否存在越權(quán)審批情況；

2.會議記錄完整性：檢查會議記錄是否包含所有必要內(nèi)容，是否存在遺漏或虛假記錄；

3.決議執(zhí)行有效性：檢查決議是否得到有效落實，是否存在敷衍執(zhí)行或拒不執(zhí)行情況。

6.4執(zhí)行情況報告

會議組織部門需建立會議執(zhí)行情況報告制度，每月向總經(jīng)理辦公會提交報告，報告內(nèi)容包括：

1.議題完成情況：列出所有會議決議及執(zhí)行進度，對逾期未完成的需說明原因；

2.問題整改情況：對檢查發(fā)現(xiàn)的問題需說明整改措施及效果；

3.改進建議：對會議管理制度的完善提出建議。

第七章考核與改進

7.1績效考核指標

公司建立會議管理績效考核指標體系，納入相關(guān)部門及人員績效考核，具體指標包括：

1.議題完成率：考核決議執(zhí)行完成比例，目標值為95%以上；

2.會議準時率：考核會議按時開始比例，目標值為90%以上；

3.議題質(zhì)量：考核議題準備充分程度，通過法務部、財務部審核比例作為參考；

4.資源效率：考核會議時長、資源使用合理性，通過人均參會時長、會議室使用率等指標衡量。

7.2評估周期與方法

會議管理績效考核按季度開展，由綜合管理部組織實施，評估方法包括：

1.數(shù)據(jù)統(tǒng)計：通過OA系統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，包括會議次數(shù)、時長、參會人數(shù)、決議執(zhí)行情況等；

2.問卷調(diào)查：對參會人員開展?jié)M意度調(diào)查，了解會議效果及改進需求；

3.專家評估：邀請法務部、財務部等相關(guān)部門專家對會議管理規(guī)范性進行評估。

7.3問題整改機制

對考核發(fā)現(xiàn)的問題需建立整改機制，具體流程如下：

1.問題識別：綜合管理部根據(jù)評估結(jié)果識別問題，形成問題清單；

2.制定方案：責任部門需制定整改方案，明確整改措施、時限及責任人；

3.跟蹤驗證：綜合管理部跟蹤整改落實情況，對未完成或效果不佳的需進一步調(diào)查處理。

7.4持續(xù)改進流程

公司建立會議管理持續(xù)改進流程，具體步驟如下：

1.信息收集：通過會議記錄、參會反饋、績效考核等渠道收集信息；

2.問題分析：綜合管理部對收集的信息進行分析，識別主要問題及原因；

3.制定措施：針對問題制定改進措施，包括制度完善、流程優(yōu)化、工具升級等；

4.實施驗證：對改進措施進行實施驗證，確保達到預期效果；

5.持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)驗證結(jié)果對措施進行調(diào)整，形成閉環(huán)管理。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

公司對在會議管理中表現(xiàn)突出的部門及個人給予獎勵，獎勵標準及程序如下：

1.獎勵標準：對會議組織有序、議題質(zhì)量高、決策效率優(yōu)的部門及個人給予獎勵，獎勵形式包括通報表揚、獎金激勵等；

2.獎勵程序：由綜合管理部提出獎勵建議，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后實施，獎勵結(jié)果需在公司內(nèi)部公示。

8.2違規(guī)行為界定

公司明確會議管理違規(guī)行為界定，包括但不限于：

1.違規(guī)審批：未經(jīng)批準召開會議或議題越權(quán)審批；

2.信息泄露：在會議中泄露公司商業(yè)秘密或敏感信息；

3.決議不執(zhí)行：拒不執(zhí)行或敷衍執(zhí)行會議決議；

4.資源浪費：會議組織不力導致資源浪費或效率低下。

8.3處罰標準與程序

對會議管理違規(guī)行為實行分級處罰，處罰標準及程序如下：

1.警告：對一般違規(guī)行為給予警告，并在公司內(nèi)部通報；

2.經(jīng)濟處罰：對造成經(jīng)濟損失的違規(guī)行為實行經(jīng)濟處罰，處罰金額根據(jù)損失程度確定；

3.降級或撤職：對嚴重違規(guī)行為給予降級或撤職處分，并追究相關(guān)責任；

4.追究法律責任：對構(gòu)成犯罪的違規(guī)行為需移交司法機關(guān)處理。

8.4申訴與復議

公司建立會議管理違規(guī)行為申訴與復議機制，具體流程如下：

1.申訴提出：受處罰部門或個人可在收到處罰決定后七個工作日內(nèi)提出申訴；

2.復議處理：綜合管理部負責受理申訴，并在十個工作日內(nèi)完成復議，形成復議意見；

3.最終決定：總經(jīng)理辦公會對復議意見進行最終確認，并將結(jié)果通知申訴方。

第九章附則

9.1制度解釋權(quán)歸屬

本辦法由綜合管理部負責解釋，涉及公司級會議管理制度的修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過。

9.2相關(guān)制度索引

本辦法與公司以下制度相互銜接：

1.《公司章程》；

2.《決策管理制度》；

3.《檔案管理制度》；

4.《信息安全管理制度》；

5.《績效考核管理制度》。

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