行政辦公物資采購(gòu)與管理制度規(guī)范手冊(cè)第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司行政辦公物資采購(gòu)行為，保障物資供應(yīng)及時(shí)、質(zhì)量可靠、成本可控，提高行政辦公效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理要求，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)（含分支機(jī)構(gòu)）的行政辦公物資采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、管理及相關(guān)監(jiān)督活動(dòng)，涵蓋辦公用品、設(shè)備耗材、勞保用品、清潔用品等行政辦公所需各類物資。1.3基本原則需求導(dǎo)向：以實(shí)際工作需求為出發(fā)點(diǎn)，杜絕盲目采購(gòu)。預(yù)算控制：嚴(yán)格執(zhí)行年度預(yù)算，超預(yù)算采購(gòu)需履行特殊審批流程。公開(kāi)透明：采購(gòu)過(guò)程規(guī)范公開(kāi)，關(guān)鍵環(huán)節(jié)留痕可追溯。廉潔高效：堅(jiān)持公平、公正、公開(kāi)原則，保證采購(gòu)效率與質(zhì)量。第二章管理場(chǎng)景說(shuō)明2.1日常辦公物資采購(gòu)適用于各部門(mén)常規(guī)辦公消耗品（如紙張、筆、文件夾、墨盒等）的補(bǔ)充采購(gòu)，由部門(mén)按月度需求提報(bào)，行政部統(tǒng)一匯總采購(gòu)。2.2新增/配置物資采購(gòu)適用于因部門(mén)擴(kuò)張、新員工入職、設(shè)備更新等原因需新增的辦公物資（如電腦、打印機(jī)、辦公桌椅等），需提交專項(xiàng)需求說(shuō)明及預(yù)算明細(xì)。2.3緊急情況采購(gòu)適用于突發(fā)性、緊急性辦公物資需求（如臨時(shí)會(huì)議急需物料、設(shè)備故障急需更換配件等），可啟動(dòng)緊急采購(gòu)流程，事后需補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.4定期批量采購(gòu)適用于消耗量大、使用頻率高的標(biāo)準(zhǔn)化物資（如A4紙、飲用水、清潔劑等），行政部可根據(jù)季度需求開(kāi)展集中采購(gòu)，降低采購(gòu)成本。第三章采購(gòu)管理流程3.1采購(gòu)申請(qǐng)與審批3.1.1申請(qǐng)發(fā)起申請(qǐng)人填寫(xiě)《行政辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)第四章表單一），注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、預(yù)算科目等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審核確認(rèn)。新增/大額采購(gòu)（單次金額≥5000元）需附《新增物資配置說(shuō)明》或《采購(gòu)需求評(píng)估表》，由行政部復(fù)核需求合理性。3.1.2審批權(quán)限常規(guī)采購(gòu)（金額＜2000元）：部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批后，報(bào)行政部備案。一般采購(gòu)（2000元≤金額＜5000元）：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由行政主管復(fù)核。大額采購(gòu)（金額≥5000元）：部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政主管聯(lián)合審核，報(bào)總經(jīng)理*審批。緊急采購(gòu)：可先由部門(mén)負(fù)責(zé)人口頭請(qǐng)示行政主管，采購(gòu)后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)書(shū)面審批手續(xù)。3.2供應(yīng)商選擇與管理3.2.1供應(yīng)商準(zhǔn)入行政部建立《合格供應(yīng)商名錄》，供應(yīng)商需具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營(yíng)許可證等），并通過(guò)質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)能力評(píng)估。新供應(yīng)商申請(qǐng)合作時(shí)，需填寫(xiě)《供應(yīng)商信息登記表》（詳見(jiàn)第四章表單二），并提供資質(zhì)證明文件，由行政部組織考察評(píng)審。3.2.2供應(yīng)商選擇公開(kāi)招標(biāo)：?jiǎn)未尾少?gòu)金額≥10000元，需通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)方式確定供應(yīng)商，由行政部牽頭，財(cái)務(wù)部、使用部門(mén)共同參與評(píng)標(biāo)。詢價(jià)比價(jià)：2000元≤金額＜10000元，行政部需向不少于3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，填寫(xiě)《詢價(jià)比價(jià)記錄表》，選擇性價(jià)比最優(yōu)供應(yīng)商。定點(diǎn)采購(gòu)：日常消耗品可與合作≥1年的定點(diǎn)供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議，按需分批采購(gòu)。3.2.3供應(yīng)商評(píng)價(jià)行政部每季度對(duì)供應(yīng)商履約情況（質(zhì)量、交期、服務(wù)、價(jià)格）進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等級(jí)。連續(xù)兩次評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，從《合格供應(yīng)商名錄》中剔除。3.3采購(gòu)執(zhí)行與訂單管理行政部根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，向選定供應(yīng)商發(fā)出《采購(gòu)訂單》，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。采購(gòu)訂單需經(jīng)行政主管*審核后生效，供應(yīng)商需在訂單規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)物資，遇特殊情況需提前3個(gè)工作日溝通變更。3.4物資驗(yàn)收與入庫(kù)3.4.1驗(yàn)收組織物資送達(dá)后，由行政部組織驗(yàn)收小組（至少2人，含行政專員、使用部門(mén)代表）對(duì)照《采購(gòu)訂單》進(jìn)行驗(yàn)收。大額設(shè)備采購(gòu)（如電腦、打印機(jī)等）需邀請(qǐng)技術(shù)人員參與驗(yàn)收，檢查設(shè)備功能、配置是否符合要求。3.4.2驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)實(shí)物數(shù)量與訂單數(shù)量是否一致，短缺需當(dāng)場(chǎng)記錄并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)。質(zhì)量驗(yàn)收：檢查物資外觀、包裝、合格證、保質(zhì)期等，試用物資需測(cè)試功能是否正常。不合格處理：驗(yàn)收不合格的物資，行政部需在24小時(shí)內(nèi)通知供應(yīng)商退換貨，由此產(chǎn)生的費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)。3.4.3入庫(kù)管理驗(yàn)收合格的物資，填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》（詳見(jiàn)第四章表單三），注明驗(yàn)收信息、存放地點(diǎn)等，行政部專人負(fù)責(zé)登記入《行政物資臺(tái)賬》。物資入庫(kù)后，行政部及時(shí)更新庫(kù)存信息，保證賬實(shí)相符。3.5領(lǐng)用與發(fā)放管理3.5.1領(lǐng)用申請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)用物資需填寫(xiě)《物資領(lǐng)用登記表》（詳見(jiàn)第四章表單四），注明領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、物資名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批。大額物資（如辦公設(shè)備）領(lǐng)用時(shí)，需提前3個(gè)工作日提交領(lǐng)用申請(qǐng)，行政部協(xié)調(diào)庫(kù)存或采購(gòu)。3.5.2發(fā)放原則按需領(lǐng)用，杜絕浪費(fèi)，辦公用品實(shí)行“按部門(mén)定額+按需補(bǔ)充”管理，消耗品每月集中領(lǐng)用1次。新員工入職物資配置（如文具、工牌等）由行政部根據(jù)人事部入職通知統(tǒng)一發(fā)放。3.5.3登記管理行政部對(duì)領(lǐng)用物資實(shí)時(shí)登記，保證《物資臺(tái)賬》《領(lǐng)用登記表》《庫(kù)存臺(tái)賬》三者數(shù)據(jù)一致，每月末盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，編制《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》。3.6費(fèi)用結(jié)算與檔案歸檔3.6.1結(jié)算流程供應(yīng)商提交供貨清單及《費(fèi)用結(jié)算單》，行政部核對(duì)《采購(gòu)訂單》《物資驗(yàn)收單》《領(lǐng)用登記表》無(wú)誤后，填寫(xiě)《采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷單》（詳見(jiàn)第四章表單五），附相關(guān)單據(jù)按審批權(quán)限報(bào)批。財(cái)務(wù)部根據(jù)審批通過(guò)的報(bào)銷單辦理付款手續(xù)，大額采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)銀行轉(zhuǎn)賬，小額采購(gòu)可使用備用金支付。3.6.2檔案管理采購(gòu)檔案包括《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)訂單》《供應(yīng)商資質(zhì)文件》《物資驗(yàn)收單》《領(lǐng)用登記表》《費(fèi)用報(bào)銷單》等，由行政部按“一采購(gòu)一檔”原則整理歸檔，保存期限≥3年。第四章表單模板4.1表單一：行政辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期申請(qǐng)人聯(lián)系方式物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量用途說(shuō)明預(yù)算科目□行政辦公費(fèi)□辦公設(shè)備費(fèi)▔■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人*：日期：行政主管*：日期：總經(jīng)理*（≥5000元）：日期：4.2表單二：供應(yīng)商信息登記表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址經(jīng)營(yíng)地址聯(lián)系人聯(lián)系方式經(jīng)營(yíng)范圍成立日期主要產(chǎn)品/服務(wù)資質(zhì)文件清單□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□稅務(wù)登記證□相關(guān)經(jīng)營(yíng)許可證□ISO認(rèn)證□其他：供應(yīng)歷史記錄合作起始時(shí)間：合作次數(shù)：年均采購(gòu)金額：備注評(píng)審意見(jiàn)評(píng)審人*：日期：行政主管*：日期：4.3表單三：物資驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)驗(yàn)收日期采購(gòu)訂單號(hào)供應(yīng)商名稱物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量驗(yàn)收情況說(shuō)明不合格處理□退換貨□折價(jià)接受□其他：驗(yàn)收人員簽字行政專員：使用部門(mén)代表：日期：供應(yīng)商確認(rèn)（簽字）：日期：4.4表單四：物資領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量用途審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人*：日期：發(fā)放人簽字行政專員*：日期：4.5表單五：采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)銷部門(mén)報(bào)銷日期供應(yīng)商名稱采購(gòu)訂單號(hào)費(fèi)用所屬期間結(jié)算方式□轉(zhuǎn)賬□現(xiàn)金費(fèi)用明細(xì)物資名稱數(shù)量單價(jià)報(bào)銷金額（大寫(xiě)）：（小寫(xiě)）：￥附件清單□采購(gòu)訂單□驗(yàn)收單□領(lǐng)用登記表□供應(yīng)商發(fā)票□其他：審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人*：日期：行政主管*：日期：財(cái)務(wù)主管*：日期：總經(jīng)理*（≥10000元）：日期：第五章管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示5.1預(yù)算控制要求各部門(mén)需按年度預(yù)算編制月度采購(gòu)計(jì)劃，超預(yù)算采購(gòu)需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理*審批后方可執(zhí)行。行政部定期分析采購(gòu)支出結(jié)構(gòu)，對(duì)超預(yù)算或異常采購(gòu)行為預(yù)警，保證預(yù)算執(zhí)行偏差率≤5%。5.2采購(gòu)合規(guī)性管理嚴(yán)禁化整為零規(guī)避審批，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自采購(gòu)，嚴(yán)禁指定供應(yīng)商或與供應(yīng)商串通抬高價(jià)格。采購(gòu)過(guò)程中形成的所有書(shū)面材料需真實(shí)、完整，嚴(yán)禁偽造、篡改單據(jù)。5.3物資質(zhì)量管理優(yōu)先選擇質(zhì)量穩(wěn)定、口碑良好的供應(yīng)商，對(duì)涉及人身安全的物資（如勞保用品）需查驗(yàn)產(chǎn)品合格證、檢測(cè)報(bào)告。建立物資質(zhì)量追溯機(jī)制，因質(zhì)量問(wèn)題造成損失的，由行政部牽頭追究供應(yīng)商及相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。5.4廉潔自律規(guī)范采購(gòu)人員嚴(yán)禁收受供應(yīng)商回扣、禮品或接受宴請(qǐng)，嚴(yán)禁利用職務(wù)之便為個(gè)人或他人謀取私利。定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行廉潔培訓(xùn)，每年簽訂《廉潔采購(gòu)承諾書(shū)》。5.5緊急采購(gòu)特殊管理緊急采購(gòu)需由需求部門(mén)提交《緊急采購(gòu)說(shuō)明》，詳細(xì)說(shuō)明緊急事由、無(wú)法正常采購(gòu)的原因，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政主管雙簽后方可執(zhí)行。緊急采購(gòu)后3個(gè)工作日內(nèi)，需求部門(mén)需補(bǔ)全《采購(gòu)申請(qǐng)表》及審批手續(xù)，行政部備案說(shuō)明材料。5.6節(jié)約使用與成本控制推行無(wú)