化工公司檔案管理管控辦法第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案工作條例》《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》《危險(xiǎn)化學(xué)品安全管理?xiàng)l例》《ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)》《ISO14001環(huán)境管理體系標(biāo)準(zhǔn)》《ISO45001職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)》及《聯(lián)合國(guó)關(guān)于危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸?shù)慕ㄗh書(shū)規(guī)則》（UNOrangeBook）、《全球化學(xué)品統(tǒng)一分類和標(biāo)簽制度》（GHS）等相關(guān)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際公約，結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略及數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求制定。

1.1.2制定目的

針對(duì)化工行業(yè)檔案管理存在的分類混亂、保密風(fēng)險(xiǎn)高、跨境調(diào)閱困難、數(shù)字化程度不足等痛點(diǎn)，本制度旨在通過(guò)規(guī)范管理流程、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控、提升運(yùn)營(yíng)效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用與價(jià)值創(chuàng)造，支撐企業(yè)合規(guī)經(jīng)營(yíng)與國(guó)際化發(fā)展。

1.2適用范圍與對(duì)象

1.2.1適用范圍

本制度覆蓋公司所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售、安全環(huán)保、合規(guī)等環(huán)節(jié)形成的檔案，以及涉及境外子公司、關(guān)聯(lián)方、合作單位等跨境檔案管理事項(xiàng)。

1.2.2適用對(duì)象

公司全體正式員工、外包服務(wù)人員及合作單位相關(guān)人員；檔案管理責(zé)任部門（檔案室/部）、業(yè)務(wù)歸口部門（研發(fā)部、生產(chǎn)部、法務(wù)部等）、信息系統(tǒng)管理部門及所有檔案信息使用人員。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

確保檔案管理活動(dòng)符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，滿足安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等合規(guī)要求。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則

明確各級(jí)機(jī)構(gòu)及崗位的檔案管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)權(quán)限分配與責(zé)任承擔(dān)的統(tǒng)一。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則

聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如危險(xiǎn)品檔案、涉密檔案、跨境檔案），實(shí)施差異化管控。

1.3.4效率優(yōu)先原則

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則

建立動(dòng)態(tài)評(píng)估機(jī)制，根據(jù)業(yè)務(wù)變化與技術(shù)發(fā)展優(yōu)化制度。

1.4制度地位與銜接

1.4.1制度層級(jí)

本制度為公司基礎(chǔ)性專項(xiàng)管理制度，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《公司合規(guī)管理實(shí)施辦法》等制度構(gòu)成三級(jí)管控體系。

1.4.2制度銜接

與《財(cái)務(wù)檔案管理辦法》銜接，確保生產(chǎn)、采購(gòu)等環(huán)節(jié)檔案與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一致；與《合同管理辦法》銜接，實(shí)現(xiàn)合同檔案全生命周期管理；與《信息系統(tǒng)管理辦法》銜接，保障檔案數(shù)字化安全。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司檔案管理實(shí)行“董事會(huì)-董事會(huì)檔案管理委員會(huì)-總經(jīng)理-檔案管理部-業(yè)務(wù)部門”五級(jí)架構(gòu)。董事會(huì)檔案管理委員會(huì)負(fù)責(zé)重大事項(xiàng)決策；總經(jīng)理統(tǒng)籌管理；檔案管理部作為執(zhí)行機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌檔案分類、存儲(chǔ)與調(diào)閱；業(yè)務(wù)部門為歸口單位，負(fù)責(zé)檔案的形成與初步整理。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1董事會(huì)

審批年度檔案管理預(yù)算、重大檔案處置方案及跨境檔案管理制度。

2.2.2董事會(huì)檔案管理委員會(huì)

由董事會(huì)秘書(shū)牽頭，成員包括法務(wù)部、合規(guī)部、檔案管理部負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)制定檔案管理戰(zhàn)略，監(jiān)督制度執(zhí)行。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1檔案管理部

主責(zé)：檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)字化遷移、安全存儲(chǔ)與合規(guī)監(jiān)督；配合：內(nèi)控部開(kāi)展檔案內(nèi)控測(cè)試。

2.3.2業(yè)務(wù)部門

主責(zé)：檔案原始形成與分類，配合：檔案管理部開(kāi)展培訓(xùn)與流程優(yōu)化。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部

風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：檔案分類準(zhǔn)確性（中風(fēng)險(xiǎn)）；措施：季度抽查業(yè)務(wù)部門檔案歸檔比例。

2.4.2審計(jì)部

風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：重大檔案缺失（高風(fēng)險(xiǎn)）；措施：年度專項(xiàng)審計(jì)。

2.4.3合規(guī)部

風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：跨境檔案調(diào)閱合規(guī)性（中風(fēng)險(xiǎn)）；措施：與檔案管理部聯(lián)合審核境外檔案調(diào)取申請(qǐng)。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立“月度檔案工作例會(huì)”，由檔案管理部牽頭，業(yè)務(wù)部門派員參加；境外業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地檔案合規(guī)協(xié)調(diào)小組”，由駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人牽頭，對(duì)接當(dāng)?shù)財(cái)?shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

目標(biāo)：檔案完整率≥99%、調(diào)閱及時(shí)率≥95%；KPI：危險(xiǎn)品檔案電子化率100%、跨境檔案調(diào)閱周期≤5個(gè)工作日。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1檔案分類標(biāo)準(zhǔn)

按業(yè)務(wù)類型分：研發(fā)檔案（高）、生產(chǎn)檔案（中）、采購(gòu)檔案（中）、銷售檔案（低）、安全環(huán)保檔案（高）；按風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分：一級(jí)（危險(xiǎn)品、專利）、二級(jí)（合規(guī)報(bào)告）、三級(jí)（普通記錄）。

3.2.2高風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及措施

|風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)|控制措施|

|----------------|------------------------------------------------------------------|

|危險(xiǎn)品檔案泄露|1.電子檔案加密存儲(chǔ)；2.紙質(zhì)檔案鎖柜保管；3.跨境調(diào)閱需雙方法務(wù)審核|

|涉密檔案遺失|1.實(shí)施雙重鑒字；2.境外檔案需當(dāng)?shù)芈蓭熞?jiàn)證|

3.3管理方法與工具

采用“全生命周期管理”方法，工具包括：

-ERP系統(tǒng)：管理生產(chǎn)、采購(gòu)檔案；

-OA系統(tǒng)：管理合同、審批檔案；

-檔案管理系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)電子檔案的統(tǒng)一存儲(chǔ)與檢索。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

“歸檔-存儲(chǔ)-調(diào)閱-處置”閉環(huán)流程：歸檔環(huán)節(jié)由業(yè)務(wù)部門發(fā)起，檔案管理部審核分類；存儲(chǔ)環(huán)節(jié)實(shí)施“冷熱分層存儲(chǔ)”；調(diào)閱環(huán)節(jié)需履行審批；處置環(huán)節(jié)經(jīng)評(píng)估后銷毀或歸檔至長(zhǎng)期庫(kù)。

4.2子流程說(shuō)明

4.2.1危險(xiǎn)品檔案子流程

歸檔時(shí)需附《危險(xiǎn)品鑒定報(bào)告》，存儲(chǔ)時(shí)需獨(dú)立分區(qū)，調(diào)閱時(shí)需雙人陪同。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

4.3.1歸檔審核點(diǎn)

業(yè)務(wù)部門提交檔案清單后，檔案管理部需在2個(gè)工作日內(nèi)完成分類審核。

4.3.2調(diào)閱審批點(diǎn)

一般檔案需部門主管審批，涉外檔案需法務(wù)部復(fù)核。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年6月由檔案管理部牽頭，對(duì)全流程進(jìn)行實(shí)地核查，優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)不低于3項(xiàng)。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

按“業(yè)務(wù)類型+金額等級(jí)+崗位層級(jí)”分配權(quán)限：研發(fā)檔案（金額>100萬(wàn)/技術(shù)秘密）需總監(jiān)級(jí)審批；生產(chǎn)檔案（金額>50萬(wàn)/涉及環(huán)保）需部門總經(jīng)理審批。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1審批層級(jí)

一級(jí)檔案：總經(jīng)理審批；二級(jí)檔案：部門負(fù)責(zé)人審批；三級(jí)檔案：主管級(jí)審批。

5.2.2時(shí)限要求

常規(guī)審批≤3個(gè)工作日，緊急審批需附《特殊情況說(shuō)明》，審批人可延長(zhǎng)1次。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

授權(quán)需通過(guò)OA系統(tǒng)備案，授權(quán)期限最長(zhǎng)6個(gè)月，臨時(shí)代理需直屬上級(jí)書(shū)面授權(quán)。

5.4異常審批流程

異常審批需附《風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告》，經(jīng)合規(guī)部審核后提交總經(jīng)理辦公會(huì)。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1操作規(guī)范

電子檔案需雙備份（本地+異地）；紙質(zhì)檔案需符合《檔案保護(hù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T1889-2008）。

6.1.2痕跡留存

所有操作需在檔案管理系統(tǒng)中記錄IP地址、時(shí)間及操作人，紙質(zhì)檔案調(diào)閱需登記《調(diào)閱登記簿》。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

6.2.1三位一體監(jiān)督

日常檢查由檔案管理部每月開(kāi)展；專項(xiàng)檢查由內(nèi)控部聯(lián)合合規(guī)部每半年開(kāi)展；突擊檢查由審計(jì)部不定期實(shí)施。

6.3檢查與審計(jì)

6.3.1檢查頻次

專項(xiàng)審計(jì)每年至少一次；日常檢查每月不少于3次。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

每月5日前由檔案管理部向總經(jīng)理辦公會(huì)提交《檔案管理執(zhí)行報(bào)告》，含數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)、改進(jìn)建議。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

考核指標(biāo)包括：檔案完整率（30%）、調(diào)閱及時(shí)率（20%）、合規(guī)達(dá)標(biāo)率（50%），與部門績(jī)效掛鉤。

7.2評(píng)估周期與方法

季度評(píng)估，方法包括：系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、現(xiàn)場(chǎng)抽檢、用戶滿意度調(diào)查。

7.3問(wèn)題整改機(jī)制

建立“5日整改制”：一般問(wèn)題需7日內(nèi)整改，重大問(wèn)題需30日內(nèi)整改，由檔案管理部跟蹤銷號(hào)。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

基于考核結(jié)果，每年修訂《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)目錄》，優(yōu)化不低于2項(xiàng)流程。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

獎(jiǎng)勵(lì)情形包括：檔案管理創(chuàng)新、重大風(fēng)險(xiǎn)防控；程序：個(gè)人提交申請(qǐng)，部門推薦，檔案管理部審核，總經(jīng)理審批。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)

檔案分類錯(cuò)誤；

8.2.2較重違規(guī)

未按規(guī)定存儲(chǔ)危險(xiǎn)品檔案；

8.2.3嚴(yán)重違規(guī)

涉密檔案泄露。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

處罰標(biāo)準(zhǔn)對(duì)應(yīng)違規(guī)等級(jí)：一般違規(guī)通報(bào)批評(píng)；較重違規(guī)罰款1000-5000元；嚴(yán)重違規(guī)解除勞動(dòng)合同。程序：調(diào)查取證→告知→審批→執(zhí)行。

8.4申訴與復(fù)議

申訴需在收到處罰通知后3日內(nèi)提交，由合規(guī)部復(fù)核，結(jié)果5日內(nèi)反饋。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

針對(duì)檔案火災(zāi)制定《數(shù)字化檔案應(yīng)急方案》，包括數(shù)據(jù)恢復(fù)流程、責(zé)任分工及資源清單。

9.2例外情況處理

例外場(chǎng)景包括：自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障；需附《例外處理申請(qǐng)》，經(jīng)總經(jīng)理審批。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

境外檔案泄露需啟動(dòng)《危機(jī)公關(guān)預(yù)案》，由法務(wù)部協(xié)調(diào)屬地律師，信息發(fā)布需經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由檔案管理部負(fù)責(zé)解釋。

10.2相關(guān)制度索引

-《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》（內(nèi)控字〔2023〕1號(hào)）

-《公司合同管理辦法》（法務(wù)字〔2023〕2號(hào)）

10.3修訂