公司公章管理制度前言公章作為公司對(duì)外行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)的重要憑證和標(biāo)志，其管理的規(guī)范與否直接關(guān)系到公司的合法權(quán)益、商業(yè)信譽(yù)乃至生存發(fā)展。為確保公司公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，杜絕因公章管理不當(dāng)引發(fā)的各類風(fēng)險(xiǎn)與糾紛，特制定本制度。本制度旨在明確公章管理的職責(zé)、流程及相關(guān)要求，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)保障。全體員工均須嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，共同維護(hù)公司利益。一、總則1.1目的與依據(jù)本制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司章程，結(jié)合公司實(shí)際情況制定，旨在規(guī)范公章的刻制、啟用、保管、使用、交接、停用及銷毀等各環(huán)節(jié)管理，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。1.2適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)的各類公章管理。公司公章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章及其他經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的專用印章。1.3基本原則公章管理遵循“專人保管、審批用印、登記備案、安全第一”的原則，確保每一次用印行為都有據(jù)可查、權(quán)責(zé)清晰。二、公章的刻制與啟用2.1公章刻制公司公章的刻制統(tǒng)一由行政部（或指定管理部門(mén)，下同）負(fù)責(zé)。因業(yè)務(wù)發(fā)展需要新增公章或因公章?lián)p壞、遺失等原因需重新刻制的，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提交書(shū)面申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明刻制原因、公章名稱、規(guī)格及用途，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部負(fù)責(zé)到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位辦理刻制手續(xù)。任何部門(mén)或個(gè)人不得擅自刻制公章。2.2公章啟用新公章刻制完成后，行政部應(yīng)組織驗(yàn)收，核對(duì)公章的名稱、規(guī)格、樣式是否與審批要求一致。驗(yàn)收合格后，行政部負(fù)責(zé)辦理啟用登記手續(xù)，明確保管部門(mén)及保管人，并發(fā)布公章啟用通知，注明啟用日期、保管人及使用范圍。舊公章應(yīng)按本制度規(guī)定及時(shí)處理。三、公章的保管3.1保管責(zé)任各類公章須指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人原則上應(yīng)為公司正式員工，并具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。保管人名單由行政部備案。公章保管人應(yīng)與公司簽訂《公章保管責(zé)任書(shū)》，明確保管職責(zé)與遺失、濫用等情況的責(zé)任承擔(dān)。3.2保管要求公章保管應(yīng)確保安全可靠，存放于帶鎖的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ贸閷蟽?nèi)。保管人離開(kāi)工作崗位時(shí)，必須將公章鎖好，不得隨意放置或交他人代管。嚴(yán)禁將公章帶離公司辦公場(chǎng)所，確因特殊情況需帶出的，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)（詳見(jiàn)“公章的使用”相關(guān)條款）。3.3保管人職責(zé)保管人應(yīng)熟悉公章的使用范圍和審批流程，嚴(yán)格按照制度規(guī)定用印。對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)，有權(quán)拒絕并及時(shí)向行政部或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。保管人應(yīng)妥善保管公章，防止公章被盜、遺失、損壞或被他人冒用。如發(fā)現(xiàn)公章有異常情況或遺失，應(yīng)立即向行政部及公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取應(yīng)急措施。四、公章的使用4.1使用范圍公章的使用必須符合其特定用途和公司規(guī)定。公司公章用于以公司名義發(fā)出的正式文件、函件、合同協(xié)議、證明材料等；合同專用章用于公司對(duì)外簽訂各類合同、協(xié)議；財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章用于公司財(cái)務(wù)收支、票據(jù)結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)；其他專用印章按其規(guī)定用途使用。4.2審批程序使用公章須填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印文件名稱、份數(shù)、用印事由、審批人、經(jīng)辦人等信息，并附需用印的文件原件或復(fù)印件。常規(guī)業(yè)務(wù)文件、函件等，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要合同、協(xié)議、對(duì)外承諾、涉及重大經(jīng)濟(jì)利益或法律責(zé)任的文件，須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)請(qǐng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。法定代表人章的使用，須經(jīng)法定代表人本人或其授權(quán)委托人審批。特殊情況下，可先通過(guò)電話、即時(shí)通訊工具等方式請(qǐng)示，事后補(bǔ)辦書(shū)面審批手續(xù)，但應(yīng)做好記錄。4.3用印審核與登記公章保管人應(yīng)對(duì)用印申請(qǐng)及附件進(jìn)行認(rèn)真審核，確認(rèn)審批手續(xù)齊全、用印文件內(nèi)容與申請(qǐng)事由一致、文件格式規(guī)范無(wú)誤后方可用印。用印時(shí)，應(yīng)在《公章使用登記薄》上逐項(xiàng)登記，包括用印日期、文件名稱、份數(shù)、審批人、經(jīng)辦人、用印人等信息，并由經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。重要文件的用印，可留存復(fù)印件或掃描件備案。4.4用印規(guī)范用印時(shí)應(yīng)使印文清晰、端正地蓋在文件指定位置，通常為文件末尾的落款處或法定代表人簽字處。不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信或內(nèi)容不完整、未經(jīng)審批的文件上加蓋公章。多頁(yè)文件需加蓋騎縫章的，應(yīng)確保騎縫章連續(xù)、完整。嚴(yán)禁在已涂改的文件上加蓋公章，如確需修改，應(yīng)重新履行審批程序。4.5外出用印原則上公章不得帶出公司辦公場(chǎng)所。確因特殊情況（如異地簽約、政府部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)辦理手續(xù)等）需要帶出的，須由經(jīng)辦人提出書(shū)面申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明外出用印事由、地點(diǎn)、時(shí)間、攜帶人及所需公章種類，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公章保管人或其指定的專人隨同前往。外出用印過(guò)程中，保管人須全程監(jiān)督，確保公章安全和規(guī)范使用，用印完畢立即帶回公司存放。五、公章的交接5.1交接情形公章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職、休假、出差等原因需暫時(shí)或永久移交公章保管職責(zé)時(shí)，必須辦理公章交接手續(xù)。5.2交接程序交接時(shí)，應(yīng)由行政部派人監(jiān)交。移交人應(yīng)將所保管的公章、《公章使用登記薄》、未用完的《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)資料（如有）整理清楚，與接收人共同核對(duì)無(wú)誤后，填寫(xiě)《公章交接登記表》，注明交接日期、公章名稱、數(shù)量、登記薄頁(yè)數(shù)、資料份數(shù)及雙方姓名、職務(wù)等信息，由移交人、接收人、監(jiān)交人三方簽字確認(rèn)。交接情況應(yīng)及時(shí)報(bào)行政部備案。六、公章的停用、封存與銷毀6.1停用與封存出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，公章應(yīng)予以停用并封存：公司名稱變更、公章樣式調(diào)整；公章因磨損、變形等原因無(wú)法繼續(xù)使用；相關(guān)部門(mén)撤銷或職能調(diào)整，原專用印章不再需要；其他需要停用的情形。停用的公章由行政部負(fù)責(zé)收回，登記造冊(cè)后妥善封存于公司保險(xiǎn)柜內(nèi)，并在封存記錄中注明封存日期、原因、封存人及監(jiān)封人。6.2銷毀封存的公章如需銷毀，由行政部提出銷毀申請(qǐng)，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部組織至少兩名專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《公章銷毀登記薄》上記錄銷毀日期、公章名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。銷毀過(guò)程應(yīng)確保安全、保密，防止公章流失。按規(guī)定需要向公安機(jī)關(guān)備案銷毀的，應(yīng)辦理相關(guān)備案手續(xù)。七、監(jiān)督與責(zé)任7.1監(jiān)督檢查行政部作為公章管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)公章管理和使用情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)公章使用的日常管理和監(jiān)督。7.2責(zé)任追究對(duì)于違反本制度規(guī)定，未經(jīng)審批擅自用印、越權(quán)審批、濫用公章、保管不善導(dǎo)致公章遺失、被盜或被他人冒用，或在空白文件上蓋章等行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重及造成的后果，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分，直至追究法律責(zé)任。因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或名譽(yù)損害的，公司保留向責(zé)任人追償?shù)臋?quán)利。八、附則8.1制度解釋本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。8.2制度修訂本制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)變化及公司發(fā)展需要，可適時(shí)進(jìn)行修訂，修訂