1、OA行文要點(diǎn)與常見問題辨析,辦公室 徐黎明,2,目錄,公司常用公文文體及使用范圍,OA行文要點(diǎn)與常見問題辨析,3,公司常用文體,通知（通報(bào)）,請(qǐng)示,報(bào)告,函,會(huì)議紀(jì)要,文體,將公司執(zhí)行的方針政策、開展的工作活動(dòng)、采取的具體措施或上級(jí)文件告知、傳達(dá)至相關(guān)部門或個(gè)人,部門或個(gè)人向公司領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)公司（部門）征求決定性意見。必須為“一事一請(qǐng)”，不得多頭請(qǐng)示,部門或個(gè)人向公司領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)公司（部門）匯報(bào)工作開展或者完成情況,用途,向平行和不隸屬單位商洽工作、詢問事情、征求意見、答復(fù)問題、請(qǐng)求幫助或進(jìn)行告知等。必須為“一事一函”,記載和傳達(dá)公司會(huì)議主要內(nèi)容和議定事項(xiàng)?！跋蛳轮笇?dǎo)，平行交流”,4,OA文體

2、格式套用,OA文體格式,套用公文,請(qǐng)示、報(bào)告、通知（報(bào)）、批復(fù)等,業(yè)務(wù)通知,函,OA文體格式,套用公文,請(qǐng)示,會(huì)議紀(jì)要,對(duì)內(nèi)、業(yè)務(wù)通知用“公司通知”,但無(wú)法發(fā)到省公司 對(duì)外、重要事項(xiàng)通知用“公司發(fā)文”，可以發(fā)送到省公司 對(duì)內(nèi)、一般事項(xiàng)請(qǐng)示用“呈批件”，可發(fā)到省公司，但一般不發(fā)外單位 對(duì)外、重大事項(xiàng)請(qǐng)示用“公司發(fā)文”,注意,5,目錄,公司常用公文文體及使用范圍,OA行文要點(diǎn)與常見問題辨析,6,OA發(fā)文“稿紙”的三大件,填表的總體要求：每個(gè)表單選項(xiàng)需逐一填寫，不忽略、不隨意空白,稿紙正文,稿紙頭部,稿紙尾部,7,OA發(fā)文“稿紙”的三大件,稿紙正文,稿紙頭部,稿紙尾部,8,OA發(fā)文“稿紙”的三大件,

3、稿紙正文,稿紙頭部,稿紙尾部,9,目錄,公司常用公文文體及使用范圍,OA行文要點(diǎn)與常見問題辨析,10,公文標(biāo)題的一般寫法,會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題可以為：“XXXX會(huì)紀(jì)要” 公文標(biāo)題中除書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 例：關(guān)于“十一”國(guó)慶節(jié)放假的通知關(guān)于國(guó)慶節(jié)放假的通知 關(guān)于表彰2005年先進(jìn)集體、個(gè)人的通報(bào)關(guān)于表彰2005年先進(jìn)集體和個(gè)人的通報(bào) 關(guān)于本地傳輸工程（二期）的立項(xiàng)請(qǐng)示關(guān)于立項(xiàng)建設(shè)本地傳輸二期工程的請(qǐng)示,注意,例：關(guān)于9月份互聯(lián)互通工作情況的報(bào)告 關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)車輛安全管理的通知,發(fā)文事由,公文種類,+,完全式： （對(duì)外）,省略式： （對(duì)內(nèi)）,例：無(wú)錫分公司關(guān)于9月份互聯(lián)互通工作情況的報(bào)告,11

4、,主送、分送與抄送,抄送,性質(zhì)相同的單位之間用中文頓號(hào)間隔，性質(zhì)不同的單位間用中文逗號(hào)相隔 單位名稱及排序按公司oa設(shè)定的組織機(jī)構(gòu)規(guī)范；涉及縣公司的，約定為“江陰、宜興分公司”形式： 例：市場(chǎng)部、集團(tuán)數(shù)據(jù)部，江陰、宜興分公司,主送,分送,主送單位指需要辦理文件事項(xiàng)的部門或單位,抄送指需要閱知的單位及領(lǐng)導(dǎo)；會(huì)議紀(jì)要中未參加會(huì)議單位,分送在會(huì)議紀(jì)要文體中指參加會(huì)議的各方,抄送單位需按照“先外后內(nèi)”的原則 主送后面不需要跟冒號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)生成）；抄送、分送末尾要加句號(hào),注意,12,其他表格選項(xiàng),主辦部門信息：請(qǐng)完整填全，擬稿人聯(lián)系電話寫11位號(hào)碼 發(fā)文機(jī)關(guān)：全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱，聯(lián)合發(fā)文寫公司全稱：“中國(guó)移

5、動(dòng)通信集團(tuán)江蘇有限公司無(wú)錫分公司” 秘密等級(jí)：一般或秘密，不使用機(jī)密、絕密 緊急程度：一般或急件，慎用特急 正確選擇公文類型和公文去向,13,問題案例,市場(chǎng)部、市區(qū)營(yíng)銷中心，江陰、宜興分公司,改成：關(guān)于。發(fā)展情況的通報(bào),公司發(fā)文，對(duì)工會(huì)應(yīng)抄送，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不對(duì),14,目錄,公司常用公文文體及使用范圍,OA行文要點(diǎn)與常見問題辨析,15,正文的規(guī)范要求,仿宋3號(hào)字，黑色，不加重；段首空2字，1.5倍行間距。（格式自動(dòng)處理宏） 所有正文均需在Microsoft WORD 中排好版，再?gòu)?fù)制（Ctrl+C）入OA稿紙 原則上正文中不插入表格（應(yīng)做附件） 正文內(nèi)容中無(wú)需落款單位和時(shí)間，也不要寫主送單位 (系

6、統(tǒng)自動(dòng)生成) 。,文字要求,文通字順，內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)，表述簡(jiǎn)潔,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,格式要求,16,常用公文正文模板（1）,通知（通報(bào)）,事由,主干,結(jié)尾,表明發(fā)文緣由、目的。 例：“為了”、“根據(jù)文件精神”,陳述通知的具體事項(xiàng)，分類分條講明內(nèi)容。例：一、活動(dòng)開展時(shí)間； 二、活動(dòng)開展地點(diǎn)； 三、活動(dòng)開展方案； （一）參與人數(shù)： （二）具體步驟：,明確要求，強(qiáng)調(diào)意義，提醒告知。例： “希望相關(guān)部門、縣分公司。 特此通知（特此通報(bào)）?！?17,常用公文正文模板（2）,請(qǐng)示,事由,主干,結(jié)尾,提出請(qǐng)示依據(jù)，直敘請(qǐng)示要求。 例：“為了，根據(jù)文件精神，我部門擬實(shí)行計(jì)劃（開展活動(dòng)）?！?陳述請(qǐng)示的具體事項(xiàng)，講明其他部門配

7、合要求、所需資源（金）、所需授權(quán)、預(yù)期效果等。例： 一、內(nèi)容1：費(fèi)用為； 二、內(nèi)容2：授權(quán)簽定合同； 三、內(nèi)容3：活動(dòng)開展方案為； 四、內(nèi)容4：預(yù)計(jì)產(chǎn)生效果。,簡(jiǎn)單結(jié)尾。例： “（以上意見）當(dāng)否，請(qǐng)批示。”,18,常用公文正文模板（3）,報(bào)告,情況,結(jié)論,建議,提出事件由來，敘述發(fā)展經(jīng)過，分析針對(duì)性問題。例：“根據(jù)文件精神，我部門自起開展活動(dòng)。首先，精心組織，廣泛動(dòng)員。；其次，扎實(shí)開展，層層推進(jìn)。；最后，取得實(shí)效，?！?得出明確結(jié)論，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。例：“經(jīng)過為期三天的實(shí)地檢測(cè)，專家組一致認(rèn)為設(shè)備可以投入使用?！?可以省略，直接結(jié)尾。例：“特此報(bào)告” 也可以提出改進(jìn)措施、建議意見等。例：“為了徹

8、底解決調(diào)查中出現(xiàn)的問題，我們建議：一、；二、。”,19,報(bào)告和請(qǐng)示的區(qū)別,20,常用公文正文模板（4）,情況,要求,結(jié)尾,簡(jiǎn)單介紹背景情況，表明來意。例：“我公司是企業(yè)，因近期業(yè)務(wù)拓展，特向貴公司征求關(guān)于產(chǎn)品的意見”,商洽、咨詢、答復(fù)的事項(xiàng)和問題，提出希望和要求。例：“請(qǐng)貴公司就事件做出合理解釋”，“請(qǐng)貴公司盡快傳真報(bào)價(jià)”,表明敬意、謝意或誠(chéng)意，緊接結(jié)束語(yǔ)。例：“對(duì)于貴公司的配合我方將萬(wàn)分感謝”，“特此函告”。若需回復(fù)，則為“請(qǐng)復(fù)函”、“盼復(fù)”。若答復(fù)對(duì)方，則為“特此復(fù)函”,函,21,常用公文正文模板（5）,會(huì)議紀(jì)要,概況,內(nèi)容,結(jié)尾,寫明會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、議程、總體情況等。例：“2

9、006年10月7日，我公司在召開會(huì)議，各部門及分公司分別匯報(bào)了近期工作并進(jìn)行了專題分析?，F(xiàn)將會(huì)議主要內(nèi)容紀(jì)要如下”,綜合總結(jié)會(huì)議內(nèi)容、達(dá)成共識(shí)、領(lǐng)導(dǎo)指示等。例：“一、設(shè)計(jì)方案通過初審；二、根據(jù)協(xié)議，請(qǐng)公司?！?寫明會(huì)議主持、與會(huì)人員、記錄整理人員。例： 會(huì)議主持： 參會(huì)人員：*、*、* 記錄整理：,22,正文相關(guān)注意點(diǎn),段落序號(hào)的標(biāo)注,引用外部文件的方法,一、 （一） 1. （1） 二、,普通格式,錯(cuò)誤格式,正確格式,根據(jù)江蘇移動(dòng)市200891號(hào)的精神,根據(jù)（江蘇移動(dòng)市2008 91號(hào)）的精神,第一章 總綱 第一條 第二條 第二章 第三條,“章斷條連”,除了成文日期、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)，具有修辭色

10、彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字。例：二十一世紀(jì)，90年代，十七八歲,數(shù)字的使用,23,正文常見誤區(qū)（1）,在批復(fù)、通知中出現(xiàn)“擬”字 如：經(jīng)研究決定，擬在全區(qū)開展。（到底有沒有決定？） 又如：關(guān)于。的批復(fù)中，“建設(shè)規(guī)模：在清揚(yáng)路東側(cè)擬建設(shè)管道3公里。” 正文提到的公司名稱錯(cuò)誤 正確的全稱為：中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)江蘇有限公司無(wú)錫分公司 正確的簡(jiǎn)稱為：中國(guó)移動(dòng)江蘇公司無(wú)錫分公司 正文內(nèi)小標(biāo)題隨意加粗加顏色 原則上正文不應(yīng)加粗和添加顏色。如有特別強(qiáng)調(diào)需要，建議將正文主體內(nèi)容做成附件。,24,正文常見誤區(qū)（2）,正文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)中英文混用，還有用兩個(gè)“ ”號(hào)自己組合成書名號(hào)的。 要上報(bào)省公

11、司的文件誤使用“公司通知”文體，導(dǎo)致無(wú)法提交。 正文結(jié)構(gòu)有頭無(wú)尾、無(wú)頭無(wú)尾、虎頭蛇尾等問題。（開頭常以“為”；“根據(jù)”等開頭，末尾通常以“特此通知。”、“特此報(bào)告?！钡冉Y(jié)尾）,25,問題案例,行間距不等，缺段首空格,外部文件引用問題,26,問題案例,又如：根據(jù)江蘇移動(dòng)市通200980號(hào)文,27,問題案例,部門名稱不規(guī)范,公司通知誤以部門語(yǔ)氣,正式通知出現(xiàn)“擬”字,28,問題案例,這里不能加”請(qǐng)示”2字,批復(fù)中不要使用”擬”字,29,目錄,公司常用公文文體及使用范圍,OA行文要點(diǎn)與常見問題辨析,30,OA擬稿注意事項(xiàng),什么情況下需添加附件？,上報(bào)、下發(fā)自成體系的文件（規(guī)章或制度或報(bào)告） 特殊格式的內(nèi)容（表格、彩色文字強(qiáng)調(diào)等） 避免正文冗長(zhǎng)的補(bǔ)充說明（表彰名單、報(bào)表等）,行文格式,OA格式里有一欄“附件”需要填寫內(nèi)容： 1. 2. 正文結(jié)束后，在“特此通知”下方空兩格寫明： 附件：1. 2. ,附件文件的格式要求,附件只能為word、excel、ppt、pdf、jpg等幾種格式 不得采用音頻、視頻、壓縮包、電腦軟件等格式,31,其他與OA相關(guān)的問題,委托不熟悉OA的公司員工、甚至外部人員撰稿等