第六章 企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計 2014/3/30 2 掌握銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計的基本要求 熟練掌握銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計的具體方法 教學(xué)要點 返 回 第一節(jié) 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制 制度設(shè)計 2014/3/30 4 一、銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 1.接受訂單 顧客提出訂貨的要求可以通過銷售人員或其他如傳真、信函及向現(xiàn)有的和潛在的顧客發(fā)送訂貨單等方式接受訂貨，取得顧客訂貨單。收到顧客的各種形式的訂單后，應(yīng)由銷售部門專人負責登記，并審核訂單的內(nèi)容，確定能夠如期供貨后，編制銷貨通知單，作為信用、倉庫、運輸、開票和收款等有關(guān)部門履行職責的依據(jù)。 2.批準賒銷 賒銷批準是由信用管理部門根據(jù)管理當局的賒銷政策，以及對每個顧客的已授權(quán)的信用額度來進行的。信用部門收到銷貨通知單后，應(yīng)區(qū)分新老顧客進行信用調(diào)查。信用部門無論是否批準賒銷，都要求在銷售單上簽署意見，然后再將簽署意見后的銷售單送回到銷售單管理部門。 2014/3/30 5 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 3.發(fā)出商品 商品倉庫在收到經(jīng)過批準的銷售單后發(fā)出商品 ,并編制連續(xù)編號的發(fā)貨憑證 ,一般為一式多聯(lián)的出庫單 ,作為商品出庫的依據(jù) ,用于倉庫和財務(wù)部門的存貨記錄 ,并可據(jù)此開具銷貨發(fā)票 . 4.開具銷售發(fā)票 銷售部門或財務(wù)部門根據(jù)顧客訂貨單、銷售通知單、出庫單 ,經(jīng)核對無誤后開具統(tǒng)一格式的銷售發(fā)票 ,列明實際發(fā)貨的數(shù)量、品種、規(guī)格、單價、金額和增值稅額。銷售發(fā)票預(yù)先連續(xù)編號，有專人管理，尤其是增值稅專用發(fā)票。銷售發(fā)票一式多聯(lián)，分別轉(zhuǎn)給顧客、倉庫、銷售、財務(wù)等部門，并保存好存根聯(lián)備查。 2014/3/30 6 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 5.記錄銷售業(yè)務(wù) 財務(wù)部門根據(jù)銷售發(fā)票的記賬聯(lián)進行登記，區(qū)分賒銷和現(xiàn)銷，編制轉(zhuǎn)帳憑證或現(xiàn)金、銀行存款憑證，據(jù)以登記銷售賬和應(yīng)收賬款明細賬或現(xiàn)金、銀行存款日記賬。根據(jù)出庫單等隨時或定期結(jié)轉(zhuǎn)主營業(yè)務(wù)成本，沖銷庫存。 6.處理貨款的收入業(yè)務(wù) 賒銷業(yè)務(wù)的貨款收回要記錄應(yīng)收款的減少和現(xiàn)金、銀行存款的增加 .此外 ,財務(wù)部門應(yīng)定期編制和寄送應(yīng)收款對賬單 ,與顧客核對賬面記錄 ,如有差異 ,要及時查明原因并調(diào)整 . 2014/3/30 7 7.處理銷售退回與折讓業(yè)務(wù) 顧客如果對商品不滿意，銷售企業(yè)一般同意退貨，或給予顧客一定的銷售折讓；有時企業(yè)為了促銷和盡快回收貨款也會給顧客一定的現(xiàn)金折扣。對于這類業(yè)務(wù)，需經(jīng)過授權(quán)部門的辦理。財務(wù)部門視顧客是否已支付貨款入賬的實際情況，根據(jù)貨款通知單正確地記錄銷售退回和折讓、折扣明細帳及相應(yīng)的應(yīng)收賬款明細賬或銀行存款的貸方。 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 2014/3/30 8 二、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 1、 銷售合同 、 發(fā)票和發(fā)貨單 ， 必須經(jīng)審核批準方能生效 。 2、 發(fā)票和發(fā)貨單應(yīng)順序編號 ， 如有缺號須經(jīng)批準方可注銷 。 3、 要按規(guī)定價格銷售 ， 未經(jīng)授權(quán)不得改變售價 。 4、 收款時必須對品名 、 數(shù)量 、 單價 、 金額進行審核 ，有銷售合同的必須與合同核對 。 2014/3/30 9 二 、 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 5.廢殘料的出售必須按一般銷售同樣處理。在對廢殘料進行銷售時，同樣要嚴格按照一般銷售的程序，審查購銷合同、發(fā)票及發(fā)貨單等重要憑證，登記其他業(yè)務(wù)收入明細賬、現(xiàn)金或銀行存款日記賬等相關(guān)賬戶。 6.銷售退回必須經(jīng)授權(quán)批準后方可辦理退款手續(xù)。企業(yè)的銷售過程中經(jīng)常會發(fā)生銷售退回，對于銷售退回的退款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制也應(yīng)該有嚴密的制度體系。 2014/3/30 10 7.開單、發(fā)貨、收款必須分工負責。在銷售業(yè)務(wù)中，開單、發(fā)貨、收款被看作是不相容職務(wù)。如果對上述三個職務(wù)不進行分離，使得企業(yè)銷售中的各個重要環(huán)節(jié)缺乏必要的監(jiān)督，從而削弱企業(yè)的內(nèi)部控制。 8、應(yīng)收賬款明細賬應(yīng)與總賬核對相符。企業(yè)為了促銷、減少存貨等目的，常常會采取賒銷的方式。當確認收入時，記入應(yīng)收賬款明細賬中。 二、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 2014/3/30 11 三 、 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的具體設(shè)計 1.現(xiàn)銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計 （ 1） 客戶購貨時 ， 由銷售部門填制一式多聯(lián)的 “ 銷貨單 ” ， 注明購貨單位 、 貨物名稱 、 規(guī)格 、 數(shù)量 、 單價 、 金額等 ， 經(jīng)負責人審核簽章后 ，留一聯(lián)作為存根 ， 進行業(yè)務(wù)核算 ， 其余交客戶辦理貨款結(jié)算和提貨 。 （ 2） 客戶持 “ 銷貨單 ” 向財務(wù)部門交款 。 財務(wù)部門對 “ 銷貨單 ” 認真審核后 ， 辦理收取貨款的手續(xù) ， 并加蓋財務(wù)專用章和有關(guān)人員的簽章 ，留一張編制記賬憑證 ， 其余退給客戶 。 (3)客戶持 “ 銷貨單 ” 中的提貨聯(lián)向倉庫提貨 。 倉庫保管人員對 “ 銷貨單 ” 復(fù)核 ， 確認已辦妥交款手續(xù)后 ， 予以發(fā)貨 ， 并將提貨聯(lián)留下登記倉庫臺賬 。 2014/3/30 12 現(xiàn)銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計流程圖 銷售部門 銷貨單 (一式五聯(lián)） 購貨單位 門衛(wèi) 財 務(wù) 部 門 倉 庫 G核對 F門衛(wèi) 放行 G核對 D提貨 E發(fā)貨 B交款 - C收款后退回 2014/3/30 13 1、嚴格訂貨單制度，強化銷售合同的作用 凡是賒銷的業(yè)務(wù)，最好采用訂貨方式，訂單確定后列入銷售計劃，最為日后發(fā)貨的依據(jù)，防止無計劃的發(fā)出貨物。 2、建立賒銷業(yè)務(wù)批準制度，賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)過財務(wù)負責人的批準。 未經(jīng)批準，銷售部門不得指令倉庫發(fā)貨，以防止因不了解客戶信用度而可能造成損失。 3、及時登記銷售明細賬和應(yīng)收賬款明細賬 在發(fā)出貨物后，會計部門應(yīng)對銷售部門開具的“銷貨單”及相關(guān)的合同、訂單等進行