工作文檔編寫規(guī)范王仁飛 V1.11. 概述俗話說(shuō)：國(guó)有國(guó)法，家有家規(guī)。作為一個(gè)企業(yè)，文檔的編寫也應(yīng)有相應(yīng)的規(guī)范。統(tǒng)一、整齊、美觀的文檔格式代表著企業(yè)的形象，工作的態(tài)度。形式上的統(tǒng)一，對(duì)內(nèi)容的完整性將更有保障，也更方便對(duì)文檔的瀏覽。工作文檔是用來(lái)組織工作的，不只是用于自己工作的組織，更多的是用于協(xié)調(diào)。在編寫文檔的時(shí)候，要時(shí)刻不忘，如何讓別人花更少的時(shí)間，獲得他最想要得到的信息，這是文檔編寫的要旨。2. 文檔編寫2.1 文件名命名2.1.1 通用要求為了實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的快速、準(zhǔn)確定位，所有的文件取名要求清晰、有意義，能簡(jiǎn)要說(shuō)明文件內(nèi)容。文件名由有意義的字段構(gòu)成，每個(gè)字段之間使用下劃線“_”連接。例如：“20050405-0407_WSTSC檢測(cè)_王仁飛”。對(duì)于可以使用時(shí)間進(jìn)行定位的文檔，例如投標(biāo)書，要附上時(shí)間，采用yyyymmdd的格式；對(duì)于可能被升級(jí)、更新的文檔，例如常見問題，使用說(shuō)明書，使用版本號(hào)進(jìn)行版本控制，文件名必須包含版本號(hào)。版本號(hào)前加“V”，后面數(shù)字表示發(fā)布版本號(hào)；版本號(hào)后加“x”表示仍在編輯中的文件，或者尚需探討的文件。如：工作文檔編寫_規(guī)范_V0_王仁飛。對(duì)于被更新、被升級(jí)的文檔，需要在最后增加“修訂歷史”作為文檔歷史更新依據(jù)。2.1.2 工作計(jì)劃類文件名時(shí)間（計(jì)劃所涵蓋工作的起止時(shí)間）_計(jì)劃名稱_計(jì)劃編寫人如：20050601-20051231_2005年度工作計(jì)劃_過建輝2.1.3 工作總結(jié)類文件名時(shí)間（總結(jié)所涵蓋工作的起止時(shí)間）_工作內(nèi)容_總結(jié)編寫人如：20050405-20050407_WSTSC檢測(cè)_王仁飛2.1.4 投標(biāo)書文件名投標(biāo)日期_標(biāo)的業(yè)主名_標(biāo)的名稱_“投標(biāo)書”如：20050405_昌飛_西苑小區(qū)工程動(dòng)力設(shè)備_投標(biāo)書2.1.5 標(biāo)的原材料統(tǒng)計(jì)文件名標(biāo)的（或項(xiàng)目）日期_標(biāo)的（或項(xiàng)目）名稱_“材料統(tǒng)計(jì)”如：20050404_昌飛_動(dòng)態(tài)無(wú)功補(bǔ)償_材料統(tǒng)計(jì)2.1.6 標(biāo)的存檔類圖紙、技術(shù)文件命名標(biāo)的（或項(xiàng)目）日期_標(biāo)的（或項(xiàng)目）名稱_相關(guān)關(guān)鍵詞如：20050404_昌飛_動(dòng)態(tài)無(wú)功補(bǔ)償_設(shè)計(jì)方案2.1.7 規(guī)范、技術(shù)開發(fā)類文件命名規(guī)范（或技術(shù)）_規(guī)范（或常見問題、維修文檔等）_版本號(hào)如：工作文檔編寫_規(guī)范_V0凡修訂者和作者不是同一個(gè)人的，先征得作者同意再作相應(yīng)的修訂。2.2 文檔內(nèi)容2.2.1 通用要求文檔內(nèi)部的題目下，如果是不被更新的文檔，必須要有作者項(xiàng)，其中包含如下要素：作者，編寫日期；如果是可更新屬性的文檔，必須包含版本歷史，包含如下要素：時(shí)間、修訂者、位置、修訂內(nèi)容，以及版本號(hào)、修訂源、主編、發(fā)布時(shí)間，如果是正式發(fā)布版本，還需包含發(fā)布時(shí)間。2.2.2 工作計(jì)劃計(jì)劃包括兩個(gè)部分：現(xiàn)狀分析開展計(jì)劃的必要性、充分性以及預(yù)期達(dá)到的目的；計(jì)劃內(nèi)容實(shí)施計(jì)劃的步驟以及需要的資源等。凡是需時(shí)超過一個(gè)星期或者需要其他人配合的工作，都需要預(yù)先提交工作計(jì)劃，以便備案。工作計(jì)劃的編寫要具備可考核性，要明確考核指標(biāo)，不能使用模糊字眼，例如“盡量”、“盡快”。對(duì)于大型項(xiàng)目的工作計(jì)劃，需要細(xì)化、明確到每一個(gè)步驟預(yù)期完成日期，以及相應(yīng)的人員工作計(jì)劃。小項(xiàng)目的工作計(jì)劃可以從簡(jiǎn)，寫出預(yù)期目的，與預(yù)期完成時(shí)間。2.2.3 工作總結(jié)總結(jié)涵蓋三個(gè)部分：過程記錄用于記錄原始素材；結(jié)論分析用于記錄工作結(jié)論；工作總結(jié)記錄個(gè)人工作過程的失誤、體會(huì)、可以改進(jìn)提高的地方。其他人員（非作者）可以根據(jù)需要，直接瀏覽相應(yīng)的部分。檢查任務(wù)執(zhí)行過程，可以看過程記錄；需要調(diào)閱工作的成果，可以只看結(jié)論分析；新人學(xué)習(xí)工作的過程，可以進(jìn)一步看工作總結(jié)，避免被同一塊石頭絆倒?？偨Y(jié)應(yīng)該在完成工作后盡快編寫，因?yàn)闀r(shí)間拖得越長(zhǎng)，很多細(xì)節(jié)就會(huì)忘掉越多。2.2.4 規(guī)范章程規(guī)范章程類包括兩個(gè)部分：概要制定本規(guī)范章程的目的、意義以及適用范圍；具體規(guī)范規(guī)范章程的主體；技術(shù)手段規(guī)范章程實(shí)施技術(shù)保障手段。2.2.5 說(shuō)明書說(shuō)明書類文檔是寫給用戶看的，編寫應(yīng)該圍繞這個(gè)宗旨。3. 使用word編寫文檔3.1 word屏幕介紹word的屏幕從上到下，分別由標(biāo)題欄、主菜單欄、常用工具欄、格式工具欄。這里特別要強(qiáng)調(diào)的是主菜單欄中，“插入”下拉菜單中常用的是“題注”、“交叉引用”、“索引與目錄”、“圖文框”；“格式”下拉菜單中常用的是“字體”和“段落”、以及下面十分強(qiáng)調(diào)的“樣式”。特別要注意的是主菜單中“格式”下拉菜單中的“字體”與“段落”是用來(lái)調(diào)整個(gè)別段落和字體用的，對(duì)應(yīng)于格式工具欄中的第二與第三項(xiàng)內(nèi)容。而在word的“樣式”菜單中的“字體”與“段落”菜單對(duì)應(yīng)的是全篇論文的統(tǒng)一格式對(duì)應(yīng)于格式工具欄中的第一項(xiàng)。也就是說(shuō)，格式工具欄中的第一格中下拉菜單將給出正在使用的具體的格式，是具體樣式的“樣式庫(kù)”。通過選擇該欄中的樣式可以定義文中的格式。選中某個(gè)段落后，再通過該欄中選擇一個(gè)“樣式”，該段落即會(huì)改變成所選中的“樣式”所定義的格式。3.2 使用“樣式”要有效使用word軟件，樣式是word處理文檔的一個(gè)主要手段。使用word來(lái)處理文檔，又不使用“樣式”的話，那么不算會(huì)使用word。3.2.1 什么是樣式？“樣式”事實(shí)上是一個(gè)工具，這個(gè)工具一經(jīng)確定以后，那么在文檔輸入中，這個(gè)工具將一直保證文檔在任何地方都將用完全一致的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)各級(jí)標(biāo)題、正文、附注、參考文獻(xiàn)、圖注、表頭等格式的完全一致，從而至少在格式上使文檔達(dá)到完美。3.2.2 哪里有“樣式”在主菜單的“格式”中下拉，可以發(fā)現(xiàn)“樣式”一欄，點(diǎn)擊后會(huì)出現(xiàn)“樣式”面版。在這個(gè)“樣式”面版中可以進(jìn)行以下操作：在“樣式類型”一欄中選擇“所有樣式”；在“樣式”中有各種各樣的條目：標(biāo)題1、標(biāo)題2、一直到標(biāo)題9，其他如正文、頁(yè)眉等等?！肮芾砥鳌卑粹o在點(diǎn)擊后可以進(jìn)入管理器對(duì)本文檔所需要的樣式進(jìn)行管理?！靶陆ā?、“更改”按鈕：“新建”可以實(shí)現(xiàn)特定的“樣式”定義，“更改”則用于建立自己的風(fēng)格。一般而言，不需要應(yīng)用這兩個(gè)功能，因?yàn)檫^多的超越了定義樣式之外的東西會(huì)讓企業(yè)文檔風(fēng)格不統(tǒng)一。3.2.3 工作文檔需要那些“樣式”我們的工作文檔，根據(jù)文檔類型、閱讀對(duì)象的不同可使用如下格式的樣式模板，如果已有樣式模板不適用正在編寫的文檔，可以制作一個(gè)新的樣式模板。并在申報(bào)通過后，予以共享使用。1 工作報(bào)告模板2 工作總結(jié)模板3 技術(shù)文檔模板4 傳真文檔模板3.2.4 怎樣將格式應(yīng)用到文檔中一種方法是將各種樣式定義完后，輸入時(shí)直接按照這種樣式進(jìn)行。另外一種方法，按照“正文”樣式輸入，然后將該段文字選中后，在格式欄中的第一項(xiàng)中選擇需要的“樣式”名稱。有的時(shí)候，由于Office軟件本身的問題，文檔的格式可能會(huì)亂掉。這個(gè)時(shí)候不要急著去修改樣式，簡(jiǎn)單的把文檔關(guān)閉，重新打開一下。3.3 關(guān)于使用“編號(hào)項(xiàng)”、“題注”和“交叉引用”在文檔撰寫中圖表的管理的難度在于，修改了文檔以后，其編號(hào)將出現(xiàn)混亂。為了避免這一點(diǎn)，必須使用“列表編號(hào)項(xiàng)”、“題注”樣式，同時(shí)學(xué)會(huì)怎樣使用“交叉引用”。列表編號(hào)項(xiàng)對(duì)參考文獻(xiàn)特別有用，把參考文獻(xiàn)部分按照“列表編號(hào)項(xiàng)”樣式設(shè)置。然后在需要引用該參考文獻(xiàn)時(shí)候，在引用處利用主菜單中的“插入”下拉菜單中，選中“交叉引用”，出現(xiàn)“交叉引用”面版后，選擇編號(hào)項(xiàng)，將出現(xiàn)所有編號(hào)的內(nèi)容，這時(shí)選中要引用的文獻(xiàn)，并且選“只有編號(hào)”。那么參考文獻(xiàn)的編號(hào)就會(huì)出現(xiàn)在插入的地方?！邦}注”樣式則十分適合圖注與表注的編號(hào)。在表的上方或圖的下方，從主菜單中的“插入”下拉菜單中，選擇“題注”菜單。在“題注”面板上，可以選擇標(biāo)簽一欄中的“圖”或“表”作為標(biāo)簽。如果沒有“圖”或“表”的標(biāo)簽，則可以選擇“新建標(biāo)簽”按鈕，新建一個(gè)“圖”標(biāo)簽或“表”標(biāo)簽。一旦插入后，那么圖表將完全順序編號(hào)。如果在文中要提及圖或表，那么可以用上述的“交叉引用”方法插入。一旦“交叉引用”實(shí)現(xiàn)，那么交叉引用點(diǎn)與圖表將建立鏈接關(guān)系，如果圖表由于修改而變化，那么引用點(diǎn)將自動(dòng)變化。3.4 一些忠告和word使用中的小竅門1 忠告：利用另外文件寫作論文摘要，原因是同一文件處理可能在頁(yè)碼編制上會(huì)遇到問題。2 忠告：word中不要用空格鍵來(lái)留空，特別是試圖讓文檔對(duì)齊時(shí)。解決方案：一是利用“格式”欄中的分欄工具；二是用表格，然后隱去表格線。3 忠告：使用主菜單中“插入”下拉菜單中的“圖文框”。在使用word中，一個(gè)十分棘手的問題是圖的插入。請(qǐng)仔細(xì)研究圖文框的各項(xiàng)選項(xiàng)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)確定利用插入圖文框，然后定義該圖文框的大小尺寸和在文章中的具體位置是十分方便的。4 忠告：寧可使用剪貼方法來(lái)處理圖，在圖文框中留以一致的大小尺寸；否則文件太大，難以操作。使用圖文框的一個(gè)主要難點(diǎn)是往往這一頁(yè)空一大截，可是下一頁(yè)的段落怎么也填補(bǔ)不到這一頁(yè)。問題在于圖文框是與這一段文字鏈接在一起的。當(dāng)點(diǎn)擊激活圖文框時(shí)，將會(huì)看到該段落首字或回車符上有一個(gè)上鎖或未上鎖的“錨”樣的標(biāo)記，當(dāng)圖文框加上這段文字超過上頁(yè)的空白空間，那么自動(dòng)一起下移到下一頁(yè)。5 忠告：如果要讓下一頁(yè)的文字來(lái)填補(bǔ)這頁(yè)空白，那么必須將該段文字與圖文框鏈接的“錨”移掉。在移動(dòng)錨前，必須在“圖文框格式”菜單中，選擇“隨文字移動(dòng)”，而不能使用固定位置。否則不能移動(dòng)“錨”?！皥D文框格式”菜單的彈出請(qǐng)將圖文框擊活，然后按鼠標(biāo)的右鍵即可。6 忠告：要認(rèn)真學(xué)會(huì)使用word所帶的表格，使用表格的工具欄可以讓很方便地制作表格。需要注意的是表格里的文字材料都可以用主菜單中“格式”中的“段落”來(lái)控制。需要強(qiáng)調(diào)的是文字在表格中的上下居中，在表格工具欄中有專門的按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)。7 以上只是word使用的一小部分，有更多的東西尚需進(jìn)一步的學(xué)習(xí)。3.5 文檔審查的重點(diǎn)1 文檔審查的第一步是格式，是否嚴(yán)格符合規(guī)范的要求；2 文檔審查的第二步是錯(cuò)別字；3 文檔審查的第三步才是內(nèi)容部分。由于文檔格式的混亂，將給所有調(diào)閱文檔的人帶來(lái)麻煩，浪費(fèi)了寶貴的工作時(shí)間，因此格式是首位的；同時(shí)，大量錯(cuò)別字的文檔反映的是企業(yè)及人員素質(zhì)的低下，從企業(yè)形象的角度出發(fā)，錯(cuò)別字檢查排在第二位；文檔的內(nèi)容反映了編寫者的工作，用于考核其工作成果，反映其工作的能力，是需要逐漸積累的。4. 版本歷史時(shí)間修訂者位置修訂內(nèi)容V1.1修訂自V1.0；修改：王仁飛；發(fā)布時(shí)間：2010-12-302010-