淺談事業(yè)單位檔案管理信息化的途徑檔案管理公司 摘 要:檔案管理信息化是一種全新的檔案管理模式,目前,事業(yè)單位在檔案管理信息化的建設(shè)中,仍然存在較多的弊端和問(wèn)題。問(wèn)題的存在是必然的,只有認(rèn)識(shí)到自己的不足才能具體問(wèn)題具體分析提出改進(jìn)的措施,本文從檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、科學(xué)安全管理及人才建設(shè)四個(gè)方面提出了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)應(yīng)該采取的措施。 關(guān)鍵詞:檔案管理信息化 信息資源 :G27 :A :1672-3791(xx)05(c)-0234-01 信息技術(shù)在全世界的蓬勃發(fā)展給21世紀(jì)的檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)和機(jī)遇,信息化建設(shè)的重要意義及其可能帶來(lái)的大影響從而受到的充分重視,檔案界已經(jīng)有前輩在信息化建設(shè)領(lǐng)域開(kāi)始了積極有效的探索。然而,在目前的中國(guó)檔案界,檔案信息化建設(shè)過(guò)程中還存在許多空白缺失和混亂現(xiàn)象,有待檔案和檔案學(xué)者進(jìn)行深入的探索和實(shí)踐。毫無(wú)疑問(wèn),在信息化建設(shè)過(guò)程中檔案工作,將面臨更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn):一方面,作為“信息資源之源”的檔案信息在信息社會(huì)中得到的進(jìn)一步關(guān)注,儲(chǔ)存和提供信息為目的的檔案將被重新定位,檔案工作成為社會(huì)信息產(chǎn)業(yè)的一個(gè)重要基礎(chǔ),檔案事業(yè)社會(huì)地位得到提高;另一方面,社會(huì)的信息需求和信息技術(shù)的不斷發(fā)展更新,對(duì)檔案工作質(zhì)量提出了更高的要求,檔案工作怎么利用新技術(shù),怎么適應(yīng)新的社會(huì)環(huán)境,是檔案工作者面臨的最大的挑戰(zhàn)。本文就是在此背景下,分析了目前我國(guó)檔案管理信息化存在的問(wèn)題,進(jìn)而提出怎樣繼續(xù)走好檔案管理信息化之路。 1 檔案管理信息化的概念 有關(guān)“檔案管理信息化”的概念,目前國(guó)內(nèi)比較認(rèn)同的觀點(diǎn)是:“所謂檔案管理信息化是指在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一組織與規(guī)劃下,在進(jìn)行檔案管理活動(dòng)時(shí),應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理、處置和提供使用服務(wù)。從而實(shí)現(xiàn)檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提高服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程?！币虼?從本質(zhì)上說(shuō),檔案管理信息化是指檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案管理信息數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送,以信息化的形式為社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。 2 事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問(wèn)題 2.1 檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足 檔案信息資源開(kāi)發(fā)和有效供給不足,檔案信息資源采集和加工重復(fù)勞動(dòng)很多,數(shù)字內(nèi)容質(zhì)量尚待提高。目前,我國(guó)檔案開(kāi)放的比例還比較低,據(jù)統(tǒng)計(jì)xx年全國(guó)各級(jí)綜合性檔案館開(kāi)放檔案總計(jì)4521萬(wàn)卷,只占館藏檔案總數(shù)的22.7左右。前面我們提過(guò)我國(guó)已建設(shè)了3000多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù),雖然一些數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)取得了很好的成績(jī),但目前這些數(shù)據(jù)庫(kù)中大部分都還是“死庫(kù)”;現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)近1200種,占世界總數(shù)的10%,而容量?jī)H為1%;其中可用的300多個(gè)大型數(shù)據(jù)庫(kù)中,對(duì)外服務(wù)的僅占5%,龐大的信息資源并沒(méi)有發(fā)揮用武之地。 2.2 檔案信息內(nèi)容安全還未引起普遍關(guān)注 檔案信息不同于其他的信息資源,檔案中包含很多帶密級(jí)的文件,所以要注意保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全,但各級(jí)部門(mén)的檔案工作者在信息化建設(shè)中卻常忽略這個(gè)問(wèn)題,造成了檔案信息安全的隱患,主要表現(xiàn)在:檔案部門(mén)一般考慮安全時(shí)只考慮外網(wǎng)和內(nèi)外網(wǎng)間安全,很少考慮內(nèi)網(wǎng)上應(yīng)用系統(tǒng)的安全;檔案信息共享會(huì)增大系統(tǒng)安全的風(fēng)險(xiǎn);對(duì)上網(wǎng)檔案信息的內(nèi)容沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。 3 事業(yè)單位檔案管理信息化的途徑 3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的建設(shè) 檔案信息化的核心問(wèn)題是檔案信息資源建設(shè),沒(méi)有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ),檔案信息化的速度與效率均無(wú)從談起。檔案的優(yōu)勢(shì)是信息,它的生命力是規(guī)模的信息。只有信息變成規(guī)模,才會(huì)有豐富的內(nèi)容以及有一個(gè)龐大的觀眾和設(shè)計(jì)滿足各種需求的服務(wù)。不然即使有一個(gè)好思路,新穎的創(chuàng)意,也不過(guò)是無(wú)本之木無(wú)源之水。所以,我們目前應(yīng)該把主要精力放在集中力量開(kāi)發(fā)檔案信息資源上,盡快使檔案信息內(nèi)容形成規(guī)模。信息化建設(shè)必須以“資源的管理作為支撐”。所謂“信息資源管理的支持”,不過(guò)是只看重局部的應(yīng)用或與網(wǎng)絡(luò)為核心的理念,把到各部門(mén)信息資源在背景在進(jìn)行統(tǒng)一管理。具體說(shuō)來(lái),應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手:首先,全面構(gòu)建檔案目錄中心,將各事業(yè)單位相對(duì)分散的信息集進(jìn)行整合優(yōu)化。其次,加速檔案信息資源數(shù)字化進(jìn)程,通過(guò)新近發(fā)展起來(lái)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與多媒體技術(shù)將檔案信息資源數(shù)字化,充分提高檔案信息管理的效率。第三,構(gòu)建一個(gè)互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,事業(yè)單位要加快構(gòu)建檔案 _絡(luò)系統(tǒng),要在檔案資源網(wǎng)的基礎(chǔ)上,加入國(guó)家檔案資源網(wǎng)建設(shè),并與其他社會(huì)信息資源系統(tǒng)互聯(lián)互通,整合資源,合作共建,并入國(guó)家政務(wù)公眾 _,在因特網(wǎng)上為廣大的社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 3.2 大力推進(jìn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè) 信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)工作,對(duì)發(fā)展檔案事業(yè),促進(jìn)檔案信息化建設(shè)健康、有序、協(xié)調(diào)、穩(wěn)步地發(fā)展,提高檔案管理、利用服務(wù)的水平,加強(qiáng)檔案工作與其它社會(huì)工作的交流與合作,增進(jìn)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益都具有重要意義。事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)應(yīng)著力從檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)兩方面進(jìn)行,盡管制定和完善檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。 3.3 建立安全科學(xué)的管理制度 因?yàn)闄n案管理本身具有服務(wù)的性質(zhì),所以事業(yè)單位的檔案館要盡量地開(kāi)發(fā)其檔案信息,以便提供利用以及最大限度地發(fā)揮檔案信息的利用功能,從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享,其核心是要建立健全和完善事業(yè)單位的安全管理制度以及針對(duì)事業(yè)單位信息化檔案的一整套嚴(yán)格的安全措施,力爭(zhēng)從各個(gè)環(huán)節(jié)上解決信息虛假的隱患。 3.4 要全面提高檔案工作者的素質(zhì) 信息化時(shí)代的到來(lái),使得檔案工作發(fā)生了顯著變化。檔案工作的領(lǐng)域拓寬了,檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大了,檔案工作的手段更現(xiàn)代化了,這就對(duì)從事檔案工作的人員提出了挑戰(zhàn)。檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是“以人為本”,檔案信息化各項(xiàng)內(nèi)容的建設(shè)都需要更多的信息技術(shù)專業(yè)人才,而事業(yè)單位檔案管理部門(mén)中這類人才卻十分缺乏,事業(yè)單位檔案管理人員隊(duì)伍存在著很大的缺陷。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題,一方面事業(yè)單位應(yīng)該改變檔案工作者現(xiàn)有的知識(shí)機(jī)構(gòu),建立由檔案學(xué)專業(yè)、相關(guān)學(xué)科專業(yè)、外圍基礎(chǔ)學(xué)科專業(yè)知識(shí)和科學(xué)文化知識(shí)組成的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。另一方面,事業(yè)單位可以開(kāi)展檔案外包,檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整,經(jīng)過(guò)繼續(xù)教育,可以在一定程度上適應(yīng)技術(shù)操作的要求,但要其勝任文件管理系統(tǒng)的軟件開(kāi)發(fā)、檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì)與維護(hù)、數(shù)字檔案館構(gòu)建等工作卻有較大難度。將自己不擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)外包給專業(yè)公司完成,利用社會(huì)資源彌補(bǔ)檔案人員能力之不足,有利于專業(yè)技術(shù)人才缺乏的檔案館