1、公文格式,依據(jù)： 1黨政機關(guān)公文處理工作條例（2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)該條例，自2012年7月1日起施行） 2黨政機關(guān)公文格式 （GB/T 9704-2012，2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日實施）,一、公文概述 二、公文格式,公文格式,一、公文概述 （一）公文的含義 公文，是公務(wù)文書的簡稱，有廣義和狹義之分。 廣義的公文，指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中形成并使用的各類應(yīng)用文書。 狹義的公文，黨政機關(guān)公文處理條例（中辦發(fā)201214號）規(guī)定，黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國

2、家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。,（二）公文的法定文種,2012年4月6號頒布的黨政機關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)201214號）規(guī)定黨政公文的法定文種共計為15個： 決議；決定；命令（令）；公報；公告；通告；意見； 通知；通報；報告；請示；批復(fù)；議案；函；紀要。,公文種類 決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。 決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。 命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實施重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。 公報：適用于公

3、布重要決定或者重大事項。,(二）公文種類 公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。 通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知事項。 意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。 通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。,(二）公文種類 報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。 請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。 批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。 議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。,（二）公文種類

4、函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。 紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。,討論：近似文種辨析,二、公文格式,公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式三大部分組成。,公文文面格式 黨政機關(guān)通用公文的文面格式由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明（附件名稱）、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注（印發(fā)傳達范圍）、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等18個要素組成。,（一）版頭部分： 公文首頁紅色分隔線以上的部分。包括： 份號、密級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、

5、簽發(fā)人、版頭中的分隔線。,公文文面格式要素劃分,公文版頭示意圖,1.份號 涉密公文應(yīng)當標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，編虛位補齊，即第一份公文份號編為“000001”，不應(yīng)編為“1”或“01”。如“000015” 。 2.密級和保密期限 如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心 左上角第二行。 絕密30年，機密 20年，秘密 10年。 3.緊急程度 如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角， 密級和保密期限下方。緊急公文標注特急、加急；緊急電報分別標明特提、特急、加急、平急。,（一）版頭部分,4.發(fā)文機關(guān)標志 由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，

6、也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。 發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。 聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。,（一）版頭部分,4.發(fā)文機關(guān)標志 發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。,（一）版頭部分,5.發(fā)文字號 由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布或

7、左下方。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。 上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。 平行文或下行文的發(fā)文字號居中編排。,（一）版頭部分,6.簽發(fā)人 由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。 如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。 上行文行當標注簽發(fā)人姓名。,（一

8、）版頭部分,（二）主體部分：是公文最主要的部分。公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。包括： 標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件,公文文面格式要素劃分,1標題 由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，用2號小標宋體字，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。 多個發(fā)文機關(guān)名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。,（二）主體部分,2主送機關(guān) 編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當將主送機關(guān)名稱移至版記。,（二）

9、主體部分,3正文： 公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。,（二）主體部分,4附件說明 如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒 號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附 件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時， 應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。,（二）主體部分,5發(fā)文機關(guān)署名 署發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。 （1）加蓋印章的公文，

10、成文日期一 般右空四字編排。 單一機關(guān)行文 時，一般在成文日期之上、以成文 日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名； 聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署 名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相 應(yīng)位置，上下并排，等距撐開，長 度相同。,（二）主體部分,X X X X X X X X X 2012年X月X日,7印章 公文中發(fā)文機關(guān)署名的， 應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章；有 特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性 公文和電報可以不加蓋印章。,（二）主體部分,（二）主體部分,8附注： 公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。,9附件： 公文正文的說明、補充或者參考資料。,（二）主體部分,（三）版記部

11、分： 公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。 包括：版記中的分隔線、 抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼。,公文文面格式要素劃分,1版記中的分隔線 版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0. 35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0. 25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。,（三）版記部分,首末兩條粗線，中間細線，最后一條與正文邊框重合,2抄送機關(guān) 除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲?/p>

12、號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。 如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。,（三）版記部分,3印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 公文的送印機關(guān)和送印日期。 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。 翻印的文件，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期下標注翻印機關(guān)和翻印日期，格式相同。,（三）版記部分,4頁碼 一般用4號半

13、角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。,（三）版記部分,信函格式 ：發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標志。 發(fā)文機關(guān)標志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗）。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下 ，首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線

14、。 命令（令）格式 ：發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20 mm，推薦使用紅色小標宋體字。 紀要格式 ：紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。,公文的特定格式,三、行文規(guī)則 條例第四章第十三條、第十四條、第十五條、第

15、十六條、第十七條都此有專門規(guī)定。,三、行文規(guī)則 行文應(yīng)當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。 按發(fā)文機關(guān)數(shù)量分，有兩類：單獨行文、聯(lián)合行文。 公文行文一般有三種方向、四種方式。 三種方向：上行文、下行文、平行文 四種方式：逐級行文、多級行文、越級行文、直接行文。,四、公文處理 公文處理工作，條例中第四條作出了十分明確的規(guī)定，指公文的擬制、辦理、管理等系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 公文處理工作內(nèi)容一般來講包括三個方面： 一是文件的制發(fā)，如文件的撰寫、核稿、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、封發(fā)等。 二是收文的處理，如簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、傳

16、閱、承辦、催辦等。 三是文件的管理，如平時歸卷、年終立卷、查閱、歸檔等。,公文處理程序示意圖 起草 公文擬制 審核 簽發(fā) 簽收 登記 初審 收文辦理 承辦 傳閱 公文處理 催辦 答復(fù) 公文辦理 復(fù)核 登記 發(fā)文辦理 印制 核發(fā) 根據(jù)檔案法律法規(guī)、收集齊全 整理歸檔 聯(lián)合行文、主辦歸檔 公文管理 專門文秘部門或?qū)Ｈ斯芾?、?級)件管理 (文件匯編)公文撤銷、廢止、公文清退、銷毀，新設(shè)立機關(guān) 發(fā)文立戶,公文處理的基本要求 根據(jù)條例第五條規(guī)定要求，“公文處理工作應(yīng)當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則” ，做到準確、及時、安全、保密。 1. 及時、迅速，不拖拉、不積壓。 在制文、辦文上實

17、行“一二三四”制度。一是收文要日清、日結(jié)、日分發(fā)；二是核稿、擬辦不過兩天；三是簽發(fā)、批辦不過三天；四是打印、發(fā)出不過四天。 2. 準確、周密，辦文要保證質(zhì)量。 3. 集中、統(tǒng)一，辦文要力求規(guī)范。 4. 安全、保密，確保不丟不失。 機要文件在做到“四個一”，即進出一個口、拆封一只手、登記一本賬、傳閱一個點。,辦文程序常見問題 1. 未按程序收文：內(nèi)設(shè)機構(gòu)收到上級或外單位來文后，直接予以辦理。 2. 未按程序發(fā)文： （1）未經(jīng)部門主要負責(zé)人審核； （2）應(yīng)該會簽而未經(jīng)有關(guān)部門會簽； （3）未經(jīng)辦公室審核直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或先送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)再返回辦公室核稿。 3.未按保密要求發(fā)文： （1）密件橫向傳閱；（2

18、）“密來明去”,（一）收文辦理 收文辦理主要程序包括7個環(huán)節(jié)： 簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)。 （二）發(fā)文辦理 發(fā)文辦理主要程序包括4個環(huán)節(jié)：復(fù)核、登記、印制、核發(fā)。 （三）整理歸檔,公文辦理,1.登記部門一收了之。不分來文單位對不對、是不是送給自己的文件、來文有沒有明顯的錯誤，不加審核、照單全收，沒有做“初審”，沒有把好收文關(guān)。 2.登記部門一轉(zhuǎn)了之。只顧把公文轉(zhuǎn)出去，不去跟蹤傳閱、辦理進展情況，“催辦”工作形同虛設(shè)。 3.承辦部門一推了之。認為不屬于自身職責(zé)，不愿接、不想辦，推諉扯皮。 4.承辦部門一拖了之。接手后動作很慢、拖拖拉拉、遲遲不辦，導(dǎo)致超出辦理時限，影響了時效性，甚至導(dǎo)致誤事。,收文辦理常見錯誤