1、XX公司 行政管理制度 第一章 人事管理 公司人力資源規(guī)劃 二、 招聘與錄用 三、 培訓 四、 考勤 五、 假期 （一 ） 請休假 （二 ） 假期規(guī)劃 六、 獎懲 七、 考核 八、 核薪 九、 保險 （一 ） 社會統(tǒng)籌 （二 ） 商業(yè) 十、 人員流動 （一 ） 調(diào)動 二） 辭職、辭退 一、關(guān)聯(lián)企業(yè) 3 / 45 第二章 行政管理 一、禮儀紀律 二、工作計劃 三、會議管理 四、辦公設(shè)備 五、文書作業(yè) （一）打 印 （二）復印 六、收發(fā)文 七、用印 八、文檔 （一）圖書 （二）專 業(yè)資料 （三）客 戶檔案 （四）辦 公文檔 九、訪客接待 十、 辦公用品 十一、 采購 十二、 固定資產(chǎn) 十三、 物業(yè)

2、 十四、 公司福利 十五、 午餐 業(yè)務支持 第三章 一、 Internet 主頁 二、文件檔案管理 三、商業(yè)秘密保護 四、公共關(guān)系 （一） 司 外 （二） 司 內(nèi) （三）投 訴 五、廣告宣傳 * 公司 行政管理制度 總綱 * 公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理 依據(jù)是 * 公司管理制度和 * 公司員工守則。 本制度由總經(jīng)理、公司管理中心、行政部及各部門主管 直線執(zhí)行。司職機構(gòu)為公司行政部。 本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)理核準；重大事項的更改須報執(zhí) 行董事或董事會核準。 第一章人事管理 總貝y 1.人事管理是公司“人才為本”價值的直接體現(xiàn)； 2 .人事管理以合法、平等為基準，以實績導向、取優(yōu)汰

3、劣、賞罰 分明為宗旨； 3.人事管理以滿足公司發(fā)展需要為核心目標。 一人力資源規(guī)劃 1. 根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要進行前瞻性人力資源計劃； 2. 建立明確的人才標準、工作分析體系； 3. 短期人力資源計劃由總經(jīng)理核準，中長期人力資源計劃報董事會核準; 4. 經(jīng)核準后由總經(jīng)理領(lǐng)導制定征用計劃； 5. 行政部依據(jù)招聘計劃執(zhí)行招聘流程； 6. 建立公司人才庫（全部應征人才簡歷），作為公司業(yè)務發(fā)展的儲備。 人力資源規(guī)劃流程 公司/部門發(fā)展 工作分析 人才標準 短期計劃 4 / 45 中長期計劃 董事長 招聘與錄用 1. * 公司各部門需招聘新員工時， 應該按照公司標準文本 人員增補申請 表進行填寫后上交公

4、司行政管理部，由行政管理部上報公司總經(jīng)理批準 后，開始招聘程序。 2. 各部門所需招聘的新員工，應該首先嘗試公司內(nèi)部人員調(diào)動，在公司內(nèi) 無合適人選或無法調(diào)動時，開始公司對外的招聘程序。 3. 行政管理部對外的招聘方式可以采用： 公司內(nèi)部人才庫尋覓、 設(shè)攤招聘、 登報廣告征員等方式。 4. 行政管理部于招聘前須將本公司用人計劃、本次招聘人數(shù)、職位、要求 等材料報政府有關(guān)勞動人事部門批準 ,方可擬稿登報或設(shè)攤招聘。 5. 行政管理部負責應征人員資料的初審工作 ,并將合適的候選人材料轉(zhuǎn)送 錄用部門審閱 , 并與其共同商定參加初試者人員名單。 6. 初試由行政管理部主持 ,包括筆試和面試，同時填寫面試

5、記錄與初 （復）試考核表。 7. 復試由行政管理部與錄用部門共同主持 ,同時填寫面試記錄與初（復） 試考核表。 8. 錄用建議由行政管理部與錄用部門會同總經(jīng)理共同作出，由行政部發(fā)放 聘用通知書。 9. 新進員工憑聘用通知書報到，應繳驗以下材料 :身份證復印件一份、 最高學歷影印件， 據(jù)此行政管理部建立人事資料卡 ，并由行政管理部保 存并管理使用 10. 錄用人試用期為三個月 ,試用滿一至二個月時 ,由行政管理部會同部門主 管對試用員工按照公司員工考核體系進行一次中期考核,若發(fā)現(xiàn)有任何不 符合錄用條件者 ,隨時解聘。屆滿后再進行正式考核。 （見公司考核相關(guān)表 格）。 11. 錄用人試用期結(jié)束，成

6、為公司正式員工，公司與之簽定勞動合同并 由公司行政人事部將勞動合同送至勞動監(jiān)察部門進行見證，同時辦理 勞動人事檔案關(guān)系的調(diào)動、三金等相關(guān)福利等事宜。 12. 對公司高級管理人員的聘用由總經(jīng)理或董事長直接簽發(fā)任命書，然后由 行政人事部與其簽訂聘用合同。 13. 員工人事檔案由行政部建立、保存并管理，必須準確、及時、保密。 14. 員工人事檔案包括：應聘人員登記表 、履歷、面試考核表、錄用通 知書、承諾書、人事資料卡、勞動合同、年度 IDA 、職務、工資 計錄。 19 / 45 招聘流程 登報廣告征員 設(shè)攤招聘 內(nèi)部人才庫尋覓 1 r 篩選候選人 （行政部協(xié)同錄用部門） 初（復） 初試（行政管理部

7、） 試考核 面試 時間間隔彳周左右 測試打字、語言、寫作 復試（行政部協(xié)同錄用部門） 試考核 初（復） 面試 總經(jīng)理審批 行政管理部明確工資與福利 不合格 信函 到 報到建檔 -核- 合格 正式錄用，簽定勞動合同見證等相關(guān)手續(xù) 責任人：行政主管 監(jiān)督人：總經(jīng)理 聘用通知書 員工資料卡 勞動合同 三、培訓 1. 行政管理部負責綜合協(xié)調(diào)各部門之訓練計劃，訂立各項公司全年教育訓練 計劃。 2. 行政管理部須督導實施教育訓練計劃，檢討各項訓練情況并做效果分析。 3. 行政管理部負責收集、編訂教育訓練教材。 4. 行政管理部協(xié)同公司其他部門進行相關(guān)人員的業(yè)務培訓。 5. 公司培訓分為：新員工引導培訓、在

8、職培訓（主管指導、在崗司內(nèi)外、脫 崗司內(nèi)外）與主管培訓等多種。 *公司迎新引導培訓體系表 培訓人 培訓內(nèi)容 培訓時間 考核基準 總經(jīng)理 公司介紹 行政部 員工守則 行政管理制度 檔案管理制度 財務部 財務管理制度 業(yè)務部 業(yè)務管理制度 法律顧問 法律事務 * 商業(yè)秘密 屮合同、文本管理 *商業(yè)信息 執(zhí)行人：行政部、各部主管 負責人：行政部 執(zhí)行人：行政部、各部主管 責任人：行政部 監(jiān)督人：總經(jīng)理 四 考勤 1. 英達仕公司每位員工在每一正常工作時日，必須自行、準確打卡。 2. 凡是漏打， 錯打卡者須在 24 小時內(nèi)申請補辦， 經(jīng)部門主管核定后報行 政管理部。 3. 公司員工出差 ,須填報出差申

9、請單，經(jīng)主管、總經(jīng)理批準后須將申請單 復印件一份交行政管理部備查。 4. 行政管理部將人員出差情況記入員工出勤情況表， 出差期間之例假記入 員工出勤資料表。 5. 出差日期由行政管理部以公假記入員工出勤資料表。 6. 如遇業(yè)務人員外出執(zhí)辦公務，須填寫外出登記表并經(jīng)主管核準后有 效，通知行政管理部專職人員，作為考勤之依據(jù)。 7. 員工在規(guī)定工作時制外繼續(xù)工作者，須填寫加班申請表并經(jīng)本部門 主管及行政管理部批準后方可以加班論， 行政管理部負責加班人員之出勤 考核。 8. 行政管理部若發(fā)現(xiàn)申請加班人員無出勤記錄 ,須向申請人部門核查 ,若無 確鑿證明 ,以作廢論。 9. 員工不得任意加班 ,行政管理

10、部若發(fā)現(xiàn)無經(jīng)主管核準之加班單 ,即使有考 勤記錄，也不將其視作加班。 10. 員工按政府規(guī)定進行日常工作及休假，同時實行帶薪或無薪假。 11. 申請假期應于事前向本部門主管提出并報行政管理部核準， 緊急事項于 事后24小時內(nèi)補申請 12. 假期的請休嚴格按照公司管理制度規(guī)定執(zhí)行 13. 行政管理部監(jiān)督公司員工于每工作日結(jié)束時填寫并上交工作時間控制 表并于每周二之前將公司員工上周所交工作時間控制表進行統(tǒng)計， 制作成周工作時間統(tǒng)計表并上交總經(jīng)理。 14. 公司行政管理部執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計作業(yè)，匯集“出勤卡”周工作時間統(tǒng) 計表、請假單、加班申請表等相關(guān)記錄，統(tǒng)計填制員工出勤資料 表，交財務部計算工資之

11、用，并入案備查。對一切不合制度之情事向有 關(guān)主管提出處理意見，并填寫員工假期規(guī)劃提示單提交給公司員工。 15. 行政管理部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達 2日或超出2日者、請假超出規(guī)定 期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者，應即時提請行政管理部主管核 辦。 考勤流程 （一）請休假 行政專 員 1 F .提_示_行_為J 1 月出 瓠記錄 1.英達仕公司給假分為事假、病假、 0 每24 g ir 男k產(chǎn)曰| 提示單 考勤卡、時控 表、請假單-、 、工傷假、喪假、計戈 育假和探親假公各種給假標準參見管理制度 公司員工財務部 出勤資料 2. 因突發(fā)事件或疾病而不得已請假者，須在半日內(nèi)通知行政管理部負責 人

12、，并在請假后24小時補填請假單。 3. 各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填妥請假申請 單，經(jīng)行政管理部批簽后，遞交總經(jīng)理批示，同時安排妥后續(xù)工作方 可。 4. 普通員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前一至二天填寫請假單， 由本部門主管批準，交行政管理部備案；若員工請假在二天以上者，在 本部門主管允許后經(jīng)總經(jīng)理批示，交行政人事部備案。 5. 行政管理部在經(jīng)辦請假手續(xù)人員審查所附請假材料，病假者需附醫(yī)院診 斷證明,請產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡通知書， 請假者須有充足理 由。 請假/調(diào)休流程 申請人 v = 請假申請單 職務代理人簽字 2天以上總經(jīng)理簽字 t,/ 行政管理部主管簽

13、字 責任人：部門主管 監(jiān)督人假期行政主管 六獎懲 1 獎懲依據(jù)為公司員工守則 2. 公司各級主管均有提出獎懲的建議權(quán) 3. 行政部負責事實調(diào)查并報告總經(jīng)理 4. 各級主管按公司權(quán)限行使獎懲 5. 各類獎懲由行政部執(zhí)行 6. 各類獎懲須報備行政管理部備案，登記入人事資料卡 獎懲流程 報告總經(jīng)理 獎懲申請 1 r 行政部調(diào)查 T 1 核 準 行政部執(zhí)行 行政部備案 1. 考核管理是英達仕投資管理顧問公司管理的一項重要內(nèi)容， 它的目的在 于維持企業(yè)的良好秩序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完成計劃指標和實現(xiàn) 經(jīng)濟效益。 2. 對司內(nèi)各部門的管理狀況及個人的行為活動制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理 的評判，激勵先進，

14、褒揚正氣，有功則獎，有過則罰。調(diào)動員工工作積極 性，完成指標，提高工作效率。 3. 英達仕公司對部門的考核，主要內(nèi)容為費用情況、資金狀況、業(yè)績完成 進展情況以及公司運作的規(guī)范及制度的執(zhí)行情況； 對員工的考核主要為業(yè) 績、品德和行為的執(zhí)行情況。 4. 于考核作業(yè)前 ,行政管理部須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)動獎懲諸種資 料作為一般依據(jù)。 5. 對部門考核一般周期為半年一次。 6. 考核由直線上級主管執(zhí)行行政部參與配合，亦可設(shè)立考核小組 7. 對公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前 5 天內(nèi)，行政管理部協(xié)同公司各部門主管對公司員工按照公司業(yè)績指標體 系，并結(jié)合員工 IDE 協(xié)議

15、等相關(guān)指標，對員工月、季、年度工作情況進行 考核，填寫考核記錄表 ，上報總經(jīng)理。 8. 考核結(jié)束后 ,行政管理部負責將考核等級反映于員工的獎懲與職位、薪 資等級年度的相應調(diào)整。 考核流程 考核 八核薪 1. 財務部根據(jù)出勤資料卡、業(yè)績獎金確認單進行核薪 2. 出勤資料卡由行政部統(tǒng)計提供 3. 業(yè)績獎金確認單由業(yè)務部統(tǒng)計提供 4. 財務部匯總之薪資表報總經(jīng)理核準 5. 周考勤、獎懲發(fā)生薪資增減，依據(jù)公司員工守則 核薪流程 行政部 業(yè)務部 九 保險 （一）社會統(tǒng)籌保險 1 養(yǎng)老保險 1.1 1.2 養(yǎng)老保險辦理流程 2 醫(yī)療保險 2.1 2.2 醫(yī)療保險辦理流程 3 失業(yè)保險 4 住房公積金 （二

16、）商業(yè)保險 十 人員流動 （一）調(diào)動 1部門內(nèi)員工崗位調(diào)動，由部門主管向行政部提出調(diào)動說明； 聽取行政部建議后決定；報備總經(jīng)理； 2 部門內(nèi)主管崗位調(diào)動， 由部門主管向行政部及上級主管提出 調(diào)動說明，聽取意見后決定；報備總經(jīng)理； 部門級以上主管崗位調(diào)動，由總經(jīng)理提出動議，聽取有關(guān)建 議后決定；報備執(zhí)行董事; 4.調(diào)動由行政部發(fā)布調(diào)動令 部門內(nèi)員工調(diào)動流程 部門主管 行政部建議 調(diào)動說明 決_1 F調(diào)動令 報備總經(jīng)理 部門級以上主管調(diào)動流程 總經(jīng)理 調(diào)動動議 決定 （二）辭職.1辭退 按制度辦理辭職手續(xù)，填寫離職申請書，經(jīng)有任免權(quán)限的主管批準后由行政管理部 辦妥移交手續(xù)并填寫移交接清單后方得視為

17、按正常手續(xù)辭職，行政管理部通知財務 結(jié)算工資。 辭退和開除 有任免權(quán)限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應填寫解聘 / 開除通知書，然后交行政管理部辦理有關(guān)離職移交手續(xù)。 被解聘員工應 辦妥移交接手續(xù)，填寫移交接清單后方得離職，同時由財務部結(jié)清 工資。 無論以何種情況離開公司者，由行政管理部簽發(fā)離職證明書，一式二份 一份交離職人，一份留存行政管理部。 員工離職后,行政管理部須將離職人員各項手續(xù)、表單歸檔封存 辭職交接流程 辭職/離職申請 辭職/辭退 關(guān)聯(lián)企業(yè) 主管意見 1.公司對關(guān)聯(lián)企業(yè)之高級主管執(zhí)政主管意理職責; 20 / 45 GM批 2 管理范圍 外方人員：請休假 國內(nèi)人員：招聘、錄

18、用、合同、考核、定薪、辭職、辭退 3 各作業(yè)流程參照前述相關(guān)流程 4 各項管理之決定均須經(jīng)董事長校核。 第二章 行政管理 一 禮儀紀律 1. 行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、 辦公紀律、 出勤、外出等事項 的全面監(jiān)督； 2. 行政部主管發(fā)現(xiàn)不當現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關(guān)部 門主管； 3. 行政部確認獎懲事實，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請； 4. 對公司禮儀紀律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提 出。 二 工作計劃與報告 沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調(diào)對公司、部門、員工行為的計 劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。 因此

19、，通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計劃流程和計劃表格的制作，實現(xiàn) 工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。 公司、部門年度發(fā)展計劃 1 公司總經(jīng)理、部門主管于每一會計年度底應該制定下一會計年度的發(fā)展 計劃。 2 公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導人討論制作，公司董事會核準同 意后確定執(zhí)行。 3 部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導人員討論制作，公司總經(jīng)理核準同意 后確定執(zhí)行。 4 公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。 5 公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基礎(chǔ)。 33 / 45 董事會 報告 各部主管 稽核 部門計劃草 總經(jīng)理核準 執(zhí) 行 部門、員工月度工作計劃 1部門主

20、管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。 2月度工作計劃通過對月度工作計劃表的制作來完成，在該表格中應該 相應地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。 3員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執(zhí)行。 4 部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。 5月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。 年度月度工作計劃 部內(nèi) y員工 公司年度計劃 部 門 主管 部 門 1 主管 r 1 r 執(zhí)一 行 員工日工作時間控制計劃 1公司員工通過日工作時間控制表進行日工作時間計劃與安排控制。 2公司員工應該按照“日工作時間控制表填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī) 定的項

21、目如實填寫并上交公司行政管理部。 3 在日工作時間控制表中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計劃 性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考 核的主要依據(jù)之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依 據(jù)。 1 在公司進行新市場的開拓和新業(yè)務的推廣時，該市場和業(yè)務的主要負責 人應該進行專項市場、業(yè)務規(guī)劃。 2 專項市場、業(yè)務規(guī)劃建立對該市場、業(yè)務的全面了解，公司主要經(jīng)營人 員的深入研究、探討的基礎(chǔ)上，同時該規(guī)劃應該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展 計劃和市場需求與競爭變化的基礎(chǔ)上。 3 專項市場、業(yè)務規(guī)劃通過制作市場規(guī)劃表和業(yè)務規(guī)劃表來完成, 并嚴格按照規(guī)劃進行市場拓展與

22、業(yè)務推廣。 三會議管理會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例 會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會 議秩序安排同時提高會議效率。 （一） 定期例會 會議名稱 時間安排 參加人員 會議內(nèi)容 召集/主持人員 業(yè)務診斷 每工作日上午 各部門人員 對外服務中相關(guān)問 各部主管 會議 9:30-10:00 題討論、日計劃 月度總 每月度第一 總經(jīng)理 上月度工作總結(jié)月 各部主管 結(jié)、規(guī)劃 天下午 各部門主管、 度工作規(guī)劃報告 會議 工作人員 主管例會 每月第一天下 總經(jīng)理、各部 月度工作計劃協(xié)調(diào) 總經(jīng)理 午 主管 員工大會 每月中

23、旬一次 總經(jīng)理 經(jīng)營總結(jié)、工作安 行政管理部/總 全體員工 排、其他相關(guān)內(nèi)容 經(jīng)理 董事會會 每年度一次 董事長、董 公司重大事項決議 總經(jīng)理/董事長 議 事、總經(jīng)理 非定期會議 會議名稱 時間安排 參加人員 會議內(nèi)容 召集/主持人員 公司發(fā)展 不定時 總經(jīng)理、部門 就市場拓展、業(yè)務推 行政管理部主任/ 研討會 主管、主要經(jīng) 廣、公司經(jīng)營等相關(guān) 總經(jīng)理 營業(yè)務人員 事項的討論 臨時會議 不定時 總經(jīng)理、部門 特殊事宜 行政管理部主任/ 主管、其他有 關(guān)人員 總經(jīng)理 董事會臨 不定時 董事長、董事、 公司經(jīng)營特殊重大事 總經(jīng)理/董事長 時會議 總經(jīng)理 宜 （三）會議安排 1. 公司內(nèi)會議由行政部

24、秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排 2. 主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容 3. 秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容 4. 秘書負責會場安排與整理 5. 開會期中，秘書負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā) 給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案 會議流程 會議計劃 會議計劃 摘要備案 四辦公設(shè)備管理 1 電腦 1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)； 1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電 腦密碼 1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄 1.4員工不得私設(shè)電腦密碼 2 傳真機、復印機： 2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用

25、 2.2建立嚴格的使用登記制度 2.3未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用 3 可運用狀態(tài)維護 3.1行政部負責電腦、傳真機 復印機的檢查、保養(yǎng)和維修，保證設(shè)備的可運 用狀態(tài) 五文書作業(yè) （一）打印 1. 總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、 廣告，需填寫文書委派單, 并標明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘 書根據(jù)其緩急確定先后秩序 2. 打印完畢后秘書先行校核并于文書委派單上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之 經(jīng)辦人校核、簽字 3. 對外傳真、公函秘書須復印存檔（參見收發(fā)文流程） 4. 文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人 文書委派單 文書委派單 文書委派單 （二）復印

26、 1. 公司復印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行 2. 一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書 3. 客戶資料、服務文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復印委托單（文 件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準后執(zhí)行復印 4. 秘書于復印、裝訂作業(yè)后，須填寫復印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、 復印機碼、批準人、保密標識等） 復印流程 各部門 復印委托單 復印裝訂登 六收發(fā)文 1. 文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。英達仕顧問管理公司 的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。 2. 本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人-文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文 件管理的直接承擔者。附收、發(fā)文登記表 3.

27、 文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文 處理單”分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽 字 簿”上簽收文秘對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果， 并對文本進行復印和留檔。 4. 公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件，文秘不得截留、泄露和私自外帶，違者 予以警告、 經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務便函，只要在“收 文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。 5. 本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見文檔管理制度 。 6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負責， 需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字 后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原

28、稿人。凡對外報送的 業(yè)務資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。 7. 對一些機密文件 ,需在文件頁首加蓋印章 ,以防止隨意傳播。 8. 每月未，文秘應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認的 確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附檔案資 本銷毀情況記錄表 9. 文件管理應參見文檔管理制度規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專 項負責人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔， 文秘必須做好登記造冊工 作。每月未，文秘應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。 10. 每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事 部定期檢查檔案保管狀況 ,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技

29、術(shù)處 理。 收發(fā)文流程 信函收文 總臺 收函 收件人 、簽收 收函登 1 1 T i f ,私函自理 公函歸檔 業(yè)務部門 總經(jīng)理 個人信函 部門信函 主管歸檔 責任人：文員、GM秘書 1 F F 登記歸檔 總經(jīng)理 秘書篩選 發(fā)函打印 保密標識 用公司印 用印流 1 分 ! 理一 發(fā)文登 監(jiān)督人：行政主管 發(fā)函發(fā)文 主管簽字 總臺電話 信件 傳真一 快遞 責任人：文員、總臺 監(jiān)督人：業(yè)務、行政主管 七用印 1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負責蓋印 2.公司各部申請簽章及總經(jīng)理、 董事長職章，應提出申請（匯簽）經(jīng)上級核準后 交管理部秘書，由秘書登記于登記表 用公司印流程 八文檔司章用印申請

30、9 合同章 （一）圖書雜志 GM秘書 1. 公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱, 十-亠宀宀-GM簽準 月、12月下旬詳實盤點。 由行政部統(tǒng)一保管，于每年6 2. 文秘應將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工 由于工作需要 借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公 秘書一 L-GM 務上需參考將隨時通知收閱 3. 般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀, yj 拒絕。附 仆圖書登記冊 ，借書人. 三冊為限，借書期限不 得超出過二周，若要續(xù)借者請人新到行政部處登記。 及復印件; 1.2公司由政府主管部門購買的政策法規(guī); 1.3公司各類剪報; 1.4公司搜集的各類行業(yè)（如建材、

31、裝飾等）材料 2. 公司資料只可于公司內(nèi)借閱當天歸還，不得攜出司外 3. 特殊情況需復印者，須填報復印申請批準 資料管理流程 資料 1 整理 r 登記注冊 1 入一 / 登記表 （三）客戶檔案 清點報告 時清點 客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領(lǐng)域 2. 客戶閱當案包括客戶提供的各類資印,及公司在顧問服務過 借閱 類文件、文本 申請 勺各 借閱 3. 客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當天歸還，不得攜出司外 借閱 情況需復印時，須填報復印申請報批 33 / 45 4. 5. 服務結(jié)案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任 客戶檔案管理流程 結(jié) 案 1 行政登記 專案人員管理

32、 清點報告 復 印 復印 2. V 復卬人 借閱人 （四）辦公文檔 1. 行政管理部負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統(tǒng)管理 2. 行政人員辦公文檔設(shè): 工作計劃與報告 司內(nèi)行政 3. 業(yè)務人員辦公文檔設(shè): 工作計劃與報告 司內(nèi)行政 拓展資料 談項目A、B、C 執(zhí)行項目A、B、C 九訪客接待 1. 來本公司之賓客由秘書負責接待 2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽 3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約 定等事項并向有關(guān)主管匯報。 訪客接待流程 十辦公用品 文具 1. 登記 董事長/GM朋友 行政部須特別注意隨時檢查復印紙、文 本裝訂耗材（

33、鐵卷 總臺應對 由4壬血全呂 由任至 心臺丿應對 1 4 八 LJ y- 丿 35 / 45, +訪丿人 f 朋友 行 出迎進專案室I出迎進接待室 封 電話秘書 出迎進辦公室 面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務程序的正常進行 （二）茶、水 1 行政部負責茶、水等日用品的采購與使用登記 2 定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩 序 3 公司舉辦培訓、講座等大型活動時，行政部應及時了解情況，備足茶、水、 杯用品，以保證活動的正常進行 十一 采購 1. 公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公 費用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。 2. 辦公設(shè)備維修、

34、郵件投遞等業(yè)務委托中行政部統(tǒng)一處理。 3. 行政部須對固定供應商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、 跟換供應商。 4. 公司各業(yè)務部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請單形式上報行政管理部， 批準后，由行政管理部對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應商、價格進 行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準后由行政管理 部下達采購指令，予以履行同供應商進行市場詢價、報價、談判及草擬合 同條款，最后確定采購價格及合同條款， 委任采購人員進行其它后續(xù)工作 合同文本交行政管理部門備案。 采購作業(yè)流程 采購申請 驗收付款流程 一般采購 GM批示 行政專員 會計支付定金 固定供應商/ 商店 責任人：

35、行政專員 行政/財務驗收 退貨 責任人：行政主管、財務 監(jiān)督人：GM 大宗采購 米行政專員 詢價價比比價 GM復議 驗收報告 A 詢價/ 比價 單 定貨合同 1 F 接收 亠驗收付款流程 請款 GM批示 財務付款入帳 行政資產(chǎn)管理 資產(chǎn)登 41 / 45 十二 固定資產(chǎn)管理 1. 行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進行登記注冊 2. 固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者 ,由使用部門或管理 部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián),注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、 名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送 財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后 ,依核決權(quán)限送呈簽核。 3.

36、“固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián),經(jīng)核準后 ,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財 務部；第二聯(lián)送行政管理部。 4. 財務部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報廢或遺失時， 應備有報廢 或損失清單及有關(guān)機關(guān)之核準或證明文件， 在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財產(chǎn)目錄。 如為出售則暫時存檔。 5. 行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應依核準之方式處理資產(chǎn)， 并將處 分日期、處分原因、處分金額（出售時填） 填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“固 定資產(chǎn)處分申請單”存檔。 6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應提出損失清單及向警察單位報案 辦理。 十三 物業(yè) 1 行政管理部負責公司辦公室的各項物業(yè)管理 2 負責與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)

37、水、電、信函及安全事宜 3 負責辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務管理 4 負責辦公室內(nèi)的清掃保潔 5 負責辦公室的鑰匙管理 十四 公司福利 1. 公司員工之福利事項由管理部執(zhí)掌。 2. 公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日 ,行政管理部得以公司名義安排祝賀 3. 行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。 4. 公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟困難，得向行政管理部申請補助或救 濟。 5. 辦理補助程序如下： 由申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準后呈報行政管 理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會財務部支付。 十五 午餐 第三章 業(yè)務支持 一 公司主頁 1行政管理部負責公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜 2企

38、劃部根據(jù)公司業(yè)務需要，負責主頁內(nèi)容的組織、策劃和 更改 3行政部根據(jù)經(jīng)確認的主頁內(nèi)容，進行下載、修改及上傳的 技術(shù)處理 4行政部負責聯(lián)絡網(wǎng)絡公司委托主頁宣傳事宜 5. 行政部負責主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計和報告事宜 二商業(yè)秘密保護制度 （一）目的 保護公司與客戶的商業(yè)秘密，維護公司的安全與利益。 （二）使用范圍 本規(guī)則適用于*公司全體員工。 （三）定義 1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性， 并經(jīng)公 司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。 其中： *不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物 等）由外界直接獲??； 能為公司帶來經(jīng)濟利益、

39、具有實用性，系指該信息具有確定的可應用性，能 為公司帶來現(xiàn)實的或者潛在的經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢； 經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標識、制訂保密條款、簽訂 保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。 2、前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營信息，包括： （1）公司管理、財務、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計、制度文本內(nèi)容及方法； （2）公司顧問服務的內(nèi)容與方法。 （3）公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法； 40 / 45 （4）公司客戶名冊; （ 5） 公司經(jīng)營計劃與營銷策略； （ 6） 招投標的規(guī)劃與標底； （ 7） 客戶資料； （ 8） 上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之定義的， 認定為公

40、司商業(yè)秘密。 3、公司商業(yè)秘密的來源： （ 1） 公司自行制作并符合所述定義者； （ 2） 公司以外第三方制作并符合所述定義者； （ 3） 公司與第三方合作制作并符合所述定義者。 4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的： （1） 工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真 件、摘抄件）； （2） 公司文件檔案管理制度規(guī)定的各類秘密文件、資料等。 四）保護原則 保護商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業(yè)秘密之安全性 又便利于各項工作的原則。 五）責任部門與人員 1 由行政管理部與法律顧問協(xié)同負責公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。 2 公司全體員工負有保護商業(yè)秘密

41、的責任和義務。 六）保護措施 1 在 *公司勞動合同中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護條款，員工在聘用期與 解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔規(guī)定的義務。 2 公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對特定事項的保密承諾書。 3 行政部對電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)， 并根據(jù)需要設(shè)定管理密 碼，由專人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責任協(xié)議書。 4 行政部對傳真機、 復印機統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴格的使用登記管 理流程。 5 行政部建立嚴格的管理流程對公司發(fā)文進行管理。 6 行政部負責根據(jù) 文件檔案管理制度 進行對各類載體設(shè)置警示標識的工 作。警示標識包括：密級標識、字樣及“不得復印”、“不得攜出”等特定字樣。 （七）泄密應急 1 員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時，均有義務報告主管部門立即采取防 范措施； 2 公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當事人均有義務立即報告主管部門即采 取補救措施； （八）泄密責任追究 1 當公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當事人的經(jīng)濟和法律責任； 2 根據(jù)情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶責任。 （九）培訓 行政管理部組織對公司全體員工進行相關(guān)培訓。 三 文件檔案管理制度 （一）意義 （二）文件檔案的類別與形式 公司文