1、.企業(yè)電子檔案管理平臺(tái)建立方案xx恒智科技開(kāi)展.目錄一、 建立背景 3二、 建立目標(biāo)及內(nèi)容 3三、 建立方案 4一企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建立方案4第一節(jié) 系統(tǒng)管理 4第二節(jié) 檔案收集 6第三節(jié) 檔案整理 8第四節(jié) 檔案管理 10第五節(jié) 檔案利用 10第六節(jié) 檔案借閱 11第七節(jié) 審批流管理 12二企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源建立方案12第一節(jié) 工作內(nèi)容 12第二節(jié) 工作標(biāo)準(zhǔn) 13三應(yīng)用及存儲(chǔ)體系建立方案15.一、建立背景什么是檔案？檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的飛速開(kāi)展，我們已然迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代。隨之而來(lái)的，人們?cè)絹?lái)越重視信息，越來(lái)越重視檔案，越來(lái)越重視

2、檔案的保存、利用及檔案信息化的開(kāi)展。我國(guó)早在 2000 年的全國(guó)檔案工作會(huì)議上，就已經(jīng)提出：“大力加強(qiáng)檔案信息化建立。并在隨后的幾年里發(fā)布了?全國(guó)檔案信息化建立實(shí)施綱要?、?電子公文歸檔管理方法 ?、 ? 關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的意見(jiàn)?、?數(shù)字檔案館建立指南 ?、?數(shù)字檔案室建立指南 ?等一系列文件。2017 年 9 月國(guó)家檔案局正式發(fā)布了 ?企業(yè)數(shù)字檔案館室建立指南?。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無(wú)形資產(chǎn)的組成要素。越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)場(chǎng)懂得檔案的重要性，懂得檔案信息化的價(jià)值，紛紛參加了建立“企業(yè)數(shù)字化檔案館室的隊(duì)伍檔案中。二、建立目標(biāo)及內(nèi)容一建

3、立目標(biāo)通過(guò)企業(yè)數(shù)字檔案館室的建立，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新開(kāi)展，全面提升檔案管理、開(kāi)發(fā)共享效勞能力，促進(jìn)企業(yè)提高管理水平，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)持續(xù) xx開(kāi)展提供有力支撐。二建立內(nèi)容1、建立企業(yè)電子檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)企業(yè)數(shù)字檔案館室將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動(dòng)化管理，檔案的收、管、存、用通過(guò)信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。2、建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)通過(guò)對(duì)企業(yè)各類(lèi)信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對(duì)紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)展數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲(chǔ)各種檔案信息，并應(yīng)用于電子檔案管理系統(tǒng)中。3、建立應(yīng)用及存儲(chǔ)體系企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的建立需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、掃描設(shè)備、效勞器、存儲(chǔ)

4、和應(yīng).用軟件等根底設(shè)施來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，在這個(gè)系統(tǒng)的建立中，應(yīng)用及存儲(chǔ)建立也是不可缺少的一環(huán)。三、建立方案一企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建立方案第一節(jié)系統(tǒng)管理一系統(tǒng)登錄1. 用戶(hù)名和密碼登錄為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)文件或數(shù)據(jù)訪問(wèn)，系統(tǒng)對(duì)用戶(hù)進(jìn)展身份驗(yàn)證，系統(tǒng)使用用戶(hù)密碼驗(yàn)證。如果驗(yàn)明他為合法用戶(hù)，可承受他進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問(wèn)，如果驗(yàn)證不合格，該用戶(hù)就會(huì)被拒之系統(tǒng)門(mén)外。系統(tǒng)針對(duì)用戶(hù)的密碼實(shí)行加密。2. 角色界面劃分登陸后顯示的個(gè)人門(mén)戶(hù)，根據(jù)用戶(hù)角色不同，顯示不同。3. 登錄痕跡系統(tǒng)對(duì)用戶(hù)的每次登錄的時(shí)間和ip 都會(huì)有記錄。二用戶(hù)管理用戶(hù)信息支持與用友nc 系統(tǒng)用戶(hù)信息同步，需提供接口標(biāo)準(zhǔn)。用戶(hù)是檔案的

5、最終管理、使用與利用者，因此有效的管理用戶(hù)對(duì)檔案的平安起到了關(guān)鍵的作用。系統(tǒng)提供了角色 / 用戶(hù)的管理方式。系統(tǒng)支持新建系統(tǒng)用戶(hù)信息，能對(duì)用戶(hù)信息進(jìn)展修改、刪除等操作，能查詢(xún)所有用戶(hù)信息，包括用戶(hù)角色等。1. 角色擁有一定數(shù)量的權(quán)限，可以包含用戶(hù) ( 以實(shí)現(xiàn)權(quán)限的繼承 ) ，角色內(nèi)用戶(hù)繼承角色的權(quán)限。即一個(gè)用戶(hù)屬于角色之中，一個(gè)角色可以包括多個(gè)用戶(hù)。其權(quán)限級(jí)別低于用戶(hù)具體權(quán)限。2. 用戶(hù)權(quán)限的擁有者或主體.系統(tǒng)提供一個(gè)默認(rèn)角色：超級(jí)管理員，也可以根據(jù)自己需要添加修改角色。通過(guò)角色 / 用戶(hù)體系完成對(duì)用戶(hù)的分組分類(lèi)，在賦予檔案權(quán)限時(shí)將提供更加靈活方便的設(shè)置。三角色功能管理因?yàn)闄n案是具有xx性，

6、所以權(quán)限的管理就是即要保證檔案的利用，又要保證相關(guān)密級(jí)的檔案受到訪問(wèn)限制。權(quán)限體系的建立是通過(guò)超級(jí)管理員的身份賦予各個(gè)非檔案主管用戶(hù)檔案利用權(quán)限。權(quán)限根據(jù)用戶(hù)與角色來(lái)分配。分為四個(gè)權(quán)限體系：1. 功能權(quán)限功能權(quán)限完成檔案員檔案業(yè)務(wù)權(quán)限設(shè)置。例如錄入、刪除、統(tǒng)計(jì)等功能權(quán)限。2. 檔案權(quán)限檔案權(quán)限是用來(lái)建立檔案利用用戶(hù)對(duì)具體檔案庫(kù)的著錄項(xiàng)/ 條目 / 原文的查看權(quán)限。條目 / 原文權(quán)限包括讀寫(xiě)目錄、只讀目錄、只讀原文、讀寫(xiě)原文、禁讀原文，同時(shí)也可以定義具體的著錄項(xiàng)權(quán)限。受控文件，用戶(hù)設(shè)置檔案文件狀態(tài)為受控，此類(lèi)文件將不參加權(quán)限體系，任何用戶(hù)都必須通過(guò)借閱 / 審批機(jī)制進(jìn)展瀏覽。開(kāi)放文件，用戶(hù)設(shè)置檔

7、案文件狀態(tài)為開(kāi)放，此類(lèi)文件將不參加權(quán)限體系，任何用戶(hù)都能直接進(jìn)展瀏覽。記錄集 / 原文集權(quán)限的定義使利用人受到更加嚴(yán)格的權(quán)限控制。3. 文件權(quán)限文件權(quán)限是賦予用戶(hù)檔案文件的操作權(quán)限。4. 權(quán)限權(quán)限是賦予用戶(hù)利用平臺(tái)欄目的訪問(wèn)權(quán)限。四部門(mén)管理提供無(wú)限次層次的部門(mén)設(shè)置，可設(shè)置部門(mén)的排列順序。五崗位管理可自定義崗位名稱(chēng)，為用戶(hù)設(shè)置相應(yīng)崗位。六個(gè)人桌面包含：.公告通知板塊代辦事項(xiàng)板塊系統(tǒng)消息提醒板塊系統(tǒng)設(shè)置板塊七公告管理1、可添加公司公告，并可以有指定人自行編輯公告內(nèi)容。2、可選擇公告讀者，指定發(fā)送給需要的發(fā)送人。第二節(jié)檔案收集一檔案目錄用戶(hù)可以根據(jù)檔案的不同類(lèi)型自定義無(wú)限層級(jí)樹(shù)形目錄構(gòu)造，實(shí)現(xiàn)檔案集

8、中存儲(chǔ)。1. 檔案庫(kù)管理體系提供靈活的檔案庫(kù)管理體系，用戶(hù)可以自定義多級(jí)檔案室管理體系與自定義多級(jí)錯(cuò)層檔案類(lèi)別管理體系，以適應(yīng)多變的檔案管理業(yè)務(wù)與檔案管理制度的更新。1多級(jí)檔案管理方式可將檔案管理分散到各檔案室管理，集中控制，也可以合成一級(jí)，完全根據(jù)實(shí)際情況而定。2多級(jí)多層次的檔案類(lèi)別管理可以根據(jù)需要對(duì)檔案類(lèi)別進(jìn)展定制，形成多級(jí)別錯(cuò)層次的檔案類(lèi)別。完全根據(jù)實(shí)際情況實(shí)行可維護(hù)的檔案庫(kù)類(lèi)別管理。2. 可維護(hù)的檔案庫(kù)管理方式1多種模版供選擇系統(tǒng)在初期需要構(gòu)筑檔案的著錄項(xiàng)集、報(bào)表等，需要花費(fèi)大量時(shí)間，為此系統(tǒng)提供多種模版供選擇，用戶(hù)可以選擇與自己行業(yè)相關(guān)的模版直接利用或者根據(jù)需要調(diào)整后利用。這種在模版

9、根底上做簡(jiǎn)單修改的管理方式，將大大縮短了用戶(hù)時(shí)間與縮小了難度。2著錄項(xiàng)可靈活定制對(duì)于已有的模版或用戶(hù)自己定制的檔案庫(kù)，根據(jù)用戶(hù)使用習(xí)慣，檔案庫(kù)著錄.項(xiàng)的使用程度，可對(duì)著錄項(xiàng)靈活定制，進(jìn)展增加、修改、刪除、移位管理。用戶(hù)所需要常用的著錄項(xiàng)可意動(dòng)到醒目與常用位置，方便用戶(hù)操作。3多種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式可供選擇用戶(hù)在處理檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候，查看調(diào)整數(shù)據(jù)是最常用到的，因此系統(tǒng)提供多種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式，有表格式查看方式、卡片式查看方式。對(duì)于條目列表有4 種模式供用戶(hù)選擇，他們是全部、不展現(xiàn)任何記錄、最新記錄展現(xiàn)方式、分頁(yè)展現(xiàn)方式。這樣用戶(hù)就能很好的對(duì)檔案條目進(jìn)展快速定位和處理。4靈活定義關(guān)聯(lián)檔案庫(kù)檔案庫(kù)與檔案庫(kù)之間的

10、關(guān)系很重要，如案卷關(guān)聯(lián)到案卷下的卷內(nèi)文件，這對(duì)管理檔案起到直接有效的管理。系統(tǒng)提供靈活定義關(guān)聯(lián)檔案庫(kù)，根據(jù)需要定義自己的檔案庫(kù)之間關(guān)聯(lián)。實(shí)現(xiàn)檔案之間關(guān)系的靈活性。二目錄權(quán)限控制可限制用戶(hù)對(duì)不同級(jí)別檔案的權(quán)限，檔案級(jí)別包括：公開(kāi)、秘密、xx以及絕密；可控制對(duì)不同所屬人的檔案的權(quán)限，包括：可以編輯所有，只能編輯屬于我的，可以看所有，只能看屬于我的和只能看屬于我部門(mén)的。三檔案數(shù)據(jù)建立錄入是檔案員最根本常用的操作，增加錄入的靈活性與方便性能提高檔案管理人員工作效率。為此提供了靈活的數(shù)據(jù)錄入方式：列表式多行錄入，卡片式錄入及錄入控制功能。錄入的條目的位置與大小，下拉選擇等也是影響檔案工作效率的，因此，系

11、統(tǒng)提供了自定義錄入框的位置和大小，可以自定義錄入?yún)⒄眨钩Ｓ玫淖侄螣o(wú)須錄入，只需從數(shù)據(jù)字典選擇定義好的值即可，如保管期限等。系統(tǒng)提供用戶(hù)保管期限與實(shí)體分類(lèi)的維護(hù)功能。在錄入的過(guò)程中有時(shí)候會(huì)造成與上條記錄的重復(fù)，因此系統(tǒng)又提供了錄入攜帶功能，方便用戶(hù)在錄入下一個(gè)條目時(shí)候，把不需要錄入的重復(fù)的值直接攜帶過(guò)來(lái)，以減少錄入時(shí)間 ( 上一條、下一條功能 ) 。由于檔案的有些字段為必錄的工程，如果忘記錄入，會(huì)造成數(shù)據(jù)的不完整。為此，系統(tǒng)提供了可以控制錄入的功能，將關(guān)鍵錄入工程設(shè)置為必錄的，這樣用戶(hù)就不會(huì)遺漏所錄入的工程了。系統(tǒng)通過(guò)格式化錄入編碼的功能保證用戶(hù)輸入內(nèi).容標(biāo)準(zhǔn)化，一旦用戶(hù)沒(méi)有錄入或錄入錯(cuò)了，系

12、統(tǒng)會(huì)友好提示用戶(hù)重新輸入正確的。為了更好的方便用戶(hù)錄入，系統(tǒng)對(duì)錄入的工程做了革新，可以自定義錄入工程缺省值，自定義數(shù)據(jù)增長(zhǎng)方式以方便用戶(hù)以后可能增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)錄入項(xiàng)，可以定義約束著錄保證錄入數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案條目列表系統(tǒng)提供excel 的操作方式，用戶(hù)可以任意選擇多個(gè)單元格復(fù)制或剪切其內(nèi)容到其他單元格中。并且可以將選中的單元格內(nèi)容另存為其他格式的外部文件。個(gè)性化的分組定義提供用戶(hù)自定義多層次的分組查看方式。系統(tǒng)提供七種批量處理功能：按字符位置替換、按字符內(nèi)容替換、插入字符、合并著錄項(xiàng)、批量添加記錄、替換為序列、字符格式化。四檔案電子化可以將掃描的原始檔案文件上傳至系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，電子

13、化的檔案文件直接上傳到檔案管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的目錄中。五電子文件檔案收集1、支持電子文件上傳到檔案系統(tǒng)。2、支持 oa、nc 系統(tǒng)內(nèi) word 、pdf 等格式文件數(shù)據(jù)及時(shí)流轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)。六音視頻文件檔案收集1、建立視音頻條目，并將原文件收錄到系統(tǒng)、對(duì)重要的視頻內(nèi)容進(jìn)展關(guān)鍵詞著錄。2、支持導(dǎo)入音頻 mp3 、mp4 主流格式文件。3、支持導(dǎo)入視頻 mepg 、rmvb、avi 等主流格式文件。4、支持對(duì)導(dǎo)入文件進(jìn)展關(guān)鍵詞設(shè)置。七檔案收集進(jìn)度監(jiān)控1、檔案擔(dān)當(dāng)可實(shí)時(shí)監(jiān)控和督導(dǎo)各部門(mén)的檔案收集情況，確保檔案的完整性。2、支持下達(dá)提醒，催促檔案收集進(jìn)度情況。第三節(jié)檔案整理一檔案整理1. 對(duì)一文一件整理支持撤

14、件、調(diào)件、插件、系統(tǒng)批量整理。檔案經(jīng)過(guò)收集進(jìn)入系統(tǒng)后，要對(duì)形成的各檔案進(jìn)展整理歸檔。檔案整理分兩.種方式，一種是傳統(tǒng)立卷，一種是一文一件整理方式。1歸檔文件整理對(duì)已經(jīng)收集錄入的檔案進(jìn)展一文一件歸檔，選擇要?dú)w的檔案與所歸的檔案目標(biāo)庫(kù)，將檔案歸到需要的檔案里，形成歸檔文件。歸檔時(shí)可根據(jù)要求自己定義檔號(hào)規(guī)那么，自動(dòng)生成檔號(hào)。支持預(yù)歸檔處理流程，流程由用戶(hù)自定義。2一文一件文件整理對(duì)已經(jīng)按照一文一件歸檔方式歸檔的文件重新進(jìn)展調(diào)整，包括整理斷號(hào)、撤件、調(diào)整件號(hào)。3傳統(tǒng)立卷按照傳統(tǒng)立卷方式，對(duì)檔案進(jìn)展立卷，根據(jù)要求自動(dòng)生案卷級(jí)與文件級(jí)記錄，用戶(hù)可以自定義檔號(hào)生成規(guī)那么。支持預(yù)歸檔處理流程，流程由用戶(hù)自定義

15、。4傳統(tǒng)立卷檔案調(diào)整對(duì)已經(jīng)按照傳統(tǒng)立卷方式歸檔的檔案案卷、檔案文件進(jìn)展整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷調(diào)整及文件整理、文件撤件、文件調(diào)整、文件移卷、頁(yè)數(shù)轉(zhuǎn)頁(yè)號(hào)。2.支持單文件操作，支持多文件批量操作。二 檔案保管1、針對(duì)檔案類(lèi)型、檔案產(chǎn)生部門(mén)，系統(tǒng)自動(dòng)生成保管期限和分類(lèi)號(hào)。2、支持檔案類(lèi)型設(shè)定3、支持檔案保管期限規(guī)那么設(shè)定，并且檔案類(lèi)型與保管期限有對(duì)應(yīng)關(guān)系4、支持分類(lèi)號(hào)規(guī)那么設(shè)定，并且檔案類(lèi)型與分類(lèi)號(hào)有對(duì)應(yīng)關(guān)系三 檔案統(tǒng)計(jì)通過(guò)多種統(tǒng)計(jì)模式進(jìn)展檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并以圖形進(jìn)展展現(xiàn)打印。圖形化統(tǒng)計(jì)，支持excel 表導(dǎo)出及打印?？梢园匆?guī)定要求制作并打印出各種的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案利用情況統(tǒng)計(jì)。1、檔案分

16、類(lèi)別統(tǒng)計(jì)按照單位名稱(chēng)、年度、檔案類(lèi)別、目錄、統(tǒng)計(jì)出一個(gè)保存檔案單位、一個(gè)類(lèi)別一個(gè)目錄一年年度的檔案統(tǒng)計(jì)工程、單位、年度、檔案全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年度累計(jì)，也可以一個(gè)類(lèi)別累計(jì)。.2、一個(gè)單位檔案統(tǒng)計(jì)按照單位名稱(chēng)、檔案類(lèi)別、統(tǒng)計(jì)出一個(gè)保存檔案單位的全部檔案統(tǒng)計(jì)工程單位、檔案類(lèi)別。本年增加、本年減少、實(shí)有數(shù)、逐年累計(jì)數(shù)。3、全檔案統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)出計(jì)算存儲(chǔ)的全檔案數(shù)，按照檔案保存單位類(lèi)別年度統(tǒng)計(jì)出每個(gè)年度的檔案數(shù)，及逐年累計(jì)的檔案數(shù)，形成年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第四節(jié)檔案管理一檔案利用統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案利用者、檔案利用時(shí)間、利用次數(shù)、利用目的進(jìn)展利用統(tǒng)計(jì)，利用人、利用時(shí)間、利用次數(shù)、利用目的等等。檔案利用情況

17、統(tǒng)計(jì)。按照年度查閱檔案保存單位，統(tǒng)計(jì)出年度檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)工程：查檔次數(shù) ( 查檔單位數(shù) ) 、查閱檔案數(shù)、利用效果 ( 利用目的、工作調(diào)研等 ) ，數(shù)字統(tǒng)計(jì)。以上各工程由檔案查詢(xún)和借閱登記自動(dòng)累計(jì)產(chǎn)生，不必單獨(dú)錄入信息。二檔案庫(kù)房管理圖形化方式模擬展示實(shí)體庫(kù)房密集架或檔案柜布局、實(shí)體檔案擺放情況，支持倉(cāng)庫(kù)布局及檔案柜根底數(shù)據(jù)維護(hù)。三檔案關(guān)鍵詞管理在系統(tǒng)錄入時(shí)自動(dòng)生成關(guān)鍵詞，能夠全面地反映檔案內(nèi)容，支持關(guān)鍵詞規(guī)那么設(shè)定。第五節(jié)檔案利用一檔案檢索1ocr 識(shí)別：檢索是用戶(hù)經(jīng)常查詢(xún)，瀏覽檔案所必須的要求，快速方便的檢索有助于提高用戶(hù)的效率，為此系統(tǒng)提供了多樣方便的檢索方式，以方便用戶(hù)在龐大的

18、檔案里快速檢索到需要的檔案。2復(fù)合檢索由于檔案條目的工程多，類(lèi)型不一，檢索起來(lái)麻煩，用戶(hù)要根據(jù)多種條件來(lái).查詢(xún)檔案條目。復(fù)合檢索就是這樣一個(gè)好的檢索方式，用戶(hù)可以選擇多個(gè)錄入工程，并設(shè)置條件來(lái)查詢(xún)。要檢索的工程不固定，可以任意從檔案條目中提取，檢索的條件也是多樣的，包括：大于、小于、等于、不等于、包含、不包含、左右包含、空、非空等高級(jí)檢索條件。這樣用戶(hù)就能準(zhǔn)確從檔案中檢索到需要的檔案。3跨庫(kù)檢索由于檔案庫(kù)類(lèi)別很多，有文書(shū)檔案，科技檔案等，檢索的時(shí)候常需要從不同庫(kù)里同時(shí)檢索，為此跨庫(kù)檢索為用戶(hù)方便的從各個(gè)檔案庫(kù)中快速檢索提供了方便。用戶(hù)輸入想要的條件，可選擇一個(gè)或多個(gè)庫(kù)查詢(xún)，或者直接檢索，系統(tǒng)自

19、動(dòng)從所有的檔案庫(kù)里檢索出用戶(hù)需要的檔案。4目錄檢索用戶(hù)在利用檔案的時(shí)候，常需要快速準(zhǔn)確的從網(wǎng)上找檔案，系統(tǒng)提供了目錄檢索的方式讓利用檔案的人快速找到需要的檔案。用戶(hù)可以輸入將要查找內(nèi)容的關(guān)鍵字后，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)從檔案庫(kù)里找出相匹配的所有檔案來(lái)。這樣就給用戶(hù)查找檔案縮小了 x圍，檢索檔案也準(zhǔn)確。系統(tǒng)支持多關(guān)鍵字檢索。二檔案文件瀏覽在系統(tǒng)中集成office、音頻和視頻播放器等插件，提供在線(xiàn)瀏覽檔案文件的功能。三檔案授權(quán)1、電子檔案的“瀏覽、“下載、“打印別離授權(quán)。2、支持角色分配，支持功能權(quán)限分配。四檔案發(fā)布檔案信息發(fā)布，支持信息發(fā)布，支持消息分發(fā)。五檔案簽批簽字審批可提前在檔案管理系統(tǒng)中申請(qǐng)，支持

20、配置審批流程，支持審批和系統(tǒng)界面審批。第六節(jié)檔案借閱一檔案借閱申請(qǐng)?jiān)谙到y(tǒng)中提出檔案借閱的申請(qǐng)，包括借閱用途，借閱的檔案類(lèi)型電子、實(shí)體，借閱時(shí)間、是否打印或下載等要求。.管理員記錄每次的借閱人xx 、 借閱文件的有關(guān)信息、借閱時(shí)間以及設(shè)置借閱人的借閱期限。另一方面，還能用歸還管理對(duì)已借出的文檔進(jìn)展歸還管理，利用催還管理檢索到期未歸還的文檔，利用借閱統(tǒng)計(jì)查看所有借閱已歸還和未歸還的文檔情況。工作人員不需要再像以往那樣手工整理大量借閱卡，而是在計(jì)算機(jī)上指定應(yīng)歸還日期，便可檢索出所有當(dāng)日應(yīng)歸還的文件的信息和借閱人的情況，因此，通過(guò)借閱功能，將大大提高了工作人員的效率。對(duì)于實(shí)體借閱的登記表和效果簿用戶(hù)可

21、以自定義報(bào)表。同時(shí)可以根據(jù)借閱目的對(duì)利用次數(shù)進(jìn)展統(tǒng)計(jì)，用戶(hù)可以自定義打印的統(tǒng)計(jì)表。二檔案借閱審批根據(jù)審批流的節(jié)點(diǎn)，進(jìn)展檔案借閱的審批，審批人可對(duì)借閱人的需求進(jìn)展修改，包括借閱的時(shí)間，打印和下載等需求。三檔案收回電子檔案借閱到期后，自動(dòng)收回，實(shí)體檔案借閱到期后，系統(tǒng)以消息方式進(jìn)展提醒歸還。四實(shí)體檔案借出和歸還實(shí)體檔案借出和歸還時(shí)都通過(guò)條碼掃描的方式進(jìn)展。第七節(jié)審批流管理一自定義審批流程系統(tǒng)支持用戶(hù)根據(jù)自身需要，自定義業(yè)務(wù)流，流程的數(shù)量和節(jié)點(diǎn)可由用戶(hù)自由制定。二消息提醒業(yè)務(wù)流進(jìn)入節(jié)點(diǎn)后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送即時(shí)消息給節(jié)點(diǎn)的響應(yīng)辦理人。二企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源建立方案第一節(jié)工作內(nèi)容1、完成紙質(zhì)檔案的整理歸檔2、紙

22、質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，在電腦中方便管理，檢索、查閱及打印利用。3、數(shù)據(jù)備份4、工作完成后，出一套適合本公司的檔案管理方法及規(guī)定.第二節(jié)工作標(biāo)準(zhǔn)一紙質(zhì)檔案整理方案按照國(guó)家檔案法和國(guó)家檔案局整理的 10 號(hào)令?企業(yè)文件材料歸檔x圍與檔案保管期限規(guī)定 ?、?歸檔文件整理規(guī)那么? da/t 22-2015 等相關(guān)規(guī)定，為方便檔案的提供利用，對(duì)于各部門(mén)及下屬單位行政收、發(fā)文、業(yè)務(wù)檔案按照標(biāo)準(zhǔn)組合、調(diào)整。1.原文件的請(qǐng)示與批復(fù)是分開(kāi)保管，現(xiàn)按標(biāo)準(zhǔn)將同一事件的請(qǐng)示、批復(fù)合為一件整理。2.原文件未分年代、部門(mén)、保管期限保管，現(xiàn)按照標(biāo)準(zhǔn)將文件的年代、部門(mén)、保管期限進(jìn)展整理。3.原文件未加蓋歸檔章，未袪除釘。現(xiàn)按

23、照標(biāo)準(zhǔn)將文件進(jìn)展袪釘，將一件文件用不銹鋼釘固定，加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。4.原文件未進(jìn)展編碼，現(xiàn)按照標(biāo)準(zhǔn)將一件文件按自然順序用黑色碳素筆進(jìn)展編碼。5.原文件未裝入正規(guī)的檔案盒內(nèi)，不利于檔案保護(hù)和提供利用，現(xiàn)按照規(guī)x將整理后的檔案裝入檔案專(zhuān)用檔案盒中，并填寫(xiě)檔案盒信息全宗號(hào)、年度、保管期限、類(lèi)目名稱(chēng)、件號(hào)、盒號(hào)等。二電子檔案轉(zhuǎn)化方案電子檔案轉(zhuǎn)化需要完成檢索信息錄入、原文件掃描處理。1、檔案錄入在檔案數(shù)字化加工工程中，數(shù)據(jù)錄入依據(jù)?檔案著錄規(guī)那么 ?中著錄項(xiàng)要求，利用系統(tǒng)中的“數(shù)據(jù)錄入功能參照檔案實(shí)體以盒為單位逐盒、逐件進(jìn)展檔案目錄信息的錄入。1著錄時(shí)應(yīng)尊重原文，不隨便添加修改一個(gè)字符。2數(shù)據(jù)字

24、段中在著錄內(nèi)容時(shí)不要隨意增加空格。3標(biāo)點(diǎn)符號(hào)統(tǒng)一使用半角空心符號(hào)。2、檔案掃描掃描時(shí)按照掃描頁(yè)頁(yè)碼的順序?qū)n案資料進(jìn)展掃描，為保證檔案影像文件的掃描質(zhì)量，采用彩色掃描，分辨率采用 200dqi ，格式采用 jpeg 。.（ 1 根據(jù)檔案幅面的大小和紙x狀況，選擇相應(yīng)掃描儀，具體對(duì)不同掃描操作員對(duì)將整理好的檔案資料紙檔案掃描的處理工藝如下：普通紙 x：采用高速掃描儀進(jìn)展連續(xù)高速掃描。破損紙 x：如破損嚴(yán)重，且極不平整，那么采用平板掃描儀完成。字跡較淺如鉛筆字：彩色掃描應(yīng)調(diào)節(jié)掃描亮度、比照度。（ 2 掃描圖像必須完整、不偏斜、不能出現(xiàn)掃描的圖片缺少頁(yè)碼或字跡不清晰等。清晰度且與原件一致，不得漏掃、

25、多掃。（ 3 掃描完成每份材料后統(tǒng)一保存圖片格式為 jpeg 。（ 4 圖像文字清晰，便于清楚閱讀。（ 5 圖像正文區(qū)影響可懂度的雜質(zhì)和非正文區(qū)應(yīng)去除，不留文字版面外的暗影，無(wú)干擾信息，但應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)原貌。（ 6 圖像尺寸應(yīng)以實(shí)際尺寸為準(zhǔn)。（ 7 對(duì)掃描過(guò)程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)展整體糾正，數(shù)字圖像整體的偏斜度不得超過(guò) 0.5 度，不得出現(xiàn)圖像的局部?jī)A斜或扭曲而影響閱讀的現(xiàn)象，如原始材料存在局部?jī)A斜，以頁(yè)面中標(biāo)題糾正為準(zhǔn)。（ 8 處理后的圖像內(nèi)容必須完整，與紙質(zhì)檔案一致，圖像居中、整潔、美觀。（ 9 最后成品圖像的頁(yè)數(shù)必須與材料頁(yè)數(shù)一致。（ 10材料必須按照分類(lèi)編碼原有順序擺放

26、，不可反方、倒放（ 11圖片不可裁剪過(guò)重，保證原有尺寸比例。（ 12掃描時(shí)候，材料必須擺放整齊，不可折邊掃描，不可壓邊掃描。（ 13圖片看不清的時(shí)候，適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)亮度與比照度。（14圖象文件的命名：第一層文件夾以檔號(hào)命名為全宗號(hào)-年度 -保管期限 - 類(lèi)目名稱(chēng)，第二層文件夾以件號(hào)命名，件號(hào)文件夾內(nèi)存儲(chǔ)本件掃描圖片，掃描圖片以自然順序命名。三數(shù)據(jù)備份方案1、將通過(guò)驗(yàn)收的以下成品數(shù)據(jù)進(jìn)展備份，保證數(shù)據(jù)平安，備份載體的選擇刻錄光盤(pán)，一式兩套進(jìn)展備份.2、備份數(shù)據(jù)內(nèi)容為掃描原件，及掛接后成品.3、數(shù)據(jù)備份后在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。四檔案管理規(guī)定及方法在工作中根據(jù)實(shí)際工作需要，從檔案平

27、安及標(biāo)準(zhǔn)角度，在電子檔案完成后為本公司制作檔案管理方法如：檔案收集、歸檔、使用借閱、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等。三應(yīng)用及存儲(chǔ)體系建立方案系統(tǒng)硬件設(shè)施選型首先考慮用戶(hù)的實(shí)際應(yīng)用環(huán)境及應(yīng)用需求，其次考慮作為平臺(tái)的硬件產(chǎn)品的功能和性能，第三要考慮國(guó)際國(guó)內(nèi)開(kāi)展的主要流行趨勢(shì)，第四要考慮可能采取的策略和技術(shù)手段，最后還要考慮工程投資概算及專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)支持水平。應(yīng)遵循以下原那么進(jìn)展系統(tǒng)硬件選型：1. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建要保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的平安、可用，數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅惩ǎ?. 掃描設(shè)備的選擇要考慮功能和技術(shù)參數(shù)的先進(jìn)和操作的簡(jiǎn)單、高效；3. 效勞器選擇要考慮系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的平安可用，運(yùn)行的高速穩(wěn)定；4. 存儲(chǔ)設(shè)備的選擇要考慮備份策

28、略的完整和未來(lái)數(shù)據(jù)增量的擴(kuò)容；5. 考慮對(duì)現(xiàn)有的投資的保護(hù)，在充分考慮以上設(shè)計(jì)原那么的根底上，還需著重考慮已有設(shè)備的投資；6. 在品牌方面要考慮現(xiàn)有主流品牌的可用性以及未來(lái)國(guó)產(chǎn)品牌的替換性，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的可移植性，推薦使用國(guó)產(chǎn)品牌。一網(wǎng)絡(luò)環(huán)境選擇系統(tǒng)應(yīng)建立在獨(dú)立、平安、暢通的網(wǎng)絡(luò)上，整套系統(tǒng)都在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)機(jī)房平安防護(hù)內(nèi)，中心機(jī)房?jī)?nèi)應(yīng)部署有防火墻、防病毒網(wǎng)關(guān)、入侵檢測(cè)設(shè)備等網(wǎng)絡(luò)平安設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)也應(yīng)配備相應(yīng)的平安防護(hù)系統(tǒng)，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)平安。二影像掃描設(shè)備影像掃描設(shè)備是支撐系統(tǒng)進(jìn)展電子檔案采集的硬件設(shè)備，應(yīng)滿(mǎn)足以下要求：工作狀態(tài)下，單頁(yè)采集時(shí)間不超過(guò)10s連續(xù)掃描速度應(yīng)不低于每分鐘15 頁(yè)分

29、辨率不低于 200dpi支持 scsi 、 usb 或 ieee 1394 等接口支持 jpeg 圖片輸出格式.參數(shù)型號(hào)見(jiàn)表 1：設(shè)備類(lèi)型技術(shù)參數(shù)高拍儀產(chǎn)品型號(hào) :m1360掃描類(lèi)型 : 雙平臺(tái)掃描： adf 自動(dòng)送稿掃描 + 平板掃描掃描技術(shù) : 雙面彩色光敏傳感器 cis光學(xué)分辨率 :600 dpi光源 :led掃描模式 : 黑白、灰階、彩色三種掃描輸出掃描區(qū)域 :adf 最大： 216 x 356mm a4 加長(zhǎng)adf 最?。?50 x 63.5 mm平板最大： 216 297mm a4掃描速度 :30ppm/60ipm (a4,黑白模式 ,300dpi)30ppm/60ipm(a4,灰

30、度模式 ,300dpi)30ppm/60ipm(a4,彩色模式 ,300dpi)平板： a4 幅面、 200dpi 黑白、灰度、彩色5 秒掃描設(shè)備日掃描量 : 建議 2000 xadf 容量50 x 80 克標(biāo)準(zhǔn)打印紙輸出文件格式 : 支持 jpg 、多頁(yè) tiff、多頁(yè) pdf 格式重 x檢測(cè) : 超聲波重 x檢測(cè)、長(zhǎng)度重 x檢測(cè)影像特性 :twain 驅(qū)動(dòng)帶有智能化處理的完美頁(yè)面掃描功能，自動(dòng)糾偏、自動(dòng)裁剪，可同時(shí)得到掃描稿件的黑白、灰度、彩色三種影像輸出接口方式 : 高速 usb2.0 接口驅(qū)動(dòng)接口 :twain driver支持系統(tǒng) :winxp/win2k/vista/win7隨機(jī)附贈(zèng)配件 : 隨機(jī)提供 usb2.0 接口線(xiàn)，一個(gè) adf 分紙墊片隨機(jī)附贈(zèng)軟件 :winmage capture tool耗材零件 : 送稿器的分紙墊片、進(jìn)紙滾輪.可選附件 : 無(wú)工作環(huán)境 : 溫度為：攝氏 10到 35，相對(duì)濕度為： 10 85噪聲干擾 : 待機(jī)： 45db ，使用中： 50db電源規(guī)格 : 輸入： 100240v，50/60hz輸出：24v，1a功率 :20 瓦外觀尺寸 :213.65mm x 285mm x 517.2 mm (hxwxd)整機(jī)重量 :5 kg產(chǎn)品認(rèn)證 : 中國(guó) ccc、 rohs保修 : 產(chǎn)品保修期為一年送修表 1三應(yīng)用及存儲(chǔ)選擇1、參數(shù)型