1、行政管理制度V1.0版本變更歷史更新版名更新日期更新者更新頁更新內容第1.0版2009-3-18綜合管理部-初版作成目 錄第一章 日常行為規(guī)范 第一節(jié) 勞動紀律管理規(guī)定 4 第二節(jié) 辦公場所管理規(guī)范 12第二章 行政管理 第一節(jié) 會議管理規(guī)定 20 第二節(jié) 日常辦公用品管理規(guī)定 25 第三節(jié) 固定資產管理規(guī)定 26 第四節(jié) 圖書、資料、檔案管理規(guī)定 29 第五節(jié) 文件資料保密規(guī)定 33 第六節(jié) 出差管理規(guī)定 36 第七節(jié) 名片管理規(guī)定 40 第八節(jié) 公車使用管理規(guī)定 41 第九節(jié) 項目管理流程 第三章 財務管理制度 第一節(jié) 經費支出審批管理規(guī)定 23 第二節(jié) 財務借款報銷管理規(guī)定 27第一章

2、日常行為規(guī)范第一節(jié) 勞動紀律管理規(guī)定一、日?？记冢ㄒ唬┕ぷ鲿r間工作時間為周一至周五，上午9:0011:45，下午12:4518:00。（二）考勤辦法1、打卡+簽到（退）：公司實行門禁考勤機打卡和紙質簽到（退）并行監(jiān)督的機制。2、統(tǒng)計：總裁辦公室于每月的5日前統(tǒng)計員工上月考勤出具統(tǒng)計報表并報請主任審核。3、報送：總裁辦公室主任于每月10日前將審核后的統(tǒng)計報表送財務組核算工資。4、公示：總裁辦公室每月15日將上月遲到、早退、曠工情況在公司內部公示，以示懲戒。（三）考勤細則1、遲到、早退、曠工的判定遲到：凡是9:0010:00打卡，且未如期提交經確認的外出申請表或者休假申請單的，一律視為遲到；凡是在

3、18:00前離開工作崗位，且未如期提交經確認的外出申請表或休假申請單的，一律視為早退；3 有以下情況之一的，均按照曠工處理：員工在10:00以后打卡，且未如期提交經確認的外出申請表或者休假申請單；未經部門總經理和副總經理簽字確認的半天以上未出勤的情況；員工無故不到崗或是請假未得到批準而擅自取假的。4 特別規(guī)定晚上延時工作到23:00前回家的，次日須正常考勤；員工延時工作超過23:00的，次日出勤可在對應的時間內到崗并打卡，并附上經確認的延時工作申請表，同時抵消加班時間。工作時間內，員工因私事外出，需與直接上司講明離開事由，并填寫外出申請表，超過2小時（含）須填寫請假單報直接上司審批。否則，視同

4、曠工（2小時（含）-4小時（含）視為曠工半日，4小時以上視為曠工1日）。緊急情況無法按程序辦理手續(xù)，需電話和部門總經理說明情況，并請部門其他同事代為辦理手續(xù)。2、表格填寫范例：2、視為特殊理由的情況如下：因緊急情況確實不能在規(guī)定時間內到崗，并由本人（特殊情況除外）在9:00前向部門副總經理說明情況（電話或其他方式）的，并請部門其他同事代為辦理請假手續(xù)；員工準時到崗或準時下班但忘記打卡的；由于考勤機故障而造成上下班不能打卡的；4 于工作原因早上不能到公司打卡或者下班不能親自打卡的；員工因工作原因不能到公司打卡的，應提前一日填寫外出申請表經審批后方可執(zhí)行，如遇緊急情況不能提前填寫的，需電話和部門副

5、總經理說明情況，并請部門其他同事代為辦理手續(xù)。5 員工打卡時出現(xiàn)錯打的。3、處罰規(guī)則遲到（早退）一次扣款10元；直接從當月工資中扣減。早退同理。月累計遲到（早退）且未如期提交外出申請表三次以上（含）者，按曠工一天處理。代人打卡，經查實，同時給予打卡人和代打卡人扣款50元的處罰，直接從當月工資中扣減。曠工一日（不滿一日的按一日計算）扣發(fā)當月基本工資的10%，曠工兩日以上（含）扣發(fā)當月基本工資的20%并扣除當月全部績效工資。以此類推。月連續(xù)曠工三日以上（含）者，除扣除相應工資外，由總裁辦公室對其教育或記大過，甚至勸退；月累計曠工超過五天（含）者視為自動離職，不予發(fā)放當月工資并自動終止勞動合同。（四

6、）考勤監(jiān)督總裁辦公室行政人事組負責監(jiān)督公司全體員工的考勤情況，并按月如期做成匯總報表，上總裁辦公室主任并CC總裁助理，總裁辦公室可會同其他管理人員不定期抽查考勤匯總情況。發(fā)現(xiàn)虛報、瞞報、篡改考勤記錄等現(xiàn)象，給予當事人書面警告處分并全員通報，情節(jié)嚴重者扣發(fā)當月基本工資30%。二、延時工作規(guī)定（一）定義延時工作是指因一定期間內的工作量明顯大于標準工作量，需要延長工作時間完成；緊急情況下需工作時間以外對應與支持；或因工作的特殊要求等情況而進行的正常工作時間外的工作。公司提倡高效率的工作，鼓勵員工在正常工作時間內完成工作任務。對于確因工作需要發(fā)生的加班，公司支付相應的延時工作補助費。（二）申請與審批1

7、、因工作需要延時時，須由項目經理填寫延時工作申請表，延時工作實施人員簽字，并經部門副總經理和總經理批準后方可執(zhí)行，即，延時工作須事前審批。特殊情況未及時審批的，須在延時工作形成次日補交延時工作申請表。否則，不予計算延時工作。2、發(fā)生緊急情況，急需延時工作時，部門副總經理以上管理人員可先組織員工延時工作應對；事畢，3日內由部門副總經理填寫延時工作申請表報副總裁補批。3、總裁辦公室依據(jù)審批后的延時工作申請表中所列延時工作時間按月進行統(tǒng)計。4、表格填寫范例：（三）延時工作時間的核定1、延時工作時間以0.5小時為單位進行統(tǒng)計. 延時工作時間在29分鐘內的不計算為延時工作時間；延時工作時間在30分鐘以上

8、59分鐘內的計為0.5小時：延時工作時間滿60分鐘計為1小時。2、延時工作時間以部門總經理審批后的有效延時工作時間結合門禁考勤機顯示時間為準；當月累計超過36小時以上的延時工作，部門副總經理須在審批同時報經部門總經理、副總裁核批。3、法定節(jié)假日延時工作法定節(jié)假日按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。法定節(jié)假日是指：新年，放假1天（1月1日）；清明節(jié)，放假1天（農歷清明當日）；勞動節(jié)，放假1天（5月1日）；端午節(jié)，放假1天（農歷端午當日）；中秋節(jié)，放假1天（農歷中秋當日）；國慶節(jié)，放假3天（10月1日、2日、3日）；春節(jié)，放假3天（農歷三十、初一、初二）。各部門因業(yè)務情況需延時工作時須于假期開始前2日書面報經副

9、總裁批準，并于假期開始前1日通知需加班員工。假期結束，部門總經理可根據(jù)項目進展的實際情況安排延時工作人員調休。（四）延時工作補償1、延時工作補貼：級別工作日公休日法定節(jié)日1-410/h調休100/日5-613/h調休100/日7-815/h調休150/日9-1118/h調休200/日12-1620/h調休200/日17以上0調休300/日2、調休：1-16級員工當月有效延時工作數(shù)超過30小時的部分不予發(fā)放工作補償，由部門三個月內(包括延時工作當月)自行安排調休，逾期未使用自動作廢；17級以上員工無延時工作補償，其當月有效加班時數(shù)將作為月度考評加分依據(jù)之一；17級以上員工公休日延時工作時數(shù)準予在

10、兩個月內調休，由副總裁審批；法定節(jié)日延時工作補貼須填寫節(jié)假日延時工作補貼申請表，由部門副總經理申請，部門總經理簽字、總裁或副總裁簽字確認；由于春節(jié)假期的特殊性，除法定節(jié)日外的公休日產生的有效延時工作時數(shù)滿8小時，可比照法定節(jié)日給予補償。責任擔當：各部門總經理是本部門成員有效延時工作時數(shù)確認的最終責任擔當。說明：赴日本短期出差的員工，其在日本出差期間不計延時工作補償。（五）責任與處罰各部總經理直接對本部門所產生的一切延時工作行為負責，要嚴格根據(jù)項目進展需求審查審批加班；項目推進過程中要努力提高工作效率，力爭杜絕“磨洋工現(xiàn)象；同時，各部門總經理要合理安排調休，有效使用項目管理費以期合理補償員工加班

11、。經理部將會同總裁辦公室會不定期抽查各部門延時工作及調休補償情況，如出現(xiàn)消極怠工、安排不當?shù)痊F(xiàn)象，可對相應部門總經理點名批評，情節(jié)嚴重時，由經理部研究給予一定額度的經濟處罰。總裁辦公室對延時工作時間匯總負責任，嚴格按照本規(guī)定第三條第1、2款計算匯總。三、休假制度（一）假期種類1、帶薪假：年休假、婚假、產假、陪護假、喪假、法定節(jié)假日。2、病假3、事假（二）假期期限確定1、帶薪假年休假：正式員工累計工作滿1年不滿10年的，給予年休假5天；滿10年不滿20年的，給予年休假10天；滿20年的，給予年休假15天。說明：國家法定休假日、休息日不計入年休假的假期。累計在公司工作滿1年不滿10年的員工，當年一

12、次性請病假60日，事假30日以上者，取消當年年休假資格。因公司業(yè)務情況使員工當年帶薪假沒有得到使用的，年底，公司將統(tǒng)一給予結算，并以獎金形式發(fā)放到人?；榧伲赫絾T工可享受5天帶薪婚假。試用期員工按事假處理。員工申請婚假時必須持結婚證原件及復印件填寫請假申請單，經批準后，將結婚證復印件和審批后的請假申請單一并提交人力資源備案，方可休假。喪假：正式員工直系親屬（配偶、父母、配偶父母、子女）身故時，員工可享受3天帶薪假。產假：國家規(guī)定在公司連續(xù)工作一年以上的女員工，享有98天的帶薪產假。其中，產前為15天。難產者，產假增加15天（須持醫(yī)院證明）。公司考慮女員工生育恢復之實際，特別將正式在職女員工的產

13、假延長至180天。休產假超過180天仍不能恢復工作者，公司有權通知其解除勞動合同。女員工懷孕流產，出具正規(guī)醫(yī)院開具的證明，公司視情況給予5日以內產假。產假包含節(jié)假日。陪護假：男員工在妻子分娩時，可享受3天的帶薪假。員工申請陪產假先按事假執(zhí)行，之后須持出生醫(yī)學證明原件及復印件銷假。法定節(jié)假日：元旦3天（其中：法定節(jié)日1天，公休2天），春節(jié)7天（其中：法定節(jié)日3天，公休4天），清明節(jié)3天（其中：法定節(jié)日1天，公休2天），五一勞動節(jié)3天（其中：法定節(jié)日1天，公休2天），端午節(jié)3天（其中：法定節(jié)日1天，公休2天），中秋節(jié)3天（其中：法定節(jié)日1天，公休2天），國慶節(jié)7天（其中：法定節(jié)日3天，公休4天）。

14、國家規(guī)定另行調整的，按調整公告后規(guī)定執(zhí)行。2、病假短期病假：1日以上30日以下病假均為短期病假。短期病假可與申請人有效延時工作時數(shù)相抵消，或征得申請人同意核減其當年帶薪年休假。長期病假：30日以上（含）的視為長期病假。員工休長期病假時，公司將根據(jù)勞動合同法和企業(yè)職工患病或非因公負傷醫(yī)療期規(guī)定的相關規(guī)定，視其在本單位工作年限長短而給予3個月至24個月不等的長期病假。員工病假期滿，公司可根據(jù)其恢復情況結合公司用人之實際予以調崗甚至解除勞動合同。說明：病假需出示市級以上醫(yī)院診斷證明。3、事假事假可與申請人有效延時工作時間相抵消，或征得申請人同意核減其當年帶薪年假。當月事假30日以上（含）者，從第31

15、日起，勞動合同自動中止。休假結束后須遞交上崗申請書報分管領導批準后辦理相應手續(xù)恢復原勞動合同關系。事假期間，公司不向員工發(fā)放薪資。4、調休員工節(jié)假日延時工作可享受調休，各部門總經理在合理安排項目運轉情況下，可批準員工的調休申請。員工當年應享受的調休日，因公司業(yè)務情況而未休息的，年底，公司將統(tǒng)一給予結算，并以獎金形式發(fā)放到人。（三）請（銷）假流程1、當月請假1日以上5日以內（含）的請假應提前1日申請（即填寫短期休假申請單），經部門副總經理審批后，方可執(zhí)行。2、當月休假5日以上應提前5日申請（即填寫長期休假申請單），經部門副總經理、部門總經理簽批后，報副總裁審批，方可執(zhí)行。3、5日以上30日以下休

16、假結束后，申請人須于到崗當日持休假申請單到總裁辦公室前臺處辦理銷假手續(xù)。說明：部門總經理級以上員工休假須提前3日報總裁審批，并將休假具體時間CC其他相關人員。緊急突發(fā)情況除外。申請人休假前需將獲批后的休假申請表提交總裁辦公室備案。（四）假期薪酬1、帶薪假：按國家相關規(guī)定執(zhí)行。特別說明：產假：按照國家相關規(guī)定執(zhí)行，女職工享受生育保險津貼，公司不再發(fā)放工資。對于不享受生育津貼條件者，產假期間享受98天的有薪待遇，薪酬標準按基本工資（工資的60%）計算。2、病假短期病假：公司支付病假當天的70%的工資長期病假：在按規(guī)定可享受的長期病假期間，超過30天地獄90天（含）者，公司將給予正式員工不低于太原市

17、最低生活保障的基礎工資；試用期員工不享受此待遇；超出90天者，超出部分不支付工資 3、事假當月事假30日以內工資中事假扣除額的計算公式為：扣除的事假工資日基本工資/8小時×帶薪休假不足抵扣事假的小時數(shù)。（五）特別說明1、遇無法預見（如疾病）或不可抗力（如惡劣天氣、災害）等特殊情況而無法提前申請假期者，應及時以電話等方式通知本部門總經理，并請部門同事代為辦理請假手續(xù)，。 2、婚假、喪假、年休假如需延長，書面申請并獲批后視同事假。3、計劃休假達30日以上（含）者，須提前10日辦理工作移交。（六）責任與監(jiān)督1、總裁辦公室負責統(tǒng)計每位員工當月的休假時數(shù)，并于每月末將各部門員工當月休假匯總報表

18、，總裁辦公室負責監(jiān)督檢查員工銷假手續(xù)的履行情況。總經理辦公室負責監(jiān)督檢查部門總經理及以上人員銷假手續(xù)的履行情況。2、休假員工在休假期間需遵守競業(yè)限制條款的相關規(guī)定，不得向同行提供技術支持，不得將公司商業(yè)秘密泄露。一經發(fā)現(xiàn)，視同違約，按保密協(xié)議中相關規(guī)定承擔違約責任。情節(jié)嚴重者，公司保留依法追究責任人相關法律責任的權利。綜合管理部負責監(jiān)督。3、員工自休假獲批執(zhí)行之日起，一切安全責任自負。（七）附件1、短期休假申請表2、長期休假申請表3、外出申請表4、工作日延時工作申請表5、節(jié)假日延時工作申請表6、節(jié)假日延時工作補貼申請表第二節(jié) 辦公場所管理規(guī)范一、出入及門禁管理（一）人員出入管理1、公司員工員工

19、上班時間外出公干，需提前填寫外出申請單，經部門副總經理審批，外出時將審批后的外出申請單交至前臺，前臺負責記錄出、入時間。員工上班時間請假出公司，工作日內不能返回時，應按規(guī)定辦理請假手續(xù)并打卡后方可離開公司。2、非公司員工非公司員工來公司洽商事務，須在前臺進行登記后在接待室等候，由前臺通知接待部門在接待室接待。如果有特殊原因，來訪客人需要進入辦公區(qū)域，須在前臺領取臨時出入卡或貴賓卡。要求事務辦理結束后，由被訪者陪送來訪者出公司大門，前臺收回臨時出入卡或貴賓卡。（二）胸卡及出入證管理1、公司員工公司胸卡由總裁辦公室負責監(jiān)制。出入公司應佩掛胸卡，對未按規(guī)定佩掛胸卡者前臺有權糾正。遺失胸卡應即時向總裁

20、辦公室前臺處申請補發(fā)。公司員工因胸卡遺失等原因申請補發(fā)者，在未拿到正式胸卡前，應申請領取臨時出入卡。胸卡補領后，于兩個工作日內將臨時出入卡歸還綜合管理部。2、非公司員工公司來賓，來公司洽商事務需停留1日以內者，由接待部門負責去總裁辦公室前臺處為來賓辦理臨時出入卡；停留1日（含）以上者，由接待部門負責去總裁辦公室前臺處為來賓辦理貴賓卡。（三）門禁管理公司為每位員工發(fā)放門禁卡，用于日常的出入及考勤。員工應妥善保管門禁卡，由于門禁卡為紅外線感應方式，請勿重壓,以防斷裂。盡量避免與移動電話等強磁物品放在一起。一旦發(fā)生門禁卡丟失或損壞，須照價賠償（人民幣10元）。并應立刻通知總裁辦公室處理，以防發(fā)生意外

21、。二、工作場所（開發(fā)間）安全管理規(guī)定 參照安全管理制度相關規(guī)定。三、電話使用管理規(guī)定1、電話線路的暢通是業(yè)務聯(lián)系順暢的有力保證，上班期間嚴禁隨意用電話閑聊、惡聊與業(yè)務無關的事情，違者按照獎懲管理規(guī)定執(zhí)行。2、電話內容必須簡明扼要，盡量減少通話時間。3、總裁辦公室派專人負責定期對公司有異議電話進行洗單，對打私話的話費進行確認、審核，報財務扣除。4、私自濫打公司電話或撥打收費信息的，一經查實，則將按照獎懲管理規(guī)定執(zhí)行。5、一般情況下，盡可能通過發(fā)傳真或EMail進行業(yè)務聯(lián)系，以節(jié)省資源和費用。6、享有公司移動電話費補貼的相關人員，移動電話任何時候不得關機，違者按照獎懲管理規(guī)定執(zhí)行。如因手機故障或電

22、池沒電未能開機，應由證明人證明，方予以減除罰款，但應及時向對應上級領導告知聯(lián)絡方式。四、空調使用管理規(guī)定1、各部門副總經理、總經理對本部門空調設備管理和使用負全責。2、在辦公環(huán)境溫度適宜時禁止開啟空調，在開啟空調時必須關閉門窗，以便室內保持適宜溫度。3、需更新室內空氣，應先關閉空調，絕不允許開著空調又敞開門窗的情況發(fā)生。4、各部門最后離開人員應在下班前關閉空調和辦公設備電源。最后離開人員巡視無異常情況，做好最后離開人員登記后方可離開。5、使用會議室、接待室的部門或人員在使用結束后，應及時關閉空調、照明。6、當敞開窗戶時，應將窗簾葉面呈水平狀全部合起，輕拉輕放，以免折斷損壞窗簾。7、在管理和使用

23、空調過程中，以上條款規(guī)定未能概括的，一律按公司相關規(guī)定執(zhí)行。五、會議室使用管理規(guī)定（一）使用方式 視頻會議室使用需提前一日申請預約，如需使用視頻設備、投影設備及其他相應設備時，請在會議室使用申請單中列明，總裁辦公室按照使用性質、申請時間先后給予安排使用。 申請者如取消使用會議室，請于預約時間前一小時告知總裁辦公室，以便安排其他申請者使用。（二）注意事項1、使用前到總裁辦公室領取鑰匙；2、使用時請愛惜使用公共設備、會議室相關視聽設備，遵循相關操作流程，妥善操作。因操作不當、人為破壞，致設備毀損故障者，須負賠償責任；3、用畢請關閉投影儀、空調、照明及其他電源、清潔場地、設備歸位、鎖門、歸還鑰匙。（

24、三）表格填寫范例：六、接待室使用管理規(guī)定（一）使用范圍 接待室主要用于接待來賓及員工休息等。（二）使用規(guī)定1、公司來賓均在接待室接待，如需進入公司，須事先征得相關部門批準辦理相應手續(xù)方可進入。2、使用者應自覺維護接待室的環(huán)境衛(wèi)生，不隨地吐痰，亂丟雜物，不隨處粘貼，亂涂亂畫。3、接待室為接待來賓備有飲用水和茶葉，如有特殊需要，則自行準備。4、使用完畢應注意關閉門窗、電器開關，預防被盜和其他事故發(fā)生。（三）管理要求1、接待室的使用管理由總裁辦公室負責。2、總裁辦公室負責協(xié)調做好接待室的日常安全、報修，定期進行衛(wèi)生清潔工作。七、員工休閑室使用管理規(guī)定 （一）使用范圍 員工休閑室主要用于員工休息、用餐

25、、更衣等。 （二）使用規(guī)定 1、員工應保持休閑室室內清潔衛(wèi)生，不亂扔雜物等； 2、愛護休閑室內的公共設施，遵守操作規(guī)程，妥善使用微波爐、電冰箱等電器； 3、保持就餐桌面干凈整潔，就餐結束及時清理桌面； 4、不要長時間逗留休閑室； 5、離開休閑室時應確認休閑室的空調、照明及其他電器電源、門窗是否關閉。八、機房使用管理規(guī)定 參見安全管理制度相關規(guī)定。九、最后離開人員管理1、每日各部門最后離開人員應檢查部門內所有的機器電源、門窗等是否關閉，包括服務器、所有計算機、打印機、復印機、空調、飲水機、照明等。確認完畢后在（部門）最后離開人員登記表上簽字確認后方可離開。同時，須確認其他部門是否尚有工作員工。2

26、、每日最后離開公司的人員除應確認所屬部門機器電源等關閉情況外，還應確認其他部門的門窗、樓道照明、衛(wèi)生間照明、電梯間照明、電梯間大門等是否關閉。確認完畢后在前臺最后離開人員登記表上簽字確認后方可離開公司。3、表格填寫范例：3、監(jiān)督檢查：每日早上，總裁辦公室前臺人員到崗后，首先檢查最后離開人員登記表與考勤機及場所管理人員反應的實際情況是否相符，不相符時，總裁辦公室當日與該部門總經理核實情況后，對最后離開人員罰款人民幣10元（從當月工資中扣除），并連帶追加部門副總經理、總經理的管理責任，對部長全員通報批評。經理部成員會同總裁辦公室相關人員將不定期抽查各部門加班情況及最后離開人員登記情況。十、其他設施

27、使用管理規(guī)定 1、各部門負責所屬轄區(qū)內的辦公桌椅、打印機、復印機、傳真機、飲水機、窗簾等物品的使用和管理。員工應該按照操作規(guī)程，正確使用，如因操作不當或有意損壞需照價賠償。2、配電井區(qū)域，除專門維修人員外，其他人員一律不得進入，以免發(fā)生危險。十一、辦公室環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定1、為營造干凈整潔的辦公場所，合理配置、使用各種資源，減少浪費，降低辦公成本塑造良好的企業(yè)形象，特引入辦公環(huán)境5S管理辦法。2、定義與目的： 整理（SEIRI）：工作現(xiàn)場，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤出不需要的東西；目的是把“空間”騰出來活用； 整頓（SHITON）：把要用的東西按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標識進行管理

28、；目的是不浪費時間找東西； 清掃（SEISO）：將不要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾、無污穢狀態(tài)；目的是消除“污臟”,保持職場干凈、明亮； 清潔(SEIKETSU):將前3S實施的做法做到制度化、規(guī)范化、維持其成果；目的是通過制度化來維持成果； 修養(yǎng)（SHIESUKDE）:培養(yǎng)文明禮貌習慣，自覺遵守各項規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習慣；目的是提升“人的品質”，成為對任何工作都講究認真的人。3、5S推行要領及規(guī)范內容序 號項 目推行要領規(guī)范內容1整理1）對工作場所全面檢查2）制定要和不要的判別基準3）不要物品的清除 4）要的物品調查使用頻度，決定日常用量 不再使用過期的文件資料、工具廢棄處理不常使

29、用的書籍放置于柜中，常使用的文件資料、書籍整齊放置在文件柜中辦公用品統(tǒng)一擺放到文件架、抽屜中 2整頓1）前一步驟整理的工作要落實 2）需要的物品明確放置場所 3）擺放整齊、有條不紊 4）場所、物品標示清楚 各類物品、用品、等要有規(guī)劃，定位放置文件資料要放入相應文件夾，做好編號、定位擺齊電腦線和其他電線要用綁帶扎起，不零亂辦公桌及抽屜內擺放整齊有序，不雜亂私人物品放置于規(guī)定位置3清掃1）建立清掃責任區(qū) 2）開始一次全公司的大清掃 3）每個地方清洗干凈 將地面、門窗、辦公桌等打掃干凈，破損處及時報修辦公用品、用具、辦公設備擦洗干凈文件記錄破損處修補好辦公室通風，光線充足沒有噪音和其他污染4清潔1）

30、落實前3S工作 2）制訂目視管理的基準 3）部門負責人經常帶頭巡查，帶動全員重視5S活動每天上下班各花5分鐘做好5S工作每天隨時自我檢查，互相檢查，定期或不定期進行檢查對不符合的情況及時糾正保持整理、整頓、清掃的成果5素養(yǎng)1）制訂和遵守內部有關規(guī)章制度2）推行目視化管理3）實施5S教育、宣導4）推動各種激勵活動 衣著整潔得體，儀容整齊大方言談舉止文明有禮，對人熱情大方, 工作精神飽滿愛護公共財產，自覺遵守相關規(guī)章制度有團隊精神，互相幫助，積極參加5S活動嚴禁公物私用，做到資源共享在辦公室嚴禁隨意放置易燃易爆物品在工作場所內不追逐打鬧，不大聲喧嘩和私語，坐立端正養(yǎng)成節(jié)約的好習慣，充分利用可再生資

31、源4、辦公室5S管理細則辦公桌1.1桌面無灰塵、水漬、雜物、下班前要清理桌面。1.2重要紙張文件，保密資料（包括重要信息、工作聯(lián)絡單）等一律入柜。1.3其他紙件全部整齊放置在文件夾、書架中、不得散放在桌面上。1.4辦公桌面可放置辦公設施、臺歷、文件夾、正在使用的文件、電話、水杯等物品，要求放置整齊有序。1.5筆、墨、橡皮、尺子等辦公用具整齊放于書架抽屜中。1.6辦公桌下除整理箱外不得堆放與工作無關的文件和物品，如報紙、雜志等。.辦公椅2.1保持干凈整潔2.2擺放整齊，離開時辦公椅要靠近辦公桌。.抽屜3.1下班離開前要鎖好。3.2抽屜中物品要擺放整齊。3.3抽屜中物品要進行定期清理。.計算機4.

32、1擺放端正、保持清潔。4.2下班時關閉電源（包括主機和顯示器）。4.3筆記本鎖到個人物品柜中。.打印機、傳真機5.1節(jié)約用紙，紙張存放整齊，對于不涉及公司機密的紙張背面可做二次利用。5.2及時取回打印、傳真文件，以免丟失、泄密。5.3不允許用傳真機復印大量文件（單張或緊急時候可特殊對待）。.地面6.1保持干凈。6.2計算機電源線、網(wǎng)絡線、電話線等扎放整齊。6.3桌墊、紙袋、紙張、紙板、紙箱、塑料、泡沫等易燃品，不得與電源線、網(wǎng)線、電話線放置在一起，保證安全。.通道7.1保持通暢。7.2不得擺放影響美觀或走路的紙箱等。.臨時擺放物品8.1原則上公共場地不予許擺放紙箱、物品等。8.2如特殊情況需臨

33、時擺放，必須放置整齊、不得影響整個辦公場所的美觀及行走方便。.公用、流動座位 使用人員均有責任和義務在使用和離開時做好辦公區(qū)域的衛(wèi)生工作。.個人行為10.1工作時應保持良好的工作狀態(tài)。10.2不可隨意談天說笑、串崗、呆坐、看雜志、打瞌睡、吃零食。10.3著裝得體大方。 10.4愛護公物，用完歸位。10.5待人接物誠懇有禮貌，樂于助人。10.6遵守公共秩序與規(guī)定。10.7離開辦公室前關閉所有電源。10.8提高修養(yǎng)，追求并創(chuàng)造良好辦公環(huán)境整潔的自律精神，并按規(guī)則做事。.基本修養(yǎng)11.1開放辦公間辦公11.1.1不要大聲喧嘩、接聽電話或與別人討論的聲音要控制在隔壁的同事聽不到為準。11.1.2團結并

34、尊重每一位同事，工作中保持經常溝通，有不同意見時，要通過恰當方式解決，任何情況11.1.3不可惡話相向或采取它種過激行為。11.1.4如有客人來訪，要做到并彬彬有禮。11.2手機的使用開會、上課、培訓時手機關閉（或設置為震動）十二、附件 外出申請書 部門最后離開人員登記表 公司最后離開人員登記表第二章 行政管理第一節(jié) 會議管理規(guī)定一、會議原則：有話則長，無話則短，一般時間30-60分鐘 逐步杜絕會而不議，議而不決，決而不行 例會一般不得請假，因公外出需提前遞交書面情況說明至直接上司，CC會議主持二、會議類型（一）例會1、橫向周管理例會1.1日本太原業(yè)務聯(lián)系會議時間：每周一上午北京時間9:00參

35、加人員：日本耐特斯達業(yè)務主管，日本事業(yè)部總經理列席人員：副總裁，企劃管理部部長會議主持：日本側業(yè)務主管主要議題：協(xié)調解決上周業(yè)務推進過程中的各類問題，提出本周工作計劃及指導，重點解決日本和太原事業(yè)部之間關聯(lián)業(yè)務的聯(lián)絡與協(xié)調。要求：形成紀要，報備部門副總經理以上及各相關人員。紀要人員由日本事業(yè)部總經理指定。說明：太原國內事業(yè)部、經營管理本部（其他國內部門）如有工作聯(lián)絡需與日本側業(yè)務、行政擔當召開橫向管理聯(lián)席會議時，可采用臨時會議形式。1.2部門協(xié)調會時間：每周一下午北京時間13:30參加人員：各部門總經理列席人員：日本側行政副總，綜合管理部、企劃管理部部長（總裁辦公室主任、總裁助理）如遇下發(fā)或部

36、署重大經營決策時，可通知全部部門副總經理以上管理人員參加。會議主持：總裁助理主要議題：重點協(xié)調解決各部門的工作配合問題，總結、督導上周工作進度及計劃完成情況，部署本周工作重點。如遇重大議而未決事項，需在會議當日由總裁助理提交總裁決策。要求：形成紀要，報備全體參會人員。 紀要員由總裁助理指定。2、縱向周管理例會即，各部門管理例會時間：每周五（具體時間由各部門根據(jù)業(yè)務情況自行確定）會議主持：部門總經理、副總經理參加人員：各部門項目經理以上人員主要議題：針對日常管理與項目進展狀況展開批評與自我批評，突出周工作問題點暨解決方案；部署下周工作計劃。要求：形成紀要，報備總裁辦公室無法獨立解決的問題點，提交

37、至上級管理例會商議解決。3、月度例會會議名稱：月度經營分析會時間：每月第一周周二北京時間9:00會議主持：總裁參加人員：部門副總經理以上及日本側業(yè)務、行政副總主要議題：重點就上月經營情況互通情報，并針對本月經營計劃作出指導。要求：形成紀要，報備部門副總經理以上及各相關人員。紀要員由總裁助理擔任。4、季度例會會議名稱： 季度綜合評價會 時間：每季度最后一周周五北京時間13:30會議主持：太原側副總經理參加人員：總裁，太原、日本側部門副總經理以上主要議題：重點就本季度經營目標完成、員工考評、市場開拓等事項作出總結，并針對次季度經營計劃作出指導。要求：形成紀要，報備部門副總經理以上及各相關人員。紀要

38、員由總裁助理擔任。5、年度總結會時間：次年元月中旬，具體時間臨時通知參加人員：全員議題：重點針對年終決算，全員評價，次年目標計劃等事項展開。要求：會議所用PPT文檔均需提前報備總裁辦公室，由總裁辦公室事后統(tǒng)一歸檔。（二）臨時會議公司各部門可根據(jù)工作實際臨時組織召開，主要解決經營活動中遇到的非常規(guī)性問題或出現(xiàn)緊急突發(fā)事件。原則：誰負責，誰召集即，所遇問題或事件屬于哪個部門，則由對應擔當召集相關人員及部長以上管理人員開會研究，并最終拿出解決方案，推動落實。要求：形成紀要，報備與會人員及工作相關人員。紀要員由會議發(fā)起人指定。（三）早禮2012年各事業(yè)部需重點加強團隊建設和部門文化建設，首先從早禮入手

39、，逐步凝聚團隊認知度。時間：每個工作日早8:50-9:00地點：各部門作業(yè)區(qū)主持人：部門副總經理、總經理與員工輪流要求：各部門一周一次將早禮情況匯總至前臺，早禮的成效性將作為公司對部門副總經理、總經理日常管理考核依據(jù)之一。三、會議要求1、有計劃、高效率各級例會應按計劃如期召開，提高會議效率，確保公司內部信息傳遞、協(xié)調溝通、解決問題的及時性。2、會議要求主題明確，內容清晰。（1）主題明確明確會議宗旨，提出問題，分析問題，解決問題。杜絕主題混亂不清，避免會議中的無謂爭論。（2）內容清晰會前應準備好會議材料，打印成稿，在會議前發(fā)給與會人。對于需要集體研究和深入決策的重大問題，要求在會議前一周左右做好

40、此項準備工作，確保與會人員有足夠時間進行思考和擬訂方案。（3）會議紀要會議紀要不僅要記錄會議全過程，更要言簡意賅，重點突出，問題清晰；同時，任何一級會議紀要均需報備至總裁辦公室。格式如下：各部門例會需：TO:會議相關人員；CC：總裁助理部門例會，日本太原橫向例會，月度、季度例會，臨時會議均需：TO:會議相關人員；CC：經營管理本部部長（含本部長，綜合管理部部長、企劃管理部部長）?？偛弥怼⒖偛棉k公室主任。（4）時效性日常例會定期舉行，臨時會議需提前2小時通知與會人，重大會議需提前3個工作日通知與會人，年度例會應提前10個工作日通知并準備。會議因故不能如期舉行，或需改期舉行，應提前1個工作日郵件

41、通知與會人，并說明原因。（5）會后貫徹各部門會后應及時做出總結，明確任務，及時傳達并貫徹實施?？偛棉k公室可不定期抽查會議內容落實問題，并形成抽查報告，以此作為總裁對部門總（副）經理考核的依據(jù)之一。三、會議紀律會議開始前應將手機調到震動狀態(tài)，如確有緊急事情需接聽電話時，請到會議室外進行并及時返回。如有緊急事情需要立刻去處理，應先報告會議主持，闡明原因，取得批準。對于所耽誤的會議內容，應在會后主動與會議主持聯(lián)系，及時了解和掌握。無特殊或意外情況，與會人員不得擅自缺席會議，否則按曠工處理。例會因公不能出席時，需提前1個工作日書面向會議主持人請假；若遇突發(fā)事件，可電話告假或由他人代假，但事后需認真學習

42、會議紀要，完成指定工作。臨時會議在接到會議通知后，因公確需晚到，可于會議前半小時向會議主持人請假。 任何會議無故遲到、早退將罰款50元/次，視情節(jié)將影響本人考評成績。第二節(jié) 日常辦公用品管理一、日常辦公用品的范圍日常辦公用品主要包括中性筆、鉛筆、資料夾、資料架、筆記本、計算器、膠水、大頭針、回形針、墨盒、打印紙、插線板、電話機、衛(wèi)生用品、清潔用品等。二、日常辦公用品的購置各部門所需日常用品由總裁辦公室統(tǒng)一購置，各部門人員按工作實際需要領用?？偛棉k公室對日常用品保留一定的庫存，各部門行政助理在每月月底填寫物品請購單，由總裁辦公室派專人統(tǒng)一購買于下月月初發(fā)放至各部門。各部門按照部門人員需求給與發(fā)放

43、。三、日常用品的領用各部門人員在本部門領用所需辦公用品，領用時需在領用表上按名稱、數(shù)量、時間，規(guī)格等填寫清楚并簽名。四、日常用品的使用日常用品只能用于辦公及公司內使用，不得挪作他用或私用。各部門人員對領用的日常用品不得隨意亂扔或人為損壞。五、附件 辦公物品請購單第三節(jié) 固定資產管理規(guī)定一、固定資產的管理范圍本規(guī)定詳細明確了固定資產以及低值易耗品的分類管理、采購、進出庫的工作流程，并明確了各部門在固定資產以及低值易耗品管理上的職責和范圍。二、固定資產的管理規(guī)則 固定資產：指單位價值在人民幣1,000元以上，或使用年限在一年以上的建筑物、機器設備、電子設備、交通運輸工具、家具及其他與經營活動有關的

44、設備；低值易耗品：指單位價值在人民幣100元至1,000元，且使用年限在一年以下的與經營活動有關的家具、辦公用品及各類設備等。三、固定資產的資產編號1）固定資產由總裁辦公室編號。 2）編號方式：資產分類編號+地區(qū)代碼(兩位拼音字母)+購買年份(兩位數(shù)字)+流水號碼+部門代碼3）資產編號中資產名稱代碼：DY打印機 BJB筆記本電腦 TS臺式電腦 FY復印機TY投影儀 BX冰箱 TV電視機 KT空調 HYZ會議桌 BGZ辦公桌 CJ茶幾 YZ椅子 WBL-微波爐 GZ柜子 TE電話機 CA車 EL其他各類部門代碼： 總裁辦公室-ZC 實驗室-SY 北京分公司-BJ 海外事業(yè)部-HW 系統(tǒng)開發(fā)事業(yè)部

45、XT 節(jié)能環(huán)保事業(yè)部-JN EL其他例：2009年1月太原總裁辦公室購入筆記本電腦，編號：BJBTY0901001ZC四、固定資產管理的流程 固定資產購置計劃登記1）對于要求添置資產的部門或個人應填寫固定資產購置申請單，直屬部門總經理批準，總裁辦公室財務組審核（依據(jù)預算或其他），最后總裁辦公室主任簽字批準。2）固定資產的采購由總裁辦公室執(zhí)行。 固定資產入庫 購置的資產到達公司后，由總裁辦公室負責組織相關部門驗收。驗收合格后，進行資產編號，然后填寫固定資產入庫單辦理入庫手續(xù)。 固定資產領用及登記1）領用部門或人員憑批準的固定資產出庫單，交總裁辦公室行政組，由行政組負責配發(fā)相關固定資產。 2）所有

46、固定資產的領用，行政組配發(fā)相應的固定資產登記標簽。3）所有資產經行政組入資產庫后，需進行登記工作，包括：填寫固定資產入庫單、建立固定資產登記卡、標簽等。4）固定資產登記卡由行政組制作，至少一式兩份，由行政、財務各留一份存檔。固定資產的維修 1）資產的維修、更換、升級、添加等均需交行政組執(zhí)行； 2）對于資產進行維修申請，由資產使用部門/人員填寫固定資產維修申請單后交于行政組，在獲得相關批準后，由行政組負責聯(lián)系維修。 固定資產的報廢 固定資產由于正常使用而磨損，最后喪失其使用價值或由于自然侵蝕、意外事故造成固定資產無法修復的毀損或由于其他原因需對固定資產進行報廢，需辦理相關報廢手續(xù)。1）固定資產使

47、用部門或保管部門填寫“固定資產報廢審批單”，列明固定資產報廢原因及固定資產的原值、凈值等，鑒定小組簽署意見后報分管副總經理、總經理批準后轉入固定資產清理程序。2）在清理過程中，注意節(jié)約費用，實事求是對殘料進行作價。3）報廢資產處理完畢，對固定資產及時登記，核銷賬簿記錄及固定資產卡片。保持賬、卡、物一致。 固定資產的盤點1）公司定于每月對資產進行一次實物的清點，清點工作由總裁辦公室組織，各部門應給予積極的配合。2）清點完成后，行政組及財務組需填寫固定資產月盤點表。五、附件固定資產購置申請單固定資產入庫單固定資產登記卡固定資產登記標簽固定資產維修申請單固定資產月盤點表第四節(jié) 圖書、資料、檔案管理規(guī)

48、定圖書、資料、檔案入庫借閱登記入庫登記歸還登記為了規(guī)范公司的圖書、資料、檔案管理，方便大家瀏覽查閱，做到資源共享，特制定如下圖書、資料、檔案管理辦法。一、公司檔案的分類： 1、行政、人事檔案（行政人事制度文件、行政會議記錄、行政公函、人事獎懲、人事考核、人事名冊等） 2、技術檔案（招投標文件、認證資料等） 3、圖書 4、其他檔案（其他有必要或要求備忘的資料等檔案）二、各類檔案的分類范圍1、行政檔案對于行政文件中的內部文件，需要公開的原件登記留底，如企業(yè)規(guī)章制度，人事變動、人事獎懲等。需要傳閱的文件先登記原件留底，然后備份后傳閱，經手人需簽字和日期，最后備份收回存檔；不需要傳閱的文件直接登記歸檔

49、。公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表等。公司于有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。公司員工勞動、工資、福利等方面的文件材料。公司的大事記及反映公司重要活動的照片、錄音、錄像等。2、技術檔案對于還未開始項目的資料，分為正在爭取的和已經簽約的兩類作臨時歸檔，待項目結束按竣工資料存檔。對于已經竣工項目的資料，匯總歸檔。3、圖書分為A、圖書、B、說明書、C、雜志、D、光盤及其他介質資料三、文件材料、檔案、圖書的收集管理1、公司制定總裁辦公室專人負責文件材料、檔案、圖書的管理；2、文件材料、檔案的收集由各部門或經辦人員負責整理，交負責人歸檔；3、一項工作由幾個部門參與辦理的

50、，在工作匯總形成的文件材料，由主辦部門或人員收集。4、會議文件由總裁辦公室收集；5、歸檔的文件材料、檔案應為電子文件和文字文件，歸檔后的電子文件僅有總裁辦公室行政人事組的專人保管，部門級個人不可保留。6、圖書的購買：各部門因業(yè)務原因需購買書籍，應先填寫物品請購單，經部門總經理批準、總裁辦公室主任批準同意后方可購買。四、歸檔要求 1、歸檔的文件種類、份數(shù)、以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。2、在歸檔的文件中，應將每份文件的證件與附件，印件與定稿，分別立在一起，不得分開，文、電應合一歸檔。3、案卷封面，應逐項按規(guī)定用簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。4、圖書的入庫：新購買圖書需到總裁辦公室前臺處辦理入庫

51、登記手續(xù)后，方可借出和報銷，報銷時需附上發(fā)票及圖書資料驗收入庫單。總裁辦公室前臺處需對新購圖書按順序編號，并將書名、出版社名稱、作者、冊數(shù)、出版日期、購買日期、金額等相關資料進行詳細登記。五、文件資料、檔案、圖書的借閱使用 文件資料、檔案的借閱1、公司文件資料、檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者到前臺辦理借閱手續(xù)，方可借閱。2、檔案資料的借閱隨借隨還，對借出檔案資料，檔案資料的管理人員要及時催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失情況進行全員通報批評。3、借閱者必須對檔案資料內容嚴格保密，不泄露檔案材料內容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追究責任。4、不準拆卷及任意抽換文件或剪貼涂改字句等，必須愛好檔案資料，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或做記號等。5、不準轉借，必須專人專用。用畢按時歸還，如需延長借閱時間，須到檔案資料管理人員處辦理續(xù)借手續(xù)。圖書的借閱1、圖書的借閱由總裁辦公室前臺處負責。需要借閱圖書時到總裁辦公室前臺處辦理借閱