1、一、目的1.1為了規(guī)范公司和部門(mén)周/月例會(huì)管理，提高例會(huì)效率和質(zhì)量，更好地指導(dǎo)全公司各項(xiàng)工作，經(jīng)研究，特制訂本管理制度。1.2及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，提高解決問(wèn)題的效率，便于各部門(mén)之間的溝通和協(xié)調(diào)。1.3本制度規(guī)定了公司和部門(mén)周/月例會(huì)的組成人員、時(shí)間、地點(diǎn)、議事范圍及相關(guān)要求，適用于公司各部門(mén)。2、 會(huì)議類(lèi)型（分為定期和不定期） 總經(jīng)辦會(huì)議、每周質(zhì)量例會(huì)為定期會(huì)議，專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議、工作協(xié)調(diào)會(huì)和臨時(shí)會(huì)議為不定期會(huì)議，如下：2.1總經(jīng)辦會(huì)議：針對(duì)工作總結(jié)、工作布暑；評(píng)審需求計(jì)劃、預(yù)算計(jì)劃等工作；每月、周定期召開(kāi)工作例會(huì)；2.2專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)專(zhuān)項(xiàng)工作進(jìn)行的工作安排以及工作進(jìn)度匯報(bào)，如安全生產(chǎn)、財(cái)務(wù)分析

2、等；2.3每周質(zhì)量例會(huì)：質(zhì)量部、市場(chǎng)部、采購(gòu)部、制造部、技術(shù)部、企管部由部門(mén)負(fù)責(zé)人出席會(huì)議； 2.4工作協(xié)調(diào)會(huì)：為解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題、難點(diǎn)問(wèn)題，需要各部門(mén)部門(mén)支持、配合、協(xié)調(diào)的會(huì)議；2.5臨時(shí)會(huì)議：談判、慶典、會(huì)展等為處理突發(fā)事件、臨時(shí)召開(kāi)的工作會(huì)議。三、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)3.1會(huì)議地點(diǎn)：根據(jù)會(huì)議主題及參會(huì)對(duì)象選擇不同會(huì)議室。3.2會(huì)議時(shí)間：總經(jīng)辦會(huì)議定于每月25號(hào)下午2點(diǎn)，若遇節(jié)假日可提前通知；質(zhì)量例會(huì)定于每周一下午2點(diǎn)。不定期會(huì)議由會(huì)議通知人定時(shí)間。四、例會(huì)主持： 4.1公司例會(huì)（如評(píng)審會(huì)議）由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理不在時(shí)暫時(shí)由副總或指定人員主持。4.2各部門(mén)會(huì)議由各部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，如部門(mén)負(fù)責(zé)人

3、出差或其他不在崗情況，由指定人員代行主持。五、會(huì)前準(zhǔn)備5.1會(huì)議準(zhǔn)備 5.1.1 會(huì)前應(yīng)明確會(huì)議主題、臨時(shí)出席或列席人員，以便與會(huì)人員做好準(zhǔn)備，提高會(huì)議時(shí)效。 5.1.2 會(huì)議召集人負(fù)責(zé)確定會(huì)議場(chǎng)所，準(zhǔn)備會(huì)議文件或資料，必要時(shí)進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備（投影儀）調(diào)試。 5.2會(huì)議通知5.2.1由總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際需要并指定專(zhuān)人通知；5.2.2因特殊情況需提前或延期召開(kāi)的另行通知；5.2.3總經(jīng)理認(rèn)為有必要召開(kāi)的會(huì)議，可臨時(shí)召集開(kāi)會(huì)。5.2.4會(huì)議召集人需提前至少半天（特殊時(shí)應(yīng)提前 1 個(gè)小時(shí)，已固定開(kāi)會(huì)時(shí)間的會(huì)議除外）通過(guò)OA系統(tǒng)、電話、 郵件（提前一天）或張貼公告形式通知與會(huì)人員。 5.2.5出席會(huì)議的

4、重要或主要人員，應(yīng)通過(guò)郵件或電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。 5.3會(huì)前會(huì)議要求 5.3.1與會(huì)人員必須準(zhǔn)時(shí)參加，不得遲到、早退、缺席、中途不能離會(huì)，有特殊原因不能參會(huì)者應(yīng)提前半個(gè)小時(shí)向會(huì)議召集人請(qǐng)假。5.3.2 固定參會(huì)人員不得無(wú)故缺席，若不能參加會(huì)議須提前說(shuō)明原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)（部門(mén)例會(huì)由部門(mén)負(fù)責(zé)人）批準(zhǔn)，如有需要須指定相關(guān)人員代理準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，并在會(huì)議中作出說(shuō)明。六、會(huì)議進(jìn)行時(shí)要求6.1會(huì)議記錄 6.1.1會(huì)議實(shí)行簽到制：所有與會(huì)人員必須簽到，由總經(jīng)理召開(kāi)的會(huì)議由總經(jīng)辦助理負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作并作會(huì)議紀(jì)要；由企管部經(jīng)理召開(kāi)的部門(mén)例會(huì)由企管部文員負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作并作會(huì)議紀(jì)要；其它部

5、門(mén)召開(kāi)的部門(mén)例會(huì)由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作并作會(huì)議紀(jì)要。6.1.2其它專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議、工作協(xié)調(diào)會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議：與會(huì)人員須填寫(xiě)會(huì)議簽到表并由召集會(huì)議人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作并作會(huì)議記錄；記錄方式主要是速記筆錄，必要時(shí)可錄音、錄記。 6.1.2 會(huì)議紀(jì)要必須在會(huì)后兩天內(nèi)發(fā)送與會(huì)相關(guān)人員或者打印紙式版的要求與會(huì)人員簽字確認(rèn)。 6.1.3公司及各部門(mén)在會(huì)議中確定需協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題分別由企管部、各部門(mén)指定專(zhuān)人或者負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作人員跟蹤處理。 7、 會(huì)議內(nèi)容 7.1語(yǔ)言簡(jiǎn)單扼要，提出重點(diǎn)。7.2會(huì)議相關(guān)敏感內(nèi)容應(yīng)予保密，不得泄漏。 7.3各與會(huì)人員各自總結(jié)、匯報(bào)工作情況，如工作具體內(nèi)容、工作任務(wù)執(zhí)行情況及

6、所取得的業(yè)績(jī)或成效等，總經(jīng)理做工作安排?？蓪?shū)面材料（紙質(zhì)文檔與電子文檔）于會(huì)后提交與總經(jīng)理討論決策。 7.4檢查各業(yè)務(wù)指標(biāo)的完成情況，安排新的工作計(jì)劃和重點(diǎn)工作。7.5聽(tīng)取各部門(mén)負(fù)責(zé)人的工作匯報(bào)，對(duì)困難和問(wèn)題集體討論研究，并尋找解決辦法。對(duì)工作中問(wèn)題的解決及時(shí)跟蹤改進(jìn)，工作中的失誤找出原因，及時(shí)總結(jié)糾正。八、會(huì)議紀(jì)律 8.1、參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律,不得缺席、遲到、早退（因特殊情況缺席，需直接向各部門(mén)負(fù)責(zé)人請(qǐng)假批準(zhǔn)方可缺席）。8.2、參會(huì)人員須遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，參加公司例會(huì)全體人員一律把手機(jī)鈴聲調(diào)為靜音入場(chǎng)。九、附件 9.1會(huì)議簽到表 9.2.會(huì)議紀(jì)要（模板）9.3會(huì)議分配工作任務(wù)跟蹤表 本制度自頒布之日起施行。制定： 審核： 批準(zhǔn)：日期： 日期： 日期：江西江控電氣有限公司會(huì)議簽到表 CODE:HR/QG-ZL-2016-0會(huì)議主題：年月日序號(hào)姓名到會(huì)時(shí)間離會(huì)時(shí)間所在部門(mén)備注12345678910111213141516江西江控電氣有限公司會(huì)議記錄 CODE:JK/QG-JL-2017-00會(huì)議日期: