1、 . 前 言分銷商一體化經(jīng)營系統(tǒng)（IDS）是寶潔公司分銷商生意運作的標準運作系統(tǒng)。而全球分銷商核心運作流程正是寶潔公司分銷商進行有效生意運作的最佳方式，同時為分銷商一體化經(jīng)營系統(tǒng)（IDS）的發(fā)展奠定基礎。為使分銷商更符合全球分銷商核心運作流程（CWP）的標準，我們特制作此手冊。本手冊分為兩個部分，第一部分為IDS各核心運作流程的介紹；第二部分是支持各核心運作流程的支持性文件，從而真正幫助中國的分銷商以最容易的方法來運用IDS。通過學習本手冊，使用者將會熟悉分銷商核心運作流程，理解流程要素，找出分銷商生意運作與全球核心運作流程的差距，并制定相應的行動計劃消除差距，以達到真正的高效運作。中國IDS

2、小組目錄1 簡介 32 2005年分銷商覆蓋模式5分銷商標準組織結構7小店貨車銷售標準模式17C店銷售標準模式27分銷商覆蓋服務費33協(xié)議58運作手冊91銷售代表招聘105CSR日常培訓手冊115 分銷商向新模式轉變步驟1233 客戶服務核心運作流程1354 支持性文件1695 財務會計核心運作流程1996 財務會計核心運作流程支持性文件233分銷商標準組織結構目錄1分銷商組織結構圖82分銷商覆蓋人員工作職責9運作經(jīng)理9銷售主管10銷售組長11大店銷售代表12大店助銷員15 小店貨車銷售代表16分銷商組織結構圖總經(jīng)理分銷商運作經(jīng)理銷售主管人事主管財務主管系統(tǒng)主管后勤主管銷售組長財務人員出納員系

3、統(tǒng)操作員倉管人員銷售代表*注：1.一個分銷商人員可能因實際情況從事多于一個崗位。 2對于一個分銷商只有一個分銷商經(jīng)理. 3.每個銷售主管至少要管理35個銷售組長。 4每個銷售組長至少要管理810個銷售代表。職稱： 分銷商運作經(jīng)理部門： 分銷商總體工作目標：分銷商運作經(jīng)理負責分銷商整體生意的運作，以實現(xiàn)分銷商總體生意目標（銷量，利潤等）與在所覆蓋圍各渠道良好的客戶服務和店同表現(xiàn)，同時還負責分銷商組織結構與運作系統(tǒng)的構架、提高和完善，以實現(xiàn)長期可持續(xù)發(fā)展。工作圍：工作對象·級別4部外部·直接下屬數(shù)量4-5上級管理層·零售和批發(fā)客戶·匯報給總經(jīng)理部門經(jīng)理

4、83;寶潔客戶經(jīng)理·銷售部·寶潔區(qū)域經(jīng)理·人事部·財務部·系統(tǒng)部·儲運部要求： 高中與高中以上文化程度教育程度： 豐富的分銷商運作經(jīng)驗經(jīng)驗：其他要求（知識，技能，態(tài)度）：出色的領導才干，解決問題能力，思考分析能力，和他人有效工作能力，溝通能力與高度的職業(yè)道德，正直品性。職責：·負責實現(xiàn)分銷商年度和季度生意目標。（銷量，利潤和季度生意促銷計劃等）·負責實現(xiàn)所覆蓋圍各渠道良好的客戶服務與店表現(xiàn)。·負責年度和季度生意計劃和部署。·負責與戰(zhàn)略性零售客戶與大批發(fā)商談判/簽訂付款協(xié)議。·負責人員培

5、訓和發(fā)展。·負責人員獎勵和評估。·負責寶潔專用貨車的統(tǒng)一管理，確保車量的運作不影響寶潔貨車銷售計劃運作。·發(fā)展良好的客戶關系。·負責所在區(qū)域的長期可持續(xù)發(fā)展。 a）人員配置/招聘/客戶的篩選。 b）制定有效的策略和計劃發(fā)展生意。 c）跨部門有效的溝通。結構圖：總經(jīng)理分銷商運作經(jīng)理銷售部人事部財務部系統(tǒng)部后勤部每日發(fā)貨報告?zhèn)}庫名： 倉管員： 日期： 單據(jù)客戶代碼備注單據(jù)客戶代碼備注注意：倉管員需將要將每日發(fā)生的出倉/移倉/退貨/報殘等所有有關庫存變化的情況準確記錄在此報告中。194方法：1、與時更新簽名卡。步驟：1、 總經(jīng)理可以作出以下授權：2、 預算主管

6、可在預算內對基金和費用支出有決定權。3、 財務經(jīng)理/會計主管對預領款/現(xiàn)金付款有決定權，必要時需指定權限范圍。4、 財務經(jīng)理/會計主管對銀行付款有決定權，必要時需指定權限范圍5、 銷售經(jīng)理可簽署銷售合同，財務經(jīng)理可決定客戶賒銷額。6、 生產(chǎn)部經(jīng)理負責從寶潔訂貨，入倉，申報殘損貨物7、 人事部經(jīng)理負責簽署每月工資8、 會計主管決定會計科目和會計流程圖并且決定納稅申報9、 財務經(jīng)理負責安排金融（貸款）和運用適當?shù)慕鹑诠ぞ撸ɡ缱赓U、制造）10、 銷售經(jīng)理和財務經(jīng)理決定產(chǎn)品價格說明：對下一級委任職責和決定權。輸入：1、 從董事會成員到總經(jīng)理都要有權限的委任輸出：1、 簽名卡權限的委任寶潔公司中國/分

7、銷商核心工作流程流程： 會計 版本：1子流程： 內部控制 編號：7.3.1要素： 權限的委任 地點：總部寶潔公司中國/分銷商核心工作流程流程： 會計 版本：1子流程： 應付帳款 編號：6.3.3要素： 內部調節(jié) 地點：總部簽名卡寶潔分 銷 售客 戶客戶服務部財務部銷售部管理系統(tǒng)部人事部法律部客戶服務部經(jīng)理財務分析員銷售經(jīng)理管理系統(tǒng)部經(jīng)理人事部經(jīng)理法律部經(jīng)理230內部控制的建立某某寶潔經(jīng)營部應收帳款部對帳流程（樣本）責任人：編寫人：批準人：IDS標準操作流程手冊日期：編碼：目的：明確業(yè)務員，操作員和應收帳目管理在記錄和沖銷客戶應收款流程中的職責，確保IDS系統(tǒng)和分銷商手工帳記錄都準確無誤。原則：

8、 兩套系統(tǒng)均應以發(fā)貨就記錄應收帳。 手工帳系統(tǒng)應該建立寶潔IDS系統(tǒng)的銷售清單。 對帳的時間點雙方必須統(tǒng)一。 數(shù)據(jù)有出入，雙方均有責任查找原因，直到對準為止。運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間（根據(jù)具體情況而定）1每天收款，DSR將現(xiàn)金與其它票據(jù)交收款臺，收款臺復核后，將現(xiàn)金交部銀行，將支票，匯票等交出納。出納等銀行兌現(xiàn)后，交到會計處。財務經(jīng)理會計出納隨時2財務會計作收款報告匯總后把報告交給IDS系統(tǒng)管理員。會計9：003操作員根據(jù)報告進行當天收款輸入。IDS：AR操作員10：00-11：004操作員打印當天收款報表。IDS：AR每日銷售日記帳報表操作員5操作員把它與每日收款報告進行對帳。操作員6周

9、末對帳：操作員從電腦中打出客戶應收帳齡分期報表，與會計手工明細帳對帳，與，并查找原因如有差異即查找原因并與時調整，并計算應收帳款記錄準度（RRA）交業(yè)務經(jīng)理見（附件2）。IDS：AR應收帳款帳齡報表業(yè)務經(jīng)理操作員周末7月末對帳，操作員計算應收帳記錄準度（RRA）的平均值。操作員月末8月末：操作員打印超期欠款明細表計算超額欠款占銷售額比率（Overdue Rate）（見附件3）。操作員月末四項總控目標-交易的授權-交易的記錄-資產(chǎn)的合理保護-帳面資產(chǎn)與實際資產(chǎn)的對照P 232財務會計核心運作流程支持性文件P234某某寶潔經(jīng)營部應收帳款標準流程（樣本）責任人：編寫人：批準人：IDS標準操作流程手冊

10、日期：代碼：目的： 明確業(yè)務員，郵納，電腦操作員在向客戶收款時各自的職責，以便系統(tǒng)數(shù)據(jù)能與時，準確和真實地么映客戶應收款情況并能夠與時準確提供信息，有效地控制客戶信用狀況。原則： IDS系統(tǒng)以銷售人員下訂單，倉庫發(fā)出商品，根據(jù)簽收回單做發(fā)貨報告確定銷售實現(xiàn)，并記錄客戶應收帳款。 分銷商財務以收到客戶貨款和月末開出增值稅發(fā)票計算銷售收入，應收帳款作附助記錄。 業(yè)務員收到客戶貨款交分銷商財務部，財務部單獨編制寶潔產(chǎn)品收款報告。 財務部負責核對電腦應收帳款數(shù)據(jù)與原始單據(jù)一致。運作流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間（根據(jù)具體情況而定）1操作員打印出銷貨清單后把財務聯(lián)留下，其余聯(lián)分別交相應的人員。操作員倉

11、管員倉庫發(fā)貨后2操作員等收到倉庫的發(fā)貨報告過帳后，會計再把過完帳后的銷貨清單登記在相應的客戶應收帳款明細記錄本上。操作員會計每天3業(yè)務員把需開增值稅發(fā)票的銷貨清單交開票員開票。會計精務員隨時4必要時業(yè)務員可從電腦里獲取其負責客戶應收款和信用狀況報表。AR：應收款帳齡分期報表操作員業(yè)務員隨時5每天上午財務從收款臺處獲得今日收款報告（見附件1）會計財務經(jīng)理出納上午9：006對于由于月末結帳掛帳后的收款，則由相就此的業(yè)務員負責填寫收款報告，交出納蓋章，由出納轉交財務。業(yè)務員會計財務經(jīng)理7財務手工沖銷應收明細記錄，同時把收款報告交操作員進入電腦沖銷應收帳款。AR：現(xiàn)金收據(jù)輸入與過帳會計操作員10：00

12、-11.308操作員打印每日銷售日記帳和每日收款報告進行對帳。SO：每日銷售日記帳操作員下午16：309周末對帳：操作員從電腦中打出客戶應收帳齡分期報表，與業(yè)務員手工明細帳對帳，并查找原因如有并非異立即查找原因并與時調整。AR：應收款帳齡分期報表業(yè)務經(jīng)理操作員會計周末10月末對帳：操作員計算平均RRA（見附件2）操作員月末職責： 操作員：登記應收帳款明細記錄并提供客戶應收帳齡分期報表對帳，計算應收帳款記錄準度（RRA）。 業(yè)務員：負責客戶收款并填寫收款報告，與時做沖銷應收款的記錄并跟蹤客戶應收末收帳款。 應收帳目管理員：管理應收帳款，與時把收款報告交給操作員更新電腦中數(shù)據(jù)。P 235某某寶潔經(jīng)

13、營部預收款（樣本）責任人：編寫人：批準人：IDS標準操作流程手冊日期：代碼：目的：明確業(yè)務員、收款員、出納、電腦操作員在向客戶預收款時各自的職責，以便系統(tǒng)數(shù)據(jù)能與時準確和真實地反映客戶應收款情況并能夠與時準確提供信息，有效地控制客戶信用狀況。原則： IDS系統(tǒng)以銷售人員下訂單，倉庫發(fā)出商品，根據(jù)發(fā)貨報告確定銷售實現(xiàn)，并記錄客戶應收帳款。 分銷商財務以：<1>收到客戶貨款計算銷售收入，應收帳款作附助記錄。<2>當有預收款時，馬上掛帳在收款報告上列明這銷售單還沒有發(fā)貨。<3>這銷售單發(fā)貨后，立即沖回掛帳在收款報告上列明這筆掛帳已經(jīng)沖銷完畢。 業(yè)務員收到客戶貨款交

14、分銷商財務部，財務部單獨編制寶潔產(chǎn)品收款報告。 財務部負責核對電腦應收帳款數(shù)據(jù)與原始單據(jù)一致。運作流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間（根據(jù)具體情況定）1業(yè)務員負責收款，收款后將貨款交收款臺。業(yè)務員收款員隨時2收款臺每日收款匯總并核對無誤后交會計填寫每日收款匯總。會計將收款匯總交操作員輸入電腦，并沖銷應收款帳。（如果有預收款，請掛帳）。會計出納9：003操作員沖銷電腦里客戶的應收帳并作預收款的記錄。AR：現(xiàn)金收據(jù)輸入與過帳操作員10：00-11：304操作員打印每日銷售日記帳報表與每日蛋款報告進行對帳。SO：每日銷售日記帳操作員會計下午16：305會計收到倉庫通知，該銷售單已經(jīng)發(fā)貨，沖銷此筆掛收，

15、并在收款報告匯總上列明。會計6把該筆帳沖銷入帳。操作員隨時7月末對帳：操作員按業(yè)務經(jīng)理選擇的客戶從電腦中打出指定客戶應收帳齡分期報表，與業(yè)務員的手工明細帳對帳，并查找原因如有差異即查找原因并與時調整。AR：應收款帳齡分期報表會計月末P 236信用額建立與信用控制標準流程目的：有效地建立和控制客戶信用額，支持銷售業(yè)務發(fā)展同時降低賒銷風險。原則： 對于所有賒銷供貨百貨商店、超級商場在IDS系統(tǒng)建立信用額。 百貨商店和超級商場客戶信用額3個月修正一次。 客戶信用額必須得到財務經(jīng)理以與相關經(jīng)理的批準。 客戶信用額根據(jù)以下方式計算得出。計算依據(jù)：客戶過去三個月銷售量。客戶賒銷天數(shù)。（付款天數(shù)+平均送貨天

16、數(shù)）信用系統(tǒng)（客戶付款表現(xiàn)以與銷售人員意見）建議公式：信用額=客戶過去3個月銷售/90天×賒銷天數(shù)×信用系數(shù)（計算表見附件） 客戶信用最大風險值=信用額×風險系數(shù)（過去3個月中最高月銷量/過往3個月平均月銷量）程序：信用額建立： 每季度末（財務結帳那天），財務部回顧客戶銷售與付款狀況，編制客戶信用額計算表，交銷售代表。 銷售代表安照客戶實際財務與業(yè)務發(fā)展狀況，提供調整系數(shù)交財務部。 財務部計算客戶季度最新信用額與客戶信用最大風險值交經(jīng)理批準。 操作員調整修改IDS客戶信用額 。信用額的臨時調整： 財務部或銷售代表根據(jù)客戶付款或銷售申請減少或增加客戶信用額（申請表見

17、附件） 申請表交直接經(jīng)理和經(jīng)理批準交電腦操作員調整IDS客戶信用額。信用額建立流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間1財務會計回顧客戶銷售與付款狀況，提供信用調整系數(shù)，交財務經(jīng)理。財務會計每季度末2銷售代表按照客戶實際業(yè)務發(fā)展狀況，提供銷售增長系數(shù)交分銷商經(jīng)理。銷售代表每季度末3財務經(jīng)理和分銷商經(jīng)理共同確認客戶季度最新信用額。財務經(jīng)理/分銷商經(jīng)理每季度末4操作員調整修改IDS客戶信用額。 操作員每季度末擱置訂單釋放流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間1操作員開銷售單時，發(fā)現(xiàn)有信用問題訂單，進行定單擱置，打印出擱置定單報表。SO：輸入該銷售單時出現(xiàn)警告操作員隨時2分銷同經(jīng)理收到擱置定單報表后向財務出納和銷

18、售代表詢問是否已收到該客戶的貨款。操作員財務人員銷售代表上午10：30/下午15：303若已收貨款并且已收貨款大于信用差額，分銷商經(jīng)理同意釋放。如否，分銷商經(jīng)理與負責該客戶的銷售代表聯(lián)系并決定釋放或取消該訂單。忽略此警告，繼續(xù)打印此銷售單/信用控制系統(tǒng)：選擇擱置此訂單/信用控制系統(tǒng)：打印擱置訂單報表操作員/分銷商經(jīng)理/財務人員得到收款員的肯定答復后P 237信用額建立與信用控制標準流程4銷售代表如果需要釋放此訂單，需向經(jīng)理述理由，并填寫收款保證寫操作員/銷售代表/分銷商經(jīng)理得到收款員的否定答復后5財務經(jīng)理在同意釋放的訂單旁簽批，并把擱置報表與收款保證書給分銷商經(jīng)理，分銷商經(jīng)理同意簽字后，將收款

19、保證書留財務出納處，擱置訂單報表交給操作員。操作員/財務經(jīng)理/分銷商經(jīng)理同意簽字后馬上6操作員釋放/取消此訂單。信用額控制系統(tǒng)選擇釋放So：打印此訂單/SO：取消此訂單操作員7銷售代表確認訂單處理結果，并通知客戶。銷售代表每日上/下班前8財務出納督促銷售代表收回寫了付款保證書的貨款。財務人員銷售人員隨時9如客戶生意需要改變信用額，銷售代表填寫信用更改表，交分銷商經(jīng)理與財務經(jīng)理。銷售代表/經(jīng)理/財務人員10分銷商經(jīng)理與財務經(jīng)理根據(jù)客戶以往付款表現(xiàn)和生意發(fā)展需要確認信用額并簽字，交操作員。系統(tǒng)管理員銷售代表11操作員更改信用額。操作員訂單釋放的原則： 每天根據(jù)客戶的有效信用額與時釋放客戶的訂單是客

20、戶財務主管的重要職責。為了準確的釋放客戶被扣訂單有效地幫助銷售代表與時開展他們的分銷工作，為公司減產(chǎn)風險，同時創(chuàng)造更多利益。訂單釋放必須控制在客戶最大風險值之，并遵從以下原則：被扣單原因相應措施1客戶沒有償還能力取消訂單2由于業(yè)務發(fā)展或新產(chǎn)品推出得到有關銷商售與財務經(jīng)理批準，釋放訂單。3客戶不能按照付款期支付貨款銷售代表書面提交客戶付款計劃書，并轉交財務主管跟蹤，保證客戶按時付款。如客戶不覆行上次訂單所交付款計劃，則不能釋放當次訂單。職責：財務部客戶主管：掌握客戶付款表現(xiàn)，與時準確將客戶賒銷狀況的信息反饋給銷售人員，與時采取措施跟蹤解決付款有問題的客戶，防止客戶壞帳出現(xiàn)。銷售代表：滿足客戶業(yè)務

21、發(fā)展需要，同時保證客戶健康付款狀況，跟蹤解決客戶付款問題，與時將客戶有關業(yè)務、財務信息反饋給財務部。批發(fā)：手工訂單流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間1銷售代表下訂單，經(jīng)財務經(jīng)理與分銷商經(jīng)理審核后簽名放行。銷售代表財務經(jīng)理分銷商經(jīng)理隨時2銷售代表把經(jīng)批準的訂單交與操作員輸入系統(tǒng)，并做發(fā)貨處理。操作員銷售代表隨時P 238P 239某某寶潔經(jīng)營部應付帳款部對帳流程（樣本）責任人：編寫人：批準人：IDS標準操作流程手冊日期：編碼：目的：明確操作員和財務會計在記錄和沖銷客戶應付帳流程中的職責，確保IDS系統(tǒng)和分銷商手工帳記錄都準確無誤。原則： 兩套系統(tǒng)均應以收貨就記錄應收應收應付帳。 手工帳系統(tǒng)應該建立

22、寶潔IDS系統(tǒng)的采購清單。 對帳的時間點雙方必須統(tǒng)一（每周六上午10：30）。 數(shù)據(jù)有出入，雙方均有責任查找原因，直到對準為止。運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間（根據(jù)具體的情況而定）1財務會計作付款記錄工作后把付款報告交給IDS系統(tǒng)操作員（見附件）會計隨時2操作員根據(jù)作付款輸入。IDS：AP操作員隨時3操作員打印每日采購日記帳報表和付款報告對是否輸入正確。IDS：AP每日采購日記帳報表操作員每天下班前4打印應付帳款帳齡報表IDS：AP應付帳款帳齡報表周末/月末5財務會計整理好手工帳交操作員。周末/月末6操作員核對兩套系統(tǒng)中數(shù)據(jù)是否一致并查找原因調整，同時計算應付帳款記錄準度（PRA）（見附件6）。

23、操作員周末/月末職責： 操作員：每日檢查付款報告數(shù)據(jù)和電腦中數(shù)據(jù)是否一致；月末提供客戶應收帳齡分期報表對帳，計算應付帳款記錄準度（PRA）。 財務會計：管理應付帳款，與時把付款報告交操作員更新電腦中數(shù)據(jù)；月末提供應付帳款手工記錄給操作員對帳。某某百貨集團公司寶潔經(jīng)營部應付帳款流程（樣本）責任人：編寫人：批準人：IDS標準操作流程手冊日期：編碼：目的：根據(jù)收日期，金額，與時支付寶潔貨款，保證14天付款獲取寶潔3%付款折扣與由調整訂貨量而取得的折扣原則： 客戶向寶潔公司訂貨，當客戶收到貨物，將產(chǎn)品簽收單交到操作員處確認，即記錄應付寶潔貨款。 客戶獲得付款折扣，在付款時根據(jù)寶潔提供發(fā)票，在電腦作折扣

24、記錄處理。 財務員負責將已付款的單據(jù)并連同付款報告轉交電腦操作員，更新應付款。 操作員負責復核電腦應付帳款與分銷商財務帳目一致。運作流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間（根據(jù)具體情況而定）1IDSS向寶潔下定單，得到寶潔的定單確認后，IDSS馬上修改定單的成本。（注：如選擇“B”價格忽略修改流程）。產(chǎn)填寫調整表，月末交財務會計。操作員隨時2財務會計每月末，根據(jù)IDSS填寫的成本調整表調整銷售成本。會計月末3倉管員把寶潔簽收單匯總表交給操作員。倉管員操作員收貨后一小時4在電腦中記錄收貨。PO：收貨操作員同時5倉管員把簽收單（財務聯(lián)）交給會計與出納。倉管員會計，出納同時6出納收到寶潔發(fā)票后，將發(fā)票和寶

25、潔簽收單相對應，確認付款折扣后，填寫付款報告，并記帳。（因為是即時付款折扣發(fā)票，可直接承認折扣。）會計出納同時7如不能滿足14天付款，寶潔公司將于每月末將多付的折扣重新開出發(fā)票，分銷商收到發(fā)貨票后復核是否是損失的折扣，確認無誤后，經(jīng)分銷商經(jīng)理批準，操作員打印出“打印與過帳采購單收據(jù)”報表交會計。會計單獨做付款報告，（根據(jù)其中的寶潔計算機與分銷商計算機，在備注中注明多少天付款），如CIP不能滿足5天，則由寶潔公司開具發(fā)票，分銷商收到發(fā)貨票后，在IDS系統(tǒng)中做Credit Meno并記帳。并把付款報告交操作員沖銷付款。AP/憑證付款輸入會計出納分銷商經(jīng)理操作員每月初8財務會計記帳后把付款報告交財務經(jīng)理交出納付款。會計出納下午2：009出納付款后把付款單據(jù)交會計，會計把付款報告交給操作員，同時把銀行付款憑證交會計，并登記現(xiàn)金日記帳。會計財務經(jīng)理付款后10操作員沖銷電腦里應付帳記錄。AP：憑證付款輸入與過帳操作員馬上11打印采購日記帳報表與付款報告核對數(shù)據(jù)是否一致。AP：采購日記帳報表操作員每天下班前12打印應付帳齡分期報表。AP：應付帳齡分期報表操作員月末13財務 會計準備好手工記錄交操作員對帳。會計操作員月末14周末：操作員在財務經(jīng)理監(jiān)督下對帳，如有差異查找原因并與時調整并計算應付帳款記錄準度（PRA）（見付件6）財務經(jīng)理周末15月末：操作員計算PRA的