1、標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫沒有規(guī)矩沒有規(guī)矩 不成方圓！不成方圓！制定：曹如進拉馬的炮兵n一位年輕有為的炮兵軍官上任伊始，到下屬部隊視察其操練情況。他在幾個部隊發(fā)現(xiàn)相同的情況：在一個單位操練中，總有一名士兵自始至終站在大炮的炮管下面，紋絲不動。n軍官不解，究其原因，得到的答案是：操練條例就是這樣要求的。軍官回去反得查閱軍團事文獻，終于發(fā)現(xiàn)，長期以來，炮兵的操練條例仍因循非機械化時代的規(guī)那么。n站在炮管下的士兵任務(wù)是負責(zé)拉住馬的韁繩在那個時代，大炮是馬車運載到前線的，以便在大炮發(fā)射后調(diào)整由于后坐力產(chǎn)生的距離偏差，減少再次瞄準(zhǔn)所需要的時間。n現(xiàn)在大炮的自動化和機械水平很高，已經(jīng)不再需要這樣一個角色

2、了，但操練的條例倒沒有及時地調(diào)整，因此才出現(xiàn)了不拉馬的士兵。軍官的發(fā)現(xiàn)使他獲得國防部的嘉獎。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件管理n文件實施與跟進一、系統(tǒng)化的管理平臺理念共振老板意識管理團隊左膀右臂監(jiān)控機制適時控制考評鼓勵企業(yè)文化運作體系制度、規(guī)矩 標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運行的過程中扮演著相當(dāng)重要的標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：角色： 1符合標(biāo)準(zhǔn)要求符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在在ISO9001和和TS16949及及ISO14001的條文中，均要求組織的條文中，均要求組織 “建立并保持書面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求建立并保持書面的體系，以全面滿

3、足此標(biāo)準(zhǔn)的要求。 2工作的依據(jù)工作的依據(jù) 建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和穩(wěn)定的工作方式，以防止不同的人在操作相同的工作一致和穩(wěn)定的工作方式，以防止不同的人在操作相同的工作 時出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工時出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工 作的方式和方法欠明確和清楚。作的方式和方法欠明確和清楚。二文件的重要性二文件的重要性 3 提升管理技術(shù)水平的根底提升管理技術(shù)水平的根底 當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此根底通過日當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此根底通過日 常

4、工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。 4 防止經(jīng)驗的流失防止經(jīng)驗的流失 書面化的運行體系亦可防止由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗的書面化的運行體系亦可防止由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗的 流失，從而造成動作上的因難。流失，從而造成動作上的因難。5改善人際關(guān)系改善人際關(guān)系 由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時降低了同事之間的磨擦的時機。少了口頭式的命令和溝通，同時降低了同事之間的磨擦的時機。 6員工的責(zé)任心和榮譽感員工的責(zé)任心和榮譽感 執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)

5、容，明確了自執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽感。己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽感。 二文件的重要性二文件的重要性 三公司文件的架構(gòu)三公司文件的架構(gòu) 一目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個層次，即：一目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個層次，即： 一階文件：規(guī)定一階文件：規(guī)定/手冊手冊 二階文件：制度二階文件：制度/方法方法/程序程序 三階文件；工作指導(dǎo)書三階文件；工作指導(dǎo)書 四階文件：表單或表格四階文件：表單或表格 但是，并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多但是，并不是每家企業(yè)都必須建立

6、上述架構(gòu)的體系文件，許多 規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為3個層次，即：個層次，即： 一階文件：手冊一階文件：手冊 二階文件：制度二階文件：制度/程序程序/工作指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書 三階文件：表單三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時 亦需考慮公司未來的擴充和開展等。亦需考慮公司未來的擴充和開展等。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件日常管理n文件實施與改進一、文件的分類一、文件的分類按管制方式分：受控文件：對發(fā)行/使用/保管/作廢等需控制的

7、。如：制度、規(guī)定、手冊/、方法、程序/指導(dǎo)書、工作指引/表單、圖紙、外來文件非受控文件：臨時性或補充性的。通知，公告、內(nèi)部要求，培訓(xùn)教材按內(nèi)容分：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)圖紙/QC工程表/外協(xié)標(biāo)準(zhǔn)工作標(biāo)準(zhǔn)操作指導(dǎo)書，檢驗指導(dǎo)書管理標(biāo)準(zhǔn)制度/方法/程序按來源分：公司文件外來文件國際標(biāo)準(zhǔn)/國家標(biāo)準(zhǔn)/團隊標(biāo)準(zhǔn)/客戶要求我們重點在管理公司內(nèi)部受控文件二、文件結(jié)構(gòu)圖二、文件結(jié)構(gòu)圖一階二階三階四階規(guī)定/手冊：闡述公司的大政方針, 綱領(lǐng)性策略性文件制度/方法/程序：標(biāo)準(zhǔn)工作順序、職責(zé)與實施方法，流程性管理文件 工作指引/作業(yè)指導(dǎo)書：標(biāo)準(zhǔn)如何完成作業(yè)的方法 ，指導(dǎo)性文件 表單/記錄/作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：管理活動所產(chǎn)生的結(jié)果，驗證性文件

8、外來文件也是需要管制的，但因為其特殊及不可預(yù)測性，故放在第四階文件中標(biāo)準(zhǔn)二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) 二文件架構(gòu)的說明 1規(guī)定/手冊 對于一個國家來說，憲法是根本大法，任何法律的制訂都必 須依憲法的要求來擬制，而對于一間公司來說，規(guī)定/手冊即是 公司在管理制度上的根本大法，它會表達公司在體系運行上的 大綱要求，簡言之，手冊即要求我們應(yīng)該要做哪些工作。 2方法/程序 程序即是明確規(guī)定工作進行的途徑，亦就是說，針對手冊要 求的工作和要求程序需詳細描述。文件化的程序通常包括活 動的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時、何地和由 誰來做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進行控 制和記錄等。

9、二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) 3工作指引/工作指導(dǎo)書 工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它詳細表達某一具體的工 作如何來執(zhí)行和操作. 4表單 格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時，就 應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè) 計復(fù)雜的表格會令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計表格應(yīng) 力求共享，在表達明白的前提下，精簡填寫工程和內(nèi)容。其他文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(圖紙、品質(zhì)方案、QC工程表、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、 操作標(biāo)準(zhǔn)、保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)等) 、管理標(biāo)準(zhǔn)(培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)、獎懲標(biāo)準(zhǔn)等) 通知/公告：臨時性或針對某一具體事務(wù)的要求，經(jīng)使用總結(jié)后要逐步補 充入管制的一二三階文件中。外來文件：國際法

10、規(guī)，行業(yè)要求，客戶標(biāo)準(zhǔn)等二文件體系的架構(gòu)二文件體系的架構(gòu) 一般來說，一項工作涉及到多個部門那么我們寫文件時編制成程序，例如：采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時做成指導(dǎo)書的格式，例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗指導(dǎo)書等。 一般對于圖紙、設(shè)備說明書、國內(nèi)、國際的標(biāo)準(zhǔn)亦可歸納為工作指導(dǎo)書類文件，但我們規(guī)劃在四階文件內(nèi)。三、文件的編號方式流水號00001部門代碼文件類別代碼1一階文件、2二階文件以此類推 一二三階文件編號方式一二三階文件編號方式表單編號方式表單編號方式表單流水號00001 部門代碼假設(shè)因組織調(diào)整,不影響已發(fā)放的文件編碼方式,待重新?lián)Q版時再行更新

11、.技術(shù)文件均由制訂單位按照相關(guān)編碼規(guī)那么進行編號 各公司代碼HLTG代表泓淋集團各公司代碼HLTG代表泓淋集團表單性質(zhì)代碼Q/E/ERP/CMS表單版本A,B,C 目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件管理n文件實施與跟進一、哪種情況下需要制定文件制度一、哪種情況下需要制定文件制度如有下述狀況之一:新設(shè)組織時管理可以系統(tǒng)化時反復(fù)情形次數(shù)比較多時相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時(或重復(fù))執(zhí)行缺點、不良或投訴抱怨等狀況發(fā)生頻繁需求量大(多)客戶或外部政策要求工作需要經(jīng)常溝通與協(xié)調(diào)時二、文件的編寫結(jié)構(gòu)二、文件的編寫結(jié)構(gòu) 一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整 結(jié)構(gòu)有

12、： 1目的 2范圍 3權(quán)責(zé) 4定義 5作業(yè)內(nèi)容/作業(yè)程序 6相關(guān)文件 7. 附件 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)表達的內(nèi)容做一詳細表達： 1目的 應(yīng)表達編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么？二、文件的編寫結(jié)構(gòu)二、文件的編寫結(jié)構(gòu) 2范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時機，范圍的界定直接決定文件的功能 范圍，所以編寫時應(yīng)注意它的涵蓋性。例如某公司有手動和自動 的繞線機，如果文件的內(nèi)容只針對手動的繞線機，卻將文件的范 圍寫成“適用于公司所有繞線機的使用，即是明顯的錯誤。 3權(quán)責(zé) 即在文件運行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負的權(quán)責(zé)，一般時常會就相 關(guān)人員擔(dān)負的權(quán)責(zé)做簡單表達，但是亦有公司只表達和此文件有 關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)

13、部門的權(quán)責(zé)。 4定義 亦即名詞解釋，針對文件中用到的專業(yè)術(shù)語、英文縮寫做明確說 明，會令文件內(nèi)容更清楚明白。三、文件的編寫結(jié)構(gòu)三、文件的編寫結(jié)構(gòu) 5程序/作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法、過程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩 個部份。 1流程圖：以流程圖的形式描述工作進行和程序，會更容易了解文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。 2文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時，一定需注意5W1HWHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW結(jié)合，即由誰WHO，在何時WHEN，在何地WHERE，做何事WHAT，為什么做WHY，怎樣做HOW，缺少任何一個W或 H，都有可能使文件的內(nèi)容不易理解。

14、三、文件的編寫結(jié)構(gòu)三、文件的編寫結(jié)構(gòu) 6參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時，最 好將文件的編號同時附在文件名之后，以及便查找，但是不可 將文件版本附上。 7附件 一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單，公司所 有的表單都應(yīng)從此而來，最好將表單的編號附在名稱后，但是 也不可以附版本。 8以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu)，為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文件的內(nèi)容的 需要，可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的工程。四、文件的格式n格式表達一種文化n格式是一種權(quán)威的表達n格式便于溝通n有格式的文件便于閱讀與思維一二階文件格式n首頁樣式n內(nèi)文樣式

15、一二階文件的內(nèi)容必須包含以下內(nèi)容n1.0目的n2.0適用范圍n3.0職責(zé)n4.0定義n5.0工作程序n6.0相關(guān)文件n7.0附件其他文件的制作其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識別以下工程：1)文件名稱2)文件編號3)文件版次4)頁次5)生效日期6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認其他的書寫習(xí)慣n三級制審批制： 制定 審核 批準(zhǔn)n審批自下至上，自右至左n文件字體習(xí)慣n標(biāo)題一般用16號三號字體，加粗宋體n內(nèi)文一般用12號小四字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體n小題目如“目的可用14號四號加粗宋體n序號標(biāo)識習(xí)慣n1.0n 1.1n A.n a).五、文件編寫的幾點小技巧n自下至上的編寫讓一線人員編寫,主

16、管審核n目標(biāo)指向制度必須面對目標(biāo)n先列出流程圖與職責(zé)n防止抽象如：上緊螺絲時要小心詞語模糊n列出所有控制點,盡量數(shù)據(jù)化(如微笑,露出八顆牙)n表單記錄要細化n讓新人看看,是否可會操作五、文件編寫的幾點小技巧一、忌簡單草率，未將所有的工作要求都納入體系。二、忌過于彈性化，失去可操作性。三、忌理想主義化，導(dǎo)致無法實施。四、忌部門主義化，導(dǎo)致其它部門無法配合。五、忌咬文嚼字，理解困難。編寫文件的五忌編寫文件的五忌六、文件編寫的詳細程度n取決于人員的能力；n取決于組織規(guī)模大小，產(chǎn)品復(fù)雜程度；n過程復(fù)雜程度； 七流程圖繪制七流程圖繪制 在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會更容易理解文件內(nèi)容和加深

17、印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。 1 流程圖常用的符號七流程圖繪制七流程圖繪制 表示開始表示條件判斷、檢驗及查核表示執(zhí)行處理某一單項作業(yè) 表示作業(yè)路徑線(流程線)表示所用表格(一個或多個)或文件(人工表格或文件)表示連接點,在流程圖繪制時因空間關(guān)系或換頁時 使用“”. 內(nèi)以英文代號區(qū)別 指各類流程的結(jié)束時所使用的符號 A七流程圖繪制七流程圖繪制 此范例是一個最簡單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。 例二：生產(chǎn)流程 執(zhí)行工程 負責(zé)人 記錄 備 料 備料員 材料日用表 加溫烘干 烤箱操作員 材料溫度控制表 投 料 備料員 無 設(shè)定技術(shù)參數(shù) 技術(shù)員 成型參數(shù)記錄表 正常生產(chǎn) 技術(shù)員

18、產(chǎn)品生產(chǎn)日報 七流程圖繪制七流程圖繪制 例二：流程圖將執(zhí)行工程、負責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制作流程圖的常用方法之一。 總之，使用流程圖的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時機。目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件管理n文件實施與跟進一、文件的審查、批準(zhǔn)一、文件的審查、批準(zhǔn) 一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可公布使用，但是對于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因為部門專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)

19、使用，掩蓋了其它部門的要求的意見，在使用中難免會對其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例： 一、文件的審查、批準(zhǔn)一、文件的審查、批準(zhǔn) X企業(yè)公司文件審查、核準(zhǔn)文件類別 審 查 核 準(zhǔn)規(guī)定/手冊 各部門主管 董事長 程序 各部門主管 總經(jīng)理 工作指導(dǎo)書 部門主管 經(jīng)理 圖紙 工程部主管 一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見，并加以修訂補充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。 二、文件審批文文 件件 類類 別別擬擬 制制會會 審審 機機 構(gòu)構(gòu)審審 核核批批 準(zhǔn)準(zhǔn)備注備注手冊類手冊類體系擔(dān)當(dāng)體系擔(dān)當(dāng)各部門主管各部門

20、主管管代管代總經(jīng)理總經(jīng)理辦法類辦法類/ /程序文程序文件件部門主管部門主管各部門主管各部門主管廠務(wù)經(jīng)理廠務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理/ /管代管代管理指引管理指引/ /標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)部門主管部門主管/ /一般人員一般人員各部門主管各部門主管部門經(jīng)理部門經(jīng)理管代管代表單記錄表單記錄依文件批準(zhǔn)層級依文件批準(zhǔn)層級公共性管理指引，由制定單位召開相關(guān)主管進行說明。公共性管理指引，由制定單位召開相關(guān)主管進行說明。二、我們的文件審批n其它文件最少需部門經(jīng)理審批n需要會審的文件經(jīng)由相關(guān)部門會審后，由文件制定單位記錄于?文件會審記錄表?n圖紙等技術(shù)文件另外規(guī)定簽核流程 n公告含通知、公告、通告等需副總級別以上人員批準(zhǔn)n內(nèi)部聯(lián)絡(luò)

21、單由各部門經(jīng)理或副總簽批，但要注意其他部門的意見回復(fù)。三、文件發(fā)布n文控中心標(biāo)準(zhǔn)化后，再依權(quán)限呈簽n由制訂單位確定分發(fā)范圍和數(shù)量n原件交由文控中心歸檔，作成?體系文件總覽表? n發(fā)放一定要作好發(fā)放記錄?文件簽收記錄表? n文件接受時注意每頁有受控章n非受控文件也可以直接在原稿反面簽名，以示收到n文件補發(fā)：文件假設(shè)因損壞或遺失或有增加使用份數(shù)的必要，由使用單位填寫?文件增補申請表?四、文件修訂在以下的情況下要修訂相關(guān)文件：在以下的情況下要修訂相關(guān)文件：例外事件越來越多時例外事件越來越多時任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題及改變步

22、驟時當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題及改變步驟時當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時當(dāng)機器工具或儀器已經(jīng)改變時當(dāng)機器工具或儀器已經(jīng)改變時當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時當(dāng)方法、工具或機器已經(jīng)改變時當(dāng)方法、工具或機器已經(jīng)改變時當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變?nèi)绛h(huán)境的問題時當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變?nèi)绛h(huán)境的問題時當(dāng)法律和規(guī)章產(chǎn)品賠償責(zé)任法律已經(jīng)改變時當(dāng)法律和規(guī)章產(chǎn)品賠償責(zé)任法律已經(jīng)改變時標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)ISOISO等已經(jīng)改變等已經(jīng)改變非受控文件如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單實施一段時間后，有效果時非受控文件如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單實施一段時間后，有效果時文件修訂要及時，但忌太過于頻繁版次變更n大幅度變更變更的內(nèi)容達30以上，或小變更已超過9次，改

23、版n小幅度變更文件只做局部上修訂，只需換頁即首頁與變更頁。改版次n變更標(biāo)識：“文件版次是有2位阿拉伯?dāng)?shù)字，個位數(shù)字表示“版別從1開始，小數(shù)點后的數(shù)字表示“小變更次數(shù)從0開始n每次變要在首頁記錄，并在文件變更一覽表中登錄，收回原稿，發(fā)放新稿。n誰提出：本單位可直接修改，其他單位需提出?文件申請表? 經(jīng)原審批流程批準(zhǔn)前方可變更 五、文件保管n文控中心必須妥善保管好文件n文件接受單位是保管單位n找不到文件就是最大的問題n保管的幾點要求n1.任何情況下都不得對文件進行標(biāo)記,涂改或作記號n2.受控文件不得復(fù)印,如確有需要,可申請增發(fā)n3.文件應(yīng)置放于明顯、易于取得、使用者明確的位置。n4.各部門也要一份

24、文件清單n5.各部門的經(jīng)常使用的表單應(yīng)有一份電腦檔與書面檔n6沒有“受控章標(biāo)記的文件不是最終文件六、文件的報廢與回收n文件修訂或廢止后要及時回收舊檔，再發(fā)新檔，如舊檔有喪失，要書面呈報原因n回收文檔要印“作廢章或在正面打“Xn回收檔如不涉及機密的可作回收紙或參考文檔使用，但一定要注意有“作廢章或 “X的記號。n文控中心最好保存一份舊檔但也要作好標(biāo)記n?文件變更一覽表? 目錄n文件的目的與意義n文件架構(gòu)n文件編寫方法n文件管理n文件實施與跟進一、文件實施的心態(tài)n全員要有制度化管理的心態(tài)n先執(zhí)行，后修正n條條大路通羅馬，我們要走的就是這一條n總會有更好的方法n個人利益必須在集體利益的前提下實現(xiàn)n堅

25、決不做三沒主管：沒問題沒關(guān)系沒方法n同樣的錯誤不能出現(xiàn)三次：不知道-沒注意-成心的二、文件實施的步驟n呈簽前先內(nèi)部人員開會，讓相關(guān)人員了解并提出意見n批準(zhǔn)發(fā)布后要第一時間培訓(xùn)或宣導(dǎo)n實施前一個月要跟進，要有堅決的態(tài)度n定期不定期的審核，找到問題點n文件是最好的教材新進人員入職培訓(xùn)，老員工技能培訓(xùn)n文件就是解決工作的最好方法三、沒有制度時的應(yīng)急措施n設(shè)法請示你的上司；n上司不在與同事會商；n根據(jù)判斷“先斬后奏；n事后評估“是非功過；n最后建議進入“文件體系。n關(guān)鍵詞：n允許員工犯錯、但同樣錯誤不能犯2次！案例n有一家企業(yè)把洗手流程“清水洗手液清水哄干貼在墻上，外表看有流程，但如果你安排幾個人分別

26、按照這個流程去洗手時，會發(fā)現(xiàn)不同人之間的差異性。n麥當(dāng)勞的洗手規(guī)定：n1、每小時用殺菌洗手液洗手；n2、洗至手腕以上，至少20秒。 案例下面是某企業(yè)的?空氣壓縮機操作規(guī)程?： 1開機前應(yīng)檢查油位、油位計。 2檢查設(shè)定值，將壓縮機運行幾分鐘，檢查是否正常工作。 3定期檢查顯示屏上的讀數(shù)和信息。 4檢查加載過程中冷凝液的排放情況，檢查空氣過濾器，保養(yǎng)指示器，停機后排放冷凝液。 5當(dāng)壓力低于或高于主要參數(shù)表中限定值時，機組不能運行。 n9、靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。4月-224月-22Thursday, April 21, 2022n10、雨中黃葉樹，燈下白頭人。14:57:1814:57:1814:

27、574/21/2022 2:57:18 PMn11、以我獨沈久，愧君相見頻。4月-2214:57:1814:57Apr-2221-Apr-22n12、故人江海別，幾度隔山川。14:57:1814:57:1814:57Thursday, April 21, 2022n13、乍見翻疑夢，相悲各問年。4月-224月-2214:57:1814:57:18April 21, 2022n14、他鄉(xiāng)生白發(fā)，舊國見青山。21 四月 20222:57:18 下午14:57:184月-22n15、比不了得就不比，得不到的就不要。四月 222:57 下午4月-2214:57April 21, 2022n16、行動出

28、成果，工作出財富。2022/4/21 14:57:1814:57:1821 April 2022n17、做前，能夠環(huán)視四周；做時，你只能或者最好沿著以腳為起點的射線向前。2:57:18 下午2:57 下午14:57:184月-22n9、沒有失敗，只有暫時停止成功！。4月-224月-22Thursday, April 21, 2022n10、很多事情努力了未必有結(jié)果，但是不努力卻什么改變也沒有。14:57:1814:57:1814:574/21/2022 2:57:18 PMn11、成功就是日復(fù)一日那一點點小小努力的積累。4月-2214:57:1814:57Apr-2221-Apr-22n12、世間成事，不求其絕對圓滿，留一份缺乏，可得無限完美。14:57:1814:57:1814:57Thursday, April 21, 2022n13、不知香積寺，數(shù)里入云峰。4月-224月-2214:57:1814:57:18April 21, 2022