1、1.4采購及合同管理業(yè)務(wù)流程一、 業(yè)務(wù)流程范圍1所涉及的業(yè)務(wù)范圍選擇設(shè)備供應(yīng)商；簽訂框架協(xié)議、合同并對框架協(xié)議和合同的執(zhí)行和存檔進行管理。2所涉及的部門范圍財務(wù)部門、法律事務(wù)部門、審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、網(wǎng)絡(luò)發(fā)展（規(guī)劃、計劃建設(shè)、采購）部門、以及其他有資本性支出需求的部門3所涉及的計算機系統(tǒng)和相關(guān)維護部門辦公自動化系統(tǒng)、計劃建設(shè)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)企業(yè)信息化部門、財務(wù)部門二、目標(biāo)設(shè)備采購及項目招標(biāo)行為規(guī)范，符合國家法律法規(guī)、相關(guān)國際慣例和公司管理制度的要求。三、風(fēng)險未遵守合同條款要求，未遵循有關(guān)法律法規(guī)，導(dǎo)致合同索賠、項目停滯或政府處罰。四、相關(guān)會計科目無五、流程概述網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部門定期編制設(shè)備

2、集中采購目錄，目錄中主要包括設(shè)備類別、采購方式等內(nèi)容。目錄中規(guī)定了允許下級公司自行采購的設(shè)備種類。設(shè)備集中采購目錄由網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部門負責(zé)人審核無誤后，上報主管副總經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后，以文件形式下發(fā)給下級公司及本級公司相關(guān)部門。下級公司及本級公司相關(guān)部門按該文件的要求進行設(shè)備集中采購。1框架采購流程1.1編制采購文件當(dāng)按規(guī)定需要采用框架協(xié)議方式確定設(shè)備供應(yīng)商及設(shè)備采購價格時，由網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部門組織編制采購文件，并由部門負責(zé)人或其授權(quán)人審批。如采購文件中的商務(wù)規(guī)范書部分與標(biāo)準(zhǔn)格式比較有重大變化，還要經(jīng)法律部門審核。1.2組織談判采購部門根據(jù)以往同類型項目實施記錄、業(yè)務(wù)部門推薦或技術(shù)交流等資料確定有資格的物資

3、供應(yīng)商范圍，經(jīng)采購部門負責(zé)人或其授權(quán)人審批后，上交主管副總經(jīng)理或其授權(quán)人進行審批。審批通過后，采購部門向相應(yīng)的物資供應(yīng)商發(fā)出邀請書和采購文件并成立談判小組，展開談判工作。談判結(jié)束后由談判小組出具談判總結(jié)報告，采購部門在此基礎(chǔ)上形成談判報告，談判報告由采購部門負責(zé)人或其授權(quán)人審批后，上報主管副總經(jīng)理或其授權(quán)人審批。批準(zhǔn)后由采購部門負責(zé)將框架談判工作的相關(guān)文件整理備查。1.3框架協(xié)議的簽訂采購部門根據(jù)框架談判結(jié)果組織擬定框架協(xié)議、編制合同審批表，交法律部門審核后由主管副總經(jīng)理或者其授權(quán)人進行審批。審批通過后，由股份公司的法人代表或者其授權(quán)人與物資供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議。1.4框架協(xié)議的執(zhí)行和監(jiān)督如果下

4、級公司所需購置的設(shè)備屬于上級公司規(guī)定的統(tǒng)談分簽的范圍時，下級公司應(yīng)按照上級公司簽訂的相應(yīng)的框架協(xié)議執(zhí)行。采購部門負責(zé)監(jiān)督所簽訂框架協(xié)議的執(zhí)行情況，并會同審計、紀(jì)檢監(jiān)察等相關(guān)部門不定期對下級公司框架協(xié)議的執(zhí)行情況進行檢查。1.5對于重要設(shè)備采購的框架協(xié)議，需提請法律、審計和紀(jì)檢監(jiān)察部門參與框架協(xié)議的談判、簽訂工作。2招標(biāo)采購流程2.1編制招標(biāo)文件當(dāng)按規(guī)定需要采用招標(biāo)方式確定設(shè)備供應(yīng)商時，由網(wǎng)絡(luò)發(fā)展（規(guī)劃、計劃建設(shè)）部門組織編制技術(shù)規(guī)范書，由采購部門組織編制商務(wù)規(guī)范書并與技術(shù)規(guī)范書匯總為招標(biāo)文件。招標(biāo)文件由網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部門負責(zé)人或其授權(quán)人審批。如商務(wù)規(guī)范書部分有新的變化，還要經(jīng)由法律事務(wù)部門進行審核。

5、如屬于土建項目，則按規(guī)定必須由相關(guān)政府部門進行公開招標(biāo)，相關(guān)流程不在此流程中規(guī)定。2.2組織招標(biāo)采用自行招標(biāo)方式的項目，招標(biāo)單位應(yīng)該在招標(biāo)工作開始以前取得自行招標(biāo)資格，否則應(yīng)委托招標(biāo)代理公司完成招標(biāo)工作。招標(biāo)單位應(yīng)審核受委托招標(biāo)的招標(biāo)代理公司的相應(yīng)資質(zhì)證明。招標(biāo)方式有公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)兩種。邀請招標(biāo)：采用邀請招標(biāo)方式的項目，采購部門會同工程建設(shè)和需求部門提出邀請招標(biāo)范圍，并報部門負責(zé)人或其授權(quán)人核準(zhǔn)。重大項目報主管副總經(jīng)理審批。并按照相關(guān)招標(biāo)流程的規(guī)定展開招標(biāo)工作。公開招標(biāo)：采用公開招標(biāo)方式的項目，按國家公開招標(biāo)流程執(zhí)行。2.3進行評標(biāo)評標(biāo)活動應(yīng)按國家相關(guān)法律法規(guī)所規(guī)定的方式進行。評標(biāo)專家應(yīng)從

6、評標(biāo)專家?guī)熘谐槿。闪⒃u標(biāo)委員會；評標(biāo)委員會組成應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定。設(shè)備供應(yīng)商投標(biāo)后，由招標(biāo)人按照有關(guān)規(guī)定組織進行開標(biāo)、評標(biāo)工作，并記錄開標(biāo)的全過程，然后備案。如果投標(biāo)人少于規(guī)定數(shù)量，應(yīng)重新進行招標(biāo)，或者向國家有關(guān)主管部門做出書面說明，在取得國家有關(guān)主管部門的批準(zhǔn)后，招標(biāo)工作可以繼續(xù)進行。投標(biāo)文件由評標(biāo)委員會進行評審，出具評標(biāo)報告，并由評標(biāo)委員會全體成員簽字。采購部門在評標(biāo)報告的基礎(chǔ)上提出采購報告；采購報告（附評標(biāo)報告）由網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部門負責(zé)人審批后，報主管副總經(jīng)理審批。主管副總經(jīng)理在推薦的中標(biāo)候選人中確定中標(biāo)廠家或決定是否提交采購委員會決策。批準(zhǔn)后由采購部門/招標(biāo)代理公司向中標(biāo)廠家發(fā)出中標(biāo)通知書

7、，并負責(zé)將招、投標(biāo)活動相關(guān)文件整理歸檔。采用公開招標(biāo)方式的，招標(biāo)代理公司在發(fā)出中標(biāo)通知書之前應(yīng)將中標(biāo)結(jié)果在網(wǎng)站上公示一定時間，如果有投訴，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)處理意見。2.4對于重要設(shè)備的采購，需提請法律、審計和紀(jì)檢監(jiān)察部門參與項目招標(biāo)工作。2.5合同審批及簽訂采購部門根據(jù)審批的采購意見，與選定的設(shè)備供應(yīng)商，共同擬定采購合同；采購部門組織校簽，具體項目采購負責(zé)人要在合同文本正文及附件首頁上校簽。采購部門填報合同審批表，交法律部門審核，商務(wù)條款如有重大變動或需財務(wù)直接付款的需經(jīng)財務(wù)部門審核，審核后交由主管副總經(jīng)理審批。審批通過后，由股份公司的法人代表或者其授權(quán)人與設(shè)備供應(yīng)商簽訂正式合同。采用采購代

8、理方式的，由公司的法人代表或者其授權(quán)人作為最終用戶會同采購代理公司與設(shè)備供應(yīng)商三方簽訂正式合同。2.6招標(biāo)選定供應(yīng)商后，需要和相關(guān)供應(yīng)商簽訂框架采購協(xié)議的相關(guān)流程，參照上述“框架采購流程”中自第三點后的流程執(zhí)行。3合同談判方式采購流程按照有關(guān)規(guī)定，可不采用招標(biāo)方式完成設(shè)備采購的情況，按照項目金額和性質(zhì)的不同，由相應(yīng)的權(quán)限機構(gòu)進行審批確認可以不采用招標(biāo)方式。審批通過后，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展（計劃建設(shè)）部門組織編制技術(shù)規(guī)范書，采購部門組織編制商務(wù)規(guī)范書并匯總為采購文件；組織相關(guān)專家與選定的設(shè)備供應(yīng)商進行技術(shù)、商務(wù)談判；根據(jù)談判情況，組織編寫采購報告并按相應(yīng)權(quán)限進行審批。審批通過后，采購部門組織擬定采購合同。合

9、同校簽后，填報合同審批表進行合同審批。審批通過后，由股份公司的法人代表或者其授權(quán)人與設(shè)備供應(yīng)商簽訂正式合同。3.1 相關(guān)IT流程：(1) 物資采購部門人員或項目主管人員將訂單模版或合同信息導(dǎo)入/輸入計劃建設(shè)管理系統(tǒng)/模塊/辦公自動化系統(tǒng)中。(2) 相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)在辦公自動化系統(tǒng)/計劃建設(shè)管理系統(tǒng)中審批。(3) 辦公自動化系統(tǒng)的合同審批狀態(tài)自動傳回計劃建設(shè)管理系統(tǒng)/模塊中。(4) 合同簽訂后，由法律事務(wù)部主管在辦公自動化系統(tǒng)中將合同設(shè)置為已歸檔/已簽署狀態(tài)。(5) 若計劃建設(shè)管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)有系統(tǒng)接口，合同相關(guān)信息通過系統(tǒng)接口自動傳到財務(wù)管理系統(tǒng)。4對于設(shè)計、施工、系統(tǒng)集成、監(jiān)理、招標(biāo)

10、代理等工程建設(shè)相關(guān)服務(wù)提供商的采購，參照上述流程施行。六、控制點及監(jiān)督檢查方法控制點手工/自動原有/新增監(jiān)督檢查方法編制設(shè)備集中采購目錄采購部門負責(zé)人、主管副總經(jīng)理審核、審批設(shè)備集中采購目錄，并以正式文件下發(fā)。手工原有檢查采購部門負責(zé)人的審核意見及簽字、分管副總經(jīng)理的審批意見及簽字確認；檢查關(guān)于設(shè)備集中采購目錄的正式文件。（一）框架采購流程1 編制采購文件1.1 采購部門負責(zé)人或者其授權(quán)人審批采購文件； 手工原有1.1檢查采購部門負責(zé)人的審批意見。1.2如采購文件中的商務(wù)規(guī)范書部分與標(biāo)準(zhǔn)格式比較有重大變化，還要經(jīng)法律部門審核手工原有1.2檢查法律部門對商務(wù)規(guī)范新變化的審核意見。2 組織談判2.

11、1采購部門負責(zé)人或者其授權(quán)人審批有資格的供應(yīng)商范圍；手工原有2.1檢查采購部門負責(zé)人或者其授權(quán)人的審批意見；2.2 主管副總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批有資格的供應(yīng)商范圍；手工原有2.2 檢查主管副總經(jīng)理或者其授權(quán)人的審批意見；2.3談判結(jié)束后出具談判報告，并由談判小組全體成員簽字手工原有2.3 檢查談判報告和談判小組成員的簽字2.4 談判報告由采購部門負責(zé)人或其授權(quán)人審批；手工原有2.4 檢查采購部門負責(zé)人或其授權(quán)人對談判報告的審批意見；2.5 談判報告由主管副總經(jīng)理或其授權(quán)人審批手工原有2.5 檢查主管副總經(jīng)理或其授權(quán)人對談判報告的審批意見3 框架協(xié)議的簽訂3.1 由采購部門編制合同審批表，并視框

12、架協(xié)議性質(zhì)的不同分別由不同權(quán)限機構(gòu)進行審批并簽字手工原有3.1 檢查不同權(quán)限機構(gòu)在合同審批表上的審批意見和簽字。3.2 只有經(jīng)授權(quán)的物資采購部門人員或項目主管人員能夠?qū)⒂唵文０婊蚝贤畔?dǎo)入/輸入計劃建設(shè)管理系統(tǒng)/模塊/辦公自動化系統(tǒng)中。自動新增3.2檢查只有經(jīng)授權(quán)的物資采購部門人員或項目主管人員能夠?qū)⒂唵文０婊蚝贤畔?dǎo)入/輸入計劃建設(shè)管理系統(tǒng)/模塊/辦公自動化系統(tǒng)中。3.3只有相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)能夠在辦公自動化系統(tǒng)/計劃建設(shè)管理系統(tǒng)中審批合同內(nèi)容。自動新增3.3檢查只有相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)能夠在辦公自動化系統(tǒng)/計劃建設(shè)管理系統(tǒng)中進行審批。3.4 辦公自動化系統(tǒng)的合同審批狀態(tài)自動傳回計劃建設(shè)管

13、理系統(tǒng)/模塊中。自動新增3.4 檢查所有合同審批狀態(tài)從辦公自動化系統(tǒng)自動傳回計劃建設(shè)管理系統(tǒng)/模塊中。3.5 合同簽訂后，只有法律事務(wù)部主管能夠在辦公自動化系統(tǒng)中將合同設(shè)置為已歸檔/已簽署狀態(tài)。自動新增3.5合同簽訂后，檢查只有法律事務(wù)部主管能夠在辦公自動化系統(tǒng)中將合同設(shè)置為已歸檔/已簽署狀態(tài)。3.6若計劃建設(shè)管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)有系統(tǒng)接口，合同相關(guān)信息通過系統(tǒng)接口自動傳到財務(wù)管理系統(tǒng)。自動新增3.6檢查在財務(wù)管理系統(tǒng)中經(jīng)接口自動反映合同相關(guān)信息的完整性和準(zhǔn)確性。4 框架協(xié)議的執(zhí)行和監(jiān)督4.1 屬于上級公司規(guī)定的統(tǒng)談分簽的范圍時，下級公司應(yīng)按照上級公司簽訂的相應(yīng)的框架協(xié)議執(zhí)行手工原有4.1

14、檢查下級公司簽訂的統(tǒng)談分簽合同是否與上級公司的框架協(xié)議一致4.2 采購部門會同審計、紀(jì)檢監(jiān)察等相關(guān)部門不定期對下級公司框架協(xié)議的執(zhí)行情況進行檢查。手工原有4.2 檢查對框架協(xié)議執(zhí)行情況檢查結(jié)果的相關(guān)報告5根據(jù)框架協(xié)議性質(zhì)的差異，法律、審計和紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)該不同程度地參與框架協(xié)議的談判、簽訂和執(zhí)行監(jiān)督工作手工原有5 依據(jù)權(quán)限列表規(guī)定，檢查法律、紀(jì)檢監(jiān)察、審計部門參與框架協(xié)議相關(guān)工作的書面證據(jù)，如相關(guān)報告。(二) 招標(biāo)采購流程1編制招標(biāo)文件1.1招標(biāo)文件完成后，采購部門/網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部門/建設(shè)單位負責(zé)人或其授權(quán)人審批招標(biāo)文件。由法律事務(wù)部門對商務(wù)規(guī)范部分的新變化進行審核，手工原有1.1檢查采購部門/網(wǎng)

15、絡(luò)發(fā)展部門/建設(shè)單位負責(zé)人或其授權(quán)人的審批意見及簽字；檢查法律事務(wù)部門對商務(wù)規(guī)范部分新變化的審核意見。1.2按項目金額和性質(zhì)的不同，招標(biāo)文件由不同的權(quán)限機構(gòu)審核。手工原有1.2檢查招標(biāo)文件的審批意見及簽字，并將項目金額、性質(zhì)、審批人與權(quán)限列表規(guī)定進行核對。1.3 按照有關(guān)規(guī)定，可不采用招標(biāo)方式的項目審批按照項目金額和性質(zhì)的不同，由相應(yīng)的權(quán)限機構(gòu)進行審批。手工原有1.3 檢查采購請示的審批意見及簽字，并將項目金額、性質(zhì)、審批人與權(quán)限列表規(guī)定進行核對。2組織招標(biāo)2.1單位應(yīng)審核受委托招標(biāo)的招標(biāo)公司的相應(yīng)資質(zhì)證明。手工原有2.1對于采用委托招標(biāo)方式的項目，檢查招標(biāo)公司的資質(zhì)證明，以及委托合同。2.2

16、采用邀請招標(biāo)的，采購部門/網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部門/建設(shè)單位確定參與邀請招標(biāo)單位的范圍，交由相應(yīng)部門負責(zé)人審批。手工原有2.2采用邀請招標(biāo)的項目，詢問相應(yīng)部門相關(guān)工作人員確定供應(yīng)商范圍的依據(jù)；檢查相應(yīng)部門負責(zé)人對發(fā)標(biāo)范圍的審核意見及簽字確認。2.3依據(jù)項目金額和性質(zhì)的不同，由不同權(quán)限機構(gòu)對邀標(biāo)范圍進行審批。手工原有2.3檢查供應(yīng)商范圍的審批意見及簽字，并將項目金額、性質(zhì)、審批人與權(quán)限列表規(guī)定進行核對。2.4采用公開招標(biāo)的，招標(biāo)文件應(yīng)按規(guī)定通過相關(guān)專家的審查。手工原有2.4采用公開招標(biāo)的項目，檢查相關(guān)專家對其招標(biāo)文件的審查意見及簽字，確定相關(guān)專家是否具有資質(zhì)。3進行評標(biāo)3.1 評標(biāo)委員會出具評標(biāo)報告，并由評

17、標(biāo)委員會全體成員簽字。手工原有3.1檢查評標(biāo)委員會出具的評標(biāo)報告與簽字。3.2采購部門/網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部門/建設(shè)單位負責(zé)人審核評標(biāo)報告。手工原有3.2檢查相關(guān)部門負責(zé)人對評標(biāo)報告的審閱意見及簽字。3.3主管副總經(jīng)理或其授權(quán)人員審閱評標(biāo)報告，并在推薦的中標(biāo)候選人中確定中標(biāo)廠家。手工原有3.3檢查主管副總經(jīng)理或其授權(quán)人員對評標(biāo)報告的審閱意見（包括確定的中標(biāo)廠家）和簽字。3.4根據(jù)項目金額和性質(zhì)的不同，部分項目的中標(biāo)廠家需要提交采購委員會決策。手工原有3.4檢查采購委員會決策意見。4對于重要設(shè)備的采購，需提請法律、審計和紀(jì)檢監(jiān)察部門參與項目招標(biāo)工作。手工原有4依據(jù)權(quán)限列表規(guī)定，檢查法律、紀(jì)檢監(jiān)察、審計部門

18、參與項目招標(biāo)工作的書面證據(jù)，如相關(guān)報告。5 合同審批及簽訂5.1采購部門填報合同審批表，并按項目金額和性質(zhì)的不同，合同審批表由相應(yīng)的權(quán)限機構(gòu)進行審批。手工原有5.1檢查合同審批表上的審批意見及簽字；將項目金額、性質(zhì)、審批人與權(quán)限列表進行核對。5.2采購報告審批通過后的合同審批及簽訂參見上述“招標(biāo)采購流程”中第5點執(zhí)行。手工原有（四）對于設(shè)計、施工、系統(tǒng)集成、監(jiān)理、招標(biāo)代理等工程建設(shè)相關(guān)服務(wù)提供商的采購，參照上述流程施行。手工原有七、主要控制點相關(guān)文件1設(shè)備集中采購目錄2技術(shù)規(guī)范書3商務(wù)規(guī)范書4招標(biāo)文件5招標(biāo)資格證明文件(自行招標(biāo)項目)6委托招標(biāo)合同7受委托招標(biāo)公司資質(zhì)證明8核準(zhǔn)招標(biāo)范圍9評標(biāo)委員會組成通知及人員名單10評標(biāo)報告11中標(biāo)通知書12草擬合同13合同初稿14正式合同15備案合同16合