1、水利工程檔案管理1 水利工程檔案概述1水利工程檔案工作保障體系2水利工程資料的收集3 水利工程檔案的整理與歸檔4水利工程檔案管理水利工程檔案的保管和利用52第一 水利工程檔案概述3 一.水利工程檔案定義 水利工程技術(shù)檔案是指經(jīng)過鑒定、整理、歸檔的工程技術(shù)文件，產(chǎn)生于水利工程建設(shè)及建成后管理運(yùn)行的全過程。 它包括工程建設(shè)、管理運(yùn)行全過程所形成的應(yīng)歸檔的文字、圖紙、圖表、聲像材料等以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等不同形式與載體的各種歷史記錄。4二、水利工程技術(shù)檔案的作用（一）具有著憑證和依據(jù)作用（二）具有著參考和借鑒作用（三）工程檔案對于工程的管理、維護(hù)、改造具有不可替代的作用。5三、水利工程檔案工作常

2、見問題（一）水利工程檔案質(zhì)量方面的問題現(xiàn)階段，檔案管理工作存在不同程度的問題，包括資料形成不完整、書寫不規(guī)范、收集不及時(shí)、檔案分類含糊、整理不規(guī)范、檢索功能不強(qiáng)等問題，影響檔案的利用率。6 （二）水利工程檔案管理方面的問題缺少健全的檔案管理制度 在工程建設(shè)、管理過程中，相對重視現(xiàn)場工作，忽視檔案管理，不能認(rèn)真貫徹相關(guān)法規(guī)政策，在制度建設(shè)和人員配備方面相對比較薄弱。7（三）缺少專業(yè)化檔案管理人員目前，從事水利工程檔案管理的人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，甚至還存在兼職情況，對檔案專業(yè)了解的不夠全面，不利于檔案的管理工作。8四.原因分析（一）工程檔案意識薄弱，重視程度不高。 （二）工程檔案管理體系不完

3、善。（三）檔案工作的專業(yè)性較強(qiáng)。9第二 水利工程檔案工作保障體系10一、組織保障（一）明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)（二）明確檔案工作歸口部門，并按要求設(shè)立專門機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員（三）建立有主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，各部門組成的檔案管理責(zé)任網(wǎng)絡(luò)，并明確相關(guān)負(fù)責(zé)人11二、制度保障（一）應(yīng)制定工程檔案管理制度、檔案管理辦法（二）制定技術(shù)文件材料歸檔范圍和保管期限（三）制定較實(shí)用的檔案分類方案和檔案整編操作規(guī)程12三、經(jīng)費(fèi)保障 保障建立檔案工作的正常開展，檔案安全保護(hù)工作，應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設(shè)備。13 四.檔案信息化管理 按照國家信息化建設(shè)的相關(guān)要求，開展水利工程技術(shù)檔案數(shù)字化工作，配備檔案管理應(yīng)

4、用系統(tǒng)，全部案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄錄入檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)；綜合管理性文件和技術(shù)圖、表進(jìn)行全文數(shù)字化。14第三 水利工程檔案文件的收集15 一.收集范圍 凡是反映與工程管理有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全，歸入工程管理檔案。16（一） 國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策、指令、有關(guān)批示和泵站工程管理的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、管理辦法等。（二） 泵站工程建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、投標(biāo)、施工、安裝、監(jiān)理、驗(yàn)收等技術(shù)文件、圖紙和技術(shù)總結(jié)等。（三）泵站工程基本情況及統(tǒng)計(jì)資料，工程歲修、維修文件，技術(shù)資料及圖紙。17（四） 泵站設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料、圖紙、設(shè)備檢修、試驗(yàn)、改造、運(yùn)行等技術(shù)資料

5、。（五）工程檢查、觀測的原始記錄、整理整編資料等。（六）自動監(jiān)測、監(jiān)控技術(shù)文件、圖紙及軟件，視頻監(jiān)視文件圖紙等，科研成果文件、資料、圖紙、證書等以及有關(guān)聲像資料。18 二.水利工程資料收集時(shí)間 工程管理技術(shù)文件的收集，按不同類型隨工程運(yùn)行、維護(hù)管理、檢查觀測等同步收集 。19三.水利工程資料收集內(nèi)容（一） 規(guī)范、規(guī)程、制度（二）工程基本資料（三）設(shè)備基本資料（四）設(shè)備養(yǎng)護(hù)、維修、檢查、檢測鑒定、試驗(yàn)等資料。20（五）工程運(yùn)行（運(yùn)行、非運(yùn)行期）（六）工程養(yǎng)護(hù)、維修、檢查、觀測、檢測鑒定等資料。（七）工程管理相關(guān)資料（安全、職工教育等 ）（八）各種收發(fā)文21 四.技術(shù)資料收集質(zhì)量要求 （一）字跡清

6、楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)齊全； （二）永久、長期保存的文件不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制； （三）復(fù)印打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合質(zhì)量要求。 （四）錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性、可靠性； （五）電子文件應(yīng)以光盤為長期儲存介質(zhì)。22第四 工程技術(shù)文件的整理與歸檔 23 工程管理過程中所形成的全部文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家、省有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)工程管理的各種資料的整理歸檔,步驟如下：24編制檔案分類大綱分類組卷卷內(nèi)文件排列案卷編目案卷裝訂編制案卷目錄編頁號填寫卷內(nèi)目錄和備考表填寫案卷封面

7、和脊背25 工程技術(shù)檔案的整理要求 材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清楚、圖面整潔、簽字手續(xù)齊全。 圖片、照片等應(yīng)附相關(guān)情況文字說明，圖紙要做到圖物相符。 工程管理資料按類別、年度、項(xiàng)目整理。 26 一.工程技術(shù)檔案的組卷要求 （一）組卷遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；符合檔案管理要求。 （二）案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限按最長的確定。 （三）工程管理性文件按類別、年份、項(xiàng)目等分別組卷。27 二.卷內(nèi)文件的排列 （一）管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。 （二）各種原始記錄的排列。原始記錄一般可以按形成的先后順序排列。

8、如果一個(gè)卷內(nèi)有各種原始記錄，則應(yīng)先分清記錄的種類，然后再按形成的先后次序排列。 （三）文字材料和圖樣材料混合組成的案卷，其卷內(nèi)文件排列是先文字材料，后圖樣材料。28（四）各種文字報(bào)告的排列。要求批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，正稿在后。同一類型的文件按時(shí)間先后順序排列；綜合性的在前，素材性的在后等。如果卷內(nèi)文件反映問題不同，一般還要先把問題分清楚，然后再按其次序排列。（五）工程管理卷內(nèi)文件按時(shí)間、重要性、工程部位、設(shè)施、設(shè)備排列。29 三.案卷編目 案卷編目的內(nèi)容包括：編寫案卷頁號、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷封面、案卷卷脊的編制。 30（一）案卷頁號 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)

9、編寫頁號；頁號寫整齊，使用鉛筆編頁。一般單面書寫的文字材料在右上角編寫頁號，雙面書寫的文字材料，正面在右上角編號，背面在左上角編號；圖紙的頁號編寫在右上角或標(biāo)題欄外左上方；成套圖紙或印刷成冊的文件，不必重新編寫頁號；各卷之間不連續(xù)編頁號。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表均不編寫頁號。 31（二）卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。卷內(nèi)目錄由序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號和備注等組成。 1.序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號； 2.文件編號，填寫文件文號或圖樣的圖號，或設(shè)備、項(xiàng)目代號； 3.責(zé)任者，填寫文件形成部門或主要責(zé)任者；324.文件材料題名

10、，填寫文件標(biāo)題全稱，文件標(biāo)題過于簡單或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬文件題名，外加【】；5.日期，填寫文件形成日期，例如：2012年6月9日，填寫20120609；6.頁號，填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號，最后一份文件應(yīng)填寫起止頁號。例如;最后一個(gè)文件起始頁號為136頁，終止頁號為149頁，則頁號填寫為136-149.33序號。應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號。文件編號。填寫文件文號或圖樣的圖號。責(zé)任者。填寫文件形成部門或主要責(zé)任者。文件材料題名。填寫文件標(biāo)題全稱，文件標(biāo)題過于簡單或標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬文件題名，自擬文件題名應(yīng)加“ ”日期。填寫文件形成的年、月、日，用8位阿拉伯

11、數(shù)字表示，不能確定時(shí)間的用“0”表示，如文件形成時(shí)間是2005年6月，則表示為20050600。頁號。填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號，最后一份文件填寫起止頁號。343536舉例：以下幾個(gè)文件裝訂后應(yīng)如何填寫卷內(nèi)目錄373839（三）卷內(nèi)備考表1.卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體的文件的數(shù)量。如：文字材料50頁，照片6張，附圖1張。2.說明組卷情況，如：立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；立卷人、檢查人需本人簽名，不得采用微機(jī)打??；3.卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后；4.互見號，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔號，檔號后應(yīng)注明其載體形式，并用括號括起。40注意：立卷人和檢查人簽字應(yīng)該

12、手寫或蓋章，不得打印。41（四）案卷封面編制 案卷封面采用外封面，內(nèi)容主要有；案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號1.案卷題名：是立卷人給案卷擬定的標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。其結(jié)構(gòu)一般由三個(gè)部分構(gòu)成：一是工程項(xiàng)目名稱。二是工程階段或部位名稱特征。三是文件材料的名稱特征，如批復(fù)、圖紙、計(jì)算書等。2.立卷單位：填寫編制該案卷的單位全稱或規(guī)范性簡稱。423.起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。以卷內(nèi)文件最早起始日期為案卷起始日期，以卷內(nèi)文件最晚終止日期為案卷終止日期4.保管期限：分為永久、長期、短期三種。永久為50年以上；長期為16-50年；短期為15年以

13、下以卷內(nèi)文件最長保管期限為案卷保管期限。435.密級：依據(jù)保密規(guī)定，填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級，一般暫不填寫。6.檔號：由檔案分類號和案卷順序號聯(lián)合組成，中間用“”隔開。如分類號15.1.1.01，案卷號為1，檔案號則為 15.1.1.011 。44舉例： 工程技術(shù)資料的分類及檔號（1）工程技術(shù)文件的分類以工程為基本單位，1級類目分為01基本建設(shè)，02工程管理，03防洪、抗旱，04消防，05水政06科技教育，07其他等；2級類目按各1級類目下包含的項(xiàng)目內(nèi)容編制，“01基本建設(shè)”下分01原建、02（一次）加固、改造、03（二次）加固、改造、；“02工程管理”下分01規(guī)范、規(guī)程，02工程基本資料，

14、03設(shè)備基本資料，04設(shè)備維修，05設(shè)備試驗(yàn)，06工程運(yùn)行07工程維修，08工程檢查，09工程觀測等。45（2）工程技術(shù)檔案的檔號編寫：管多個(gè)工程的，工程代號、1級類目、2級類目序號例如01.02.04.01表示XXX工程 工程管理類 設(shè)備維修類 “第一卷”只管一個(gè)工程，檔號編寫可不寫工程代號，從1級類目開始。各單位可根據(jù)情況增設(shè)3級類目，但檔號層次不宜太多。各工程單位可根據(jù)情況增設(shè)1級類目、2級類目的內(nèi)容。46軟卷皮封面：47卷盒封面：485.案卷脊背的編制案卷脊背應(yīng)填寫檔號和案卷題名?！皺n號”欄的填寫，是采用將檔號和保管期限兩者結(jié)合起來貼標(biāo)簽的方式予以解決。標(biāo)簽為白紙，共分四格，分別填寫全

15、宗號，目錄號，分類號，案卷順序號。標(biāo)簽上格子線條的顏色來區(qū)分案卷的不同保管期限，紅線條代表永久，黃線條代表長期，藍(lán)線條代表短期。卷脊標(biāo)簽式樣：49永久為紅色長期為黃色短期為藍(lán)色舉例：暫不填寫暫不填寫50 全宗號和目錄號暫不填寫，分類號是根據(jù)檔案分類方案所給定的類別號。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不同級位的類別之間用間隔符“ ”分開，案卷順序號是指項(xiàng)目檔案按一定順序排列的流水號。 案卷封面和案卷脊背案卷的檔案號用鉛筆填寫，移交后由檔案室統(tǒng)一填寫。51卷脊：521.文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式，圖紙可不裝訂。但同一項(xiàng)目采用形式應(yīng)一致。2.案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。3.單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)文件首

16、頁上方加蓋、填寫檔號章檔號章內(nèi)容有：檔號、序號，式樣如圖所示（單位：mm）：（四）案卷裝訂要求534.單份文件裝訂，圖紙不裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)文件首頁每張圖紙上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內(nèi)容有：檔號、序號，式樣如圖所示（單位：mm）：5.外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。6.聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說明，對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。54舉例：不裝訂文件卷內(nèi)目錄的填寫557.卷皮、卷盒規(guī)格及制成材料（1）卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種。卷盒外表規(guī)格為310220毫米，厚度分別為20毫米、30毫米、40毫米、50毫米、60毫米，用牛皮紙板雙裱壓制。卷夾外表規(guī)格為305

17、220 mm，厚度為20 mm.卷內(nèi)封面一般采用軟卷皮，軟卷皮的外表面尺寸為297mm210mm，厚度可根據(jù)卷內(nèi)文件材料厚度調(diào)整，但不宜超過40mm。卷盒、軟卷皮應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和規(guī)范要求在市檔案局購買。（2）案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表尺寸為297210毫米（A4）。56（五）檔案的歸檔、移交1、基建工程檔案在工程竣工驗(yàn)收后歸檔；安全鑒定、設(shè)備試驗(yàn)等分階段性項(xiàng)目，在一個(gè)階段工作完成后歸檔；工程運(yùn)用、設(shè)備維修、工程檢查觀測、安全生產(chǎn)等管理類檔案按年度歸檔；重要檔案隨時(shí)整理歸檔。做到每項(xiàng)工作完成后都有完整、準(zhǔn)確、成套的文件資料。 572.必須真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映工程建設(shè)、管理全過程的實(shí)際情況，圖物相

18、符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)齊備。3.文件字跡材料及載體質(zhì)量應(yīng)符合檔案管理要求。4.外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)、目錄譯成中文，與原文一起歸檔。585.檔案的移交 凡歸檔資料要編制移交目錄（或清單冊）一式兩份，向檔案室移交時(shí)必須在移交單上雙方簽字，然后蓋章，雙方各留一份。596.檔案目錄及檢索（1）編制檔案案卷目錄（案卷號、案卷題名、起止日期、卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限等）（2）配備檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，全部案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄錄入檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。（3）編制全引目錄（案卷號+卷內(nèi)文件目錄）60第 五 工程技術(shù)資料保管61（一）工程技術(shù)檔案應(yīng)放置在專門的檔案柜內(nèi)，設(shè)立專門檔案室，由專人管。實(shí)行辦公、閱檔、檔案室三分開 (二）應(yīng)建立健全技術(shù)檔案管理制度，如：檔案管理責(zé)任網(wǎng)絡(luò)圖、檔案管理制度、借閱制度、檔