1、書面溝通第十章 書 面 溝 通了解書面溝通的特點及原則了解書面溝通的基本形式掌握幾種常見公文的撰寫掌握有效書面溝通的策略學習目標書面溝通基本認知1幾種公文的撰寫2有效書面溝通的策略3第十章 書 面 溝 通目錄第一節(jié) 書面溝通基本認知書面溝通是以文字為媒介的信息傳遞，其形式主要包括文件、報告、信件、書面合同等。書面溝通，一般不受場地的限制，通常在解決較簡單的問題或發(fā)布信息時采用。第一節(jié) 書面溝通基本認知一、 書面溝通的特點書面溝通的缺點書面溝通的適用情形面溝通的優(yōu)點第一節(jié) 書面溝通基本認知1. 書面溝通的優(yōu)點書面溝通從本質(zhì)上講是間接的，這使得其有許多優(yōu)點：可以是正式的或非正式的，可長可短。第一節(jié)

2、 書面溝通基本認知1. 書面溝通的優(yōu)點可以使寫作人能夠從容地表達自己的意思，詞語可以經(jīng)過仔細推敲、不斷修改，直到滿意表達出個人風格。第一節(jié) 書面溝通基本認知2. 書面溝通的缺點書面溝通的間接性給其造成了一些缺點和不足：發(fā)文者的語氣、強調(diào)重點、表達特色，以及發(fā)文的目的經(jīng)常被信息接收者忽略而使理解有誤；信息及其含義會隨著信息內(nèi)容所描述的情況，以及發(fā)文和收文時的部門而有所變更。第一節(jié) 書面溝通基本認知3. 書面溝通的適用情形（1） 簡單問題于小范圍內(nèi)溝通時，如35人溝通產(chǎn)出物最終的評審結(jié)論等。第一節(jié) 書面溝通基本認知3. 書面溝通的適用情形（2） 需要大家先思考、斟酌，短時間內(nèi)不需要或很難有結(jié)果時，

3、如項目組團隊活動的討論、復雜技術(shù)問題提前知會大家思考等。第一節(jié) 書面溝通基本認知3. 書面溝通的適用情形（3） 傳達非重要信息時，如分發(fā)周項目狀態(tài)報告等。（4） 澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會對團隊帶來影響時。第一節(jié) 書面溝通基本認知二、 書面溝通的原則完整準確 清晰 簡潔 具體 禮貌 體諒第一節(jié) 書面溝通基本認知1. 完整書面溝通應完整地表達想要表達的內(nèi)容和意思，包括何人、何時、何地、何種原因、何種方式等。第一節(jié) 書面溝通基本認知2. 準確文稿中的信息表達應準確無誤，從標點、語法、詞序到句子結(jié)構(gòu)均無錯誤。第一節(jié) 書面溝通基本認知3. 清晰所有的語句都應能夠非常清晰地表現(xiàn)真實的意圖，讀

4、者可以不用猜測就領會作者的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。第一節(jié) 書面溝通基本認知4. 簡潔用最少的語言表達想法，通過去掉不必要的詞，把重要的內(nèi)容呈現(xiàn)給讀者，節(jié)省讀者的時間。第一節(jié) 書面溝通基本認知5. 具體文件內(nèi)容要具體且明確，尤其是要求對方答復或者對之后的交往產(chǎn)生影響的函電。第一節(jié) 書面溝通基本認知6. 禮貌文字表達在語氣上應該表現(xiàn)出一個人的職業(yè)修養(yǎng)，客氣且得體。最重要的禮貌是及時回復對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。第一節(jié) 書面溝通基本認知7. 體諒為對方著想，這是書面溝通一直強調(diào)的原則，即站在對方的立場來換位思考。第一節(jié) 書面溝通基本認知三、 書面溝通的基本形式根據(jù)

5、不同的形式，書面溝通可以分為備忘錄、電子郵件、商務信函、建議書、報告和摘要等。根據(jù)不同的用途，書面溝通又可分為內(nèi)部的和外部的。第一節(jié) 書面溝通基本認知三、 書面溝通的基本形式商務信函電子郵件備忘錄第一節(jié) 書面溝通基本認知1. 備忘錄備忘錄是組織內(nèi)部信息傳遞的方式，它可以寫在空白紙上，而不一定要寫在印有組織抬頭的信箋上。備忘錄均比較簡明扼要，較長的信息應采用附件的形式。第一節(jié) 書面溝通基本認知2. 電子郵件電子郵件一般遵循備忘錄的格式，它是通過采用軟件或服務器程序來實現(xiàn)溝通的。電子郵件既可作為組織內(nèi)部的書面溝通媒介，也可作為組織外部的書面溝通渠道。第一節(jié) 書面溝通基本認知3. 商務信函商務信函主

6、要作為組織外部信息傳遞的方式。信函應該寫在印有組織抬頭的信箋上，通常使用質(zhì)量較好的紙張。第二節(jié) 幾種公文的撰寫撰寫紀要的撰寫通知的撰寫商務信函的撰寫報告的撰寫第二節(jié) 幾種公文的撰寫一、 商務信函的撰寫商務信函屬于商務禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。第二節(jié) 幾種公文的撰寫1. 商務信函的特點語氣口語性格式規(guī)范性內(nèi)容直接性主旨單一性地位平等性態(tài)度真誠性要求時限性第二節(jié) 幾種公文的撰寫2. 商務信函的結(jié)構(gòu)信頭正文信尾第二節(jié) 幾種公文的撰寫（1） 信頭信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。第二節(jié) 幾種公文的撰寫

7、（2） 正文正文是商務信函的主體，敘述商務往來聯(lián)系的實質(zhì)問題。第二節(jié) 幾種公文的撰寫（3） 信尾信尾部分包括祝頌語、簽署、日期和附件四部分內(nèi)容。第二節(jié) 幾種公文的撰寫3. 商務信函的寫作范例第二節(jié) 幾種公文的撰寫二、 報告的撰寫這里的“報告”是行政機關和黨的機關都廣泛采用的重要上行文。國家行政機關公文處理辦法對報告功能的表述是適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。第二節(jié) 幾種公文的撰寫1. 報告的特點1. 單向性2. 陳述性3.事后性第二節(jié) 幾種公文的撰寫2. 報告的類型報送報告答復報告建議報告情況報告工作報告第二節(jié) 幾種公文的撰寫3. 報告的寫法報告的正文報告的標題和主送機

8、關第二節(jié) 幾種公文的撰寫（1） 報告的標題和主送機關 報告的標題。 報告的主送機關。第二節(jié) 幾種公文的撰寫（2） 報告的正文報告導語報告主體報告結(jié)語第二節(jié) 幾種公文的撰寫三、 通知的撰寫通知的寫作格式1通知的寫作范例2第二節(jié) 幾種公文的撰寫1. 通知的寫作格式通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬于下行公文。第二節(jié) 幾種公文的撰寫四、 紀要的撰寫1. 紀要的寫作格式12. 紀要的寫作范例2第二節(jié) 幾種公文的撰寫2. 紀要的寫作范例第三節(jié) 有效書面溝通的策略正確運用語氣克服書面溝通的心理障礙對不同的個體進行分析第三節(jié) 有效書面溝通的策略一、 正確運用語氣語氣可以揭示撰寫者對待讀者的態(tài)度，它對書面溝通的有效性起到了制約作用。第三節(jié) 有效書面溝通的策略二、 克服書