1、采購(gòu)與招標(biāo)檔案歸檔指南一、歸檔范圍達(dá)到學(xué)校統(tǒng)一采購(gòu)限額以上的采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程資料，包括采購(gòu)申報(bào)材料，采購(gòu)公告，采購(gòu)文件，開標(biāo)、評(píng)審、定標(biāo)材料，中標(biāo)單位的投標(biāo)（響應(yīng)）文件，評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)錄音或錄像光盤等。二、歸檔文件質(zhì)量要求1.歸檔的文件一般應(yīng)為原件；2.文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際相符合；3.文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；4.文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；5.光盤、磁盤等非紙質(zhì)檔案，要說(shuō)明內(nèi)容，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等，同時(shí)必須保證載體的有效性；6.文件材料一般一式一

2、份，同一項(xiàng)目文件盡量不要出現(xiàn)重復(fù)性材料，重要的和利用頻繁的文件可視具體情況增加歸檔數(shù)量。三、整理流程和要求1.組卷及排列 根據(jù)采購(gòu)招標(biāo)工作特點(diǎn)，必須保持一個(gè)項(xiàng)目的成套性，同一項(xiàng)目材料應(yīng)集中整理組卷，同一項(xiàng)目檔案按不超過(guò)50mm的厚度組成一本（件）或若干本（件），并根據(jù)“XXX招標(biāo)投標(biāo)檔案XXX投標(biāo)文件XXXX文件（零散材料）現(xiàn)場(chǎng)錄音錄像光盤”順序進(jìn)行排列。2.編寫頁(yè)碼 以本（件）為單位編制頁(yè)碼。每本（件）一個(gè)流水頁(yè)號(hào)，即每本材料都是從1開始編制頁(yè)碼，若干本不可連續(xù)編號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫：?jiǎn)蚊娌牧?，?yè)碼書寫在材料的右下角；雙面材料，正面書寫在的右下角，反面書寫在左下角。折疊后的圖紙一律寫在右下角。頁(yè)碼統(tǒng)

3、一從目錄后第一頁(yè)開始編寫，無(wú)目錄的從封皮后第一頁(yè)有字的頁(yè)面開始編寫。（注：有圖有字的一面算一頁(yè)，無(wú)圖無(wú)字的無(wú)需編頁(yè)碼；頁(yè)碼必須使用打號(hào)機(jī)或黑色簽字筆編寫，不能用圓珠筆、鉛筆、紅筆等，不得隨意涂黑畫，不得有破損。）中標(biāo)單位的投標(biāo)文件要求其編寫頁(yè)碼。 3.編寫文件目錄若每本（件）材料包含多項(xiàng)內(nèi)容，需編制文件目錄（材料的順序必須和目錄順序一致），格式如下： 目錄（后面的數(shù)字代表頁(yè)碼）1.XXXXXXXXX12.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX53.XXXXXXXXXX214. XXXXXXXXXXXXXXX28 .4.修整歸檔文件材料裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。歸

4、檔文件已破損的，應(yīng)予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予以復(fù)制。歸檔文件應(yīng)按照保管要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用的前提下進(jìn)行折疊。5.裝訂以本為單位裝訂成冊(cè)，每本厚度不超過(guò)50mm 。裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身的影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。裝訂封面格式見(jiàn)附件1（裝訂封面是在原有封面基礎(chǔ)上加檔號(hào)章）。6.著錄 根據(jù)檔案館提供的著錄模板進(jìn)行文件錄入。（著錄表格式見(jiàn)附件2）7.編寫檔號(hào)在裝訂好的文件材料的封面右上角填寫檔號(hào)（格式如下）：檔

5、號(hào)序號(hào)2016-XZ1718.檢查驗(yàn)收檔案完成以上工作流程以后，部門檔案員通知檔案館工作人員上門檢查驗(yàn)收，驗(yàn)收不合格的檔案，部門檔案員需進(jìn)行整改。9.上傳數(shù)據(jù)并提交歸檔申請(qǐng)經(jīng)檔案館工作人員檢查驗(yàn)收合格后，部門檔案員方可登錄檔案館檔案管理系統(tǒng)，上傳數(shù)據(jù)并提交歸檔申請(qǐng)。10.打印移交目錄、卷內(nèi)目錄和備考表歸檔申請(qǐng)經(jīng)檔案館審批通過(guò)后，部門檔案員可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成并打印移交目錄，一式兩份(格式見(jiàn)附件3)。同時(shí)打印卷內(nèi)目錄和備考表。四、歸檔時(shí)間每年歸檔兩次，4月底前歸檔前一年下半年的檔案，10月份歸檔當(dāng)年上半年的檔案。五、歸檔手續(xù)檔案移交時(shí)必須填寫移交目錄，一式兩份，經(jīng)檔案館驗(yàn)收核對(duì)，合格后雙方

6、簽字，各持一份備查。附件：1封面格式2著錄表格式3移交目錄格式附件1：封面格式 檔 號(hào)序 號(hào) 中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢）招標(biāo)投標(biāo)檔案 項(xiàng)目名稱： 招標(biāo)編號(hào)： 軍標(biāo)編號(hào)： 保密要求： 評(píng)標(biāo)時(shí)間： 預(yù)算金額： 中標(biāo)單位： 中標(biāo)金額： 中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢）招標(biāo)投標(biāo)辦公室 年 月 日35101015檔號(hào)章尺寸：檔 號(hào)序 號(hào)3510101535101015單位：mm附件2：著錄表格式實(shí)體分類號(hào)案卷號(hào)及件號(hào)招標(biāo)編號(hào)正題名（項(xiàng)目名稱）委托單位聯(lián)系人中標(biāo)單位文件時(shí)間件數(shù)頁(yè)數(shù)載體立卷時(shí)間歸檔時(shí)間備注2016-X性能計(jì)算機(jī)采購(gòu)招標(biāo)檔案XX學(xué)院XXXXX公司XXXXXXXX3187XXXXXXX

7、XXXXXXXXX2016-XZ171.000120161001高性能計(jì)算機(jī)招標(biāo)投標(biāo)檔案XX學(xué)院XXXXX公司XXXXXXXX35紙張XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX216-XZ171.000220161001高性能計(jì)算機(jī)投標(biāo)文件XX學(xué)院XXXXX公司XXXXXXXX151紙張XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2016-XZ171.00032.161001高性能計(jì)算機(jī)招標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)錄音光盤XX學(xué)院XXXXX公司XXXXXXXX1光盤XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2016-X光顯微鏡采購(gòu)招標(biāo)檔案XX學(xué)院XXXXX公司XXXXXXXX3163XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2016-XZ172.000120161002偏光顯微鏡招標(biāo)投標(biāo)檔案XX學(xué)院XXXXX公司XXXXXXXX41紙張XXXXXXXXXXXXXXXXXXX2016-XZ172.000220161002偏光顯微鏡投標(biāo)文件XX學(xué)院XXXXX公司XXXXXXXX121紙張XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2016-XZ172.000320161002偏光顯微鏡招標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)錄音光盤XX學(xué)院XXXXX公司XXXXXXX