深入解讀-如何制定有效的行動(dòng)計(jì)劃（包含圖片）

要制定一個(gè)行之有效的計(jì)劃，首先自己內(nèi)心要有清晰的意圖、愿景或目標(biāo)。計(jì)劃的目的是為了讓自己從眼下開(kāi)始行動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。而用心設(shè)下的計(jì)劃，加上有力的執(zhí)行，即可讓你實(shí)現(xiàn)任何目標(biāo)。步驟部分1制定計(jì)劃1詳細(xì)記錄計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程。每當(dāng)完成了行動(dòng)計(jì)劃的某一部分時(shí)，就做好相應(yīng)記錄。根據(jù)計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)程，使用不同標(biāo)簽來(lái)區(qū)分不同的階段，不失為一個(gè)好方法。比如你可以把計(jì)劃分成以下幾個(gè)部分：想法、雜項(xiàng)筆記日程安排月度計(jì)劃重大事件研究調(diào)查跟進(jìn)有關(guān)人員、聯(lián)系人2搞清楚自己想做的事。不清楚自己想做的事情，就很難制定有效的計(jì)劃。盡早明確自己想要達(dá)成的目標(biāo)——最好是在項(xiàng)目開(kāi)始之前。例如，你正努力完成自己的碩士論文，基本上是篇幅很長(zhǎng)的論文，大約四萬(wàn)字。論文包括引言，文獻(xiàn)綜述（提及你對(duì)其它同類研究的看法，以及所運(yùn)用的方法），用具體例子來(lái)闡述將想法付諸實(shí)踐的幾個(gè)章節(jié)以及結(jié)論。這篇論文大約需要一年時(shí)間來(lái)完成。3計(jì)劃要足夠詳細(xì)和現(xiàn)實(shí)可行。有了明確的目標(biāo)僅僅是開(kāi)始，這個(gè)項(xiàng)目的每一方面都應(yīng)該具體可行。例如，計(jì)劃的時(shí)間表、重大事項(xiàng)和最終結(jié)果都必須寫得詳細(xì)且可行。規(guī)劃一個(gè)長(zhǎng)期項(xiàng)目時(shí)，要做到具體而現(xiàn)實(shí)。這是為了避免因?yàn)橛?jì)劃不周全而產(chǎn)生執(zhí)行壓力，諸如錯(cuò)過(guò)最后期限或不合理的長(zhǎng)時(shí)間工作等。例如，為了按時(shí)完成論文，如果每個(gè)月大約寫5000字，這樣一來(lái)在最后就有幾個(gè)月時(shí)間來(lái)完善論文。而計(jì)劃要足夠現(xiàn)實(shí)可行，在這里的意思就是別期望自己每個(gè)月能寫超過(guò)5000字。假如其中三個(gè)月時(shí)間，你需要從事助教的工作，就要考慮到這段時(shí)間自己可能無(wú)法完成約15000字的論文內(nèi)容，于是需要將這部分內(nèi)容攤分到其它月份去完成。4設(shè)立可量化的里程碑。里程碑指的是著目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的各個(gè)重要階段。以最后階段（也即目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)）為開(kāi)始，然后逐步往前倒推，直到當(dāng)前的情況和環(huán)境，從而輕松地制定計(jì)劃中的各個(gè)里程碑。設(shè)立里程碑對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行很有幫助。倘若設(shè)置得當(dāng)，還能幫到團(tuán)隊(duì)。通過(guò)將工作分解成短期事項(xiàng)和切實(shí)的目標(biāo)，從而保持團(tuán)隊(duì)的積極性。這樣一來(lái)，就不需要等到項(xiàng)目完成才能感受到成就感了。在兩個(gè)里程碑之間不要留過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短的間隔。一般而言，間隔兩個(gè)星期比較有效。[1]例如，在寫論文的時(shí)候，不要急于以章節(jié)的完成度來(lái)設(shè)立里程碑事項(xiàng)，因?yàn)橛袝r(shí)候可能需要幾個(gè)月時(shí)間才能完成一章節(jié)?？梢悦?jī)芍茉O(shè)定一個(gè)小的里程碑。比如設(shè)定應(yīng)該完成的字?jǐn)?shù)，達(dá)成目標(biāo)后適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)自己。5由于有些任務(wù)或里程碑相對(duì)較為艱巨，可以將大型任務(wù)分解成各個(gè)小任務(wù)，方便管理和執(zhí)行。當(dāng)你被一項(xiàng)大型任務(wù)壓得喘不過(guò)氣時(shí)，考慮把它分解成幾個(gè)容易處理的小任務(wù)，從而減輕自己的焦慮，也讓任務(wù)更加可行。例如，文獻(xiàn)綜述是論文的基礎(chǔ)，通常是比較難完成的章節(jié)。為了完成這一章節(jié)，在開(kāi)始寫作之前就需要做大量的研究和分析。你可以把這一章分成三部分，分別是研究、分析和寫作，甚至可以根據(jù)需要閱讀的特定文章和書籍將其劃分為更小的部分，并且為其中的分析和寫作階段設(shè)定最后期限。6制定計(jì)劃表。列出達(dá)成里程碑所需要完成的任務(wù)。列表本身的用處并不大。只有把每項(xiàng)任務(wù)中的特定實(shí)際行動(dòng)時(shí)間表都列出來(lái)，然后嚴(yán)格執(zhí)行，這樣計(jì)劃表才能真正發(fā)揮作用。例如，寫論文時(shí)，先將文獻(xiàn)綜述這一章分解成一些小的版塊，根據(jù)每一版塊的特點(diǎn)，就能確切地知道需要完成的內(nèi)容有哪些，并且還能為這些內(nèi)容設(shè)定切實(shí)的完成時(shí)間表?；蛟S是每隔一到兩天就閱讀相關(guān)的書籍，然后進(jìn)行分析，最后寫出論文內(nèi)容。7為每一件事設(shè)定時(shí)間表。缺少了具體的時(shí)間表和最后期限，所有工作都可能無(wú)法按時(shí)完成，甚至有些任務(wù)可能永遠(yuǎn)完成不了。無(wú)論在行動(dòng)計(jì)劃中每個(gè)階段制定了什么樣的事項(xiàng)，一定要為每件事都定下時(shí)間表。例如，如果你知道自己的閱讀速度大約是每小時(shí)2000字，而要看的書是一萬(wàn)字，那要讀完這本書就要預(yù)留至少五個(gè)小時(shí)。在這期間，可能至少要吃兩頓飯，每隔一到兩個(gè)小時(shí)要有一次短暫休息來(lái)緩解大腦疲勞。另外，還至少要加上一個(gè)小時(shí)，避免期間可能發(fā)生的任何意外中斷。8可視化展示。羅列出具體的行動(dòng)事項(xiàng)以及具體時(shí)間表后，下一步就是清晰直觀地呈現(xiàn)行動(dòng)計(jì)劃，從而對(duì)整個(gè)計(jì)劃有個(gè)全局概念。你可以使用流程圖、甘特圖、電子表格或其它類型的工具來(lái)展示計(jì)劃。將這個(gè)可視化展示放置在容易看到的地方——如果可以的話，甚至可以貼在辦公室或書房的墻上。9及時(shí)標(biāo)記已完成的項(xiàng)目。將已完成的項(xiàng)目及時(shí)進(jìn)行標(biāo)記，不僅可以提升自己的滿足感，還能保持對(duì)計(jì)劃進(jìn)度的了解，以免忘記已經(jīng)完成的事項(xiàng)。當(dāng)你需要和其他人一起執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃時(shí)，這一點(diǎn)顯得尤其重要。如果需要和其他人一起工作，考慮使用共享的在線文檔，這樣每個(gè)人都可以隨時(shí)隨地查閱計(jì)劃進(jìn)度。10在達(dá)成最終目標(biāo)之前，都不能中斷任務(wù)。一旦設(shè)定了行動(dòng)計(jì)劃并和工作團(tuán)隊(duì)共享（如果是團(tuán)隊(duì)工作），里程碑也已經(jīng)設(shè)定好了，接下來(lái)就簡(jiǎn)單了。你只需要每一天都采取行動(dòng)實(shí)現(xiàn)預(yù)設(shè)的目標(biāo)。11迫不得已需要修改行動(dòng)日期的時(shí)候，就大膽修改吧，但記得不要放棄自己的目標(biāo)。有時(shí)候可能會(huì)出現(xiàn)一些特殊情況或意外事件，阻礙你按時(shí)結(jié)束任務(wù)、完成工作并達(dá)成目標(biāo)。就算真的要改期，也不要?dú)怵H。調(diào)整計(jì)劃，繼續(xù)努力實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，繼續(xù)前進(jìn)。部分2時(shí)間管理1找個(gè)合適的規(guī)劃工具。無(wú)論是應(yīng)用程序還是書，你需要找個(gè)規(guī)劃工具安排每周、每天和每個(gè)小時(shí)的行程。另外，要確保這個(gè)工具便于使用和讀取，否則就不太實(shí)用了。研究表明自己親手寫下的東西（例如用紙和筆），會(huì)使實(shí)際去做的可能性大大增強(qiáng)。[2]因此，最好的方法是用實(shí)體筆記本規(guī)劃自己的時(shí)間。2不要寫待辦事項(xiàng)清單?，F(xiàn)在已經(jīng)有了一長(zhǎng)串的事情要做，但什么時(shí)候才能真正做到呢？待辦事項(xiàng)清單其實(shí)不如任務(wù)安排那么有效。安排任務(wù)反而會(huì)按照既定的時(shí)間去完成它們。[3]當(dāng)把時(shí)間都分割成了小段并分配不同的任務(wù)，拖延的可能性就降低了不少，因?yàn)槊恳粋€(gè)任務(wù)都只分配到一段時(shí)間，一個(gè)任務(wù)之后緊跟著下一個(gè)任務(wù)。許多時(shí)間規(guī)劃助手都包含將任務(wù)安排精確到每小時(shí)。3學(xué)會(huì)分配時(shí)間。合理分配時(shí)間可以讓自己更確切知道一天可以利用的時(shí)間有多少。從優(yōu)先級(jí)最高的事項(xiàng)開(kāi)始，然后根據(jù)優(yōu)先順序逐步安排。將以上方法運(yùn)用到整個(gè)星期的時(shí)間安排上。從更宏觀的角度來(lái)了解自己的日程安排，有助于提高日程安排的效率。[4]某些專家甚至建議，至少要對(duì)自己整個(gè)月的安排有個(gè)大概的了解。[5]有些人建議從一天中最后的任務(wù)開(kāi)始逐步往前推算。假如在下午五點(diǎn)完成了工作或家庭作業(yè)，就從這個(gè)任務(wù)開(kāi)始，一直往前推算，到一天中開(kāi)始的時(shí)候，比如早上七點(diǎn)。[6]4安排好休息時(shí)間。研究表明安排均勻地空閑時(shí)間能夠提高自己對(duì)生活的滿意程度。[7]同時(shí)，事實(shí)也證明長(zhǎng)時(shí)間工作（每周50個(gè)小時(shí)）實(shí)際上會(huì)降低工作效率。[8]睡眠不足會(huì)影響生產(chǎn)率。[9]如果你是成年人，確保每晚至少睡七個(gè)小時(shí)，青少年則要睡八個(gè)半個(gè)小時(shí)。研究表明把“策略性休憩”安排到一天的行程中，比如鍛煉、小睡、冥想、做伸展運(yùn)動(dòng)等，可以提高效率和個(gè)人整體健康情況。[10]5預(yù)留時(shí)間做一周計(jì)劃。許多專家建議在一周伊始的時(shí)候，安排出一點(diǎn)時(shí)間靜靜坐下來(lái)，做一周的計(jì)劃安排。這種情況下，你更能找出利用好每一天的最佳途徑，從而實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)。[11]厘清自己的工作或社會(huì)責(zé)任，如果發(fā)現(xiàn)日程太緊，說(shuō)明需要舍棄一些不那么重要的計(jì)劃了。但這并不意味著需要放棄一切社交活動(dòng)。人都需要一個(gè)支持自己的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，所以，與好朋友保持聯(lián)絡(luò)，并經(jīng)營(yíng)好自己的親密關(guān)系，這些都是很重要的。6懂得合理安排一天的行程。以前面寫論文的例子來(lái)說(shuō)，一天的行程大概是這樣的：上午7:00：起床7:15：鍛煉8:30：洗澡，著裝9:15：做早餐，吃早餐10:00：寫論文（外加15分鐘休息時(shí)間）12:15：午餐下午1:15：處理郵件2:00：查資料并整理資料（含20至30分鐘休息或點(diǎn)心時(shí)間）5:00：總結(jié)，處理郵件，定下明天的目標(biāo)5:45離開(kāi)辦公桌，外出采購(gòu)日雜用品晚上7:00：做晚餐，吃晚餐9:00：放松，聽(tīng)聽(tīng)音樂(lè)10:00：準(zhǔn)備睡覺(jué)，在床上看書（30分鐘），睡覺(jué)7不需要每天都安排同樣的行程。你可以把任務(wù)分配到每周其中一兩天。有時(shí)候，把任務(wù)分成幾個(gè)小部分很有幫助，方便你之后以全新的視角重新看待和完成它們。例如，可能你只在周一、周三和周五寫論文和做研究，而周四則用來(lái)學(xué)習(xí)樂(lè)器。8日程安排中要預(yù)留問(wèn)題處理時(shí)間。在為每個(gè)任務(wù)所分配的時(shí)間段中，要增加一點(diǎn)額外時(shí)間，作為某天效率較低或出現(xiàn)意外中斷時(shí)的反應(yīng)時(shí)間。一個(gè)不錯(cuò)的方法是給自己比預(yù)期多一倍的時(shí)間來(lái)執(zhí)行任務(wù)，特別是當(dāng)任務(wù)剛剛開(kāi)始的時(shí)候。當(dāng)任務(wù)安排漸入佳境，或?qū)δ臣铝巳缰刚坪螅涂梢赃m當(dāng)減少分配給任務(wù)的時(shí)間，不過(guò)最好還是預(yù)留一點(diǎn)緩沖時(shí)間。9靈活變通，同時(shí)要足夠?qū)捜?。特別是計(jì)劃剛剛開(kāi)始執(zhí)行時(shí)，要隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況修改計(jì)劃。這其實(shí)也是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程。用紙筆記錄時(shí)間分配是個(gè)不錯(cuò)的方法。連續(xù)一兩周將每天做的事情記錄在規(guī)劃工具里，對(duì)于計(jì)劃的執(zhí)行也很有幫助。通過(guò)這種方式來(lái)了解時(shí)間的使用以及每個(gè)任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間。10適時(shí)斷開(kāi)網(wǎng)絡(luò)連接。只在一天中的固定時(shí)間查看電子郵件或社交媒體。除此之外的時(shí)間都要嚴(yán)格要求自己斷開(kāi)網(wǎng)絡(luò)連接。如果總是每隔幾分鐘就查看一次，很可能幾個(gè)小時(shí)就這樣浪費(fèi)掉了。[12]必要時(shí)可以關(guān)掉手機(jī)，或者至少在你想專心工作的時(shí)候關(guān)掉它。11少做一點(diǎn)。這和上一個(gè)步驟有關(guān)聯(lián)。找出一天中最重要的事情，也就是那些能夠幫助你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的事情，然后把精力集中在這些事情上。把不那么重要的事放在次要的位置，比如電子郵件和沒(méi)什么意義的文書工作等等。有專家建議不要在每天開(kāi)始工作后的頭一兩個(gè)小時(shí)查看郵件。這樣一來(lái)就可以專注在自己的首要任務(wù)上，而不會(huì)被郵件內(nèi)容分散注意力了。[13]假如知道將有很多小任務(wù)要完成，比如處理電子郵件、文書工作、整理辦公區(qū)等，可以在計(jì)劃里面把這些小任務(wù)組合在一起，分配一段時(shí)間來(lái)集中處理，而不是讓它們分布在一天的工作中。這樣才不至于將一天的任務(wù)執(zhí)行變得零散，或者打斷其它需要更加專注的重要任務(wù)。[14]部分3保持積極性1保持樂(lè)觀積極。要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，就一定要保持積極性。[15]對(duì)自己和團(tuán)隊(duì)的人要有信心，要以積極肯定的態(tài)度來(lái)對(duì)抗消極頹廢的想法。除了保持積極以外，你還可以通過(guò)與積極的人相處獲益。研究表明隨著時(shí)間的推移，我們會(huì)和相處時(shí)間最長(zhǎng)的人養(yǎng)成一樣的習(xí)慣。所以，要明智地選擇同伴。[16]2獎(jiǎng)勵(lì)自己。[17]當(dāng)自己完成一項(xiàng)里程碑時(shí)，這一點(diǎn)尤為重要。給自己實(shí)實(shí)在在的獎(jiǎng)勵(lì)。例如，當(dāng)達(dá)成兩周的兩個(gè)里程碑時(shí)，獎(jiǎng)勵(lì)自己在最喜歡的餐廳吃一頓美味晚餐；或者在完成了兩個(gè)月的里程碑時(shí)，獎(jiǎng)勵(lì)自己一次背部按摩療程。有專家建議可以找朋友幫忙實(shí)行，把一定數(shù)額的錢拿給朋友，并告訴他只有當(dāng)你在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，他才能把錢還給你，否則錢就歸朋友了。[18]3找到支持自己的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。朋友和家人能夠支持自己所做的事，這是很重要的。而能夠和有相似目標(biāo)的人建立聯(lián)系同樣很重要，因?yàn)檫@樣一來(lái)，彼此就能相互監(jiān)督了。[19]4關(guān)注計(jì)劃進(jìn)展。研究表明取得進(jìn)步是前進(jìn)路上的最大動(dòng)力。[20]你可以在日程表上勾選已完成的任務(wù)，跟蹤計(jì)劃進(jìn)度。5早睡早起。看看高效率人群的日程安排就可以知道，他們大多早早就開(kāi)始一天的工作。他們?cè)谠缟隙加幸恍┮龅睦惺马?xiàng)，通常是一些讓他們?cè)谏习嗲胺浅Ｆ诖氖虑椤７e極開(kāi)啟新一天，可以做做運(yùn)動(dòng)，比如伸展運(yùn)動(dòng)、瑜伽或到健身房揮汗一小時(shí)，吃一頓健康的早餐，或者是花20到30分鐘寫寫日記。[21]6讓自己充分休息。要持續(xù)保持積極性，休息是必要條件。如果一直處于工作中，精力會(huì)被耗盡。而充分休息則能防止自己疲憊不堪，從而避免因休息不足而產(chǎn)生問(wèn)題，并為這些問(wèn)題浪費(fèi)的時(shí)間。例如，暫時(shí)離開(kāi)電腦桌，關(guān)掉手機(jī)，坐在安靜的地方什么都不做。如果突然有想法冒出來(lái)了，拿筆寫在筆記本上；如果沒(méi)有，那就享受當(dāng)下的安靜和休息。[22]例如，可以試試冥想。關(guān)掉手機(jī)鈴聲，取消任何可能收到的通知提醒，接著在計(jì)時(shí)器上設(shè)置30分鐘或者任何可行的時(shí)間段。然后靜靜地坐著，嘗試?yán)砬遄约旱乃季w。當(dāng)腦海中浮現(xiàn)某些想法時(shí)，給它們標(biāo)注歸類，然后再任它們飄走。這是一種挺有用的冥想方法。比如，如果你想到了工作，輕輕地在內(nèi)心說(shuō)“工作”這個(gè)詞，然后讓它離開(kāi)你的腦海，接著用同樣的方法處理腦海里的其它想法。7發(fā)揮想象力。時(shí)不時(shí)花幾分鐘時(shí)間想一想自己的目標(biāo)，以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)之后的感覺(jué)。這可以幫助自己度過(guò)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的困難時(shí)期。8實(shí)現(xiàn)目標(biāo)并非易事。值得擁有的東西通常都不容易得到，朝著目標(biāo)努力的過(guò)程中，要解決的問(wèn)題可能很多，要做的事情也很多。不管怎樣，當(dāng)事情或問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，要接受它們的到來(lái)，然后想辦法解決。那些建議活在當(dāng)下的大師們通常會(huì)勸人心平氣和地接受挫折，就像是自己所做的選擇一樣。與其跟它們抗?fàn)幓蛞虼俗兊镁趩?，倒不如接受，并且從中學(xué)習(xí)，在變化莫測(cè)的環(huán)境下努力找到實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法。[23][24]部分4確定目標(biāo)1把自己想要的東西寫下來(lái)。寫在日記本或電腦的文本文檔里面。如果對(duì)自己真正想要做的事情并非那么確定，這樣做能有效理清思緒。經(jīng)常寫日記，與自己保持對(duì)話，同時(shí)還能隨時(shí)了解自己真正的想法。許多人都說(shuō)寫作可以幫助自己理清思緒，確認(rèn)自己真正想要的東西。2做相關(guān)的調(diào)查研究。一旦對(duì)自己想做的事情有了想法，就可以去做相關(guān)調(diào)查。對(duì)目標(biāo)做相關(guān)的研究，可以幫助你找到實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最佳途徑。像知乎這樣的在線論