模塊四召開(kāi)高效的商務(wù)會(huì)議模塊四召開(kāi)高效的商務(wù)會(huì)議1任務(wù)一舉行成功的大型會(huì)議知識(shí)目標(biāo)大型會(huì)議的常見(jiàn)類(lèi)型及特點(diǎn)，大型會(huì)議的一般流程及相關(guān)禮儀知識(shí)能力目標(biāo)掌握大型會(huì)議組織過(guò)程中的禮儀技能掌握大型會(huì)議實(shí)施過(guò)程中的接待、發(fā)言等禮儀技能任務(wù)一舉行成功的大型會(huì)議知識(shí)目標(biāo)2任務(wù)引入行業(yè)發(fā)展高峰論壇的策劃任務(wù)引入行業(yè)發(fā)展高峰論壇的策劃3任務(wù)分析序號(hào)影響因素相關(guān)知識(shí)點(diǎn)1會(huì)議議程會(huì)議議程確定禮儀2接、送站工作迎送禮儀3會(huì)議接待會(huì)議接待禮儀4會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議地點(diǎn)選擇、安排禮儀5用餐用餐禮儀6主持人會(huì)議主持人禮儀7與會(huì)者會(huì)議成員禮儀任務(wù)分析序號(hào)影響因素相關(guān)知識(shí)點(diǎn)1會(huì)議議程會(huì)議議程確定禮儀2接4一、大型會(huì)議的一般知識(shí)大型會(huì)議的主要類(lèi)型研討會(huì)專(zhuān)業(yè)會(huì)議年會(huì)表彰會(huì)議產(chǎn)品發(fā)布會(huì)一、大型會(huì)議的一般知識(shí)大型會(huì)議的主要類(lèi)型5二、組織者禮儀（一）確定會(huì)議日期和議程的禮儀1.確定會(huì)議日期。避開(kāi)關(guān)鍵日期，避開(kāi)重要節(jié)假日2.確定會(huì)議議程。會(huì)議議程通常包含下列內(nèi)容：A、會(huì)議開(kāi)始時(shí)間B、會(huì)議需要順序處理的事項(xiàng)，如：需要討論的問(wèn)題、發(fā)言人姓名和發(fā)言題目等C、每個(gè)事項(xiàng)的大約需要時(shí)間D、茶歇安排時(shí)間E、餐飲安排時(shí)間F、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間G、會(huì)后活動(dòng)安排二、組織者禮儀（一）確定會(huì)議日期和議程的禮儀6二、組織者禮儀（二）邀請(qǐng)與會(huì)者的禮儀信息發(fā)布回執(zhí)處理確認(rèn)通知二、組織者禮儀（二）邀請(qǐng)與會(huì)者的禮儀7二、組織者禮儀（三）會(huì)議地點(diǎn)選擇和會(huì)場(chǎng)安排的禮儀1.場(chǎng)地選擇品位與風(fēng)格；實(shí)用性與經(jīng)濟(jì)性；方便性。2.會(huì)場(chǎng)的一般布置。（1）禮堂式；（2）教室式；（3）弦月式；（4）方形中空式；（5）馬蹄形或“U”形。3.座次安排的禮儀二、組織者禮儀（三）會(huì)議地點(diǎn)選擇和會(huì)場(chǎng)安排的禮儀8二、組織者禮儀（四）會(huì)議迎送、接待的禮儀一般迎送、接待的禮儀1.會(huì)議（會(huì)展）場(chǎng)所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會(huì)議資料、紙、筆、飲料、設(shè)備測(cè)試等；2.按客戶需要安排接送與會(huì)賓客，協(xié)助會(huì)務(wù)組辦理賓客簽到等工作；3.會(huì)議用餐及宴會(huì)安排；4.會(huì)后團(tuán)隊(duì)活動(dòng)、旅游、娛樂(lè)、考察等活動(dòng)；5.提供返程飛機(jī)票、火車(chē)票。貴賓的接待要考慮的問(wèn)題二、組織者禮儀（四）會(huì)議迎送、接待的禮儀9二、組織者禮儀（五）會(huì)議用餐的禮儀二、組織者禮儀（五）會(huì)議用餐的禮儀10三、成員禮儀（一）參加大型會(huì)議的一般禮儀會(huì)議參加者應(yīng)衣著整潔，儀表大方，準(zhǔn)時(shí)入場(chǎng)，進(jìn)出有序，依會(huì)議安排落座，開(kāi)會(huì)時(shí)應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)講，不要私下小聲說(shuō)話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時(shí)，應(yīng)鼓掌致意，中途退場(chǎng)應(yīng)輕手輕腳，不影響他人。與會(huì)者即使對(duì)發(fā)言人的意見(jiàn)不滿，也不可吹口哨、鼓倒掌、喧嘩起哄，因?yàn)檫@些行為極其失禮。三、成員禮儀（一）參加大型會(huì)議的一般禮儀11三、成員禮儀（二）會(huì)議發(fā)言人的禮儀正式發(fā)言自由發(fā)言三、成員禮儀（二）會(huì)議發(fā)言人的禮儀12三、成員禮儀（三）會(huì)議主持人禮儀（1）主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。（2）走上主席臺(tái)應(yīng)步伐穩(wěn)健有力，行走的速度因會(huì)議的性質(zhì)而定，一般地說(shuō)，對(duì)快、熱烈的會(huì)議步頻應(yīng)較慢。（3）入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時(shí)，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時(shí)，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時(shí)，身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過(guò)程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動(dòng)作。（4）主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡(jiǎn)明扼要。（5）主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。（6）主持人對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì)議開(kāi)始前，或會(huì)議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。三、成員禮儀（三）會(huì)議主持人禮儀13任務(wù)實(shí)施大型會(huì)議的組織工作可以依以下內(nèi)容展開(kāi)：1. 制定會(huì)議議程；2. 了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況；3. 選擇或提議合適的場(chǎng)所；4. 檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；5. 安排交通事宜；6. 協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；7. 招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員；8. 制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；9. 確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排；10.視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施；11.與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（會(huì)務(wù)公司、租車(chē)公司、旅行社、視聽(tīng)服務(wù)公司）；12.確定印刷公司；13.安排食品、飲料有關(guān)事宜；14.同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。任務(wù)實(shí)施大型會(huì)議的組織工作可以依以下內(nèi)容展開(kāi)：14思考與應(yīng)用：會(huì)議籌備工作檢查清單1.預(yù)計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期；2.會(huì)議預(yù)計(jì)召開(kāi)幾天；3.打算在什麼地方召開(kāi)會(huì)議；4.會(huì)議形式或程序是什麼；5.需要多大的場(chǎng)地；6.以前開(kāi)過(guò)這樣的會(huì)議嗎？結(jié)果如何；7.將有多少人到會(huì)；8.會(huì)議預(yù)算是多少；9.與會(huì)者對(duì)費(fèi)用開(kāi)支很在意嗎？10.打算選用什么級(jí)別的酒店和設(shè)施；11.打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼；12.誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函；13.會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎？14.會(huì)議的發(fā)言人有哪些？15.會(huì)議需要什麼樣的視聽(tīng)設(shè)備；16.需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次；17.與會(huì)者可以攜帶家屬嗎？18.打算為與會(huì)者安排一些特別團(tuán)隊(duì)活動(dòng)嗎？打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別團(tuán)隊(duì)活動(dòng)嗎？19.有誰(shuí)來(lái)承擔(dān)這些活動(dòng)的費(fèi)用。思考與應(yīng)用：會(huì)議籌備工作檢查清單1.預(yù)計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期；15

任務(wù)二組織有效的內(nèi)部會(huì)議知識(shí)目標(biāo)內(nèi)部會(huì)議的功能、作用，相關(guān)成員的禮儀知識(shí)能力目標(biāo)掌握會(huì)議組織者的禮儀技能掌握會(huì)議參與者的禮儀注意事項(xiàng)

任務(wù)二組織有效的內(nèi)部會(huì)議知識(shí)目標(biāo)16任務(wù)引入糟糕的會(huì)議任務(wù)引入糟糕的會(huì)議17任務(wù)分析序號(hào)問(wèn)題相關(guān)知識(shí)點(diǎn)1會(huì)議過(guò)多會(huì)議功能與必要性分析2會(huì)議通知過(guò)晚會(huì)議時(shí)間確定禮儀3會(huì)議開(kāi)始才知道議程會(huì)議議程確定禮儀4會(huì)議室過(guò)大會(huì)議地點(diǎn)安排禮儀5有人沒(méi)有必要參加擬邀請(qǐng)對(duì)象禮儀6遲到、打電話會(huì)議成員禮儀7會(huì)議未準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議主持人禮儀任務(wù)分析序號(hào)問(wèn)題相關(guān)知識(shí)點(diǎn)1會(huì)議過(guò)多會(huì)議功能與必要性分析2會(huì)18一、內(nèi)部會(huì)議的功能讓公司成員了解公司經(jīng)營(yíng)理念（目的）并達(dá)成一致決策傳達(dá)和信息發(fā)布集思廣益，解決問(wèn)題與障礙腦力激蕩，產(chǎn)生新的創(chuàng)意改進(jìn)工作使經(jīng)營(yíng)計(jì)劃順利進(jìn)行一、內(nèi)部會(huì)議的功能讓公司成員了解公司經(jīng)營(yíng)理念（目的）并達(dá)成一19二、組織者禮儀1．目標(biāo)分析（會(huì)議必要性分析）（1）需要進(jìn)行信息交換（2）需要整合不同意見(jiàn)（3）涉及多方面的工作安排二、組織者禮儀1．目標(biāo)分析（會(huì)議必要性分析）20二、組織者禮儀2．?dāng)M邀請(qǐng)對(duì)象分析（1）有利于議題的討論（2）有利于會(huì)議的順利進(jìn)行（3）有利于召集者的意愿二、組織者禮儀2．?dāng)M邀請(qǐng)對(duì)象分析21二、組織者禮儀3.開(kāi)會(huì)地點(diǎn)安排的禮儀開(kāi)會(huì)場(chǎng)所的選擇1會(huì)議時(shí)間可自由使用的場(chǎng)所2隔音效果良好3會(huì)場(chǎng)須舒適寬敞4會(huì)議室大小與會(huì)議規(guī)模匹配5沒(méi)有其他干擾源6采光通風(fēng)良好7安靜不嘈雜，空調(diào)良好8插座電源及白板、麥克風(fēng)等要齊全9最好有窗簾，在放投影資料時(shí)才能看清楚二、組織者禮儀3.開(kāi)會(huì)地點(diǎn)安排的禮儀開(kāi)會(huì)場(chǎng)所的選擇1會(huì)議時(shí)間22二、組織者禮儀4.會(huì)議時(shí)間、議程確定的禮儀日常的例會(huì)最好選擇在周二至周四8：00～11：00或14：00～16：00舉行。大多數(shù)的會(huì)議議程都需要包括主席的開(kāi)場(chǎng)白、介紹基本情況、自由發(fā)言、討論問(wèn)題、整合意見(jiàn)、得出結(jié)論和會(huì)議結(jié)束等幾個(gè)部分。議程確定之后，一定要根據(jù)會(huì)議的類(lèi)型把握好會(huì)議的長(zhǎng)度，一般來(lái)說(shuō)日常的例會(huì)需要30～90分鐘；臨時(shí)性會(huì)議中的短期會(huì)議長(zhǎng)度為30分鐘以內(nèi)、中期會(huì)議長(zhǎng)度為30～120分鐘、長(zhǎng)期會(huì)議長(zhǎng)度為1天以上。二、組織者禮儀4.會(huì)議時(shí)間、議程確定的禮儀23二、組織者禮儀5.輔助器材搭配的禮儀道具、視聽(tīng)器材的準(zhǔn)備1桌、椅、免洗杯、飲料2黑白板、白板筆、粉筆、板擦3簽到簿、名冊(cè)、圓珠筆、簽字筆4PC、筆記本電腦、音箱、投影機(jī)、幻燈機(jī)、電池、錄音帶、鐳射指示器或指示棒5白紙、目錄、議程、會(huì)議資料、產(chǎn)品二、組織者禮儀5.輔助器材搭配的禮儀道具、視聽(tīng)器材的準(zhǔn)備1桌24三、成員禮儀1.會(huì)議上應(yīng)有的禮儀2.會(huì)議上的失禮行為接打電話，發(fā)短信心不在焉，如涂鴉、傳紙條等竊竊私語(yǔ)、睡覺(jué)、聽(tīng)音樂(lè)、看雜志等頻繁出入會(huì)場(chǎng)擾亂會(huì)場(chǎng)秩序三、成員禮儀1.會(huì)議上應(yīng)有的禮儀25三、成員禮儀自檢：您認(rèn)為下面的表現(xiàn)中，哪些是失禮的行為？哪些是正確的行為？1．小李在會(huì)上與他人竊竊私語(yǔ)。2．小張?jiān)诨卮鸾?jīng)理的提問(wèn)時(shí)詳細(xì)地說(shuō)明了緣由。3．甲和乙在開(kāi)會(huì)的時(shí)候傳紙條交流意見(jiàn)。4．小周一會(huì)兒出去，一會(huì)兒進(jìn)來(lái)。5．小王在開(kāi)會(huì)前把自己的手機(jī)設(shè)為震動(dòng)。6．小林在整個(gè)會(huì)議中保持沉默，沒(méi)有發(fā)言。三、成員禮儀自檢：您認(rèn)為下面的表現(xiàn)中，哪些是失禮的行為？哪些26三、成員禮儀3.會(huì)議主持人禮儀（1）準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)。（2）向每個(gè)人表示歡迎。（3）制定或者重溫會(huì)議的基本規(guī)則。（4）維護(hù)基本規(guī)則和會(huì)議引導(dǎo)。三、成員禮儀3.會(huì)議主持人禮儀27任務(wù)實(shí)施總經(jīng)理助理可以采取以下方式組織和實(shí)施類(lèi)似的會(huì)議：1.提前兩天左右與總經(jīng)理確定會(huì)議議程、時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)；2.從總經(jīng)理處獲得需參加會(huì)議人員名單，或擬訂名單報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；3.根據(jù)與會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議時(shí)間（時(shí)長(zhǎng)）選擇合適的會(huì)議室；4.通知與會(huì)人員，內(nèi)容包括時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、地點(diǎn)、會(huì)議紀(jì)律、會(huì)議議程、是否需準(zhǔn)備材料等；5.組織人員配置輔助器材；6.輔助人員安排，包括記錄員、計(jì)時(shí)員等。任務(wù)實(shí)施總經(jīng)理助理可以采取以下方式組織和實(shí)施類(lèi)似的會(huì)議：28思考與應(yīng)用問(wèn)題對(duì)策1你想使討論熱烈A其每個(gè)與會(huì)者總結(jié)其他人的發(fā)言2你想打斷某項(xiàng)討論B問(wèn)小組一個(gè)開(kāi)放式的問(wèn)題3幾個(gè)與會(huì)者在開(kāi)小會(huì)C詢問(wèn)小組的反饋意見(jiàn)4兩名與會(huì)者就一個(gè)觀點(diǎn)爭(zhēng)執(zhí)D問(wèn)小組一個(gè)具體的問(wèn)題5與會(huì)者問(wèn)了一個(gè)你難以回答的問(wèn)題E把問(wèn)題轉(zhuǎn)會(huì)給小組6你想調(diào)查對(duì)一個(gè)觀點(diǎn)的支持程度F問(wèn)與會(huì)者一個(gè)具體的問(wèn)題7你想知道自己是否是一個(gè)成功的會(huì)議主持人G請(qǐng)某個(gè)與會(huì)者總結(jié)討論答案：BGFAEDC思考與應(yīng)用問(wèn)題對(duì)策1你想使討論熱烈A其每個(gè)與會(huì)者總結(jié)其他人的29演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！30模塊四召開(kāi)高效的商務(wù)會(huì)議模塊四召開(kāi)高效的商務(wù)會(huì)議31任務(wù)一舉行成功的大型會(huì)議知識(shí)目標(biāo)大型會(huì)議的常見(jiàn)類(lèi)型及特點(diǎn)，大型會(huì)議的一般流程及相關(guān)禮儀知識(shí)能力目標(biāo)掌握大型會(huì)議組織過(guò)程中的禮儀技能掌握大型會(huì)議實(shí)施過(guò)程中的接待、發(fā)言等禮儀技能任務(wù)一舉行成功的大型會(huì)議知識(shí)目標(biāo)32任務(wù)引入行業(yè)發(fā)展高峰論壇的策劃任務(wù)引入行業(yè)發(fā)展高峰論壇的策劃33任務(wù)分析序號(hào)影響因素相關(guān)知識(shí)點(diǎn)1會(huì)議議程會(huì)議議程確定禮儀2接、送站工作迎送禮儀3會(huì)議接待會(huì)議接待禮儀4會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議地點(diǎn)選擇、安排禮儀5用餐用餐禮儀6主持人會(huì)議主持人禮儀7與會(huì)者會(huì)議成員禮儀任務(wù)分析序號(hào)影響因素相關(guān)知識(shí)點(diǎn)1會(huì)議議程會(huì)議議程確定禮儀2接34一、大型會(huì)議的一般知識(shí)大型會(huì)議的主要類(lèi)型研討會(huì)專(zhuān)業(yè)會(huì)議年會(huì)表彰會(huì)議產(chǎn)品發(fā)布會(huì)一、大型會(huì)議的一般知識(shí)大型會(huì)議的主要類(lèi)型35二、組織者禮儀（一）確定會(huì)議日期和議程的禮儀1.確定會(huì)議日期。避開(kāi)關(guān)鍵日期，避開(kāi)重要節(jié)假日2.確定會(huì)議議程。會(huì)議議程通常包含下列內(nèi)容：A、會(huì)議開(kāi)始時(shí)間B、會(huì)議需要順序處理的事項(xiàng)，如：需要討論的問(wèn)題、發(fā)言人姓名和發(fā)言題目等C、每個(gè)事項(xiàng)的大約需要時(shí)間D、茶歇安排時(shí)間E、餐飲安排時(shí)間F、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間G、會(huì)后活動(dòng)安排二、組織者禮儀（一）確定會(huì)議日期和議程的禮儀36二、組織者禮儀（二）邀請(qǐng)與會(huì)者的禮儀信息發(fā)布回執(zhí)處理確認(rèn)通知二、組織者禮儀（二）邀請(qǐng)與會(huì)者的禮儀37二、組織者禮儀（三）會(huì)議地點(diǎn)選擇和會(huì)場(chǎng)安排的禮儀1.場(chǎng)地選擇品位與風(fēng)格；實(shí)用性與經(jīng)濟(jì)性；方便性。2.會(huì)場(chǎng)的一般布置。（1）禮堂式；（2）教室式；（3）弦月式；（4）方形中空式；（5）馬蹄形或“U”形。3.座次安排的禮儀二、組織者禮儀（三）會(huì)議地點(diǎn)選擇和會(huì)場(chǎng)安排的禮儀38二、組織者禮儀（四）會(huì)議迎送、接待的禮儀一般迎送、接待的禮儀1.會(huì)議（會(huì)展）場(chǎng)所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會(huì)議資料、紙、筆、飲料、設(shè)備測(cè)試等；2.按客戶需要安排接送與會(huì)賓客，協(xié)助會(huì)務(wù)組辦理賓客簽到等工作；3.會(huì)議用餐及宴會(huì)安排；4.會(huì)后團(tuán)隊(duì)活動(dòng)、旅游、娛樂(lè)、考察等活動(dòng)；5.提供返程飛機(jī)票、火車(chē)票。貴賓的接待要考慮的問(wèn)題二、組織者禮儀（四）會(huì)議迎送、接待的禮儀39二、組織者禮儀（五）會(huì)議用餐的禮儀二、組織者禮儀（五）會(huì)議用餐的禮儀40三、成員禮儀（一）參加大型會(huì)議的一般禮儀會(huì)議參加者應(yīng)衣著整潔，儀表大方，準(zhǔn)時(shí)入場(chǎng)，進(jìn)出有序，依會(huì)議安排落座，開(kāi)會(huì)時(shí)應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)講，不要私下小聲說(shuō)話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時(shí)，應(yīng)鼓掌致意，中途退場(chǎng)應(yīng)輕手輕腳，不影響他人。與會(huì)者即使對(duì)發(fā)言人的意見(jiàn)不滿，也不可吹口哨、鼓倒掌、喧嘩起哄，因?yàn)檫@些行為極其失禮。三、成員禮儀（一）參加大型會(huì)議的一般禮儀41三、成員禮儀（二）會(huì)議發(fā)言人的禮儀正式發(fā)言自由發(fā)言三、成員禮儀（二）會(huì)議發(fā)言人的禮儀42三、成員禮儀（三）會(huì)議主持人禮儀（1）主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。（2）走上主席臺(tái)應(yīng)步伐穩(wěn)健有力，行走的速度因會(huì)議的性質(zhì)而定，一般地說(shuō)，對(duì)快、熱烈的會(huì)議步頻應(yīng)較慢。（3）入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時(shí)，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時(shí)，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時(shí)，身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過(guò)程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動(dòng)作。（4）主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡(jiǎn)明扼要。（5）主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。（6）主持人對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì)議開(kāi)始前，或會(huì)議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。三、成員禮儀（三）會(huì)議主持人禮儀43任務(wù)實(shí)施大型會(huì)議的組織工作可以依以下內(nèi)容展開(kāi)：1. 制定會(huì)議議程；2. 了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況；3. 選擇或提議合適的場(chǎng)所；4. 檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；5. 安排交通事宜；6. 協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；7. 招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員；8. 制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；9. 確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排；10.視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施；11.與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（會(huì)務(wù)公司、租車(chē)公司、旅行社、視聽(tīng)服務(wù)公司）；12.確定印刷公司；13.安排食品、飲料有關(guān)事宜；14.同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。任務(wù)實(shí)施大型會(huì)議的組織工作可以依以下內(nèi)容展開(kāi)：44思考與應(yīng)用：會(huì)議籌備工作檢查清單1.預(yù)計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期；2.會(huì)議預(yù)計(jì)召開(kāi)幾天；3.打算在什麼地方召開(kāi)會(huì)議；4.會(huì)議形式或程序是什麼；5.需要多大的場(chǎng)地；6.以前開(kāi)過(guò)這樣的會(huì)議嗎？結(jié)果如何；7.將有多少人到會(huì)；8.會(huì)議預(yù)算是多少；9.與會(huì)者對(duì)費(fèi)用開(kāi)支很在意嗎？10.打算選用什么級(jí)別的酒店和設(shè)施；11.打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼；12.誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函；13.會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎？14.會(huì)議的發(fā)言人有哪些？15.會(huì)議需要什麼樣的視聽(tīng)設(shè)備；16.需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次；17.與會(huì)者可以攜帶家屬嗎？18.打算為與會(huì)者安排一些特別團(tuán)隊(duì)活動(dòng)嗎？打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別團(tuán)隊(duì)活動(dòng)嗎？19.有誰(shuí)來(lái)承擔(dān)這些活動(dòng)的費(fèi)用。思考與應(yīng)用：會(huì)議籌備工作檢查清單1.預(yù)計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期；45

任務(wù)二組織有效的內(nèi)部會(huì)議知識(shí)目標(biāo)內(nèi)部會(huì)議的功能、作用，相關(guān)成員的禮儀知識(shí)能力目標(biāo)掌握會(huì)議組織者的禮儀技能掌握會(huì)議參與者的禮儀注意事項(xiàng)

任務(wù)二組織有效的內(nèi)部會(huì)議知識(shí)目標(biāo)46任務(wù)引入糟糕的會(huì)議任務(wù)引入糟糕的會(huì)議47任務(wù)分析序號(hào)問(wèn)題相關(guān)知識(shí)點(diǎn)1會(huì)議過(guò)多會(huì)議功能與必要性分析2會(huì)議通知過(guò)晚會(huì)議時(shí)間確定禮儀3會(huì)議開(kāi)始才知道議程會(huì)議議程確定禮儀4會(huì)議室過(guò)大會(huì)議地點(diǎn)安排禮儀5有人沒(méi)有必要參加擬邀請(qǐng)對(duì)象禮儀6遲到、打電話會(huì)議成員禮儀7會(huì)議未準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議主持人禮儀任務(wù)分析序號(hào)問(wèn)題相關(guān)知識(shí)點(diǎn)1會(huì)議過(guò)多會(huì)議功能與必要性分析2會(huì)48一、內(nèi)部會(huì)議的功能讓公司成員了解公司經(jīng)營(yíng)理念（目的）并達(dá)成一致決策傳達(dá)和信息發(fā)布集思廣益，解決問(wèn)題與障礙腦力激蕩，產(chǎn)生新的創(chuàng)意改進(jìn)工作使經(jīng)營(yíng)計(jì)劃順利進(jìn)行一、內(nèi)部會(huì)議的功能讓公司成員了解公司經(jīng)營(yíng)理念（目的）并達(dá)成一49二、組織者禮儀1．目標(biāo)分析（會(huì)議必要性分析）（1）需要進(jìn)行信息交換（2）需要整合不同意見(jiàn)（3）涉及多方面的工作安排二、組織者禮儀1．目標(biāo)分析（會(huì)議必要性分析）50二、組織者禮儀2．?dāng)M邀請(qǐng)對(duì)象分析（1）有利于議題的討論（2）有利于會(huì)議的順利進(jìn)行（3）有利于召集者的意愿二、組織者禮儀2．?dāng)M邀請(qǐng)對(duì)象分析51二、組織者禮儀3.開(kāi)會(huì)地點(diǎn)安排的禮儀開(kāi)會(huì)場(chǎng)所的選擇1會(huì)議時(shí)間可自由使用的場(chǎng)所2隔音效果良好3會(huì)場(chǎng)須舒適寬敞4會(huì)議室大小與會(huì)議規(guī)模匹配5沒(méi)有其他干擾源6采光通風(fēng)良好7安靜不嘈雜，空調(diào)良好8插座電源及白板、麥克風(fēng)等要齊全9最好有窗簾，在放投影資料時(shí)才能看清楚二、組織者禮儀3.開(kāi)會(huì)地點(diǎn)安排的禮儀開(kāi)會(huì)場(chǎng)所的選擇1會(huì)議時(shí)間52二、組織者禮儀4.會(huì)議時(shí)間、議程確定的禮儀日常的例會(huì)最好選擇在周二至周四8：00～11：00或14：00～16：00舉行。大多數(shù)的會(huì)議議程都需要包括主席的開(kāi)場(chǎng)白、介紹基本情況、自由發(fā)言、討論問(wèn)題、整合意見(jiàn)、得出結(jié)論和會(huì)議結(jié)束等幾個(gè)部分。議程確定之后，一定要根據(jù)會(huì)議的類(lèi)型把握好會(huì)議的長(zhǎng)度，一般來(lái)說(shuō)日常的例會(huì)需要30～90分鐘；臨時(shí)性會(huì)議中的短期會(huì)議長(zhǎng)度為30分鐘以內(nèi)、中期會(huì)議長(zhǎng)度為30～120分鐘、長(zhǎng)期會(huì)議長(zhǎng)度為1天以上。二、組織者禮儀4.會(huì)議時(shí)間、議程確定的禮儀53二、組織者禮儀5.輔助器材搭配的禮儀道具、視聽(tīng)器材的準(zhǔn)備1桌、椅、免洗杯、飲料2黑白板、白板筆、粉筆、板擦3簽到簿、名冊(cè)、圓珠筆、簽字筆4PC、筆記本電腦、音箱、投影機(jī)、幻燈機(jī)、電池、錄音帶、鐳射指示器或指示棒5白紙、目錄、議程、會(huì)議資料、產(chǎn)品二、組織者禮儀5.輔助器材搭配的禮儀道具、視聽(tīng)器材的準(zhǔn)備1桌54三、成員禮儀1.會(huì)議上應(yīng)有的禮