會議預約管理系統(tǒng)系

統(tǒng)

方

案目錄、系統(tǒng)概述為符合現代信息化的考慮，在辦公樓的底樓進出大廳設置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng)，用于顯示每個會議室的使用情況和正在召開會議的主題。每個會議室外面的走廊區(qū)域設置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng)，用于顯示該會議的會議內容，參與人員等信息。會議休息區(qū)設置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng)，用于顯示各會議室的使用情況和各種及時資訊等。該系統(tǒng)可以顯示各種集團內和公共的通知/通告，各種社會公共信息（如天氣預報、新聞等公共信息）、會議通知、會議排列情況、會議室使用情況及會議主題等信息。同時還可以以圖片、視頻、Flash等形式顯示各種其它信息。什么是會議預約管理會議預約管理線下型管理：這種會議管理方式比較集中在一些還沒有進行信息化改造的企業(yè)，會議安排全部依賴人工的上傳下達，還需要協調其他部門，對會議資源的使用進行安排沒有一套有效的對人、時間、資源、過程的可以記錄管理。線上型管理：這種會議管理方式比較集中在一些大型企事業(yè)或500強企業(yè)，已經有比較完善的辦公流程和辦公軟件的支撐，常用的軟件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成這類應用。這種會議管理方式對會議成員、資源、時間等做了充分的協調，是比較先進的會議管理方式。?會議室管理粗放型管理這類管理方式對會議室和參與人員的使用不做嚴格的限制，可以隨意在某個會議室召開會議，會議的召集和會議資源（投影設備、網絡設備、茶水服務、清潔服務）有召集人用傳統(tǒng)的電話通知或人工通知方式傳達。這種方式在會議的協調性比較差，如果需要輔助工作配合，在安排這些工作的上傳下達所浪費的時間很多，不利于辦公效率的提高。人工型管理這類管理方式采用由專門的部門或人對會議室的進行安排，所有會議的召集和訪客的管理，相關的會議資源也有此人進行協調。這種方式雖然只有一個人或一個部門統(tǒng)一管理，但對整個工作流程來說，有依可尋，從而提高了會議室的管理效率，缺點是對于工作的“痕跡”管理來說，還停留在人工記錄或簡單的電子表格記錄。會議管理趨勢二、系統(tǒng)功能為降低使用會議室所需的人力成本、提高召開會議的效率、提供系統(tǒng)化的會議過程管理，特研發(fā)了這套“會議預約管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)簡化了會議室管理，靈活調度手段可以及時進行會議室預定，并且可以郵件或短信通知與會者確認。所有用戶無需安裝和配置，因為系統(tǒng)就是基于B/S架構，直接通過瀏覽器使用。功能特點?可對操作員進行增加、刪除、修改操作，可以靈活設定操作員的管理權限。?可自定義會議室名稱，并進行增加、刪除和修改操作?？梢栽O定會議室的使用時段。可以設定會議室的使用權限，讓只有擁有權限的用戶才可以預定這個會議室的會議。

可對企業(yè)的工作部門進行增加、刪除和修改操作，企業(yè)內部各部門按樹狀列表顯示?？蓪ζ髽I(yè)員工進行增加、刪除、修改操作。可以直接創(chuàng)建企業(yè)員工的系統(tǒng)賬戶。可以查詢企業(yè)內所有員工的聯系信息。操作員可以創(chuàng)建、撤銷、恢復會議預定。系統(tǒng)管理員可以操作所有會議記錄?？梢栽谌諝v上拖放創(chuàng)建會議，可以創(chuàng)建周循環(huán)會議和月循環(huán)會議?？梢圆樵儠h室的預定信息、并以日歷的方式直觀展示出來。可以匯總本周或本月內，關于個人用戶參加的會議和預定記錄。系統(tǒng)支持通過E-mail、手機短信等方式，對參會人員進行會議信息通知及提醒的功能?？梢越y(tǒng)計會議室的無效會議占用，會議的召開效率、會議室的使用率等?？蓪ο到y(tǒng)操作日志進行管理，查詢所選時間段內的操作日志；記錄系統(tǒng)服務的操作日志，會議狀態(tài)、預約狀態(tài)的操作和變化信息等；可實現數據庫的備份，可修改用戶登陸密碼。會議室顯示屏可以顯示當前會議室的會議內容，也可以顯示所有會議室的會議信息。當沒有會議召開時可以顯示其他內容，如：天氣預報、多媒體視頻、新聞資訊等。會議顯示屏版面可以自定義，實現中英文顯示；可以發(fā)送通知到會議屏上；可以遠程開關會議顯示屏，可以遠程監(jiān)控會議顯示屏。系統(tǒng)優(yōu)勢會議進程免打擾會議安排無紙化會議信息電子化會議記錄數據化使用狀況對比化會議進程可視化操作使用圖形化會議預約異地化

系統(tǒng)界面三、系統(tǒng)部署會議室門口、咖啡廳、大堂等地安裝一臺顯示器和播放器，播放器和顯示器之間用VGA線連接，播放器網口插入網線設置好IP地址連入服務器。會議系統(tǒng)采用B/S架構，安裝在服務器里，網內的用戶通過自己的賬號進入系統(tǒng)進行會議預約。所有的會議預約信息由播放器準時在屏幕上顯示。顯示的內容樣式可以自定義。因為采用了B/S架構，服務器可通過企業(yè)內的核心交換機接入互聯網，用戶可以隨時隨地的進行會議預約操作。安裝示意圖安裝實景圖四、會議顯示五、應用行業(yè)教育行業(yè)可利用會議預約管理系統(tǒng)安排會議和活簡化調度和協調非教育活動策劃，每個事管理所需的所有設備和資源，以及用戶之共享調度信息化解決方案?？煞尚袠I(yè)明了的資源調度室是律師事務所必不少的。使用會議預約管理系統(tǒng)安排客戶會議，證言，視頻會議等，并確保A/V設備，餐飲服務等始終同步協調。醫(yī)療保健醫(yī)院、多醫(yī)師設施，診所和研究實驗室都需要一個