表達(dá)力與簡(jiǎn)報(bào)技巧段美峰2013.12.12大綱表達(dá)力概論業(yè)務(wù)應(yīng)具備的表達(dá)力書面報(bào)告簡(jiǎn)報(bào)技巧條列式報(bào)告一頁(yè)報(bào)告(OPR)報(bào)告文筆的基本原則簡(jiǎn)報(bào)技巧成功簡(jiǎn)報(bào)三要素簡(jiǎn)報(bào)發(fā)表技巧卡內(nèi)基技巧-魔術(shù)方程式22013.05.01v1r0表達(dá)力概論表達(dá)力(expressiveness)將心中的思想藉語(yǔ)言文字或行為的方式傳遞給別人瞭解的能耐表達(dá)力類型口頭書面二者結(jié)合32013.05.01v1r0業(yè)務(wù)應(yīng)具備的表達(dá)力-書面報(bào)告方式優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)口頭1.能觀察收訊者的反應(yīng)2.能立即得到回饋3.有機(jī)會(huì)補(bǔ)充闡述及舉例說(shuō)明4.可以用聲音和姿勢(shì)來(lái)加強(qiáng)5.能確定溝通是否成功6.有助於建立共識(shí)與共鳴7.有助於改善人際關(guān)係8.可以多媒體呈現(xiàn)1.通?？谡f(shuō)無(wú)憑(除非錄音)2.效率較低3.不能與太多人雙向溝通4.有時(shí)因情緒而說(shuō)錯(cuò)話5.言多必失6.對(duì)拙於言詞者不利7.偏向囉唆，大多數(shù)人不會(huì)言簡(jiǎn)意賅書面1.可留下紀(jì)錄及憑證2.需對(duì)許多人溝通時(shí)比較快3.需多人溝通時(shí)比較經(jīng)濟(jì)4.可逼使溝通者簡(jiǎn)潔5.可利用副本照會(huì)有關(guān)人員6.結(jié)構(gòu)性表達(dá)較佳1.無(wú)法立即得到回饋2.缺乏感情3.對(duì)文字表達(dá)較差者而言是大苦差事4.如果太簡(jiǎn)潔，表達(dá)可能不足；如果太長(zhǎng)篇大論，又可能沒有人看?？陬^表達(dá)和書面表達(dá)之利弊42013.05.01v1r0何謂業(yè)務(wù)報(bào)告一切有關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文書資料，可以在單位、人員之間傳遞訊息，並做為記錄留存52013.05.01v1r0業(yè)務(wù)報(bào)告的作用傳遞訊息跨區(qū)域、跨部門、跨時(shí)間協(xié)助決策不只dotherightthing(效能)同時(shí)也能協(xié)助dothethingright(效率)經(jīng)驗(yàn)累積企業(yè)永續(xù)經(jīng)營(yíng)，必須靠長(zhǎng)期累積的報(bào)告掌握商機(jī)了解企業(yè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，靠日積月累的報(bào)告62013.05.01v1r0報(bào)告恐懼癥！為何環(huán)境因素接受的是填鴨式教育時(shí)代因素聲光多媒體盛行，拉長(zhǎng)了人與文字的距離能力因素缺乏知識(shí)(input)，又拙於表達(dá)(output)治療報(bào)告恐懼癥培養(yǎng)閱讀習(xí)慣由模擬讀者的角色開始，閱讀書信、雜誌、短文、報(bào)紙累積點(diǎn)滴記錄善用零碎時(shí)間，一有構(gòu)思到就記下72013.05.01v1r0報(bào)告的型態(tài)以長(zhǎng)度區(qū)分長(zhǎng)、短篇，頁(yè)數(shù)多需作目錄以時(shí)間區(qū)分定期、不定期以形式區(qū)分正式、非正式『正式』重形式，

『非正式』重傳達(dá)以組織權(quán)責(zé)區(qū)分垂直部門或平行部門以性質(zhì)區(qū)分『訊息』用於告知客觀事實(shí)，『分析』用於歸納分析成有用資訊以對(duì)象區(qū)分公司內(nèi)、公司外82013.05.01v1r0注意報(bào)告對(duì)象大多數(shù)人撰寫報(bào)告時(shí)，容易陷入以自我為中心撰寫但業(yè)務(wù)須注意以讀者(客戶)為中心同事夥伴主管高階外部客戶92013.05.01v1r0讀者導(dǎo)向的報(bào)告以讀者的需求為考量要將焦點(diǎn)放在『讀者需要知道什麼』不是『我所知道的是什麼』段落的主旨要明白表達(dá)將訴求分段落表達(dá)注意內(nèi)容的邏輯關(guān)係報(bào)告內(nèi)互相間需結(jié)構(gòu)緊密而相連須與訴求重點(diǎn)相關(guān)掌握讀者關(guān)注的重點(diǎn)吃東西要對(duì)味，寫報(bào)告也是一樣避免文不對(duì)題充分掌握事實(shí)，不可急就章偷懶馬虎的心態(tài)要不得102013.05.01v1r0書面報(bào)告的格式文章式效率式起：對(duì)題目作引言承：延續(xù)主旨加深加寬轉(zhuǎn)：敘述轉(zhuǎn)折或不同的觀點(diǎn)合：全文總結(jié)結(jié)：全文主要結(jié)論本：本文參：參考資料文章式與效率式報(bào)告之比較文章式：傳統(tǒng)模式效率式：結(jié)、本、參112013.05.01v1r0案例討論：解析文章式與效率式報(bào)告近幾年來(lái)辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)蔚為風(fēng)尚，同業(yè)中已有52.8%採(cǎi)用，由於此系統(tǒng)能增加企業(yè)運(yùn)作的效率、提昇企業(yè)形象，故本公司跟進(jìn)自動(dòng)化的行列，實(shí)屬當(dāng)務(wù)之急近期與理石公司洽談的結(jié)果，認(rèn)為該公司產(chǎn)品品質(zhì)精良，比其他同類型公司的產(chǎn)品好用。而在售後服務(wù)方面，理石公司的保固期也比較長(zhǎng)雖然如此，但理石公司的產(chǎn)品價(jià)格甚高，若全數(shù)購(gòu)買，將超出預(yù)算的百分之三十在充分的考慮後，決定不購(gòu)買理石公司的產(chǎn)品，將轉(zhuǎn)與其他公司洽商，預(yù)計(jì)在十月底以前會(huì)有結(jié)果122013.05.01v1r0起承轉(zhuǎn)合起近幾年來(lái)辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)蔚為風(fēng)尚，同業(yè)中已有52.8%採(cǎi)用，由於此系統(tǒng)能增加企業(yè)運(yùn)作的效率、提昇企業(yè)形象，故本公司跟進(jìn)自動(dòng)化的行列，實(shí)屬當(dāng)務(wù)之急承

近期與理石公司洽談的結(jié)果，認(rèn)為該公司產(chǎn)品品質(zhì)精良，比其他同類型公司的產(chǎn)品好用。而在售後服務(wù)方面，理石公司的保固期也比較長(zhǎng)轉(zhuǎn)雖然如此，但理石公司的產(chǎn)品價(jià)格甚高，若全數(shù)購(gòu)買，將超出預(yù)算的百分之三十合在充分的考慮後，決定不購(gòu)買理石公司的產(chǎn)品，將轉(zhuǎn)與其他公司洽商，預(yù)計(jì)在十月底以前會(huì)有結(jié)果鳳頭豬肚豹尾132013.05.01v1r0結(jié)本參結(jié)：全文主要結(jié)論本：本文參：參考資料結(jié)在充分的考慮後，決定不購(gòu)買理石公司的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)，將轉(zhuǎn)與家能、鎮(zhèn)旦公司洽商，預(yù)計(jì)在十月底以前會(huì)有結(jié)果本由於價(jià)格因素的考慮，若全數(shù)採(cǎi)購(gòu)理石公司的產(chǎn)品，將超出預(yù)算的百分之三十。因此不再與理石公司洽商當(dāng)初考慮理石公司，實(shí)由於其產(chǎn)品品質(zhì)為同行之冠，保固期也較其他廠牌為長(zhǎng)。但預(yù)算超出太多，將影響公司整體預(yù)算的運(yùn)作參各供應(yīng)商報(bào)價(jià)單142013.05.01v1r0條列式報(bào)告條列式報(bào)告?zhèn)S指將要報(bào)告的內(nèi)容逐項(xiàng)條列條列式報(bào)告的優(yōu)點(diǎn)容易撰寫便於增補(bǔ)或刪修內(nèi)容便於排列組合便於閱讀及了解條列式報(bào)告的原則各項(xiàng)目排列要有一定的順序及邏輯關(guān)係標(biāo)題、項(xiàng)目層要力求視覺上的清楚各項(xiàng)目的內(nèi)容要儘量簡(jiǎn)縮，過(guò)長(zhǎng)就失去條列之意義一項(xiàng)目敘述一內(nèi)容152013.05.01v1r0請(qǐng)將下列直敘式文章改寫為條列式今後，公司若要領(lǐng)先其他競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，也就是要維持去年12%以上的成長(zhǎng)率，直通良率須提升到90%以上，而除了傳統(tǒng)標(biāo)籤之外，非傳統(tǒng)標(biāo)籤之營(yíng)業(yè)占比必須提高到30%。還有，為了開拓新的需求，必須加強(qiáng)市場(chǎng)力而且要節(jié)省人工來(lái)降低成本162013.05.01v1r0條列式今後，公司若要領(lǐng)先其他競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，也就是要維持去年12%以上的成長(zhǎng)率，必須做到：直通良率須提升到90以上除了傳統(tǒng)標(biāo)籤之外，非傳統(tǒng)標(biāo)籤之營(yíng)業(yè)占比必須提高到30%為了開拓新的需要必須強(qiáng)化市場(chǎng)節(jié)省人工以降低成本172013.05.01v1r0一頁(yè)報(bào)告(OnePageReport-OPR)一頁(yè)報(bào)告高質(zhì)量、快速的溝通領(lǐng)導(dǎo)更好地了解企業(yè)的運(yùn)行現(xiàn)狀了解員工對(duì)企業(yè)的期望值做好管理結(jié)構(gòu)的簡(jiǎn)化182013.05.01v1r0一頁(yè)報(bào)告(OnePageReportOPR)隨著資訊科技的進(jìn)步，我們遇到的困難再不是缺乏資訊，而是資訊泛濫，每天都有閱讀不完的報(bào)告，更致命的是，由於資訊太多，反而不能快速地從眾多資訊中發(fā)現(xiàn)問題，掌握機(jī)會(huì)一頁(yè)報(bào)告的理念就是把最重要的資訊整合於一頁(yè)之中，讀者可快速地暸解全盤內(nèi)容192013.05.01v1r0OnePageReport的背景/重要性一份精簡(jiǎn)的報(bào)告告別一味的重復(fù)性語(yǔ)言節(jié)約閱讀者與執(zhí)行者的時(shí)間OPR的重要性在於它可幫助：做商業(yè)決策建立/強(qiáng)化人際關(guān)係影響大範(fàn)圍的人銷售觀點(diǎn)/自己

啟發(fā)人才

202013.05.01v1r0OPR閱讀者如何閱讀細(xì)看/快讀閱讀瀏覽取得快速的印象取得對(duì)於重要性、急迫性及相關(guān)性的整體概念瞭解重要的相關(guān)資訊方便閱讀者的版面編排邏輯性的架構(gòu)，容易尋找關(guān)鍵資訊以清楚及連慣性的前後敘述，完整的反映出事實(shí)並使用易於理解的詞彙與文句212013.05.01v1r0報(bào)告文筆的基本原則不要咬文嚼字要減少讀者在閱讀時(shí)的負(fù)擔(dān)避免雙重否定避免多餘的形容詞、副詞同義的重疊語(yǔ)句要?jiǎng)h除加入轉(zhuǎn)承語(yǔ)氣的字詞句子的邏輯關(guān)係要清楚222013.05.01v1r0不要咬文嚼字

百分之一二○的品質(zhì)本公司對(duì)於產(chǎn)品和零件的要求，都設(shè)定為百分之一二○的品質(zhì)保證。各位也許覺得納悶。因?yàn)橐_(dá)到百分之百的水準(zhǔn)，已經(jīng)不太可能了。但是要求百分之百的品質(zhì)，難免還有百分之一、二的不良品。比方說(shuō)，二月份的生產(chǎn)目標(biāo)，是夢(mèng)幻型機(jī)種二千二百臺(tái)、重型機(jī)車一萬(wàn)臺(tái)。但對(duì)顧客而言，任何一件產(chǎn)品，都不是全部的二干二百分之一，或是萬(wàn)分之一，而是一分之一。每一件產(chǎn)品，都代表著本田公司的全部技術(shù)，和全部的研究?！话愣家詾榘俜种攀诺暮细衤室呀?jīng)很了不起。但是，當(dāng)這百分之一的不良品流到顧客手中時(shí)，就等於是百分之百的不良品呈現(xiàn)在顧客眼前。

<本田企業(yè)創(chuàng)始人本田宗一郎>

232013.05.01v1r0雙重的否定不適當(dāng)用句較適當(dāng)用句今天是不可能不下雨的今天會(huì)下雨你的計(jì)劃不是不好，也沒有可能不會(huì)有人用你的計(jì)劃很好，大家都會(huì)用242013.05.01v1r0多餘的形容詞副詞不適當(dāng)用句較適當(dāng)用句常常有的時(shí)候我會(huì)有時(shí)候我會(huì)根據(jù)以前我過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)根據(jù)我過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)十分鐘內(nèi)的時(shí)間十分鐘內(nèi)這項(xiàng)計(jì)劃可以很快的加速達(dá)成這計(jì)劃可以加速達(dá)成252013.05.01v1r0重複的語(yǔ)句不適當(dāng)用句較適當(dāng)用句陳課長(zhǎng)坐轎車來(lái)我們公司，他是要來(lái)我們公司洽商的陳課長(zhǎng)坐轎車前來(lái)洽商我們公司是位在東區(qū)的一家公司我們公司位在東區(qū)262013.05.01v1r0轉(zhuǎn)承的語(yǔ)句不適當(dāng)用句較適當(dāng)用句雖然奇億公司積極的爭(zhēng)取新產(chǎn)品的代理權(quán)，但仍不符合本公司的條件?？上У氖?，雖然奇億公司積極的爭(zhēng)取新產(chǎn)品的代理權(quán)，但仍不符合本公司的條件。272013.05.01v1r0不夠具體的例子(語(yǔ)意模糊)地價(jià)上升『非常』強(qiáng)烈臺(tái)商對(duì)大陸的投資『相當(dāng)』可觀這件弊案『大體』解決了這件意外的傷亡『幾乎』沒有與對(duì)方達(dá)成『某種程度』的協(xié)議今年度為時(shí)三週的親子趣味競(jìng)賽，是歷年來(lái)人數(shù)最多的一次，共吸引了三萬(wàn)兩千餘名的觀眾。數(shù)據(jù)能將概念『具體化』，而如何將數(shù)據(jù)『意義化』，才是重要課題282013.05.01v1r0主詞、述詞的搭配主詞(subject)話題部分，是談述的主體(topic)「何人」、「何事」、「何物」述詞(predicate)針對(duì)主詞加以敘述「如何，怎麼樣」或「做甚麼」292013.05.01v1r0一再地重覆主詞一個(gè)主詞可以搭配好幾個(gè)述詞。在這種情況下，最容易犯的錯(cuò)誤就是一再地重覆主詞萊登公司的產(chǎn)品銷量很高，每五個(gè)英國(guó)人，就有四個(gè)是用萊登的產(chǎn)品若與萊登公司合作，除了能分享萊登的知名度，同時(shí)也擁有萊登公司廣大的市場(chǎng)。每五個(gè)英國(guó)人，就有四個(gè)人用萊登公司的產(chǎn)品，銷售量十分可觀，本公司若與其合作，除了能分享『萊登』的知名度，同時(shí)也能擁有其廣大的市場(chǎng)。302013.05.01v1r0報(bào)告文筆的基本原則(續(xù))注意區(qū)間用語(yǔ)例如30歲(含)以下注意專門用語(yǔ)例如MRP生產(chǎn)計(jì)畫流程(MPS/MRP)、TPM、MTP集團(tuán)慣用語(yǔ)LED：LocalSupport在地支援、EarlyInvolvement早期參與、DesignIn指定設(shè)計(jì)F&B+A：特點(diǎn)、利益、應(yīng)用事實(shí)與意見分開描述不要丟棄『無(wú)法解釋的事實(shí)』不要丟棄『意料外的事實(shí)』不要丟棄『與上司方針不同的事實(shí)』312013.05.01v1r0報(bào)告完成後的檢查重點(diǎn)題目、項(xiàng)目?jī)?nèi)容文意用字、用語(yǔ)錯(cuò)別字留副本呈交報(bào)告的時(shí)機(jī)其他322013.05.01v1r0內(nèi)容長(zhǎng)篇的論文型報(bào)告是否從結(jié)論先寫結(jié)論是否清晰？『好、不好』『對(duì)、不對(duì)』是否清楚表明？如果是『再觀察』、『保留』，最大的原因是什麼他人主張和個(gè)人見解是否分開事實(shí)是否精純？有沒有摻入主觀意識(shí)332013.05.01v1r0文意一個(gè)段落、項(xiàng)目、或行列中，只能放入一個(gè)內(nèi)容同一個(gè)項(xiàng)目段落，不要超過(guò)五行句子是不是太長(zhǎng)，讓人喘不過(guò)氣來(lái)每個(gè)語(yǔ)句，不論誰(shuí)讀都只能有一種解釋參考資料或引文，是否註明出處342013.05.01v1r0用字、用語(yǔ)有無(wú)錯(cuò)漏字？像『衡宇股份公司』變成『衡宇股分公司』。由『股份公司』變成『分公司』，意思可差遠(yuǎn)了不要有文言文的味道同樣的意思，不要用『換句話說(shuō)』的遊戲方式，重覆了好幾遍避免不斷重覆的『所以……，所以……』『但是……，但是……』讀者不了解的專業(yè)術(shù)語(yǔ)要加上說(shuō)明標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否運(yùn)用得宜352013.05.01v1r0不要寫錯(cuò)別字錯(cuò)別字會(huì)分散讀者的注意力?；煜淖猪?Must)：事情的必行性、必要性。如『務(wù)須改善』、『使用須知』需(Need)：為滿足願(yuàn)望所必要的。如『需才殷切』、『極需修養(yǎng)』記：登載、寫下。如『記錄』、『記帳』紀(jì)：有年代重要性的事物如『紀(jì)念』、規(guī)矩法度如『風(fēng)紀(jì)』、年歲如『年紀(jì)』362013.05.01v1r0留副本的必要性可留存自己的心血，日後可參考作成另一報(bào)告重要文件的憑證，以免被改或遺失上司在報(bào)告呈交後數(shù)天，問起相關(guān)事項(xiàng)時(shí)，不致遺忘面呈報(bào)告時(shí)，各看各的，效果較佳372013.05.01v1r0當(dāng)面呈交報(bào)告的時(shí)機(jī)T(Time時(shí)間)評(píng)估氣象，不要在最煩的時(shí)刻雪上加霜O(Occasion場(chǎng)合)從容不迫，不要打擾正在進(jìn)行中的商談P(Place地點(diǎn))辦公室內(nèi)，不要在匆匆的行進(jìn)間設(shè)身處地思考：『假如你是上司，你希望你的部屬當(dāng)面呈交報(bào)告的時(shí)機(jī)是什麼？』

382013.05.01v1r0其他字裏行間是否帶著情緒？語(yǔ)調(diào)太過(guò)激烈或消沉？三張以上的頁(yè)數(shù)必須打上頁(yè)碼表格是否給了編號(hào)參考資料要標(biāo)上號(hào)碼和資料名392013.05.01v1r0成功簡(jiǎn)報(bào)五個(gè)特質(zhì)技巧知識(shí)誠(chéng)意幽默感信心12345簡(jiǎn)報(bào)技巧402013.05.01v1r0讀者三到聽?2009CymMetrik41成功簡(jiǎn)報(bào)三要素內(nèi)容簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容的研究與統(tǒng)整自行著手進(jìn)行研究將資訊歸納為邏輯性的分類擬定大綱設(shè)計(jì)投影片的架構(gòu)與圖像的強(qiáng)化著手準(zhǔn)備製作投影片，並增加圖案、圖表與動(dòng)畫發(fā)表將訊息用語(yǔ)言有效地傳遞出去掌握簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議的運(yùn)作流程確知如何才能讓與會(huì)者接收到所要傳達(dá)的訊息422013.05.01v1r0發(fā)展內(nèi)容-收集的細(xì)節(jié)資料：4PPurpose目的主題：簡(jiǎn)報(bào)的訴求是什麼(What)？原因：為什麼要做簡(jiǎn)報(bào)(Why)？People對(duì)象簡(jiǎn)報(bào)的對(duì)象對(duì)主題的了解度對(duì)簡(jiǎn)報(bào)的期待Point重點(diǎn)依據(jù)簡(jiǎn)報(bào)的目的掌握想要產(chǎn)生的結(jié)果釐清簡(jiǎn)報(bào)的重點(diǎn)所在Place場(chǎng)地空間大小、座位擺設(shè)、暖氣與空調(diào)、設(shè)備（螢?zāi)?、麥克風(fēng)、演講臺(tái)、控制器等）、燈光效果、電源插座、上網(wǎng)連線、窗戶及窗簾你在這個(gè)場(chǎng)地中的位置在哪裡？是否易被干擾？簡(jiǎn)報(bào)花費(fèi)時(shí)間？432013.05.01v1r0大綱組成-三個(gè)告訴告訴他們，你將要告訴他們什麼？告訴他們，你要告訴他們什麼？告訴他們，你已經(jīng)告訴他們什麼？?2009CymMetrik44設(shè)計(jì)簡(jiǎn)報(bào)套用集團(tuán)最新簡(jiǎn)報(bào)版本EIP上有最新的版本須注意檔名規(guī)範(fàn)頁(yè)首/頁(yè)尾活用各式素材豐富報(bào)告內(nèi)容業(yè)務(wù)須有足夠的敏銳度，在日常的生活中搜集各式的素材452013.05.01v1r0簡(jiǎn)報(bào)發(fā)表技巧關(guān)鍵十秒鐘三分鐘打動(dòng)聽眾甜蜜點(diǎn)劇情編排結(jié)構(gòu)式的簡(jiǎn)報(bào)順序Q&A的應(yīng)對(duì)技巧462013.05.01v1r0關(guān)鍵十秒鐘增強(qiáng)自信心別急著上臺(tái)→調(diào)穩(wěn)呼吸告訴自己四句話I’mthebest我以顧客為導(dǎo)向我的內(nèi)容很有價(jià)值我要讓所有人都有收穫自信內(nèi)容成功+=自信內(nèi)容成功+=472013.05.01v1r0三分鐘打動(dòng)聽眾甜蜜點(diǎn)改變聽眾心中優(yōu)先等級(jí)蒐集資料進(jìn)行需求分析不了解不能做簡(jiǎn)報(bào)蒐集跟公司有關(guān)的資訊背景資料：願(yuàn)景、品質(zhì)政策、年度目標(biāo)…財(cái)報(bào)資料經(jīng)營(yíng)者背景蒐集跟聽的人有關(guān)的資訊聽眾是誰(shuí)、他的背景及喜好、keyman是誰(shuí)…蒐集跟場(chǎng)地有關(guān)的資訊場(chǎng)地、座位、佈置、站位…482013.05.01v1r0簡(jiǎn)報(bào)時(shí)間控制總體時(shí)間控制(在25-30分鐘內(nèi))按客戶的排程彈性配合業(yè)務(wù)人員應(yīng)掌握簡(jiǎn)報(bào)的時(shí)間，從10分鐘講完到30分鐘講完，都必須會(huì)講，以便客戶臨時(shí)提出縮短或延長(zhǎng)簡(jiǎn)報(bào)時(shí)間一分鐘的簡(jiǎn)報(bào)三十分鐘的簡(jiǎn)報(bào)一小時(shí)的簡(jiǎn)報(bào)八天的簡(jiǎn)報(bào)492013.05.01v1r0簡(jiǎn)報(bào)對(duì)象不同對(duì)象簡(jiǎn)報(bào)側(cè)重點(diǎn)高層：正美集團(tuán)