業(yè)務(wù)流程梳理方法培訓(xùn)用友軟件湖南分公司吳廣2010年08月23日一個(gè)小故事描述

小學(xué)生早晨上學(xué)要準(zhǔn)點(diǎn)到。每天早上，媽媽7點(diǎn)鐘叫著起床，在奶奶的照看下穿衣服，穿好衣服后，在媽媽的敦促下洗漱，然后吃媽媽準(zhǔn)備好的早飯，吃完飯后，整理書包、課本、作業(yè)，坐爸爸的車去學(xué)校。

這是一個(gè)流程,起床穿衣服洗涑吃早餐整理坐車上學(xué)→→→→→→

而且是一個(gè)有問題的流程

這個(gè)流程走下來，往往卻遲到了，怎么保證準(zhǔn)點(diǎn)到學(xué)校（“流程”的目標(biāo)）呢？

設(shè)想一下這個(gè)流程存在的問題，并進(jìn)行分析，看有沒有可以改進(jìn)的環(huán)節(jié)？因?yàn)楝F(xiàn)在流程須要該小學(xué)生和多位家長來完成，而不是小學(xué)生自己忙就行了，所以，可以用跨職能的流程圖來分析。問題診斷：媽媽要叫他起床，還要一邊敦促洗漱，一邊準(zhǔn)備早飯，結(jié)果，早飯準(zhǔn)備時(shí)間就拖長了流程優(yōu)化：能不能改成奶奶叫他起床，同又照看起床，又敦促洗漱，讓媽媽安心做早飯？進(jìn)一步優(yōu)化：該小學(xué)生能不能自己獨(dú)立起床、洗漱、甚至幫助媽媽做早飯？其他建議：生產(chǎn)管理，比如，媽媽做飯運(yùn)用的“設(shè)備”更新?lián)Q代了；財(cái)務(wù)管理，比如，是坐爸爸的車經(jīng)濟(jì)？還是坐校車經(jīng)濟(jì)，就屬于財(cái)務(wù)分析了；人力資源管理，比如，爸爸的開車技能不是很超群，改成爸爸的司機(jī)開車了？……任何比方都是有缺陷的，但它至少說明一點(diǎn)：流程無處不在，不僅關(guān)系著我們的工作質(zhì)量，也影響著我們的生活業(yè)務(wù)流程梳理流程梳理的目的現(xiàn)狀：流程梳理是為了了解企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)的處理方式和方法，是為分析企業(yè)業(yè)務(wù)并進(jìn)一步作出優(yōu)化和調(diào)整做準(zhǔn)備。目標(biāo)：流程梳理也是為了了解企業(yè)對業(yè)務(wù)流程和管理手段有什么需求，也就是說企業(yè)希望在哪些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和管理上得到改進(jìn)以及想達(dá)到的目標(biāo)。分析：詢問顧問與實(shí)施顧問只有在清晰的了解企業(yè)業(yè)務(wù)的處理流程后，才可能分析出企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和管理方法哪些不合理，哪些須要作出優(yōu)化和調(diào)整，須要作出什么樣的調(diào)整流程梳理的方式流程梳理培訓(xùn)－》實(shí)施顧問供應(yīng)流程梳理模板－》用戶在流程梳理模板的基礎(chǔ)上準(zhǔn)備流程梳理資料（有模板中未涉及的需求請補(bǔ)充）－》座談－》分析項(xiàng)目流程優(yōu)化關(guān)鍵步驟項(xiàng)目組召開核心流程評估大會(huì)，傳授評估方法將全部評分表錄入電腦系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作篩選出須要優(yōu)化的核心流程1234現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程梳理流程評估流程體系優(yōu)化體系固化與實(shí)施輔導(dǎo)1a234管理和業(yè)務(wù)診斷1b

分別組織項(xiàng)目組關(guān)鍵人員對業(yè)務(wù)流程評估項(xiàng)目流程優(yōu)化關(guān)鍵步驟將核心的低階流程串成高階流程，從企業(yè)整體的高度看問題跨部門組成流程小組并培訓(xùn)流程優(yōu)化的工具與方法組織頭腦風(fēng)暴會(huì)議，對評估出來的核心流程的表象問題進(jìn)行深度挖掘歸并挖掘出來的根源問題，回來到相應(yīng)流程，對流程進(jìn)行優(yōu)化1234管理和業(yè)務(wù)診斷流程評估流程體系優(yōu)化體系固化與實(shí)施輔導(dǎo)1b234現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程梳理1a

項(xiàng)目流程優(yōu)化關(guān)鍵步驟提出核心流程的優(yōu)化建議；輔導(dǎo)修改流程圖、流程說明與相關(guān)部門溝通核心流程的優(yōu)化建議與實(shí)施方法形成最終的流程體系手冊，進(jìn)一步輔導(dǎo)實(shí)施，固化優(yōu)化成果，移交給相應(yīng)部門1234管理和業(yè)務(wù)診斷流程評估流程體系優(yōu)化體系固化與實(shí)施輔導(dǎo)1b234現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程梳理1a

培訓(xùn)流程說明撰寫方法和量化采集工具的運(yùn)用流程編號(hào)一級流程二級流程三級流程流程類型備注DLC-CG采購管理DLC-CG-01供應(yīng)商管理DLC-CG-01-01供應(yīng)商月度評審DLC-CG-01-02供應(yīng)商年度評定DLC-CG-02招投標(biāo)管理DLC-CG-03采購訂單管理DLC-CG-03-01常規(guī)物料采購

DLC-CG-03-02特殊物料采購

DLC-CG-03-03成品外協(xié)采購

DLC-CG-04物料倉儲(chǔ)管理

DLC-CG-04-01物料入庫管理DLC-CG-04-02物料出庫管理DLC-CG-04-03物料盤庫管理

DLC-CG-05委托加工管理DLC-CG-05-01廢品的委托加工

DLC-CG-05-02工序委托加工

DLC-CG-05-03成品委托加工DLC-CG-06廢品管理DLC-CG-06-01廢品入庫管理DLC-CG-06-02廢品報(bào)廢管理重新設(shè)計(jì)的流程重點(diǎn)優(yōu)化的流程

局部調(diào)整的流程梳理規(guī)范的流程須要準(zhǔn)備的流程梳理資料企業(yè)整體主線企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖及各部門職責(zé)企業(yè)現(xiàn)狀及發(fā)展目標(biāo)（次要）部門業(yè)務(wù)主線部門組織機(jī)構(gòu)圖本部門的組織機(jī)構(gòu)、崗位設(shè)置（崗位名稱、人數(shù)）;上下級部門部門崗位職責(zé)描述依據(jù)組織機(jī)構(gòu)圖，具體描述本廠部各個(gè)崗位的名稱、職責(zé)（即所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)）；人員姓名部門業(yè)務(wù)流程圖本部門業(yè)務(wù)流程，包括上游流程傳入和向下游流程的輸出；說明動(dòng)作的名稱，產(chǎn)生的單據(jù)（數(shù)量）、傳遞方向部門業(yè)務(wù)流程描述依據(jù)以上繪制的部門業(yè)務(wù)流程圖，具體描述本廠部所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍，每個(gè)動(dòng)作產(chǎn)生的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)，每一聯(lián)的傳遞方向和部門；上游流程傳入的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)（第幾聯(lián)）、和向下游流程傳出的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)（第幾聯(lián)）對于須要改進(jìn)的業(yè)務(wù)流程可在其后添加對于目標(biāo)流程的規(guī)劃單據(jù)名稱：單據(jù)聯(lián)數(shù)：按聯(lián)數(shù)每聯(lián)單獨(dú)說明:(1)第聯(lián)單據(jù)從部門傳入,傳出到部門去,本部門處理如下：

(2)第聯(lián)單據(jù)從部門傳入,傳出到部門去,本部門處理如下：

(3)第聯(lián)單據(jù)從部門傳入,傳出到部門去,本部門處理如下：

(4)第聯(lián)單據(jù)從部門傳入,傳出到部門去,本部門處理如下：須要準(zhǔn)備的流程梳理資料單據(jù)流轉(zhuǎn)主線單據(jù)流轉(zhuǎn)圖－業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)關(guān)系圖，源自何部門、共幾聯(lián)、分別傳遞路途描述－據(jù)單據(jù)流轉(zhuǎn)圖，描述流轉(zhuǎn)過程及過程中信息加工狀況業(yè)務(wù)主線業(yè)務(wù)流程圖在部門業(yè)務(wù)流程圖及描述和單據(jù)流轉(zhuǎn)圖及描述的基礎(chǔ)上以業(yè)務(wù)為主線描繪其業(yè)務(wù)流程，包括上游流程傳入和向下游流程的輸出；說明動(dòng)作的名稱，產(chǎn)生的單據(jù)（數(shù)量）、傳遞方向業(yè)務(wù)流程描述在部門業(yè)務(wù)流程圖及描述和單據(jù)流轉(zhuǎn)圖及描述的基礎(chǔ)上依據(jù)繪制的業(yè)務(wù)流程圖，具體描述其各環(huán)節(jié)所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)處理，每個(gè)動(dòng)作產(chǎn)生的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)，每一聯(lián)的傳遞方向和部門；上游流程傳入的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)（第幾聯(lián)）、和向下游流程傳出的單據(jù)名稱、聯(lián)數(shù)（第幾聯(lián)）對于須要改進(jìn)的業(yè)務(wù)流程可在其后添加對于目標(biāo)流程的規(guī)劃特殊業(yè)務(wù)處理如有必要，具體說明本部門存在的特殊業(yè)務(wù)處理（很少發(fā)生及無相關(guān)規(guī)章制度可遵循的）須要準(zhǔn)備的流程梳理資料單據(jù)收集：各個(gè)部門供應(yīng)在業(yè)務(wù)流程圖和業(yè)務(wù)流程描述中涉及到的全部單據(jù)，特殊強(qiáng)調(diào)單據(jù)聯(lián)數(shù)完整、包含業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)建議采集方式：供應(yīng)完整空白原始單據(jù)，并附包含數(shù)據(jù)單據(jù)的復(fù)印件一張?zhí)峤环绞剑阂罁?jù)本部門業(yè)務(wù)流程動(dòng)作的先后依次裝訂提交，并注明部門、提交人和提交時(shí)間，每份單據(jù)復(fù)印件在前，原始單據(jù)在后；原則上每份單據(jù)供應(yīng)的份數(shù)應(yīng)當(dāng)覆蓋該業(yè)務(wù)可能出現(xiàn)的全部狀況。流程圖運(yùn)用說明流程圖格式說明流程案例舉例組織結(jié)構(gòu)圖企業(yè)Company崗位職責(zé)描述崗位描述備注處長負(fù)責(zé)質(zhì)計(jì)處工作的安排、處理、審核1人統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)質(zhì)計(jì)處報(bào)表的化驗(yàn)單解密、統(tǒng)計(jì)、報(bào)送2人原料質(zhì)檢站負(fù)責(zé)原燃料的收料、取樣、送樣

取樣收樣工負(fù)責(zé)收料、取樣、送樣14人鏟車司機(jī)負(fù)責(zé)原料堆放5人化驗(yàn)室負(fù)責(zé)原料、燒結(jié)、煉鐵、煉鋼取樣、化驗(yàn)

原料制樣室負(fù)責(zé)原燃料的制樣4人原料化驗(yàn)室負(fù)責(zé)原燃料的化驗(yàn)

12人流程圖示例－－結(jié)算業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)描述舉例

順序步驟描述備注1商務(wù)談判原料處業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商談判

2起草合同原料處統(tǒng)計(jì)員根據(jù)談判好的條款起草合同9份3供應(yīng)商簽字蓋章供應(yīng)商在合同上簽字蓋章

4合同送副處長審核副處長審核合同，如果同意，進(jìn)行第5步，否則進(jìn)行第1步

5處長審核處長審核合同，如果同意，進(jìn)行第6步，否則進(jìn)行第1步

6主管領(lǐng)導(dǎo)主管領(lǐng)導(dǎo)審核合同，如果同意，進(jìn)行第7步，否則進(jìn)行第1步

7財(cái)務(wù)處蓋章以上均審核通過后，財(cái)務(wù)處蓋章生效

8合同由各部門保存9份合同由供應(yīng)商、原料處、處長、財(cái)務(wù)處、主管領(lǐng)導(dǎo)、企管處、質(zhì)計(jì)處（2份）、結(jié)算室保存

流程圖格式動(dòng)作推斷連線一張單據(jù)多張單據(jù)流程圖字體：12號(hào)箭頭入：上、左出：下、右留意事項(xiàng)單據(jù)名稱確定要與實(shí)際單據(jù)相符。一個(gè)流程圖的起始一般為接收單據(jù)。流程圖中間只畫在本流程產(chǎn)生的單據(jù)。接收單據(jù)壓在左上角，產(chǎn)生的單據(jù)壓右