標(biāo)準(zhǔn)解讀

《GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范》是中國針對電子文件的歸檔和管理工作制定的一項國家標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)旨在為各類組織機構(gòu)提供一套統(tǒng)一、規(guī)范的方法來管理和保存電子文件，確保這些文件的真實、完整、可用和長期可讀性。以下是該標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容概述：

  1. 范圍：標(biāo)準(zhǔn)明確了適用范圍，涵蓋了電子文件從產(chǎn)生、捕獲、分類、存儲、維護、利用到處置的全生命周期管理，適用于政府機關(guān)、企事業(yè)單位及社會組織的電子文件歸檔與管理工作。

  2. 術(shù)語定義：對電子文件、元數(shù)據(jù)、歸檔、電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）等關(guān)鍵術(shù)語進行了明確界定，為后續(xù)條款的理解和執(zhí)行奠定了基礎(chǔ)。

  3. 基本原則：強調(diào)了電子文件管理應(yīng)遵循真實性、可靠性、完整性、可用性和安全性等基本原則，確保電子文件的法律效力和歷史價值。

  4. 管理要求：

    • 組織與人員：要求建立電子文件管理的組織架構(gòu)，明確職責(zé)分工，并對人員進行培訓(xùn)。
    • 規(guī)劃與策略：組織應(yīng)制定電子文件管理的長遠規(guī)劃和具體策略，包括文件分類方案、保管期限表等。
    • 文件控制：規(guī)定了電子文件的創(chuàng)建、捕獲、標(biāo)識、版本控制等要求，確保文件的準(zhǔn)確無誤。

  5. 技術(shù)要求：

    • 格式與標(biāo)準(zhǔn)化：推薦使用開放、通用的文件格式，以利于長期保存和訪問。
    • 元數(shù)據(jù)管理：強調(diào)元數(shù)據(jù)的重要性，要求記錄并維護文件的描述性、管理性及技術(shù)性元數(shù)據(jù)。
    • 存儲與備份：規(guī)定了電子文件存儲的物理環(huán)境、邏輯結(jié)構(gòu)及備份策略，確保數(shù)據(jù)的安全與可恢復(fù)性。
    • 安全與權(quán)限：要求實施訪問控制、加密保護等措施，確保電子文件不被非法訪問或篡改。

  6. 歸檔與處置：

    • 歸檔過程：詳細說明了電子文件的鑒定、整理、著錄、移交等歸檔流程。
    • 長期保存：提出了確保電子文件長期可讀性和完整性的策略，如格式轉(zhuǎn)換、遷移等。
    • 處置管理：規(guī)定了電子文件的銷毀或轉(zhuǎn)移等處置辦法，需按規(guī)定的程序執(zhí)行。

  7. 檢查與審計：提倡定期進行電子文件管理系統(tǒng)的檢查和審計，以評估和改進管理效能。


如需獲取更多詳盡信息，請直接參考下方經(jīng)官方授權(quán)發(fā)布的權(quán)威標(biāo)準(zhǔn)文檔。

....

查看全部

  • 被代替
  • 已被新標(biāo)準(zhǔn)代替，建議下載現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)GB/T 18894-2016
  • 2002-12-04 頒布
  • 2003-05-01 實施
?正版授權(quán)
GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范_第1頁
GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范_第2頁
GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范_第3頁
GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范_第4頁
免費預(yù)覽已結(jié)束，剩余16頁可下載查看

下載本文檔

GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范-免費下載試讀頁

文檔簡介

ICS01.140.20A14中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894—2002電子文件歸檔與管理規(guī)范Standardsofelectronicrecordsfilingandlmanagement2002-12-04發(fā)布2003-05-01實施華中和發(fā)布國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局

GB/T18894-2002二前言1范圍2規(guī)范性引用文件3術(shù)語和定義4總則5電子文件的真實性、完整性和有效性保證·6電子文件的收集與積票………7電子文件的歸檔·8歸檔電子文件的整理·…9歸檔電子文件的移交、接收與保管·附錄A(規(guī)范性附錄）登記表格式參考文獻……………表A.1電子文件登記表(首頁)表A.2電子文件登記表(續(xù)頁)表A.3歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表表A.4歸檔電子文件登記表(首頁)表A.5歸檔電子文件登記表(續(xù)頁）表A.6歸檔電子文件管理登記表表A.7歸檔電子文件遷移登記表

GB/T18894一2002前本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A是規(guī)范性附錄。本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國家檔案局。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：邱曉威、鄲嗣平、王良城、趙中新、馬淑桂、李曉明、劉偉晏、李伯富、馮麗偉、趙嘉慶、談勝祥、郝晨輝、朱煜、陳宇。

GB/T18894一2002電子文件歸檔與管理規(guī)范1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理,其他社會組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勒誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)電子文件electronicrecords指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。3.2歸檔電子文件archivalelectronicrecords指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件(3.1).33背景信息context指描述生成電子文件（3.1）的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。3.4元數(shù)據(jù)mctadata指描述電子文件(3.1)數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)35邏輯歸檔1ogicalfiling指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行.不改

溫馨提示

  • 1. 本站所提供的標(biāo)準(zhǔn)文本僅供個人學(xué)習(xí)、研究之用，未經(jīng)授權(quán)，嚴(yán)禁復(fù)制、發(fā)行、匯編、翻譯或網(wǎng)絡(luò)傳播等，侵權(quán)必究。
  • 2. 本站所提供的標(biāo)準(zhǔn)均為PDF格式電子版文本（可閱讀打?。?，因數(shù)字商品的特殊性，一經(jīng)售出，不提供退換貨服務(wù)。
  • 3. 標(biāo)準(zhǔn)文檔要求電子版與印刷版保持一致，所以下載的文檔中可能包含空白頁，非文檔質(zhì)量問題。

最新文檔

評論

0/150

提交評論