會議管理與時間管理

第一講六頂思考帽與會議管理本講重點善用你的左右腦垂直思維與平行思維六頂思考帽的基本概念如何運用六帽思維成功的組織會議善用你的左右腦為什么要討論左右腦的問題開發(fā)創(chuàng)造力，需要善用你的左右腦開發(fā)創(chuàng)造力，需要善用你的左右腦左腦

管理右腦領導左右腦的分工左腦右腦邏輯思考創(chuàng)造力分析擅長處理語言文字擅長圖像、音樂重局部與分析重整體最理想的狀況是左右腦的均衡發(fā)展，但實際上，每個人或多或少都是某半邊大腦較發(fā)達。面對外界刺激時，人們傾向于用較發(fā)達的一邊做反應。——史蒂芬·柯維思考模式的轉變有時，人會因突發(fā)事件，在一瞬間由左腦為主的思想型態(tài)，變成以右腦為主。積極主動的人，不待外界刺激就能設法主動轉變思考模式。平行思考法平行思考法多年以前，德·波諾先生發(fā)明了一種平行思考的方法就像汽車上邊涂上白色，下邊途上藍黑色一樣平行思考法的特點打破思維定勢，通過

思維角度和方向來重新構建

和

。平行思考法又稱側向思考法、橫向思考法垂直思考法垂直思考法又稱直接思考法、邏輯思考法。垂直思考法是按照一定的

和路線，運用

的方式，對問題進行一定范圍內的縱深挖掘的思考方法。垂直思考法的優(yōu)點與不足垂直思考法的優(yōu)點是比較穩(wěn)妥，有一個較為明確的思考方向。但是在現(xiàn)實中，往往一個問題有

“可能”的答案，評估這些答案就難以用對與錯來下結論。垂直思維與平行思維的區(qū)別垂直思維與平行思維的區(qū)別垂直思維平行思維關注“是什么”關注“

”非此即彼的觀點相互沖突的觀點被

；批判式思考

思考判斷和爭論

和創(chuàng)造邏輯分析思維轉向垂直思維與平行思維的區(qū)別：判斷與設計行動行動1行動2行動3判斷設計感知判斷行動感知平行思維是設計式思維在平行思考中，我們致力于提出不同的看法。每個不同的看法不是

出來的，而是各自獨立產生的。思考者的任務不是去

哪個看法是正確的，而是認為這些看法是

的。平行思維與六頂思考帽六頂思考帽怎樣做到平行思考？六帽思考法提供了一個可以完成以下行為的框架：將思維的不同側面分解，所以我們可以一次只做一件事要求人們從一種思考模式轉換到另一種表明我們下一步將采取的思考過程六頂帽子思考方法的特點

每一次只考慮一個方面的問題；從不同的角度去考慮同一個問題?！季S大師德·博諾

六頂思考帽平行思維的革命性我們有許多用于爭論和辯論的思維工具，但用于日常思考的卻很少。六帽法把我們從爭論中解放出來，幫助人們平行地列出所有的觀點。我們也能利用六帽法將思維的不同方面分離開來。我們可以禮貌地鼓勵他人通過戴上或脫下不同的帽子來轉換思維。什么是“六頂思考帽”？愛德華·德·博諾博士根據(jù)人類思維的特點把思維分成控制、信息、情感、利益、風險、創(chuàng)造等六個不同的方面；分別用藍、白、紅、黃、黑、綠六種不同顏色帽子做比喻；這六種思維方式可以讓每一個人在思考問題時都可以扮演六種不同的角色，從而最大限度的拓展思維的空間，創(chuàng)造前所未有的價值。每頂帽子的顏色與它的職能（1）白色是中性的，客觀的。白帽只關心客觀的事實和數(shù)字。黃色代表陽光和肯定。黃帽是樂觀的，滿懷希望。從正面考慮問題。黑色代表憂郁和否定。黑帽討論否定方面的問題

—事情為什么不能這樣做呢?每頂帽子的顏色與它的職能（2）紅色使人想到生氣、發(fā)怒和各種感情。紅帽提供情感方面的看法。綠色代表茵茵芳草，象征勃勃生機，代表茁壯成長。綠帽表示創(chuàng)造性和新觀念。藍帽的作用在于思路小結。藍帽能夠控制和調節(jié)思維過程，同時兼管其他各帽的使用。六頂思考帽概論白色帽子思考法白色帽子思考法的要點客觀的事實和數(shù)字，主要是講客觀的東西，而不是主觀的東西，這是白色帽子思考法的一個要點。白帽問題我們現(xiàn)在有哪些

？我們還

哪些信息？我們

缺少的信息？要點使用白帽可以：記錄互相沖突的觀點評估信息的實用性和準確性區(qū)分

和

；明確要彌補差距所需采取的行動；報告他人的感受。白帽思維的應用思考題想一想，如何將白帽思維運用到會議管理中去？黑色帽子思考法一、黑色帽子思考法的涵義運用否定、懷疑、質疑的看法，合乎邏輯的進行批判，盡情發(fā)表負面的意見，找出邏輯上的錯誤。二、黑色帽子思考法的要點可能存在的

是什么？會遇到什么樣的

？

的關鍵點是什么？有什么

？黑色帽子思考法的要點指出遇到的

。

弄清為什么某個事件

。弄清過去的經驗是否適用一定要對所關注的問題給出

的理由。

三、黑帽思考法的運用想一想，如何將黑帽思維運用到會議管理中去？黃色帽子思考法一、黃帽思考的特點有什么利益？

有哪些

因素？

存在哪些

的地方？

這個理念有沒有什么特別

的地方？

這樣可行嗎？體現(xiàn)黃帽思維特點的關鍵詞陽光明亮機會肯定的建設性的樂觀主義二、黃色帽子的特點

、

思考；體現(xiàn)樂觀的精神具有建設性具有啟發(fā)性超前性（著眼于未來）不是夢幻，而是正面的、

的。三、使用黃帽思考法的要點邏輯性；超前性（面向未來）；建設性。邏輯性黃色帽子思考法是有邏輯性的，而不是胡思亂想。

是一致的所使用的所有方法與當時的適用條件是

的超前性黃色帽子思考法是積極的、樂觀的、有遠見的。建設性黃色帽子思考應該是具有建設性的。例：以終為始。小結：使用黃帽的要點（1）從態(tài)度上講，黃帽子和黑帽子正好相反。黑帽子和否定評價相關，而黃帽子則是從肯定方面看問題。遺憾的是，否定比肯定具有更為自然的理由。否定性思維可以防止我們犯錯誤、冒風險；肯定性思維則是好奇心、貪婪以及想促成事物的強烈愿望等幾種心情的合成。人類的進步在某種程度上靠的就是促成事物的強烈愿望。小結：使用黃帽的要點（2）建設性思維隸屬于黃帽之下，任何建議的提出都是為了使事情變得更好。它或許是為了解決某個問題；或許是為了作出某種改進；或許是為了利用一個機會。在每一種情況下，所有建議都是為了帶來某種積極變化。四、黃色帽子與黑色帽子的平衡先用黃色帽子，還是先用黑色帽子？在討論新思路、新方法的時候在事故總結和品管控制中五、黃帽思考法的運用想一想，如何將黃帽思維運用到會議管理中去？綠色帽子思考法一、綠帽思考的特點綠帽代表

和

；綠色象征肥沃、成長和種子將綠帽思維想像成為植物的、

、能量的綠色帽子思考法是

的思考模式。二、使用綠帽思考法的要點將創(chuàng)意作為“種子”尋求新想法；反復征求可選方案

的對待提出創(chuàng)造性意見的人用綠色思考帽平衡黑帽思維的主導地位用綠色思考帽改正缺點“

”能夠提供時間和空間；“創(chuàng)造”能夠

；要給團隊成員留出使用綠色思考帽的特別時刻三、用綠色思考帽

平衡黑色思考帽的想法黑帽思考與綠帽思考的明顯區(qū)別:第一，黑帽發(fā)現(xiàn)

和

。第二，綠帽發(fā)現(xiàn)克服困難的

和解決危機的

。四、黃帽思考法的運用想一想，如何將黃帽思維運用到會議管理中去？紅色帽子思考法一、紅帽思考的特點想象一下火焰和溫暖。紅色帽子讓你明確表達自己的

。紅色帽子讓你明確表達自己的

。我的

怎樣？紅色思考帽我現(xiàn)在有些什么

？我的

告訴我什么？紅色思考帽包括兩類感覺第一類是普通的情感；包括心曠神怡、快感，或者情緒等。另一類是較為復雜的感覺。比如預感、感應、直覺等等。戴上紅帽子就使得你有機會表達自己的感覺、情緒和直覺，而且不用進行任何解釋和修正。——德·博諾博士二、使用紅帽思維的關鍵要點時間限定在

內；允許表達自己的感覺、預感和直覺；無需論證或

；可以作為決策思考的一部分；可以在

之后使用。小結紅色思考帽讓情緒和感覺成為思考的重要部分。三、紅帽思考法在管理中的運用1、紅帽思維與人際關系2、紅帽思考法幫助主管體察員工的壓力3、紅帽思考法幫助主管掌握調整員工情緒的辦法4、員工接受任務時，紅帽思維會影響團隊執(zhí)行力5、紅帽思考法幫助主管了解溝通的效果紅帽思考法的應用一旦紅帽子語言得到了理解，使用這種正規(guī)形式來表達情感觀點的人將顯得很有趣。這樣，我們就有了一種直截了當?shù)姆椒ǎ辉贀乃艘虼水a生負面的或對立的情緒。小結·紅帽思考法紅帽子確定了作為思維中重要部分的情緒和感覺的合理性。紅帽子使感覺得以呈現(xiàn)，從而使它成為整個思維圖的一部分。紅帽子為思考者表達情感提供了一個便利的途徑，沒有它這個途徑就不可能實現(xiàn)。紅帽子允許思考者通過紅帽子觀點進行詢問，由此來探求其他人的感覺。當一個思考者使用紅帽子時，無需論證或說明理由四、紅帽思考法與會議管理想一想，如何將紅帽思維運用到會議管理中去？藍色帽子思考法一、藍帽思考的特點藍色思考帽會控制討論的思考過程。藍色思考帽的特點（1）藍色是冷靜的，也是天空的顏色。藍帽思維代表思維過程的控制與組織，它可以控制其他思維。它思考

本身。藍色思考帽的特點（2）藍色帽子像樂團指揮在討論某個問題時應將

應放到哪些方面該帶什么顏色的帽子思考引導人們對各類帽子的思考進行

、得出結論。二、藍帽思維的使用原則1、在藍色思考帽下，我們不再思考討論的主題，我們考慮的是那些與主題有關的思維。2、藍帽經常使用在思維的開始、中間和最后階段。3、會議主席一般都有藍帽思考功能，但也可以指定另外的人。4、藍帽思維有一個重要的工作就是打斷爭論。運用藍色思考帽的要點團隊里的任何成員都可以戴集中和再集中思考處理對特定種類思考的需求。指出不合適的意見要求做出總結促使團隊作出決策在會議中是一頂主持人的帽子三、藍帽思維在管理中的應用思考題想一想，如何將藍帽思維運用到會議管理中去？運用藍帽思維主持會議我們的議程是怎樣的？我們應當從哪里開始？我們的目標是什么？我們下一步該采用哪頂帽子？我們怎么總結現(xiàn)有結論？下一步該怎么做？回顧與復習回顧與復習六頂思考帽六種顏色六種思考模式不是對于人的分類

六頂思考帽并不是用來描述思考者的類型每個思考者都應該會用所有的帽子如何運用六頂思考帽

組織成功的會議一、藍帽思維

在會議管理中的運用1、會議組織活動中

藍帽思維的運用時機藍帽思考的運用時機會議策劃階段會議初始階段會議結束階段會議策劃階段與藍帽當你策劃和籌備會議時，你應帶戴上藍色思考帽你很關心：這次會議是必要的嗎？什么類型的會議？會議的議程怎樣安排？誰應參加會議？何時需要召開會議在需要闡明組織目標的時候；在需要分析、解決共同面對的問題的時候在需要分享和討論經驗教訓的時候；在沖突需要化解的時候；在一個決定需要群體一致同意的時候；在一個群體需要聽取每個相關人的意見的時候；在需要向他人介紹一個觀點、計劃或決定的時候；在需要許多人需要對同一個觀點、計劃或決定有一個相似的理解的時候；在一個觀點、計劃或決定陷入停頓的時候；何時不必召開會議在其它交流渠道和方式（如互聯(lián)網或備忘錄）的可以有效地傳遞信息時候；在會議領導和與會者沒有充分準備的時候；在主要參與人無法到會的時候；在問題很個人化，通過與每個人單獨談話的方式可以更有效地解決的時候。會議的類型從會議的目的看會議的類型分配任務的會議（調度會、早會、班后會）檢查工作的會議（分析會、檢討會、總結會）協(xié)調關系的會議（跨部門聯(lián)席會、協(xié)調會）分享資源的會議（座談會、報告會、研討會）會議各階段，你戴上藍帽做什么會議初始階段，你帶戴上藍帽……會議中間階段，你帶戴上藍帽……會議結束階段，你帶戴上藍帽……會議各階段與藍帽會議初始階段與藍帽藍帽思維代表思維過程的控制與組織，它可以控制其他思維。它思考思考本身。會議中間階段與藍帽在討論某個問題時應將注意力應放到哪些方面該帶什么顏色的帽子思考會議結束階段與藍帽引導人們對各類帽子的思考進行總結、得出結論準備對會議結果或承接的任務進行承諾。2、會議管理中藍帽思維的

使用原則藍帽思維的使用原則1、在藍色思考帽下，我們不再思考討論的主題，我們考慮的是那些與主題有關的思維。2、藍帽經常使用在思維的開始、中間和最后階段。3、會議主席一般都有藍帽思考功能，但也可以指定另外的人。4、藍帽思維有一個重要的工作就是打斷爭論。運用藍帽思維主持會議我們的議程是怎樣的？我們應當從哪里開始？我們的目標是什么？我們下一步該采用哪頂帽子？我們怎么總結現(xiàn)有結論？下一步該怎么做？運用藍帽思維主持會議會議主持人始終戴著藍色思考帽，他是整個過程的控制者，他約束著每頂帽子的使用時間，以及將注意力聚焦在哪些值得討論的問題上。二、白帽思維

在會議管理中運用1、會議組織活動中

運用白帽思維的時機會議策劃階段與白帽當你策劃和籌備會議時，你帶戴上白色思考帽，你關心大家對議程有什么意見？會議初始階段與白帽當你進入會議議程時，你應帶戴上白色思考帽因為你一直在問：大家有什么見解？會議怎么組織？議程有什么變動？你現(xiàn)在正缺少這些信息，你正在努力收集這些信息，所以，此刻你正戴著白色思考帽。2、會議管理中

運用白帽思維的技巧會議的準備流程寫好明確的會議議事日程；請參與者在議事日程上填寫他們感覺很重要的項目；請參與者在議程上填寫他們需要發(fā)言的時間長度；評估參與者對議程的要求或建議；評估話題數(shù)量和時間用量；對于會議上需要解決的棘手問題安排“會前會”；將會議通知正式發(fā)給相關人員。三、黑帽思維

在會議管理中的運用1、會議組織活動中

運用黑帽思維的時機運用黑帽思考法的時機如果大家過早的達成一致意見，也就是說，在大家還沒有經過深思熟慮的情況下就達成了一致意見，會議的組織者就要戴上黑帽提出質疑，并且要求與會者也戴上黑色思考帽，尋找潛在的不足點或者問題點。2、運用黑帽思考法的要點運用黑帽思考法的要點指出遇到的困難；

弄清某個項目為什么失敗；弄清過去的經驗是否適用；質疑原來的決策。切記：避免過度批判黑色思考帽不是要求你存心挑剔，而是要求你幫助完善。四、黃帽思維

在會議管理中的運用1、會議組織活動中

運用黃帽思維的時機運用黃帽思考法的時機當需要人們進行建設性思考時當需要人們進行前瞻性思考時當與會者陷入負面思維時2、使用黃帽思維的技巧幫助與會者轉入積極思考你已經談了為什么不喜歡這個主意，以及它行不通的各種理由?，F(xiàn)在我邀請你戴上黃色思考帽——請給我一些這方面看法。從黃色思考帽的觀點來看，你認為以塑料代替金屬有什么好處？好像它們的成本幾乎是一樣的。我認為牙膏的銷售可以采取雙包裝模式，但似乎沒有人表示贊同。請大家提供一些黃帽觀點好嗎？五、綠帽思維

在會議管理中的運用1、會議組織活動中

運用綠帽思維的時機策劃和籌備會議階段當你策劃和籌備會議時，你應帶戴上綠色思考帽你很關心：怎樣組織會議才會有效果？怎樣把大家對議程的意見融入會議籌備方案？會議進行階段要給會議參與者留出使用綠色思考帽的特別時刻1）集思廣益2）平衡黑帽思維2、會議管理中使用

綠帽思維的技巧綠色思考帽的應用技巧如果參與者戴著黑色思考帽去看待別人的建議或觀點；如果參與者戴著黑色思考帽去看待會議提出的目標如果有人戴著黑帽處理會議中的人際關系……六、紅帽思維

在會議管理中的運用1、會議組織活動中

運用紅帽思維的時機紅帽思考法的運用時機1）幫助與會者解除壓力2）幫助與會者調整情緒3）主持人希望了解會議的效果2、會議組織活動中

紅帽思維的運用技巧紅帽思考法的運用技巧在會議進行過程中，什么時候戴上紅色帽子表達自己的感覺。戴上紅色帽子表達自己的直覺。戴上紅色帽子渲泄一下自己的情感。第二講時間管理本講重點什么是你最重要的事確認優(yōu)先級的誤區(qū)時間管理矩陣優(yōu)先處理你的要事第二象限工作法一、什么是你最重要的事傳統(tǒng)的時間管理傳統(tǒng)時間管理的理論，以時間、規(guī)劃、控制、效率為重點，講求事半功倍，屬于一種強調效率和控制的思維。轉型人的時間管理七個習慣講授的有關時間管理的全新思維方法，是一套講求

建立，不注重行事日程的思維方法。時間管理指南重視人際關系，而不是行事日程；以原則而不是價值為基礎；領導為先，管理為次；先校正方向，然后才規(guī)劃日程！絕大多數(shù)人的答案1、與人溝通2、做好準備3、加強計劃和組織4、更好地照顧自己5、抓住新的機遇6、個人發(fā)展7、增強能力二、確認優(yōu)先級的誤區(qū)時間管理的兩種行為模式以“重要性”為主導的行為模式以“緊迫性”為主導的行為模式重點提示如果你采納重關系，輕日程的哲學，把生命的重心首先放在關系和你要扮演的不同角色上面，便能體現(xiàn)要事第一。確認優(yōu)先級的誤區(qū)先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。先做容易做的事，然后再做難做的事。先處理資料齊全的事，再處理資料不全的事。先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。大量研究表明，在工作中，人們總是依據(jù)下列各種準則決定時間利用的優(yōu)先次序：確認優(yōu)先級的誤區(qū)先做已排定時間的事，再做未經排定時間的事。先做經過籌劃的事，然后再做未經籌劃的事。先做別人的事，然后再做自己的事。先做有趣的事，然后再做枯燥的事。先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。確認優(yōu)先級的誤區(qū)先做自己所尊敬的人所拜托的事；先做與自己有密切利害關系的人所拜托的事；先做已發(fā)生的事，然后做未發(fā)生的事。一邊辦公一邊使用QQ或MSN與人溝通；先做緊迫的事，然后再做不緊迫的事。誤區(qū)：急事第一大凡低效能的員工，他們每天80%的時間和精力都花在了“緊迫的事”上。許多人的習慣是按照事情的“緩急程度”決定行事的優(yōu)先次序。時間管理的陷井按照這種思維，他們經常把每日待處理的事區(qū)分為如下的三個層次：今天“必須”做的事（即最為緊迫的事）。今天“應該”做的事（即有點緊迫的事）。今天“可以”做的事（即不緊迫的事）。重點提示在多數(shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。三、時間管理矩陣時間管理矩陣緊迫重要第二象限計劃工作準備工作溝通建立關系增強個人能力有意義的個人休閑子女教育第一象限危機性問題緊急的問題最后期限迫近的項目重要會議處理客戶投訴其他由環(huán)境決定的事務第三象限干擾，某些電話某些郵件，某些報告某些會議很多臨近急迫的事情接待不速之客第四象限瑣事、打發(fā)時間的工作某些電話閑聊無關緊要的郵件過多地看電視不急緊迫重要不重要第一象限這類事情是你最重要的事情，而且是當務之急。有些事情是實現(xiàn)你的事業(yè)和目標的關鍵環(huán)節(jié)；有些事情則和你的生活息息相關第一象限的特點如果我們忽視它，就會被活埋。它們比其他任何一件事情都值得優(yōu)先去做。只有它們都得到合理高效地解決，你才有可能順利地進行別的工作。但是我們也需要認識到，很多重要事情之所以變得迫在眉睫，是因為被延誤或因為沒有進行足夠的預防和籌劃。第二象限長期規(guī)劃，預測和預防問題;為重要的會議和發(fā)言做準備；通過深入坦誠的聆聽來進行感情投資；提升能力，提高技能，通過和不斷的專業(yè)培養(yǎng)來增長見識；設想如何幫助正在奮斗的兒女。第二象限的特點忽視這個象限就會導致第一象限擴大，從而造成壓力、筋疲力盡和更深層次的危機。對這一象限進行投入將使第一象限縮小。計劃、準備和預防可以避免很多事情變成當務之急。第二象限的實質這是生命質量象限，也是個人領導的象限。在這個象限多投入時間，將提高我們的辦事能力和生存能力。第三象限很多電話、會議和不速之客都屬于這一類。第三象限的蒙蔽性第三象限幾乎就是第一象限的幻象。事情的緊迫性造成了重要的假象。這些事情的緊急性常常是由別人的輕重緩急來決定的。第三象限的實質我們在第三象限花費很多時間，滿足他人優(yōu)先考慮的事情和期望，卻認為自己在干第一象限的事情。第四象限這是浪費時間的象限。辦公室內的閑聊。QQ聊天。沉湎于看輕松的小說；一味地看“沒有思想”的電視節(jié)目；四、優(yōu)先處理你的要事重點提示PutFirstThingsFirst！把最重要的事放在第一位！重點提示“要事”的含義廣泛