BusinessCorrespondences

外貿(mào)英文函電IntroductiontothecourseCoursedescriptionCourseobjectivesCoursecontents

LearningguideAssessmentandRequirements外貿(mào)函電IntroductionEnglishbusinesscorrespondence

orbusinessletterisawrittencommunicationbetweentwoparties.Itisameansthroughwhichviewsareexpressedandideasorinformationiscommunicatedinwritingintheprocessofbusinessactivities.Itistolearnboththelanguageandtheprofessionalknowledge(inotherwords,tolearnthelanguageyouaregoingtousewhenyouwork).外貿(mào)函電CoursedescriptionBusinessCorrespondenceisoneofthemostimportantcoursesforstudentswholearnInternationalBusinessTrade.ItisdesignedtohelpstudentstoaccomplishthetransitionfromgeneralEnglishlearningtospecializedEnglishlearning,aimingatpreparationforafuturebusinesscareer.外貿(mào)函電CourseobjectivesAfterthecompletionofthewholecourse,studentsaresupposedto:comprehendandmasterthebasicwritingskillsforvarioustypesofbusinesscorrespondence.befamiliarwiththegeneralconventionsaswellasmainproceduresininternationaltradepractice.conductbusiness,makequickandcorrectreactionstothebusinessinformationandmakebusinessconcludedinreallifesituations.

外貿(mào)函電CoursecontentsThecontentsofBusinesscorrespondenceinvolvemanyaspectsofinternationalbusinesstrade,mainlyinclude:Establishingbusinessrelations;Inquiry;Offer;Counteroffer;Order;Acceptance;Contract;Packing;Shipment;Payment;InsuranceandClaim.外貿(mào)函電Achievebalancebetweenlanguage-learningandbusiness-learning.Achievebalancebetweeninputandoutputofwhathavebeenlearned.Achievebalancebetweencourse-booklearningandsimulatedpractice.Focusonvariouswritingpatternsandwritingskillsofbusinesscorrespondences.Masterthecommonly-usedbusinessvocabulariesandmakegooduseofthem.外貿(mào)函電LearningguideThecoursewillbeassessedasfollows:Routineperformance:40%,including:routineattendance,in-classpractice,testsandoutside-classassignmentsFinalexam:60%外貿(mào)函電AssessmentandEvaluationCriteriaChapterOne

LayoutofaBusinessLetterContents

ObjectivesLeadingIn

SampleletterLanguagePointsSummaryAssignmentsCasestudy外貿(mào)函電Objectives

Uponcompletionofthischapter,youshould:

befamiliarwiththelayoutofbusinessletters.knowtheformatsofbusinessletters.knowhowtoaddresstheenvelope.外貿(mào)函電LeadingIn

NamethewaysofcommunicationyouknowWhatisthelayoutofanEnglishletter?外貿(mào)函電TelephoneFaxE-mailLetterTelegramTelex外貿(mào)函電WaysofcommunicationWarmingup外貿(mào)函電日期Date封內(nèi)地址InsideAddress稱(chēng)呼Salutation正文Body結(jié)尾敬語(yǔ)ComplimentaryClose簽名Signature外貿(mào)函電LayoutofBusinessLetter1.信頭letterHead2.日期Date3.封內(nèi)地址InsideAddress4.稱(chēng)呼Salutation5.

正文Body6.結(jié)尾敬語(yǔ)ComplimentaryClose7.簽名Signature8.事由Subject9.附件Enclosurea參考號(hào)Ref.No.b經(jīng)辦人AttentionLinec抄送CarbonCopy

go

Letterhead

Generally,aletterheadwillincludethecompanylogo,company'sname,address,telephonenumber,faxnumberandemailaddress,andthewebaddressifavailable.

信頭的寫(xiě)法：2種格式

信頭一般印在信紙上端的中間，但也可印在信箋的左上方1）平頭式RichardThomas&BaldwinsLtd.151GowerStreetLondon,SCT6DY,EnglandTel:63216260Fax:63302700外貿(mào)函電2）縮行式SHANGHAIPHARMACEUTICALCO.,LTDP.O.BoxNo.1752,Shanghai20002,ChinaTel:63216260Fax:63302700E-mail:spcld@online.shcn2.發(fā)信人地址、日期的具體寫(xiě)法：1）門(mén)牌號(hào)碼和街名（或郵箱號(hào)）

例如:151GowerStreet

但有些不寫(xiě)門(mén)牌號(hào)與街名，而寫(xiě)出信箱號(hào)，如P.O.Box1079,即PostOfficeBox1079的縮寫(xiě)，第1079號(hào)信箱。2）城市、郵政編碼、國(guó)家名

例如：London,Swg250Y,England

美國(guó)地址在城市名稱(chēng)后應(yīng)寫(xiě)州名和郵區(qū)號(hào)，例如，Columbus,Ohio43210，U.S.A.

（二）編號(hào)和日期1.編號(hào)（ReferenceNo.)

有的信頭下有編號(hào)。編號(hào)是供參考用的，作用是能使復(fù)信與先前發(fā)出的信函聯(lián)系起來(lái)。

a.卷宗號(hào)碼(afilenumber)、b.部門(mén)代號(hào)（departmentalcode)，c.辨認(rèn)代號(hào)（initialsofthesigner)：口述人和打字人的名字縮寫(xiě)。

編號(hào)又分：

你方編號(hào)（YourReferenceNo.),

我方編號(hào)（OurReferenceNo.),例如：YourRef:B-1549YourRef:JBD/WMOurRef:A-3450OurRef:WDW/LPInsideAddressAlwaysincludetherecipient'sname,addressandpostalcode.Addjobtitleifappropriate.距日期兩到四行，打在左邊。1.寫(xiě)上封內(nèi)地址的益處：1）發(fā)信時(shí)可與信封上地址相互對(duì)照，以免發(fā)信時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤2）收信人讀信時(shí)可以相互對(duì)照3）便于查閱Date外貿(mào)函電02/01/032002年1月3日2003年2月1日2003年1月2日ChinesewayAmericanwayBritishwayToavoidconfusion,itisacommonpracticetowritemonthsinwords.

Returnsalutation1.Ifunsuretowhomyoushouldaddressaletter,youshouldusethefollowingsalutations:

DearSirorMadam,

2.Ifyouknowthenamebutarenotfamiliarwiththeotherperson,youshouldusethefollowingsalutation:

DearMr./Mrs.XXX,外貿(mào)函電3.Ifyouarequitefamiliarwiththeotherperson,youmayusethefollowingsalutation:

HiXXX,HelloXXX,XXX,外貿(mào)函電Informal

salutation其位置比封內(nèi)地址和經(jīng)辦人行低兩行，并與之平頭1.商業(yè)函件1)用“DearSirs,”不能單獨(dú)用“Sirs,”2)美國(guó)人用“Gentlemen：”,更加普遍(不能用單數(shù)）,單數(shù)時(shí)稱(chēng)“DearSir”3)如果是女性公司，則用“DearMesdames,”2.公事函件：“DearSir，”對(duì)一般機(jī)關(guān)團(tuán)體負(fù)責(zé)人適用此外公事函件還可以用“Tothosewhomaybeconcerned，”外貿(mào)函電

外貿(mào)函電（六）事由（主題）TheSubjectLine或Caption：

事由（標(biāo)題）的作用是讓收信人對(duì)信的主旨一目了然，寫(xiě)在稱(chēng)呼語(yǔ)下面的兩行，一般是在信箋中上部的位置，可在前冠以Subject：或Re：的字樣。

事由要簡(jiǎn)單扼要，說(shuō)明商品名稱(chēng)、數(shù)量、信用證或合同號(hào)碼等即可。eg.Subject:AnnualStockholdersMeetingRe:YourOrderNo.111BodyofaletterThebodyofabusinesslettertypicallycontainsthreeparagraphs:·

1.introductoryparagraph·

2.oneormorebodyparagraphs3.concludingparagraph外貿(mào)函電Bodyofaletter注意事項(xiàng)：1）段與段之間一般空兩行

想一想：如果信的正文很長(zhǎng)，一頁(yè)紙不夠用而需兩張或數(shù)張聯(lián)頁(yè)，該怎么辦？外貿(mào)函電Bodyofaletter如果信的正文很長(zhǎng)，一頁(yè)紙不夠用而需兩張或數(shù)張聯(lián)頁(yè)，應(yīng)在第一頁(yè)的右下端打“待續(xù)”（tobecontinued),并在聯(lián)頁(yè)上端注明收信人的名稱(chēng)、日期、頁(yè)數(shù)，再繼續(xù)打正文。這是為了避免第一頁(yè)和第二頁(yè)，第三頁(yè)在發(fā)信時(shí)誤置。外貿(mào)函電FormalTruly/sincerely/Faithfullyyours,InformalBestregards,外貿(mào)函電ComplimentaryCloseCapitalizeonlythefirstwordinthecomplimentaryclose,andfollowallphraseswithacomma.注意：1）結(jié)束禮詞寫(xiě)在結(jié)尾語(yǔ)下隔一行，正中或略向右邊寫(xiě)起2）只有第一個(gè)字母大寫(xiě)，后面加逗號(hào)3）歐洲信函把Yours放前，美國(guó)則把副詞放前4）用Yours而不用Your，與Yours連用的一定是帶-ly的副詞。外貿(mào)函電ComplimentaryCloseCapitalizeonlythefirstwordinthecomplimentaryclose,andfollowallphraseswithacomma.Signature

Company’snameYoursignaturetypedsignature(jobtitle)ELECTRONICSLTD.

HaroldJones

HaroldJonesManagerReturn

外貿(mào)函電想一想：如果有資格簽署的人不在公司，想請(qǐng)他人簽署，該怎么辦？外貿(mào)函電注意：1)p.p.有時(shí)候有資格簽署的人不在公司，常以授權(quán)（powerofattorney)授權(quán)一負(fù)責(zé)的雇員簽署，在這

情況下，則應(yīng)在公司行號(hào)前寫(xiě)上P.P.(PerProcuration)或PerPro.,它的意思是代理。也有用for代替p.p.的。

格式一般如下：Yoursfaithfully

（P.P.）THENATIONALTRANSPORTCO.，T.M.WhiteT.M.WhiteManager外貿(mào)函電（十一）其他1.附件（Enclosure):

如信中有附件時(shí)，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.(縮寫(xiě)），如果附件不止一件，應(yīng)注明2Encls.或3Encls.等.例如:Encls.：2Invoices3Encls.:1B/L1Photo1Certificate

外貿(mào)函電2.副本抄送（CarbonCopyNotation)：如果寫(xiě)信人希望信件內(nèi)容為更多人的知曉，那么在Enclosure的下方必須注明c.c.的字樣，然后打上抄送單位的名稱(chēng)。c.c.可以大寫(xiě)，也可以小寫(xiě)，其后跟冒號(hào)c.c.:Mr.BrucePatC.C.:PublicRelationDepartment外貿(mào)函電3.主辦人代號(hào)，又叫辨認(rèn)代號(hào)Indentification

以便日后查對(duì)這封信是由何人主稿，由何人速記打字。一般的寫(xiě)法是把主稿人、速記員的姓名的第一個(gè)字母連續(xù)打出，兩者之間加一斜劃,或加冒號(hào)。

例如一個(gè)名叫WillianL.Rich的人向一位名叫MargaretDavis的秘書(shū)口授一封信，他們可以縮寫(xiě)成WLR/MDWLR:MDmlr/md

外貿(mào)函電4.附筆（再啟）(Postscripts)

信寫(xiě)完后，如果想起還有要緊的話要說(shuō)，可以在信末加P.S.,然后由發(fā)信人簽署本人簡(jiǎn)筆簽名（本人姓名的每一個(gè)字母，如ParkDavis,只簽P.D.)。鄭重的函件一般不用P.S.，說(shuō)明寫(xiě)信人辦事不夠周密。eg.P.S.Thesampleswillbemailedtoyoutomorrow.外貿(mào)函電（十一）其他1.附件（Enclosure):

如信中有附件時(shí)，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.(縮寫(xiě)），如果附件不止一件，應(yīng)注明2Encls.或3Encls.等.例如:Encls.