監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料的整理與管理上海東華工程咨詢公司2015年7月監(jiān)理文件資料是實(shí)施監(jiān)理過程的真實(shí)反映，既是監(jiān)理工作成效的根本體現(xiàn)，也是工程質(zhì)量、生產(chǎn)安全事故責(zé)任劃分的重要依據(jù)，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料。監(jiān)理人員應(yīng)及時(shí)分類整理自己負(fù)責(zé)的文件資料，并移交，由總監(jiān)理工程師指定的專人進(jìn)行管理。監(jiān)理文件資料從形式上可分為文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像、電子文檔等文件資料，從來源上可分為監(jiān)理工作依據(jù)性、記錄性、編審性等文件資料，需要?dú)w檔的監(jiān)理文件資料，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。鑒于此，下面結(jié)合我們崇明東灘互花米生態(tài)修復(fù)工程項(xiàng)目實(shí)際，從以下幾個(gè)方面給大家講一下監(jiān)理資料的管理。目錄

一、監(jiān)理資料管理體系構(gòu)成二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔三、監(jiān)理資料管理存在的經(jīng)常性問題四、做好監(jiān)理資料管理的要素一、監(jiān)理資料管理體系的構(gòu)成《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2013）《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）《上海市水利工程施工質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》（DG/TJ08-90-2014）《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》（GB50300-2013）《上海市園林綠化工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》（DG/TJ08-701-2008）《上海市建設(shè)工程監(jiān)理施工安全監(jiān)督規(guī)程》（DG/TJ08-2035-2014）為便于日常操作和管理，結(jié)合本工程實(shí)際、公司要求及以上規(guī)范，形成本項(xiàng)目監(jiān)理部資料管理體系。1.1《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2013）規(guī)定施工階段的監(jiān)理資料應(yīng)包括下列主要內(nèi)容：勘察設(shè)計(jì)文件、建設(shè)工程監(jiān)理合同及其他合同文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則設(shè)計(jì)交底和圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要施工組織設(shè)計(jì)、（專項(xiàng)）施工方案、施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審文件資料分包單位資格報(bào)審文件資料施工控制測(cè)量成果報(bào)驗(yàn)文件資料總監(jiān)理工程師任命書，工程開工令、暫停令、復(fù)工令工程開工或復(fù)工報(bào)審文件資料工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn)文件資料見證取樣和平行檢驗(yàn)文件資料工程質(zhì)量檢查報(bào)驗(yàn)資料及工程有關(guān)驗(yàn)收資料工程變更、費(fèi)用索賠及工程延期文件資料工程計(jì)量、工程款支付文件資料監(jiān)理通知單、工作聯(lián)系單與監(jiān)理報(bào)告第一次工地會(huì)議、監(jiān)理例會(huì)、專題會(huì)議等會(huì)議紀(jì)要監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、旁站記錄工程質(zhì)量或生產(chǎn)安全事故處理文件資料工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告及竣工驗(yàn)收監(jiān)理文件資料監(jiān)理工作總結(jié)1.2《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2013）相關(guān)支持性監(jiān)理表格共分為A.B.C三類共25種表格：A類表為工程監(jiān)理單位用表：A.O.1總監(jiān)理工程師任命書A.0.2工程開工令A(yù).0.3監(jiān)理通知單A.0.4監(jiān)理報(bào)告A.O.5工程暫停令A(yù).0.6旁站記錄A.0.7工程復(fù)工令A(yù).0.8工程款支付證書B類表為施工單位報(bào)審、報(bào)驗(yàn)用表：B.O.1施工組織設(shè)計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)方案報(bào)審表B.0.2工程開工報(bào)審表B.0.3工程復(fù)工報(bào)審表B.0.4分包單位資格報(bào)審表B.O.5施工測(cè)量控制成果報(bào)驗(yàn)表B.0.6工程材料、構(gòu)配件或設(shè)備報(bào)審表B.0.7工程檢驗(yàn)批報(bào)審、報(bào)驗(yàn)表B.0.8分部工程報(bào)驗(yàn)表B.0.9監(jiān)理通知回復(fù)B.0.10單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表B.0.11工程款支付申請(qǐng)表B.0.12施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表B.0.13費(fèi)用索賠報(bào)審表B.0.14工程臨時(shí)或最終延期報(bào)審表C類表為通用表C.0.1工作聯(lián)系單C.0.2工程變更單C.0.13索賠意向通知書本工程施工內(nèi)容涉及水利、土建結(jié)構(gòu)、綠化工程領(lǐng)域，施工過程中工程檢驗(yàn)批、工序、單元工程報(bào)驗(yàn)評(píng)定表式分別參考《上海市水利工程施工質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》（DG/TJ08-90-2014）、《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》（GB50300-2013）、《上海市園林綠化工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》（DG/TJ08-701-2008）執(zhí)行。施工現(xiàn)場安全生產(chǎn)及安全監(jiān)理用表參考《上海市建設(shè)工程監(jiān)理施工安全監(jiān)督規(guī)程》（DG/TJ08-2035-2014）。目錄二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔資料管理基本規(guī)定日常監(jiān)理資料管理工作監(jiān)理資料的組卷與歸檔二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔監(jiān)理資料管理的基本規(guī)定監(jiān)理資料管理方針：真實(shí)、及時(shí)、完整、有序。監(jiān)理工作中資料的管理共包括兩大項(xiàng)內(nèi)容：第一方面是對(duì)施工單位的資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督，要求施工人員及時(shí)記錄、收集并存檔需要保存的資料與檔案。第二方面是監(jiān)理機(jī)構(gòu)本身應(yīng)該進(jìn)行的資料與檔案管理工作。----1、管理規(guī)定二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔----2、日常管理監(jiān)理資料日常管理工作本項(xiàng)目安全監(jiān)理資料與質(zhì)量、進(jìn)度控制資料分開收集、編制、組卷，在工程項(xiàng)目監(jiān)理準(zhǔn)備階段，項(xiàng)目監(jiān)理部分別編制了安全監(jiān)理工作臺(tái)賬及質(zhì)量、進(jìn)度控制監(jiān)理工作臺(tái)賬。監(jiān)理工作臺(tái)賬包括監(jiān)理工作體系資料管理、監(jiān)理工作內(nèi)部資料管理及監(jiān)理工作外部資料管理。二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔----2、日常管理監(jiān)理資料日常管理工作按照監(jiān)理工作臺(tái)賬總目錄進(jìn)行資料的分類、編號(hào)、編目、建立文件盒，使之有序化。監(jiān)理部專職資料員，對(duì)資料進(jìn)行日常收集、分類整理對(duì)施工單位上報(bào)資料及監(jiān)理自身資料的時(shí)效性、一致性、完整性、及時(shí)性、真實(shí)性、閉合性等方面進(jìn)行檢查，完善案卷及卷內(nèi)目錄并進(jìn)行不定期動(dòng)態(tài)更新。二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔----2、日常管理監(jiān)理資料日常管理工作監(jiān)理部共建立安全類資料25類，質(zhì)量、進(jìn)度控制類資料共30類，標(biāo)段性資料分開收集、整理、歸檔。二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔----2、日常管理監(jiān)理資料日常管理工作卷內(nèi)目錄分二級(jí)，隨工程進(jìn)展做好對(duì)資料的積累、收集、目錄的更新、完善，形成監(jiān)理工作各類臺(tái)賬。二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔----2、日常管理監(jiān)理資料日常管理工作監(jiān)理資料日常管理過程中，重視對(duì)施工試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)驗(yàn)資料、施工評(píng)定資料及設(shè)備、特殊工種報(bào)審的審查，對(duì)施工過程中存在問題的整改情況進(jìn)行跟蹤、督促、確認(rèn)。二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔----2、日常管理工程開工階段的資料管理2.2.1工程開工階段的資料管理工作施工單位需上報(bào)主要資料：總、分包單位的資質(zhì)資格施工單位管理人員的資質(zhì)資格、崗位證書施工單位的質(zhì)量保證體系和安全保證體系施工組織設(shè)計(jì)批準(zhǔn)總進(jìn)度計(jì)劃各種專項(xiàng)施工方案、安全預(yù)案開工報(bào)告特殊工種的資質(zhì)資格、崗位證書試驗(yàn)室、檢測(cè)單位的資質(zhì)資格測(cè)量儀器、試模、鋼卷尺的計(jì)量檢定書原始水準(zhǔn)點(diǎn)復(fù)核、建筑物定位記錄、測(cè)量放線成果主要施工機(jī)械的技術(shù)性能和工況（打樁機(jī)械等）二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔----2、日常管理監(jiān)理資料日常管理工作監(jiān)理需編制、完善主要資料：監(jiān)理市場行為資料的準(zhǔn)備（監(jiān)理中標(biāo)通知書、合同文件等）監(jiān)理規(guī)劃旁站監(jiān)理方案總監(jiān)理工程師任命書簽發(fā)工程開工令安全監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、安全監(jiān)理方案編制樁基及基礎(chǔ)的監(jiān)理實(shí)施細(xì)則（根據(jù)工程進(jìn)展程度及時(shí)跟進(jìn)編寫、完善相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則）見證取樣檢測(cè)計(jì)劃項(xiàng)目章啟用函整理圖紙會(huì)審紀(jì)要完善相關(guān)監(jiān)理工作體系資料二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔----2、日常管理監(jiān)理資料日常管理工作2.2.2工程施工階段的資料管理工作安全監(jiān)理控制方面資料管理：監(jiān)理需完善主要資料：危險(xiǎn)性較大分部分項(xiàng)工程巡查記錄、安全監(jiān)理日常巡視檢查記錄、安全文明施工檢查記錄表、安全監(jiān)理月報(bào)、安全專題會(huì)議紀(jì)要、安全有關(guān)的通知及回復(fù)單、聯(lián)系單、隱患排查記錄簽證、標(biāo)化工地網(wǎng)上復(fù)評(píng)記錄。施工單位需上報(bào)主要安全資料：危險(xiǎn)性較大分部分項(xiàng)工程清單報(bào)審、安全施工方案報(bào)審、安全專項(xiàng)方案（臨時(shí)用電、應(yīng)急預(yù)案等）報(bào)審、安全防護(hù)、文明施工措施費(fèi)用使用計(jì)劃、月度使用情況報(bào)審、特殊工種資格證書報(bào)審及施工機(jī)械報(bào)審。二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔----2、日常管理監(jiān)理資料日常管理工作質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)控制方面資料管理：監(jiān)理需完善資料：監(jiān)理日記（志）、監(jiān)理月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量、進(jìn)度有關(guān)的通知及回復(fù)單、聯(lián)系單、旁站記錄、工程變更、費(fèi)用索賠及工程延期文件資料、工程計(jì)量、工程款支付文件資料、原材料/構(gòu)配件/半成品試驗(yàn)檢測(cè)臺(tái)賬及監(jiān)理平行檢測(cè)臺(tái)賬、監(jiān)理測(cè)量復(fù)核單、監(jiān)理抽檢記錄表（工序、單元工程）、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告及竣工驗(yàn)收監(jiān)理文件資料、監(jiān)理工作匯報(bào)、總結(jié)等。施工單位需上報(bào)資料：工程項(xiàng)目劃分備案表、施工階段進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審、施工專項(xiàng)方案報(bào)審、企業(yè)、廠家資質(zhì)報(bào)審、測(cè)量資料報(bào)審、工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)驗(yàn)文件資料、工程復(fù)工報(bào)審文件資料、監(jiān)理工程師通知回復(fù)單、工程質(zhì)量檢查報(bào)驗(yàn)資料及工程有關(guān)驗(yàn)收資料等。二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔----2、日常管理監(jiān)理資料日常管理工作2.2.3工程竣工驗(yàn)收階段資料管理工作核查施工單位竣工驗(yàn)收資料竣工驗(yàn)收階段，監(jiān)理機(jī)構(gòu)要仔細(xì)核查施工資料是否齊全、是否完整、是否符合竣工驗(yàn)收的需要。首先，要核查檢驗(yàn)批、工序、單元及分部、單位工程的質(zhì)量驗(yàn)收記錄是否齊全。其次，要核查“質(zhì)量控制資料”和“工程安全和功能檢驗(yàn)資料”。做好監(jiān)理單位竣工資料的管理監(jiān)理單位的資料工作主要是簽發(fā)《工程預(yù)驗(yàn)收意見》、編寫竣工驗(yàn)收階段的《工程建設(shè)監(jiān)理工作報(bào)告》。二、監(jiān)理資料的收集、編制、組卷與歸檔----3、組卷、歸檔監(jiān)理資料的組卷、歸檔2.3監(jiān)理資料的組卷、歸檔結(jié)合本工程實(shí)際，監(jiān)理資料的組卷及歸檔共分為交公司及交建設(shè)單位、檔案管理部門兩部分。按照公司技術(shù)、質(zhì)量部提出的須上交公司資料的目錄及資料的組卷、歸檔方法完善監(jiān)理資料后，移交公司。監(jiān)理部還應(yīng)向建設(shè)單位檔案管理部門根據(jù)其對(duì)監(jiān)理資料的組卷及歸檔要求，包括組卷目錄、份數(shù)、格式，移交監(jiān)理資料。目錄三、監(jiān)理資料管理存在的經(jīng)常性問題（結(jié)合本項(xiàng)目）共性問題監(jiān)理資料編寫、記錄存在的問題審查施工單位上報(bào)資料存在的問題三、監(jiān)理資料管理存在的經(jīng)常性問題----1、共性問題監(jiān)理資料管理存在的共性問題（1）內(nèi)容的系統(tǒng)性、完整性不夠：工程監(jiān)理資料內(nèi)容多、涉及面廣，在監(jiān)理資料收集過程中，有的缺少鋼材、水泥、磚等材料的合格證或檢驗(yàn)報(bào)告，有的監(jiān)理日志上記有質(zhì)量事故的記錄，卻沒有施工單位的處理方案及結(jié)果，都影響建設(shè)工程監(jiān)理資料的系統(tǒng)性和完整性。（2）編寫、收集、整理不及時(shí)、內(nèi)容的準(zhǔn)確性、真實(shí)性不夠：對(duì)于工程技術(shù)資料、隱蔽工程驗(yàn)收、工程材料報(bào)審等資料的整編不及時(shí)，滯后于工程進(jìn)度；由于監(jiān)理資料收集不及時(shí)，加上部分監(jiān)理人員對(duì)建筑法規(guī)、監(jiān)理規(guī)范、施工規(guī)范、質(zhì)量評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)不太熟悉，造成監(jiān)理資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性、真實(shí)性不夠。（3）監(jiān)理資料編制各自為政，資料整編、填寫不規(guī)范：存在監(jiān)理資料表式混亂，資料整編時(shí)序性不強(qiáng)；紙張大小不一，筆跡顏色不一，資料歸檔編號(hào)不一。三、監(jiān)理資料管理存在的經(jīng)常性問題----2、監(jiān)理資料問題監(jiān)理資料存在的問題（1）監(jiān)理日記：記錄過于簡單、內(nèi)容不完整，監(jiān)理每日工作具體情況的記錄較少。有的提出問題但是沒有解決方案或結(jié)果，應(yīng)特別注意凡當(dāng)日發(fā)生并及時(shí)處理的問題；當(dāng)日處理的此前遺留問題；當(dāng)日發(fā)生而未立即處理、計(jì)劃日后處理的問題，均應(yīng)于當(dāng)日作出記錄，以保證監(jiān)理日記的連續(xù)性，促使所發(fā)生的問題必定都有處理結(jié)論。（2）監(jiān)理旁站記錄：存在記敘過于粗略，特別對(duì)發(fā)現(xiàn)問題及處理記錄沒有反映，與實(shí)際施工情況脫節(jié)。（3）施工監(jiān)理工作報(bào)告：部分監(jiān)理工作報(bào)告的編寫內(nèi)容、格式未嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范執(zhí)行，缺乏統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的支持，使其報(bào)告結(jié)論顯得空乏，缺乏說服力。（4）監(jiān)理抽檢記錄表：存在抽檢點(diǎn)數(shù)過少，現(xiàn)場不去量測(cè)，偽造假資料的現(xiàn)象，且部分抽檢資料為減少工作量直接復(fù)印的現(xiàn)象。三、監(jiān)理資料管理存在的經(jīng)常性問題----2、施工上報(bào)資料問題審查施工上報(bào)資料存在的問題工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表：存在報(bào)驗(yàn)時(shí)差問題，要區(qū)分同意進(jìn)場與同意使用的概念，在實(shí)際檢查中，出現(xiàn)了材料進(jìn)場時(shí)間、報(bào)驗(yàn)時(shí)間、監(jiān)理審查同意的時(shí)間為同一時(shí)間的問題。報(bào)驗(yàn)簽字不及時(shí)、審核審批意見不正確：存在執(zhí)行“材料未經(jīng)監(jiān)理簽字認(rèn)可不得進(jìn)場使用，本道工序未經(jīng)監(jiān)理簽字不得進(jìn)入下道工序施工”等相關(guān)規(guī)定不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，往往實(shí)際工作做了，但該項(xiàng)資料相對(duì)滯后的現(xiàn)象。還存在部分專業(yè)監(jiān)理工程師在審查施工單位上報(bào)的各項(xiàng)報(bào)審資料時(shí)，審查不認(rèn)真，審批意見簽署不正確、不切合實(shí)際的現(xiàn)象。監(jiān)理通知回復(fù)：部分監(jiān)理通知回復(fù)單缺少整改前后對(duì)比附件，監(jiān)理審查意見缺少對(duì)復(fù)查情況的記錄，甚至不去現(xiàn)場復(fù)查直接簽字，部分監(jiān)理工程師缺乏管理力度，誤以為已發(fā)監(jiān)理通知單，改不改是施工單位的事，實(shí)質(zhì)上屬不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。目錄四、做好監(jiān)理資料管理的幾點(diǎn)要素重視資料管理工作明確責(zé)任、專人負(fù)責(zé)加強(qiáng)施工資料的監(jiān)理加強(qiáng)與業(yè)主、施工單位的溝通做好日常監(jiān)理工作活動(dòng)的記錄四、做好監(jiān)理資料管理的幾點(diǎn)要素做好監(jiān)理資料管理的要素（1）重視資料管理工作：必須從根本上高度重視工程資料管理工作，建立和完善以檔案管理責(zé)任制為核心的工程資料管理辦法，明確責(zé)任、規(guī)范管理。（2）明確責(zé)任、專人負(fù)責(zé)：監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。整個(gè)工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論是總監(jiān)理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個(gè)人的力量是無法做好這項(xiàng)工作的。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生于監(jiān)理過程的特點(diǎn)，制定“誰監(jiān)理、誰驗(yàn)收、誰負(fù)責(zé)”的監(jiān)理資料管理原則是適宜的。監(jiān)理部所有成員須全員參與和關(guān)心監(jiān)理資料的收集、整理工作。廣大監(jiān)理工程師、監(jiān)理員是第一線的人員，所有監(jiān)理信息都來自他們，所有原數(shù)據(jù)都來自他們，及時(shí)向他們收集信息并及時(shí)整理、分析，并將結(jié)果向他們反饋，對(duì)其中需要進(jìn)一步收集的數(shù)據(jù)向他們提出要求，確保原始資料的全面性和可靠性。四、做好監(jiān)理資料管理的幾點(diǎn)要素做好監(jiān)理資料管理的要素（3）加強(qiáng)施工資料的監(jiān)理：施工資料是施工過程的記錄監(jiān)理工程師