企業(yè)(公司)人事檔案管理制度_物業(yè)經(jīng)理人資料來自房地產(chǎn)e網(wǎng)企業(yè)（公司）人事檔案治理制度

一、總則

第一條為了標(biāo)準(zhǔn)人事檔案的治理和利用，為人力資源治理工作供應(yīng)有效的信息依據(jù)，特制訂本制度。

其次條集團(tuán)公司員工檔案實(shí)行分級治理

由集團(tuán)公司人力資源中心引進(jìn)的員工的檔案一律由集團(tuán)人力資源中心統(tǒng)一治理。

（一）原始檔案：員工入司時隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料，員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司治理。

（二）新建檔案：員工入司以后的任職狀況、培訓(xùn)狀況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等狀況及員工根本狀況復(fù)印件備查材料。

（三）電子檔案：員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)受、崗位、職務(wù)、合同期限等狀況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。

經(jīng)集團(tuán)人力資源中心授權(quán)自行聘請的各分（子）公司引進(jìn)的員工的檔案由各分（子）公司人資科治理。

第三條人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導(dǎo)，該公司、部門人事負(fù)責(zé)人詳細(xì)負(fù)責(zé)操作和治理，并對檔案的完整性、真實(shí)性和精確性負(fù)責(zé)。集團(tuán)公司人力資源中心全權(quán)負(fù)責(zé)對各公司、部門人事檔案的監(jiān)視考核。

二、人事檔案的建立

第四條新建人事檔案收集范圍

由人力資源部門直接形成的材料：

（一）各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經(jīng)受材料及求職原始材料。求職原始材料包括：報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗(yàn)單（要求員工在進(jìn)公司之前須到公司指定的醫(yī)院進(jìn)展體檢，且出具的體檢證明須真實(shí)有效）等材料。

（二）職務(wù)任免申請表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱（學(xué)位等）審批材料。

（三）工資調(diào)整審批表。

（四）鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。

（五）考核、考勤或其它類材料。

（六）有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)受及成績、學(xué)歷狀況等材料。

（七）各種處分、懲罰材料和通報批判等材料。

（八）有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等狀況記錄材料。

（九）各種重要的個人申請、承諾、聘用合同（協(xié)議）、保險等材料。

（十）各種崗位責(zé)任書、競聘、施政方案等。

通過其它渠道形成的材料：

（一）各類組織成員或代表以及各種先進(jìn)榜樣或受嘉獎材料。

（二）參與各級人大或各類協(xié)會代表大會材料。

（三）業(yè)務(wù)考績材料、技術(shù)方面的奉獻(xiàn)材料及各項(xiàng)論文著作篇目等。

（四）出國審批表及在外期間鑒定材料。

（五）參與公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。

（六）在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。

（七）在部隊(duì)或?qū)W校等機(jī)關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。

（八）重要的社會關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。

（九）對違紀(jì)、違法大事的申訴、申報以及處理狀況記錄等。

第五條人事檔案歸檔材料要求

歸檔材料應(yīng)具備的條件：

（一）必需是已經(jīng)處理完畢，而不是懸而未決或沒有最終審定和處理意見的文件。

（二）材料必需以個人為對象。對反映多人有關(guān)狀況的材料，應(yīng)當(dāng)分別制成以個人為單位或反映本人狀況的材料，方可歸入個人檔案。

（三）凡歸檔材料必需具有憑證性標(biāo)記，如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等；對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料，應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)齊，并在辦理完備后再行歸檔。

（四）檔案內(nèi)容必需實(shí)事求是，不能帶有虛構(gòu)、想象、夸大的成份；人物傳記、寫人物事跡的報告文學(xué)、個人回憶錄都不得歸檔。

（五）檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整，對頭尾不清、來源時間不明的材料，要盡可能查清注明；涉及個人重大問題的材料，如需查清，應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后，方能歸檔。確定材料能否歸檔時，應(yīng)針對詳細(xì)問題詳細(xì)分析，不能一概而論；同時，還應(yīng)對檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記，并有規(guī)劃地進(jìn)展收集補(bǔ)充。

應(yīng)妥當(dāng)處理不應(yīng)歸檔的材料：

（一）經(jīng)過鑒別，凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料，應(yīng)填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（此指干部或重要人員檔案）。

（二）接收單位清點(diǎn)核對后，應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。

（三）凡屬退還本人的材料、證章等，應(yīng)開列具體清單，證明材料（物品）名稱及份（件）數(shù)，經(jīng)批準(zhǔn)后退還本人，并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。

（四）對不直接退還本人的材料，可經(jīng)批準(zhǔn)后賜予銷毀，并應(yīng)對其本人說明。

（五）銷毀人事檔案履行肯定審批手續(xù)，任何個人都不得擅自銷毀。

第六條人事檔案的整理要求：

（一）應(yīng)遵循完整、真實(shí)、精練、有用的原則。

（二）應(yīng)做到仔細(xì)鑒別、分類精確、編排有序、名目清晰、裝訂整齊。

（三）人事檔案的保管范圍與人員治理應(yīng)相全都。

（四）材料增減時應(yīng)進(jìn)展重新整理。

（五）人事檔案原件作為正本，對于機(jī)密性較高的人事檔案，可依據(jù)工作需要和人員治理狀況建立副本。

第七條人事檔案的建立

（一）集團(tuán)公司總部新進(jìn)員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料，并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須準(zhǔn)時予以補(bǔ)充完善。

（二）集團(tuán)公司人力資源中心授權(quán)自行聘請的各分（子）公司直接按人事檔案建檔要求，經(jīng)該公司人事負(fù)責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分（子）公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團(tuán)人力資源中心。

（三）員工所在部門人事助理建立本部門員工根底檔案，并對員工在職期間相關(guān)個人信息資料（身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位）的變更狀況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團(tuán)人力資源中心。

第八條人事檔案的編號

（一）人事檔案編號構(gòu)成：檔案代碼+四位數(shù)字，按挨次編號。

（二）各分（子）公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母（大寫），如選購治理中心，其人事檔案編號為CGG。

（三）員工辭職后的檔案編號連續(xù)保存，不重復(fù)使用。

（四）同一部門員工的檔案要求放在一起，每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內(nèi)，調(diào)動或辭職抽出后不添加新的員工檔案，若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋連續(xù)保存。抽出檔案后應(yīng)當(dāng)在檔案袋上予以標(biāo)明。

第九條人事檔案建立的詳細(xì)程序

（一）集團(tuán)人力資源中心以及各分（子）公司人事部門對材料進(jìn)展鑒別，看其是否符合歸檔的要求。

（二）根據(jù)材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的詳細(xì)挨次。

（三））在檔案袋名目上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容。

（四）將新的材料存入檔案。

第十條員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎懲（考核）、晉升等材料的收集、整理與歸檔。

（一）大學(xué)生、聘用人員、科級（含）以上治理人員在職期間所形成的新檔案材料，由所在公司、部門每半年整理一次，后備治理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次，統(tǒng)一交集團(tuán)公司人力資源中心存檔。

（二）其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理，并要求歸檔。

三、人事檔案的轉(zhuǎn)遞

第十一條人事檔案轉(zhuǎn)遞的詳細(xì)程序

（一）人事負(fù)責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。

（二）在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、緣由（調(diào)動、辭職辭退和開除、自離、晉升等）及轉(zhuǎn)入地點(diǎn)。

（三）填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。

（四）將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起，并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。

（五）收檔公司、部門在收到檔案，核對無誤后，必需在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章，且準(zhǔn)時反應(yīng)到轉(zhuǎn)出公司、部門。

第十二條人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴(yán)禁私自拆封偷閱檔案。

第十三條員工晉升科級（含）以上級別，轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團(tuán)公司人力資源中心；科級治理干部被開除后，其檔案材料由集團(tuán)公司人力資源中心根據(jù)轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。

第十四條員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，并妥當(dāng)保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》，經(jīng)集團(tuán)公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷毀。

四、人事檔案的查詢、借閱

第十五條檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理

（一）檔案的查詢應(yīng)先申請，說明查詢的對象、理由和范圍，所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可登記查閱。不得隨便讓人查閱員工檔案。

（二）外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長，需辦理續(xù)借手續(xù)。

（三）各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料，由所在公司、部門開具介紹信，說明理由，再由集團(tuán)公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。

（四）人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)根據(jù)程序進(jìn)展。

五、人事檔案的保管

第十六條人事檔案保管必需嚴(yán)格遵守保密的原則。

第十七條人事檔案治理必需由專人負(fù)責(zé)，定期檢查核對，確保檔案完整、精確。

第十八條人事檔案存放必需配備特地設(shè)備，不得與其它檔案混放一起。

第十九條人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。

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