江西XX房地產公司會議管理制度文件編號版次頁次分頁編號：發(fā)行日期1．目的：為使公司司經營活動過過程中各種會會議，能夠高高效率、高質質量地進行，保保障每次會議的準備、召開、會會后事務處理理均能達到預預期的效果，特特制定本制度度。2．適用范圍：子公公司。3．管理職責：3.1集團總部部董事長負責責主持董事長長例行辦公會會（半年召開開一次）。3．2總經理負責主持公公司總經理例例行辦公會及及專題會議。3.3辦公室負負責公司各類類例行辦公會會及專題辦公公會的召集。3．3公司各各職能部門正正職（或代理理）主持召開開本部門業(yè)務務會議，根據據實際需要不不定期召開，參參加會議人員員為本部門全全體成員。4．會議執(zhí)行程序和和執(zhí)行辦法流程權責單位相關文件相關表單會議過程控制會議準備工作報辦公室統(tǒng)籌安排辦公會議計劃會議過程控制會議準備工作報辦公室統(tǒng)籌安排辦公會議計劃YesYes總經理批準總經理批準NoNo取消取消會后跟進工作會后跟進工作會議簡會議簡報決議跟蹤效果反饋各部門總經理辦公室參加部門主持人辦公室會議管理辦法會議召開申報單會議通知單會議簽到表會議記錄表江西XX房地產公司會議管理制度文件編號版次頁次分頁編號：發(fā)行日期4．1會議計劃會議名稱、會議主主題、會議時時間、會議地地點、會議召召集部門、會會議組織、參會人員、記記錄人員會議議內容、會議議日程、會議議議程、會議議資料清單、會議籌備工作、會會議費用預算算等。4．1．2例行會議的會議計計劃在第一次次會議確定后后，原則上不不再變化，如如有變化，由由會議召集人另行通通知。職能部部門業(yè)務會議議，可簡化以以上內容，由由會議召集人人決定。4．1．3會議類型：4．1．3．．1董事長例行行辦公會：每每半年召開一一次，參加會會議對象為集集團總裁、副副總裁、子公公司總經理或或主要負責人人、各部門正正副職。4．1．3．．2總經理專題題辦公會：根根據需要不定定期召開，參參加會議對象象為總經理、辦辦公室主任、及及相關部門負負責人。4．1．3．．3總經理例行行辦公會：每每半月召開一一次，由總經經理主持、各各部門負責人人參加；討論有關公公司經營、管管理、發(fā)展的的重大事項，以以及各部門提提交會議審議議的事項?？偪偨浝砀鶕すぷ餍枰_定定公司有關部部門負責人列列席會議。總總經理例行辦辦公會由辦公公室承辦并負負責會議紀要要的整理、簽簽發(fā)和催辦工工作。4．1．3．．2．1聽取、檢查查各部門工作作情況；4．．1．3．2．2協(xié)調解決重重大問題；4．．1．3．2．3部署公司近近期工作；4．．1．3．2．4傳達各項方方針、政策和和決議；4．．1．3．2．5各部門每月月第一周例會會提交工作報報告。由辦公室秘書記錄錄和起草會議議紀要，辦公公室主任審核核后，由總經經理簽發(fā)，辦辦公室負責催催辦會議議定定有關事項。4．1．3．．3專題會議：：總經理根據據需要或其委委托人按照分分管的工作的的需要，召集集有關人員研研究、協(xié)調一一些專項工作作。4．1．3．4年度總結、工作計計劃、預算會會議：每年度初初召開一次。由由總經理主持，參參加人員為各各部門負正副副職經理、計計劃財務部經經理。公司有有關部門提供供報表及文字字分析資料，計計劃財務部、辦辦公室聯合召召集主辦會議議。4．2審核批批準會議計劃（或方案案），由辦公公室或會議召召集部門擬定定后，報總經經理審批同意意后執(zhí)行。4．3會議統(tǒng)統(tǒng)籌安排4．3．1會議通知4．3．1．1會議召開前，總裁裁辦公室或會會議召集部門門，應提前通通知參會人員員，以便作好參會準備。4．3．1．2會議通知有口頭和和書面通知兩兩種方式，公公司職能部門門業(yè)務會議可可采用口頭通通知；重要和和大型會議則則應采取書面面通知；例行行會議除第一一次和有變動動時通知外，以以后則不再通通知。4．3．1．3會議內容a）確定會議議目的b）說明會議議事項、要點點和方法c）強調會議議重點和方法法d）重要事項項與上級或者者有關部門協(xié)協(xié)調e）決議事項項及決議方法法4．3．2會議準備工作4．3．2.1辦公室具具體負責會議議資料、會議議用品的準備備工作。4．3．2.2會議費用用預算。會議議費用應本著著節(jié)約開支，留留有余地的原原則進行預算算。4．4會議過程管理4．4．．1會前檢查開會前，尤其是重重要和大型會會議前，必須須對會議的各各項準備工作作進行一次全全面檢查。包包括：所有參參會人員是否否都已通知；；會議的各種種資料是否準準備完備；會會場內的布置置是否合乎要要求；各種會會議設施，會會議用品是否否準備齊備。如如發(fā)現問題，應應及時妥善解解決。4．4．2會議簽到會議組織者（或部部門）應準備備好會議簽到到冊，與會人人員到會時應應簽到。4．4．3會議紀律參加會議的人員不不得遲到、早早退、中途無無故退席。因因故不能參加加會議，必須須提前向主持持人請假。4．4．4會議組織會議主持人應把握握好會議進程程，控制會議議時間，維持持會議秩序，提提高會議效率率。4．4．5會議記錄4．4．5．1參加會議的人員應應做好會議記記錄，重要的的會議，會務務組應為每位位與會者準備好記錄本和筆筆。4．4．5．2重要和大型會議，應應由會議記錄錄人將會議發(fā)發(fā)言狀況及相相事項記入會會議記錄簿。若會議分組組討論，還應應安排好各組組討論記錄。4．4．5．3會議記錄要做到字字跡清晰、內內容完整、記記錄準確，對對會議的結論論、意見或決定事項，必須須詳細、準確確地記錄。4．4．6會議發(fā)言4．4．6．1重要和大型會議的的總經理講話話應由辦公室室準備好發(fā)言言稿或發(fā)言提提綱，并經總經理審閱。4．4．6．2若需參會人員在會會上發(fā)言或做做報告，會議議通知時應作作說明，以便便發(fā)言人提前做好準備。4．4．6．3會議發(fā)言應嚴格控控制時間，會會議主持人宣宣布會議議程程，除領導講講話和中心發(fā)言外，其他人人員發(fā)言不易易過長，力求求使會議開得得緊湊、高效效。4．4．．7會議討論會議若需與會人員員商議和研究究的事項，應應組織與會人人員討論，大大型會議應劃劃分成若干小小組時行討論論。劃分小組組討論時，主主持人應指定定小組召集人人和記錄人。4．5會后工作4．5．1會議紀要根據會議情況需要要發(fā)“會議紀要”或“會議簡報”的，由會議議記錄人負責責根據會議記記錄整理、擬擬定“會議紀要”或“會議簡報”；經會議主主持人審批簽簽發(fā)到相關單單位。4．5．2會議的貫徹落實4．5．2．1參加會議的人員，負負責會議精神神的傳達與貫貫徹。4．5．2．2有會議紀要和會議議決定的，由由總裁審批，辦辦公室簽發(fā)到到相關部門，由由各部門主管管負責進行傳傳達和貫徹。4．5．2．3對于會議決定、決決議和總經理理在會上作出出的指令，辦辦公室要及時時進行督辦，并將結果及及時準確地向向總經理反饋饋。4．5．3會議宣傳報道4．5．3．1對重要和大型會議議應安排錄像像和照相、錄錄音，記錄會會議的全過程程。4．5．3．2對外有宣傳意義的的會議，可以以邀請新聞記記者參加，并并向其提供相相關資料，會后由記者撰稿經經公司辦公室室審查認可后后在相關媒體體上進行宣傳傳報道。4．5．4會議總結4．5．4．1會議完畢，應有專專人對會議的的所有資料進進行搜集、整整理并歸檔。會會議資料包括：會議申請請、會議計劃劃（方案）、會會議通知、發(fā)發(fā)言稿、會議議文件、會議記錄、會議紀紀要（決定）、會會務費