第九章上司的日程管理第一節(jié)日程管理的意義和內(nèi)容第一節(jié)日程管理的意義和內(nèi)容第二節(jié)日程管理的原則第三節(jié)制定日程表的方法第四節(jié)制定日程表的注意事項(xiàng)第五節(jié)日程表的管理CompanyName一、日程管理的意義1、合理安排時(shí)間2、提高工作效率3、減輕上司工作壓力4、避免工作失誤CompanyName二、日常管理的內(nèi)容

1234當(dāng)天工作日程表交代內(nèi)容非常具體每周工作日程表常規(guī)內(nèi)容列出主要內(nèi)容月內(nèi)預(yù)定日程表

部門計(jì)劃內(nèi)容提綱年度預(yù)定日程表

單位計(jì)劃內(nèi)容概要CompanyName三、制定日程表的前提1、了解上司的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況。2、優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察上司的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)奏。3、了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是上司負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意上司近期的工作重點(diǎn)。4、定期與上司溝通，將下一階段有可能出現(xiàn)工作和其處理原則做好預(yù)案，在時(shí)間上留有余地。CompanyName第二節(jié)日程管理的原則一、兼顧效率與健康 （勞逸結(jié)合）（考慮年齡、壓力、情緒、工作強(qiáng)度、習(xí)慣）二、請上司事先確認(rèn)（隨時(shí)添加上司自己約定和變更事宜）三、日程表適當(dāng)保密（使用符號代替）上司的工作日程安排一般采用圖表形式，上司、秘書部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門各一份。司機(jī)一般出遠(yuǎn)差可以提供一份。CompanyName第三節(jié)制定日程表的方法上司的日常工作分為日常性工作和突發(fā)性工作。日常性工作是指事先有計(jì)劃的相對固定的工作，如開會(huì)、出差、接待客人等；突發(fā)性工作是指臨時(shí)安排的事情。上司的日程安排可分為年度計(jì)劃、本月計(jì)劃、本周計(jì)劃以及當(dāng)天計(jì)劃等形式。CompanyName在所有的日程表中，當(dāng)天的日程表要非常具體，如上司外出拜訪客戶，在把日程表交給上司時(shí)，提醒他不要忘了約會(huì)等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認(rèn)；當(dāng)天早晨上班后，復(fù)印一份讓上司再次確認(rèn)。在約會(huì)時(shí)間到達(dá)前，提前一個(gè)小時(shí)再次提醒。

一周當(dāng)中沒有事先計(jì)劃安排的時(shí)間段要預(yù)留，不要先把每天日程都排滿。CompanyName五、上司出差日程安排出差前要做專門的出差日程表，要考慮天氣、交通工具等因素對工作安排的影響，并做出相應(yīng)的預(yù)案。出差日程安排要具體到吃、住、行程內(nèi)容、交通、離開、到達(dá)時(shí)間、地點(diǎn)、陪同人員等。分析案例。CompanyName第四節(jié)制定日程表的注意事項(xiàng)留有余地提高效率內(nèi)外兼顧第一第二第三CompanyName第五節(jié)日程表的管理一、應(yīng)注意的問題1、不要懶于確認(rèn)2、在時(shí)間上留有充分的余地3、上司不在時(shí)不能自行接受預(yù)約4、不能泄露上司的隱私CompanyName二、日程出現(xiàn)變更1、及時(shí)修改原日程表，給上司審核一下同意，通知有關(guān)部門作相應(yīng)的調(diào)整。2、如果是在年度預(yù)定或當(dāng)月預(yù)定這種時(shí)間范圍比較長的預(yù)定期間內(nèi)出現(xiàn)新的情況，秘書應(yīng)根據(jù)這種突發(fā)事件對其他事件的影響，及時(shí)提醒上司注意；如果實(shí)在不能避免，要及時(shí)與對方和有關(guān)部門聯(lián)系，并對日程表進(jìn)行修改，請上司確認(rèn)；3、如果能夠?qū)︻A(yù)定的日程安排作相應(yīng)的調(diào)整，比如對會(huì)場、旅館、交通工具等，應(yīng)與有關(guān)方面進(jìn)行聯(lián)系。4、如果上司聽取某部門的匯報(bào)時(shí)間延長，影響后面的工作安排，秘書就要用便箋等方式告訴上司，聽取上司的指示。CompanyName5、如果是拜訪客戶的話，在拜訪的前一天，秘書要用電話與對方再次確認(rèn)見面的時(shí)間和地點(diǎn)。6、接到客戶方更改預(yù)定的請求時(shí)，要和上司商量后再調(diào)整日程，修改日程表。如果是自己一方希望更改預(yù)約，在向?qū)Ψ秸f明情況并且道歉之后，應(yīng)和上司商量好，把上司希望的時(shí)間向?qū)Ψ教岢鰜怼?、當(dāng)上司要求你更改日程，結(jié)果與客戶預(yù)約的時(shí)間發(fā)生沖突時(shí)，應(yīng)將這種情況告知上司，請上司最后定妥。8、當(dāng)需要將上司的私人約會(huì)和其它工作安排結(jié)合起來考慮時(shí)，作為秘書，你有必要了解上司私事的大致情況。但是，為了替上司保密，這種事情只應(yīng)記在自己的筆記本上。

CompanyName三、提醒上司交談/匯報(bào)工作紙條（會(huì)客時(shí)）短信（不在辦公室）CompanyName第六節(jié)安排約見不宜安排緊急安排不宜安排1、上司快要下班的時(shí)候。2、上司出差剛回來。3、節(jié)假日過后上司剛剛上班。4、上司連續(xù)召開重要會(huì)議或活動(dòng)。5、上司的身體