高職院校檔案管理中的誤區(qū)與改進(jìn)措施-教育理論眾所周知，高職院校屬于高等教育的一個(gè)類型，“以效勞為宗旨，以就業(yè)為導(dǎo)向〞，走的是產(chǎn)學(xué)結(jié)合開(kāi)展的道路，旨在培養(yǎng)千百萬(wàn)高素質(zhì)技能型專門(mén)人才。由此可見(jiàn)，對(duì)應(yīng)用性、特色教育的突出和強(qiáng)調(diào)是其應(yīng)有之義，其職能部門(mén)及職能輔助部門(mén)的運(yùn)轉(zhuǎn)也應(yīng)該緊緊圍繞這一宗旨。比方，檔案管理部門(mén)也要千方百計(jì)圍繞“效勞宗旨，就業(yè)導(dǎo)向〞來(lái)展動(dòng)工作。然而由于認(rèn)識(shí)上以及體制設(shè)計(jì)上的誤區(qū)，高職院校的檔案管理工作未能體現(xiàn)這一特征。具體表現(xiàn)在：檔案收集整理環(huán)節(jié)被動(dòng)、守舊，主動(dòng)性不足，創(chuàng)新性缺乏；檔案利用環(huán)節(jié)以寄發(fā)、轉(zhuǎn)接為主，效勞運(yùn)用功能幾近空白；檔案管理制度不夠健全、體系運(yùn)作乏力，亟待加強(qiáng)。

一、檔案整理環(huán)節(jié)誤區(qū)及改良措施

檔案收集整理環(huán)節(jié)以等、靠為主，主動(dòng)性不足

高職院校檔案收集工作是整個(gè)檔案工作程序的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是高校檔案工作的根底。它關(guān)系到學(xué)校檔案工作的效能。然而，因?yàn)橹鲃?dòng)效勞意識(shí)不強(qiáng)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，檔案整理工作以等、靠為主，沒(méi)能主動(dòng)發(fā)現(xiàn)，積極搜集，更不用說(shuō)進(jìn)行專題檔案、特色檔案的收集整理了。

另外，由于檔案整理工作的特點(diǎn)，任務(wù)集中的時(shí)候加班加點(diǎn)而日常工作那么松渙散散，難免造成一些文件未能及時(shí)歸檔，而整理出來(lái)的檔案材料有時(shí)那么會(huì)漏洞百出，難以經(jīng)得起檢驗(yàn)。比方在辦公桌上時(shí)常會(huì)看到：文件冗雜、積壓、散亂，有時(shí)可能一學(xué)年下來(lái)的文件還堆放在一起無(wú)人管理，對(duì)局部文件相關(guān)人員基本就不重視，認(rèn)為不重要就置之不理。還有，就是固守傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料的收集，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)新媒介等產(chǎn)生的檔案材料重視不夠。

檔案收集整理環(huán)節(jié)的改良措施

這些不足整理的檔案，既不合乎檔案收集的根本要求，也嚴(yán)重影響到檔案作用的發(fā)揮。我們有必要加強(qiáng)教育增強(qiáng)檔案管理員的主動(dòng)效勞性意識(shí)，使檔案整理工作走上標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。首先，我們要強(qiáng)調(diào)把功夫用在平時(shí)，調(diào)動(dòng)效勞對(duì)象如教師和學(xué)生的參與積極性，鍛煉學(xué)生的動(dòng)手能力，圍繞學(xué)院和系部的工作整理檔案，讓檔案材料運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)，形成專題檔案及特色檔案，真正為教學(xué)和就業(yè)效勞。

其次，還要?jiǎng)?chuàng)新收集整理的伎倆，把大量的數(shù)字化文件、數(shù)字化檔案信息資源加以拓展和利用，使之成為檔案收集、整理的內(nèi)容，健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理辦法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作規(guī)范化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合效勞功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)和學(xué)生就業(yè)效勞。

二、檔案利用環(huán)節(jié)誤區(qū)及改良措施

檔案利用環(huán)節(jié)保留、轉(zhuǎn)接為主，效勞運(yùn)用意識(shí)欠缺

在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用缺乏的現(xiàn)象。相當(dāng)多的檔案工作者扮演的是保管員的角色，注重檔案的管理，不注重效勞。由于效勞意識(shí)不強(qiáng)，高校的檔案絕大多數(shù)被束之高閣，無(wú)人問(wèn)津，檔案的價(jià)值只體現(xiàn)在保留上，而不是為學(xué)校各項(xiàng)工作效勞上。在一些同志看來(lái)，檔案工作做得好不好，主要是看其保留是否完整，而不是看其借閱頻率，不看其實(shí)際發(fā)揮作用的大小。

由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充沛的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案變成了一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。高職院校的檔案利用方面，效勞職能急需跟進(jìn)。

檔案利用環(huán)節(jié)誤區(qū)的改良措施

上述情況說(shuō)明，檔案部門(mén)首先要改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策效勞勢(shì)在必行。只有加強(qiáng)檔案管理工作，加強(qiáng)效勞意識(shí)，讓檔案工作主動(dòng)為教學(xué)、科研、就業(yè)和學(xué)校建設(shè)開(kāi)展效勞才能凸顯檔案的功能和作用。比方，為凸顯效勞性的職能，不妨圍繞就業(yè)這一主題，為學(xué)生提供簡(jiǎn)歷方面的原始檔案材料，在學(xué)生畢業(yè)離校前發(fā)出致學(xué)生的一封信，召開(kāi)檔案管理表明會(huì)，以喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式吸引大家到場(chǎng)聆聽(tīng)，為大家釋疑解惑。

其次，檔案工作要在發(fā)揮“管好〞檔案職能的同時(shí)，要更好地發(fā)揮“用好〞檔案的職能。要在保證真實(shí)可靠的前提下，將有價(jià)值的，可以公開(kāi)的學(xué)校相關(guān)信息通過(guò)一定的加工、處理后公之于眾，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的宣傳，提升檔案的效勞水平，變被動(dòng)提供查閱為主動(dòng)提供信息，提高檔案的價(jià)值，使其發(fā)揮更大的作用?？梢哉f(shuō)，在高職院校里，更好地發(fā)揮檔案的效勞功能，就是要發(fā)揮其資源作用、憑證作用、宣傳作用、教育作用。此外，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的效果評(píng)估，將其作為檢驗(yàn)檔案管理效益和效率的根本途徑，通過(guò)正式與非正式評(píng)估、內(nèi)部與外部評(píng)估、

事前事中和事后評(píng)估、量化與非量化評(píng)估，到達(dá)有效配置資源、提高效勞水平的目的。三、檔案管理體制效勞性匱乏的誤區(qū)及改良檔案管理體制效勞性匱乏，體系運(yùn)作乏力檔案是高職院校開(kāi)展的歷史記錄，是高等教育工作的重要環(huán)節(jié)，是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成局部。然而，在不少高職院校里其配套的管理體制和經(jīng)費(fèi)支持卻相對(duì)滯后，要人乏人、要物乏物，在這一效勞性的職能部門(mén)建設(shè)中重視不夠，或者說(shuō)從體制上不足效勞性的照顧。比方，檔案人員職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到位，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)往往將一些責(zé)任心不強(qiáng)的人員安頓在檔案工作崗位上。從制度、管理上削弱檔案工作。導(dǎo)致了檔案管理人才配備方面流動(dòng)性大，大多管理檔的人員業(yè)務(wù)不精，甚至只是把這個(gè)崗位作為一個(gè)跳板。再比方，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒(méi)有形成完整的檔案利用和管理體系。此外，檔案工作技術(shù)和設(shè)備的落后，又不足外在壓力和內(nèi)在的推力，造成了檔案管理整體工作處于乏力狀態(tài)。

檔案管理體制效勞性匱乏的改良措施

1.制度優(yōu)先，明確責(zé)任。

高職院校檔案管理工作人員及其領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常學(xué)習(xí)?中華人民共和國(guó)檔案法》，用國(guó)家法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)自己的行為，約束自己的一舉一動(dòng)，并規(guī)定每周工作例會(huì)后集體學(xué)習(xí)一次?檔案法》，杜絕請(qǐng)假。針對(duì)高職院校檔案來(lái)源渠道多的特點(diǎn)，工作人員應(yīng)及時(shí)調(diào)整理順，各院系要?jiǎng)澢宄_的責(zé)任人，檔案每到一個(gè)地方都要求經(jīng)手人簽字，嚴(yán)防作弊，保證檔案的真實(shí)可靠性。高校內(nèi)部應(yīng)制定一些制度措施，如?高校檔案管理工作制度》、?保管制度》、?移交制度》、?工作人員職責(zé)》等，用法律和制度標(biāo)準(zhǔn)每個(gè)人的工作，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，確保檔案管理工作發(fā)展有序。

2.用好人才，提升水平。

主動(dòng)向上級(jí)主管部門(mén)和主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，力爭(zhēng)得到上級(jí)部門(mén)從資金、政策等方面對(duì)檔案工作給予大力支持，盡最大努力改善學(xué)校檔案工作的軟、硬件設(shè)施，為檔案人員提供良好的工作環(huán)境。對(duì)高?，F(xiàn)有的檔案管理工作人員，應(yīng)定期培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)，加大對(duì)計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)培訓(xùn)力度，同時(shí)不可無(wú)視思想政治方面的教育，提高綜合素質(zhì)，了解檔案專業(yè)的最新開(kāi)展動(dòng)態(tài)等。今后對(duì)新進(jìn)來(lái)的人員應(yīng)嚴(yán)格考核制度，不是本專業(yè)的堅(jiān)定不予錄用，把住人才進(jìn)口關(guān)。對(duì)所有工作人員應(yīng)實(shí)行一年一考核，對(duì)于不合格者下崗或待崗，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，打破原有的干與不干一個(gè)樣，干多干少一個(gè)樣的局面。檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累過(guò)程，因此，對(duì)于優(yōu)秀的員工或愛(ài)崗敬業(yè)的員工，應(yīng)大力表彰，并適當(dāng)給予精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，穩(wěn)定檔案工作人員隊(duì)伍。

3.加強(qiáng)檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，以法制化推動(dòng)檔案工作健康開(kāi)展。

要把進(jìn)一步提高教育部門(mén)，特別是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)提高到一個(gè)極為重要的層面，積極向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)取，力爭(zhēng)把院系檔案工作納入對(duì)檔案人員的年度考核的內(nèi)容，使其把做好檔案工作的責(zé)任落到實(shí)處，強(qiáng)化日常監(jiān)督，統(tǒng)籌檔案工作在本單位、本部門(mén)的分配布置，確保檔案工作同本部門(mén)業(yè)務(wù)工作、中心工作齊抓共管，檔案人員保持相對(duì)穩(wěn)定，使其有時(shí)間和精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，提高檔案管理水平，更好地為本單位各項(xiàng)工作效勞。把加強(qiáng)日常監(jiān)管同注重提高質(zhì)量結(jié)合起來(lái)，使檔案監(jiān)管常態(tài)化，形成人人支持檔案工作的自覺(jué)行動(dòng)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們必須從高職院校檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，將自身定位在為應(yīng)用性人才培養(yǎng)提供支持效勞上，走有自己特色的開(kāi)展之路。畢竟，高職院校要提高自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，不可忽略檔案資料的輔助作用。作為一名檔案管理工作人員，應(yīng)本著對(duì)過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)負(fù)責(zé)任的態(tài)度，主動(dòng)效勞，不斷探索，尋求