會(huì)議主持與決策技巧

國(guó)家教育研究院籌備處

陳清溪主任秘書

第一頁(yè)，共三十五頁(yè)。會(huì)議主持一、何謂會(huì)議

三人以上，循一定之規(guī)則，研究事理，

達(dá)成決議，解決問題，以收群策群力之

效者，謂之會(huì)議。一人謂之獨(dú)思，二人

謂之對(duì)話。

二、會(huì)議的種類

（一）各級(jí)民意機(jī)關(guān)之會(huì)議

（二）各級(jí)行政機(jī)關(guān)之會(huì)議

（三）各種人民之會(huì)議

（四）各種企業(yè)組織之會(huì)議

（五）各種審查會(huì)議

（六）各種幕僚會(huì)議第二頁(yè)，共三十五頁(yè)。三、學(xué)校組織會(huì)議的類型會(huì)議的分類方式很多，可依開會(huì)的特性，開會(huì)的時(shí)限，開會(huì)的目的，開會(huì)的人數(shù)等因素加以區(qū)分。學(xué)校組織的會(huì)議，大致可分為：（一）法定的會(huì)議校務(wù)會(huì)議、教務(wù)會(huì)議、訓(xùn)輔會(huì)議、總務(wù)會(huì)議、教評(píng)會(huì)議、考核會(huì)議等（二）一般的會(huì)議行政會(huì)議、各處室會(huì)議、教學(xué)研究會(huì)議、導(dǎo)師會(huì)議等。（三）特別會(huì)議校務(wù)諮詢會(huì)議、營(yíng)繕採(cǎi)購(gòu)會(huì)議、親職教育座談會(huì)、學(xué)生獎(jiǎng)懲會(huì)議、教師進(jìn)修或研討會(huì)。第三頁(yè)，共三十五頁(yè)。四、會(huì)議的目的（一）溝通互動(dòng)建立共識(shí)（二）使組織計(jì)畫順利進(jìn)行（三）解決問題及排除障礙（四）發(fā)掘與會(huì)人員的不同想法，以獲得新的啟示（五）提高組織成員的素質(zhì)及參與工作的意願(yuàn)第四頁(yè)，共三十五頁(yè)。五、開會(huì)人數(shù)之規(guī)定（一）永久性集會(huì)，得自定開會(huì)數(shù)額，如無規(guī)定，以出席人數(shù)超過應(yīng)到人數(shù)之半數(shù)，始得開會(huì)。（二）處理議案之委員會(huì)，應(yīng)有全體委員過半數(shù)之出席，始得開會(huì)。（三）會(huì)員無定額者，不受開會(huì)員額之限制

第五頁(yè)，共三十五頁(yè)。六、會(huì)議程序

（一）由主席或臨時(shí)主席報(bào)告出席人數(shù)，並宣布開會(huì)1.推選主席2.主席報(bào)告議程3.主席報(bào)告議程後，應(yīng)徵詢出席人有無異議，如無異議，即為認(rèn)可;如有異議，應(yīng)提付討論。

第六頁(yè)，共三十五頁(yè)。

（二）報(bào)告事項(xiàng)1.宣讀上次會(huì)議記錄2.報(bào)告上次會(huì)議決議案執(zhí)行情形3.委員會(huì)(各單位)或委員報(bào)告4.其他報(bào)告5.以上各款報(bào)告完畢後，得對(duì)上次決議案之執(zhí)行，或其他會(huì)務(wù)進(jìn)行情形，檢討其利弊得失，及其改進(jìn)之方法。

第七頁(yè)，共三十五頁(yè)。會(huì)議議程及紀(jì)錄內(nèi)容一、會(huì)議名稱及會(huì)次二、會(huì)議時(shí)間三、會(huì)議地點(diǎn)四、出席人員（如簽到單）五、列席人員六、請(qǐng)假人姓名七、主席姓名八、紀(jì)錄姓名第八頁(yè)，共三十五頁(yè)。九、報(bào)告事項(xiàng)十、選舉事項(xiàng)，選舉方法，票數(shù)及結(jié)果（無此項(xiàng)者，從略）十一、討論事項(xiàng)，表決方法及結(jié)果十二、其他重要事項(xiàng)議事紀(jì)錄應(yīng)由主席及紀(jì)錄分別簽署第九頁(yè)，共三十五頁(yè)。（三）討論事項(xiàng)1.前會(huì)遺留之事項(xiàng)2.本次會(huì)議預(yù)定討論之事項(xiàng)3.臨時(shí)動(dòng)議（四）選舉（五）散會(huì)第十頁(yè)，共三十五頁(yè)。會(huì)議議程格式中小學(xué)課程發(fā)展之相關(guān)基礎(chǔ)性研究第9次聯(lián)席會(huì)議議程壹、時(shí)間：民國(guó)93年3月19日（星期四）下午4時(shí)0分貳、地點(diǎn)：國(guó)立編譯館603會(huì)議室參、主席：林煥祥教授、陳伯璋主任紀(jì)錄：葉雅卿肆、出席人員伍、列席人員陸、主席致詞柒、確認(rèn)98年2月26日第8次聯(lián)席會(huì)議記錄及辦理情形第十一頁(yè)，共三十五頁(yè)。討論題綱決議承辦單位辦理情形第十二頁(yè)，共三十五頁(yè)。決定：捌：業(yè)務(wù)報(bào)告玖：討論事項(xiàng)案由：說明：擬辦：決議：拾、臨時(shí)動(dòng)議拾壹、散會(huì)第十三頁(yè)，共三十五頁(yè)。會(huì)議紀(jì)錄格式教育部國(guó)家教育研究院籌設(shè)工作小組第6次會(huì)議紀(jì)錄會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議主持人紀(jì)錄出席人員列席人員請(qǐng)假人員第十四頁(yè)，共三十五頁(yè)。壹、主席致詞：略貳、報(bào)告事項(xiàng)一、參、討論事項(xiàng)案由1、有關(guān)說明：一、決議案由2、說明決議肆、臨時(shí)動(dòng)議：無伍、散會(huì)：下午12時(shí)30分

第十五頁(yè)，共三十五頁(yè)。七、如何做主席（一）主席產(chǎn)生方法1.固定的主席：常設(shè)會(huì)議，例如人評(píng)會(huì)2.臨時(shí)的主席：各種臨時(shí)會(huì)議，如人民團(tuán)體成立大會(huì)，有臨時(shí)請(qǐng)大會(huì)會(huì)員推選的第十六頁(yè)，共三十五頁(yè)。（二）主席的任務(wù)1.依時(shí)宣布開會(huì)及散會(huì)或休息，暨按照程序，主持會(huì)議進(jìn)行。2.維持會(huì)場(chǎng)秩序，並確保議事規(guī)則之遵行3.承認(rèn)發(fā)言人地位4.接述動(dòng)議5.依序?qū)⒆h案宣付討論及表決，並宣布表決結(jié)果。6.簽署會(huì)議紀(jì)錄及有關(guān)會(huì)議文件7.答覆一切有關(guān)會(huì)議之詢問，及決定權(quán)宜問題與秩序問題第十七頁(yè)，共三十五頁(yè)。（二）主席的任務(wù)8.主席應(yīng)居於公正超然之地位主持會(huì)議9.主席對(duì)於討論事項(xiàng)，以不參與發(fā)言、討論、與表決為原則10.主席應(yīng)熟悉會(huì)議規(guī)則及有關(guān)法令11.主席應(yīng)預(yù)先詳閱會(huì)議資料第十八頁(yè)，共三十五頁(yè)。（二）主席的任務(wù)12.嚴(yán)格控制會(huì)議的時(shí)間，引導(dǎo)司儀13.確保議事規(guī)則，對(duì)優(yōu)先發(fā)言權(quán)的處理須把握如下的原則：（1）提案人；（2）較少發(fā)言者；（3）距離遠(yuǎn)者第十九頁(yè)，共三十五頁(yè)。(三)主席於會(huì)議進(jìn)行中心理的調(diào)適冷靜專心客觀忍耐智慧民主果斷明確第二十頁(yè)，共三十五頁(yè)。(四)會(huì)議進(jìn)行中討論提案時(shí)應(yīng)注意事項(xiàng)提案應(yīng)依議程之順序討論會(huì)議進(jìn)行中，與會(huì)人員如針對(duì)某議案（主動(dòng)議）提出附屬動(dòng)議，則依據(jù)優(yōu)先順序處理，以權(quán)宜問題最為優(yōu)先，次之為秩序問題。如與會(huì)人員提出權(quán)宜問題、秩序問題，不經(jīng)討論，主席要加以裁定。每案討論時(shí)，須由工作人員宣讀案由應(yīng)避免表示個(gè)人意見摘要筆記與會(huì)人士發(fā)言內(nèi)容該做結(jié)論時(shí)，進(jìn)行結(jié)論作結(jié)論前應(yīng)盡量歸納完整，且結(jié)論內(nèi)容必須合法作決議依據(jù)順序如下：法律＞成例＞比照＞良心（公理正義）第二十一頁(yè)，共三十五頁(yè)。(五)主席於會(huì)議進(jìn)行中如何處理意見紛爭(zhēng)1.主席的特權(quán)(1)可不經(jīng)動(dòng)議而將正式事件列入議程(2)有權(quán)處理誰取得發(fā)言地位(3)可阻止超越範(fàn)圍的討論，認(rèn)為討論已充分時(shí)，可逕行宣佈討論結(jié)束(4)有權(quán)判斷「權(quán)宜」及「秩序」問題是否合宜(5)未宣佈散會(huì)時(shí)，與會(huì)人員不得自行解散第二十二頁(yè)，共三十五頁(yè)。(六)意見紛爭(zhēng)的處理方法1.折衷法2.兼採(cǎi)法3.第三案法4.拖延法5.擱置法6.審查法7.歸納法8.表決法9.裁決法第二十三頁(yè)，共三十五頁(yè)。(七)主席應(yīng)有的修為與態(tài)度對(duì)方問完問題才開始回答就事論事，別作人身攻擊專心傾聽，贏得尊重自我嘲諷、裝傻，博得對(duì)方鬆懈、好感延宕戰(zhàn)術(shù)，緩頰雙方情緒第二十四頁(yè)，共三十五頁(yè)。(八)結(jié)語會(huì)議的相關(guān)人員是否全部出席特定利益的人是否表達(dá)特殊的訊息有無因職別、地位或權(quán)威而受到壓抑是否輕易帶過反對(duì)意見是否迫於時(shí)間限制能否拋開個(gè)人的利害關(guān)係與感情衝動(dòng)會(huì)議是集合眾人經(jīng)過討論作成結(jié)論的過程，因?yàn)榻Y(jié)合之眾人的智慧，且交換過許多意見，如此討論後做出了公平?jīng)Q定，理論上是可以信服的。把資源、精力、時(shí)間用在最迫切的事務(wù)上。第二十五頁(yè)，共三十五頁(yè)。八、達(dá)成會(huì)議目的之相關(guān)理論背景（一）溝通理論溝通是只將個(gè)人的觀念、思想、意見、資訊和感覺，透過共同的語言或文字，或一系列的行為，傳達(dá)給他人的歷程。（二）溝通的功能積極的功能：增進(jìn)組織成員彼此的瞭解，情感的交融，建立和諧的人際關(guān)係，加強(qiáng)良好的團(tuán)體關(guān)係，可以集思廣益，獲得支持，達(dá)成共識(shí)，使決策更形完善、合情、合理，也可以發(fā)揮協(xié)調(diào)整合的作用，促使單位之間或成員之間合作無間，觀念一致、步調(diào)一致。消極的功能：減少誤會(huì)、衝突、紛爭(zhēng)、化解敵意，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)精神。如溝通不良，會(huì)產(chǎn)生猜疑、迷惑、挫折、謠言、恐懼等。第二十六頁(yè)，共三十五頁(yè)。九、溝通的原則(一)溝通先澄清觀念(二)瞭解溝通的真正目的(三)配合情境(四)盡可能徵求別人的意見(五)應(yīng)注意溝通的內(nèi)容和語氣或語調(diào)(六)傳送的資料要真實(shí)而有用(七)要顧及現(xiàn)在和未來(八)要言行一致(九)要多聆聽(十)要追蹤第二十七頁(yè)，共三十五頁(yè)。十、衝突理論(一)張德銳（1994）認(rèn)為組織衝突係指?jìng)€(gè)人、團(tuán)體或組織間，因目標(biāo)、認(rèn)知、情緒之不同，而產(chǎn)生矛盾和對(duì)立的互動(dòng)歷程。(二)秦夢(mèng)群（1997）認(rèn)為團(tuán)體或成員與他方交會(huì)時(shí)，因利益、思想、作法上產(chǎn)生不相容現(xiàn)象，而形成之對(duì)立情緒或行為的狀態(tài)。(三)學(xué)校組織的衝突，往往因?yàn)閭€(gè)人或團(tuán)體間不同的意見而彼此相當(dāng)執(zhí)著己見時(shí)最容易產(chǎn)生，尤其是涉及利益、需求或分工不均時(shí)也是爭(zhēng)執(zhí)的重要因素。第二十八頁(yè)，共三十五頁(yè)。十一、參與管理理論參與管理（）的概念最早是由於1937年所提出，他將參與管理定義為「一種諮詢式的監(jiān)督（）,一種過程，在此一過程中，對(duì)於有關(guān)部屬福利或利益之事項(xiàng)，由部屬和上司共同一起來商討」（1981）教師參與決定有四項(xiàng)功能：1.使學(xué)校行政符合民主原則；2.使學(xué)校能獲得較佳的決定，並使執(zhí)行較為有效；3.使學(xué)校組織溝通較良好；4.能提高教師工作滿足感，並使組織氣氛獲得改善。第二十九頁(yè)，共三十五頁(yè)。N.J.(1984)指出，教師參與學(xué)校行政決定有如下的功能：1.可提高決定的品質(zhì)；2.使教師對(duì)學(xué)校所決定的事情較為瞭解；3.能改善學(xué)校組織氣氛，增進(jìn)教師的工作滿足感；4.能使教師對(duì)學(xué)校更加認(rèn)同；5.能促進(jìn)教師的自我成長(zhǎng)並發(fā)展。綜上所述，大致可以將學(xué)校參與管理的功能，從學(xué)校與教師兩方面可歸納如下：第三十頁(yè)，共三十五頁(yè)。1.對(duì)學(xué)校而言：（1）使學(xué)校行政符合民主原則（2）提升學(xué)校行政決定的品質(zhì)（3）減少政策執(zhí)行時(shí)的阻力（4）減輕主管人員的負(fù)擔(dān)（5）為目標(biāo)管理奠定穩(wěn)定之基礎(chǔ)2.對(duì)教師而言：（1）促進(jìn)教師的自我成長(zhǎng)和自我實(shí)現(xiàn)（2）提高教師的工作滿足感第三十一頁(yè)，共三十五頁(yè)。十二、會(huì)議的功能（一）資源整合（二）激發(fā)創(chuàng)意（三）增進(jìn)溝通（四）明確分工（五）提振士氣第三十二頁(yè)，共三十五頁(yè)。校長(zhǎng)啟動(dòng)變革的步驟一、創(chuàng)造「急迫感」（A）二、建立領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)三、提出願(yuàn)景與對(duì)策四、溝通變革願(yuàn)景五、授權(quán)推動(dòng)六、創(chuàng)造近程戰(zhàn)果七、不能自滿，乘勝追擊八、深植變革於組織文化領(lǐng)導(dǎo)人面對(duì)真實(shí)的「急迫感」，領(lǐng)導(dǎo)人的行為應(yīng)當(dāng)「要專注於重要事物，持續(xù)地排除不相干的活動(dòng)，把時(shí)間用來處理當(dāng)務(wù)之急，以免消耗戰(zhàn)力」。第三十三頁(yè)，共三十五頁(yè)。

謝謝聆聽敬請(qǐng)指教第三十四頁(yè)，共三十五頁(yè)。內(nèi)容總結(jié)會(huì)議主持與決策技巧

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陳清溪主任秘書。會(huì)議主持與決策技巧

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陳清溪主任秘書。一人謂之獨(dú)思，二人

謂之