先進的計算機文檔管理

電子計算機是本世紀最重要的科學(xué)技術(shù)成果之一。銀行從出于生存競爭和發(fā)展經(jīng)濟的需要，是最早關(guān)注和使用這一成果的領(lǐng)域。十幾年來，除了將計算機引入各種業(yè)務(wù)管理和開創(chuàng)新型業(yè)務(wù)外，還大大優(yōu)化了經(jīng)營管理方式和決策過程，包括文檔的現(xiàn)代化管理。工商銀行也率先在全國使用。文檔管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)選擇了世界最先進的LOTUSNOTES作為其支持軟件平臺，全面實現(xiàn)了對非結(jié)構(gòu)化信息的管理和共享，符合當代信息技術(shù)發(fā)展趨勢。本文在此將該系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)配置環(huán)境和體系結(jié)構(gòu)及基本功能介紹給大家，希望有助于其他行業(yè)的朋友們能借鑒。

關(guān)鍵詞：計算機網(wǎng)絡(luò)辦公自動化體系結(jié)構(gòu)

一、系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)配置環(huán)境

進入九十年代以來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，計算機科學(xué)界興起了一個全新的跨學(xué)科的研究領(lǐng)域棗計算機支持的協(xié)同工作CSCW，它涉及到計算機科學(xué)、社會學(xué)、組織理論、人類學(xué)，信息科學(xué)等多種學(xué)科。隨著CSCW理論的發(fā)展，人們開始推出CSCW的商品化產(chǎn)品，稱之為群件。比較成熟著名的群件有IBMLotus公司的LotusNotes,Microsoft公司的ExchangeServer，AttachMate公司的OpenMind等。其中LotusNotes的功能最強，更多地體現(xiàn)了CSCW的一些理論。它具有強大的信息管理和共享機制，內(nèi)含工作流程軟件開發(fā)環(huán)境的特點，是目前實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)最理想的軟件平臺。工商銀行的文檔管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以Notes為開發(fā)環(huán)境，這種基于Notes的計算機協(xié)同工作環(huán)境的配置相當靈活，既可以適應(yīng)局部用戶需求的NOTES局域網(wǎng)，也可以滿足異地通信需要的廣域網(wǎng)。其系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)配置環(huán)境如圖：在整個網(wǎng)絡(luò)中，采用了TCP/IP通訊協(xié)議。系統(tǒng)的局域網(wǎng)有兩部分：一是總行文檔服務(wù)器，總行各打字工作站，總行公文工作站，總行檔案工作站；二是各分行文檔服務(wù)器，分行各打字工作站，分行公文工作站，檔案工作站，網(wǎng)卡以及互連設(shè)備組成。系統(tǒng)的廣域網(wǎng)由總行文檔服務(wù)器，各分行文檔服務(wù)器、工作站、各地市行文檔工作站、加密機、調(diào)制解調(diào)器及互連設(shè)備組成。系統(tǒng)以總行為網(wǎng)絡(luò)核心，由公共電話網(wǎng)通過Notes的同步復(fù)制機制完成文檔信息的傳送。文檔服務(wù)器安裝了，LOTUSDOMINO，文檔服務(wù)器系統(tǒng)軟件?？蛻艄ぷ髡景惭bWINDOWS95，LOTUSNOTES，文檔系統(tǒng)軟件。

二、系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)

信息數(shù)據(jù)可以分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩種。目前數(shù)據(jù)庫市場上的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)如FOXPRO、SYBASE、DB2、SQLSERVER等特別適合于管理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，用于構(gòu)筑有大量復(fù)雜數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)處理。而日常辦公的文件、圖表、檔案管理信息以及聲音，視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)適合用像LotusNotes這樣的文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來管理。工商銀行的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)既要管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)又要管理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。它將二種數(shù)據(jù)庫有機地結(jié)合起來，充分發(fā)揮了各自的優(yōu)勢。各部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫進行統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計，避免了重復(fù)建設(shè)及信息“孤島”的產(chǎn)生，實現(xiàn)了資源共享，其快速關(guān)聯(lián)能力為決策分析提供了有效的手段。而大量的辦公文件、資料、檔案、信息查詢、決策分析等都屬于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，采用Notes數(shù)據(jù)庫進行管理，形成了一個完整的、統(tǒng)一高效協(xié)調(diào)運行的辦公應(yīng)用體系。文檔管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是在Notes上的應(yīng)用，是OA系統(tǒng)的一個重要組成部分。

3、系統(tǒng)的基本功能

該系統(tǒng)將先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫管理、電子編輯排版及掃描儀、輸出打印設(shè)備等高度集成到一起，實現(xiàn)了文檔資料處理從起草、編輯、排版、資料查詢到文檔資料遠程、本地傳輸、接收分檢、出樣及存檔等全過程的自動化，減少了文件、資料傳輸中的環(huán)節(jié)，簡化了收、發(fā)文過程，顯著地提高了機關(guān)的辦公效率，為實現(xiàn)無紙辦公、無紙郵件提供了高質(zhì)量，高速度的傳輸手段。主要功能有：

多媒體文檔管理：多媒體文檔管理系統(tǒng)的基本單位是“文檔”。一個文檔可包含文本、圖形、圖像、音頻及視頻等信息，主要管理辦公文檔，如紅頭文件的收發(fā)文處理以及通報、簡訊、報告，軟件文檔、信息服務(wù)、會議紀要、公告、工作計劃、通知、大事記等。收文處理主要有登錄，分發(fā)，擬辦，批辦，存檔。發(fā)文處理主要有擬稿、會簽、簽發(fā)、登記、發(fā)文、承辦、催辦、審核、歸檔。歸檔處理后的文檔資料可在文件庫和檔案庫中瀏覽、查詢。

文檔編輯排版具有文字錄入、編輯、排版，給文檔實體加蓋電子印章和附件掃描等功能。

電子郵件電子郵件是群件最突出的功能之一，它在群件系統(tǒng)中起到信息傳遞的作用，同時也是群件應(yīng)用的關(guān)鍵技術(shù)之一。電子郵件提供了按事務(wù)處理流程傳送信息的功能。文檔管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)通過同步復(fù)制機制完成文檔