辦公室事務(wù)與管理辦公室事務(wù)與管理1第二節(jié)辦公環(huán)境管理技能要求1、進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境2、做好信息的保密工作知識(shí)要求1、健康、安全的辦公室環(huán)境的基本要求2、秘書保密工作的范圍和要求第二節(jié)辦公環(huán)境管理技能要求2進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)工作環(huán)境安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備『案例』通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法：1、確定檢查周期，定期檢查2、發(fā)現(xiàn)隱患，在職權(quán)范圍內(nèi)排除或減少危險(xiǎn)3、個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除時(shí)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決4、將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過(guò)程認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)工作環(huán)境安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備3一、合理布置辦公室二、營(yíng)造健康、安全的辦公環(huán)境一、合理布置辦公室4布置辦公室的基本要求1、辦公室—大2、桌子—同樣大小3、柜子—高度一致4、外賓來(lái)訪部門—入口處5、自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板6、空間7、主管座位8、自然光9、電源插座10、常用設(shè)備與檔案布置辦公室的基本要求1、辦公室—大6、空間5辦公室布置的三大原則1、有利于溝通2、便于監(jiān)督3、協(xié)調(diào)、舒適（人際關(guān)系協(xié)調(diào)的表現(xiàn)和要求：連續(xù)性、協(xié)同性、有序、和諧）辦公室布置的三大原則1、有利于溝通6辦公室布置的具體要求1、排列：直線對(duì)稱2、座位間通道3、領(lǐng)導(dǎo)者：后方4、光線5、常用設(shè)備6、電話：5平方米空間范圍辦公室布置的具體要求1、排列：直線對(duì)稱7工作程序1、對(duì)各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來(lái)。根據(jù)工作的需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。對(duì)設(shè)備的安放提出合理建議工作程序1、對(duì)各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確8安全檢查的內(nèi)容1、學(xué)法2、上崗前安全學(xué)習(xí)3、主動(dòng)識(shí)別隱患4、發(fā)現(xiàn)異常、險(xiǎn)情，應(yīng)立即向主管報(bào)告5、操作設(shè)備6、發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報(bào)告，并填寫“設(shè)備報(bào)告登記表”安全檢查的內(nèi)容1、學(xué)法9辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患1、地、墻、天花板、門、窗2、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道3、辦公家具4、辦公設(shè)備及操作5、工作中疏忽造成的傷害、失密6、火災(zāi)或消防中的辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患1、地、墻、10健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求1、建筑2、光線3、溫度4、通風(fēng)5、空間6、噪音7、家具8、辦公設(shè)備要滿足安全要求9、辦公設(shè)備的安裝10、設(shè)置相應(yīng)的消防、報(bào)警裝置11、飲水12、急救包13、建立相應(yīng)的規(guī)章制度14、裝飾、綠色植物健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求1、建筑9、辦公設(shè)備的安裝11工作程序1、確定安全檢查周期，定期檢查2、發(fā)現(xiàn)隱患，立即報(bào)告、排除，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)3、發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決工作程序1、確定安全檢查周期，定期檢查12注意事項(xiàng)1、上崗前應(yīng)了解辦公室場(chǎng)所的安全規(guī)定2、安全隱患表與設(shè)備故障表的區(qū)別安全隱患表：記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分設(shè)備故障表：記錄的是辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障注意事項(xiàng)1、上崗前應(yīng)了解辦公室場(chǎng)所的安全規(guī)定13第三節(jié)日常辦公室事務(wù)技能要點(diǎn)：1、安排值班工作，并編制值班表2、管理零碎現(xiàn)金并履行報(bào)銷手續(xù)知識(shí)要點(diǎn)1、值班工作的內(nèi)容及值班管理制度2、印章及介紹信管理要求第三節(jié)日常辦公室事務(wù)技能要點(diǎn)：14一、管理印章和介紹信二、安排值班工作三、管理零用現(xiàn)金并辦理報(bào)銷手續(xù)四、安排上司的差旅事宜五、完成上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)六、管理時(shí)間、提高工作效率一、管理印章和介紹信15印章和介紹信的管理印章和介紹信是各級(jí)各類組織對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證使用印章、介紹信，一般應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，秘書人員不得擅自作主印章和介紹信的管理印章和介紹信是各級(jí)各類組織對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和16印章的管理分類：?jiǎn)挝挥≌拢ê撚。﹩挝活I(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章秘書部門的公章作用：標(biāo)志作用權(quán)威作用法律作用憑證作用印章的管理分類：作用：171、印章的種類：

正式印章套印章鋼印領(lǐng)導(dǎo)人簽名專用章2、印章的樣式構(gòu)成：質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸規(guī)格1、印章的種類：18工作程序刻制程序：上級(jí)正式機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)—制發(fā)單位開具公函—附章樣到公安部門辦理登記—公安部門指定刻制單位—刻制印章—選定啟用時(shí)間—發(fā)出附印樣的通知—雙人同行取回印章—拆封檢驗(yàn)—專人保管工作程序刻制程序：19印章的刻制和使用申請(qǐng)—填寫用印申請(qǐng)單—專人審核內(nèi)容—用印—登記印章的刻制須上級(jí)單位批準(zhǔn)的正式公文，到公安部門登記，有指定單位刻制印章在啟用前，應(yīng)備文通知有關(guān)單位保管者不得委托他人代蓋，不得隨意帶出辦公室，不得交他人拿走使用保管通常由秘書承擔(dān)，保管者是使用者蓋章要上不壓正文，下要騎年蓋月蓋章要領(lǐng)：握法標(biāo)準(zhǔn)、印泥適度、用力均勻、落印平穩(wěn)印章的刻制和使用申請(qǐng)—填寫用印申請(qǐng)單—專人審核內(nèi)容—用印—登20介紹信及其管理介紹信是用來(lái)介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、洽談事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證明的雙重作用出具介紹信，要通過(guò)單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查介紹信有時(shí)限要求介紹信及其管理介紹信是用來(lái)介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、21用印要謹(jǐn)慎1、用印時(shí)，首先檢查有無(wú)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)用印的簽字。加蓋單位的公章應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。2、檢查文件內(nèi)容，看其是否超越或是降低了本單位公章的職權(quán)范圍。3、公章的使用必須登記，登記的內(nèi)容為：用印日期、用印編號(hào)、用印單位、印文名稱、用印人姓名、批準(zhǔn)用印人姓名、蓋章人姓名4、蓋章要保證位置恰當(dāng)5、印章管理人員發(fā)現(xiàn)帶有政治性錯(cuò)誤或政治上不嚴(yán)肅的文件；弄虛作假的或與實(shí)際有較大出入發(fā)文件；內(nèi)容、觀點(diǎn)、文字有毛病的文字；根本就不該蓋印的文件，則不能蓋印并及時(shí)向上司反映。6、不允許違章用印，以印謀私。杜絕濫用印、私用印、空用印，以及將印章帶出辦公室。用印要謹(jǐn)慎1、用印時(shí)，首先檢查有無(wú)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)用印的簽字。22安排值班工作1、學(xué)習(xí)目標(biāo)：能夠安排值班工作，并合理編制值班表2、值班表常用在：a、值班室b、平日需要有人值班的辦公室c、節(jié)假日值班辦公室d、為某項(xiàng)任務(wù)值班的辦公室安排值班工作1、學(xué)習(xí)目標(biāo)：23一、安排值班工作，編制值班表值班工作的內(nèi)容值班表的編制值班管理制度一、安排值班工作，編制值班表值班工作的內(nèi)容24值班工作主要內(nèi)容：（1）記好值班電話記錄（時(shí)間、單位、姓名、內(nèi)容）（2）記好值班接待記錄（來(lái)訪人姓名、單位、來(lái)訪原由、聯(lián)系電話）（3）記好值班日記（針對(duì)外來(lái)信函、電報(bào)、反映情況）（4）做好信息傳遞值班工作主要內(nèi)容：（1）記好值班電話記錄（時(shí)間、單位、姓名、25值班工作程序制定值班制度與值班規(guī)定編制值班安排表通知并給領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)放值班表值班人員做值班記錄重大事件做值班報(bào)告值班結(jié)束交接班值班工作程序制定值班制度與值班規(guī)定26值班工作1、值班工作的任務(wù)辦理上司交辦的事項(xiàng)上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外認(rèn)真處理來(lái)函、來(lái)電掌握上司外出活動(dòng)情況協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作加強(qiáng)安全護(hù)衛(wèi)2、值班工作規(guī)范堅(jiān)守值班崗位認(rèn)真處理事務(wù)做好值班記錄負(fù)責(zé)接待工作熱情接待來(lái)訪者值班工作1、值班工作的任務(wù)2、值班工作規(guī)范27值班表值班表是將某一時(shí)間段中已經(jīng)確定的上班人員姓名清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒人們按照值班表的要求值班，以保證組織整體工作連續(xù)和完成的表格。值班表值班表是將某一時(shí)間段中已經(jīng)確定的上28*值班表的編制（熟記）1、值班期限和具體值班時(shí)間2、按要求填入值班人姓名3、值班地點(diǎn)4、標(biāo)明負(fù)責(zé)人或帶班人姓名5、有時(shí)須簡(jiǎn)明表明值班內(nèi)容6、標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人的姓名*值班表的編制（熟記）1、值班期限和具體值班時(shí)間29值班工作管理制度（1）信息處理制度（2）崗位責(zé)任制度（3）保密制度（4）交接班制度值班工作管理制度（1）信息處理制度30二、有關(guān)現(xiàn)金和報(bào)銷的知識(shí)和規(guī)定零用現(xiàn)金的管理商用費(fèi)用的報(bào)銷二、有關(guān)現(xiàn)金和報(bào)銷的知識(shí)和規(guī)定零用現(xiàn)金的管理31零用現(xiàn)金的管理1、建立零用現(xiàn)金帳簿2、領(lǐng)取人填寫“零用現(xiàn)金憑單”3、核對(duì)憑單，有授權(quán)人簽字方可4、核對(duì)領(lǐng)取人提交的發(fā)票與憑單是否一致5、支出須在帳簿上記錄6、支出達(dá)到一定數(shù)額或月末，到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金返回零用現(xiàn)金箱周轉(zhuǎn)零用現(xiàn)金的管理1、建立零用現(xiàn)金帳簿32商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷1、提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表2、授權(quán)人審核同意，并簽名批準(zhǔn)3、報(bào)告或申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取現(xiàn)金或支票；先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)活動(dòng)4、使用時(shí)要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票5、商務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后，簽名，報(bào)銷6、如活動(dòng)中，計(jì)劃費(fèi)用不夠，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，取得許可后，超出部分方可報(bào)銷。商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷1、提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表33注意：秘書人員不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室“小金庫(kù)”，應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公秩序和財(cái)務(wù)制度秘書保管備用金，應(yīng)把辦公室的開支記錄下來(lái)，以便了解辦公開支的情況，也可作資料查詢注意：秘書人員不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室“小金庫(kù)”，應(yīng)嚴(yán)格34安排上司差旅事務(wù)相關(guān)知識(shí)：1、差旅準(zhǔn)備的要求：待遇時(shí)刻表愛好、習(xí)慣順序安排上司差旅事務(wù)相關(guān)知識(shí)：352、制定旅程計(jì)劃表（1）要明確上司旅行的意圖、目的地、旅行時(shí)間、到達(dá)目的地后的商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃（2）了解上司對(duì)交通工具及食宿的要求，熟悉本單位對(duì)出差的有關(guān)規(guī)定（3）制定旅程表時(shí)，索取相關(guān)資料，了解具體情況，合理安排時(shí)間（4）旅行計(jì)劃要按時(shí)間順序編排，做到清楚明了。2、制定旅程計(jì)劃表36安排上司的差旅事務(wù)的工作程序（1）、制定商務(wù)旅行計(jì)劃1）出差的時(shí)間、啟程及返回日期，接站安排。2）出差的路線、終點(diǎn)及途徑地點(diǎn)和住宿安排。3）會(huì)晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、日期和時(shí)間）4）交通工具的選擇5）需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料6）上司或接待人的特別要求7）上司旅行區(qū)域的天氣情況（了解旅行地區(qū)的天氣）8）行程安排，約會(huì)、會(huì)議計(jì)劃，會(huì)晤人員的名單及背景，會(huì)晤主題。9）差旅費(fèi)用、現(xiàn)金、兌換外幣、辦理旅行支票10）上司的住宅電話號(hào)碼安排上司的差旅事務(wù)的工作程序37制作旅程表日期：時(shí)間：地點(diǎn)：交通工具：具體事項(xiàng)：備注：制作旅程表38工作程序：制定商務(wù)旅行計(jì)劃制作旅程表準(zhǔn)備上司在不同場(chǎng)合的發(fā)言提綱辦理出國(guó)手續(xù)在上司出行前落實(shí)具體工作內(nèi)容

工作程序：39辦公室環(huán)境管理ppt課件40要求：明確上司意圖及活動(dòng)內(nèi)容了解上司對(duì)旅行各項(xiàng)事務(wù)的具體要求及本單位規(guī)定向旅行社索取旅行有關(guān)資料旅程表要按時(shí)序安排并注意各地時(shí)差擬訂多個(gè)方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇。要求：41做好信息保密工作信息保密工作的類別信息保密工作的措施做好信息保密工作信息保密工作的類別42按載體分包括：口頭信息的安全及保密工作紙面信息的安全及保密工作電子信息的安全及保密工作按載體分包括：口頭信息的安全及保密工作43做好口頭信息的安全1、不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息。2、沒有確認(rèn)電話、對(duì)方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過(guò)電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息。3、向來(lái)訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報(bào)。4、遵照會(huì)議要求傳達(dá)會(huì)議信息。做好口頭信息的安全1、不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密44做好紙面信息的安全1、接受任何保密文件、資料等都要簽收并登記2、文件或其他紙質(zhì)信息只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員，并要簽收3、在傳遞保密文件或資料時(shí)，要放在文件夾中攜帶，以防失密或丟失4、機(jī)密文件須保存在帶鎖的、防火的柜子里5、離開辦公室時(shí)不要把信息或機(jī)密文件留在辦公桌上，應(yīng)鎖入抽屜，并鎖好門窗6、用郵件發(fā)送保密信息，信封要貼封口，并標(biāo)記“秘密”或“保密”7、為了確保安全，高密級(jí)信息可以由工作人員親自送交收件人8、復(fù)印完成后，應(yīng)將保密原件取走，不要留在玻璃板上9、當(dāng)傳真保密信息時(shí)，須使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等在傳真機(jī)旁即時(shí)收取10、極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險(xiǎn)柜里11、不再需要的保密的文檔要粉碎做好紙面信息的安全1、接受任何保密文件、資料等都要簽收并登記45做好電子信息安全1、計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方，如果來(lái)訪者走近，應(yīng)迅速滾動(dòng)頁(yè)面或關(guān)小亮度，或保存你的信息關(guān)閉顯示器2、計(jì)算機(jī)打印保密材料要人不離機(jī)3、在提交電子信息給他人之前，應(yīng)向上級(jí)核對(duì)，不能給未被授權(quán)的人4、每個(gè)使用者應(yīng)有自己的識(shí)別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換5、應(yīng)該使用密碼來(lái)保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，并定期更換6、計(jì)算機(jī)必須經(jīng)常進(jìn)行查毒殺毒，為了安全，不要安裝借來(lái)的程序7、重要的文件要備份，并存儲(chǔ)在安全加鎖的地方，磁盤不能保存在過(guò)熱或過(guò)冷的地方8、有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位9、有可能計(jì)算機(jī)警報(bào)系統(tǒng)，防止信息被盜做好電子信息安全1、計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方46保密工作應(yīng)注意：文件保密（自覺做好接受、傳遞和保管）會(huì)議保密（會(huì)議內(nèi)容不得隨意擴(kuò)散和泄漏，是否公開、何時(shí)公開、向誰(shuí)公開都由主管領(lǐng)導(dǎo)確定）科技保密保密工作應(yīng)注意：文件保密（自覺做好接受、傳遞和保管）47做好組織中特定信息的保密工作人事信息財(cái)務(wù)信息產(chǎn)品信息客戶信息做好組織中特定信息的保密工作人事信息48三、文書形成、處理程序收文（簽收－拆封－登記－擬辦－發(fā)辦－傳閱－承辦－催辦－辦復(fù)）發(fā)文（交擬－議擬－撰擬－審核－簽發(fā)－印制－用?。怯洠l(fā)文）立卷、歸檔銷毀三、文書形成、處理程序收文（簽收－拆封－登記－擬辦－發(fā)辦－傳49立卷的范圍凡是在工作活動(dòng)中形成和使用，已經(jīng)辦理完畢，具有考察價(jià)值的文件材料文件案卷歸檔歸檔是指文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管立卷的范圍50立卷的工作程序檢查和整理歸卷文件－鑒定區(qū)分保管期限－具體組卷－拆除裝訂－修補(bǔ)不合規(guī)格文件－編寫頁(yè)碼－登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》－擬定案卷標(biāo)題－裝訂成卷－填寫案卷封面－案卷排列與編號(hào)－編制《案卷目錄》－編寫歸卷號(hào)立卷的工作程序檢查和整理歸卷文件－51公文銷毀特殊場(chǎng)合不立即銷毀有可能造成嚴(yán)重失密的公文程序：鑒定－逐件核定造冊(cè)－將目錄送領(lǐng)導(dǎo)簽批－在有關(guān)人員監(jiān)督下銷毀方式：焚燒、粉碎、重新制成紙漿公文銷毀特殊場(chǎng)合不立即銷毀有可能造成嚴(yán)重失密的公文52第三節(jié)辦公用品的發(fā)放和管理技能要點(diǎn)辦理辦公設(shè)備和耗材的進(jìn)貨和保管進(jìn)行庫(kù)存管理知識(shí)要點(diǎn)辦公設(shè)備和辦公易耗品的進(jìn)出庫(kù)基本知識(shí)和保管常識(shí)辦公用品和易耗品的庫(kù)存管理基本要求第三節(jié)辦公用品的發(fā)放和管理技能要點(diǎn)53一、辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨和保管辦公室秘書處理的庫(kù)存物品辦公用品和消費(fèi)品－紙張、打印機(jī)墨盒、鋼筆、圖釘、膠水、橡皮、尺子等小型辦公設(shè)備－廢紙簍、裝訂機(jī)等一、辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨和保管辦公室秘書處理的54辦公用品和設(shè)備的接收程序先用訂貨單和通知單,核對(duì)對(duì)方交付貨物時(shí)出具的訂貨單及貨物數(shù)目不對(duì)，立即通知采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商接收數(shù)量的出入也應(yīng)通知采購(gòu)部門,按真實(shí)的數(shù)目支付款項(xiàng)接收的每一類貨物應(yīng)登記在庫(kù)存卡的接收項(xiàng)及時(shí)更新庫(kù)存余額按照辦公用品存儲(chǔ)規(guī)定存放好訂立物品發(fā)放制度，確定發(fā)放人辦公用品和設(shè)備的接收程序先用訂貨單和通知單,核對(duì)對(duì)方交付貨物55庫(kù)存保管的措施儲(chǔ)存間或物品柜要上鎖各類物品貼上標(biāo)簽，表明類別和存放地新物品置于舊物品上面體積大、份量重的放置在最下面小的、常用的，放在較大的前面儲(chǔ)存間要有良好的通風(fēng)良好的照明庫(kù)存保管的措施儲(chǔ)存間或物品柜要上鎖56二、辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存管理保證進(jìn)貨卡、出貨卡、庫(kù)存卡三卡一致庫(kù)存記錄可以用手工記錄在一連串的庫(kù)存記錄卡片上，或者在計(jì)算機(jī)使用庫(kù)存控制軟件包、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)。二、辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存管理保證進(jìn)貨卡、出貨卡、庫(kù)存卡三57庫(kù)存記錄的目的保證大量的資金不被不必要的庫(kù)存占用空間不被用來(lái)存儲(chǔ)不必要的貨物監(jiān)督個(gè)人和部門對(duì)物品的使用保持充足的貨存監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失利用準(zhǔn)確的庫(kù)存進(jìn)行估價(jià)庫(kù)存記錄的目的保證大量的資金不被不必要的庫(kù)存占用58庫(kù)存卡內(nèi)容項(xiàng)目單位庫(kù)存參考號(hào)最大庫(kù)存量再定貨量最小庫(kù)存量日期接收發(fā)放余額庫(kù)存卡內(nèi)容項(xiàng)目日期59第四節(jié)辦公效率和時(shí)間管理技能要求1、運(yùn)用時(shí)間表進(jìn)行管理2、編制并管理本人和上司的工作日志知識(shí)要點(diǎn)時(shí)間表、工作日志的基本內(nèi)容和要求第四節(jié)辦公效率和時(shí)間管理技能要求60☆【案例】對(duì)時(shí)間的管理自我時(shí)間的管理對(duì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的管理☆【案例】對(duì)時(shí)間的管理61☆時(shí)間管理落后的原因1、領(lǐng)導(dǎo)者自身陳舊的時(shí)間觀念2、客觀原因，如組織環(huán)境因素3、秘書部門自身原因☆時(shí)間管理落后的原因1、領(lǐng)導(dǎo)者自身陳舊的時(shí)間觀念62☆時(shí)間管理原則時(shí)間有序性最大限度的為領(lǐng)導(dǎo)謀求可控時(shí)間重急輕緩的原則切忌安排領(lǐng)導(dǎo)事必躬親的原則☆時(shí)間管理原則時(shí)間有序性63☆領(lǐng)導(dǎo)人時(shí)間管理具體時(shí)間表【習(xí)題】工作計(jì)劃表☆領(lǐng)導(dǎo)人時(shí)間管理具體時(shí)間表【習(xí)題】64一、時(shí)間表的編制根據(jù)信息制定一份時(shí)間表天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多，七月的前兩周要到上海開會(huì)；八月的第二周要去香港參加5天會(huì)議；每月的最后一個(gè)星期五上午是銷售部固定的部門會(huì)議；八月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議；七月的第三周星期二要在公司開銷售會(huì)議，傳達(dá)上海會(huì)議精神；八月第一周的星期一還要面試3位營(yíng)銷員；九月的前兩周希望安排休假。一、時(shí)間表的編制根據(jù)信息制定一份時(shí)間表65第三季度會(huì)議時(shí)間表

（2002.7-9）七月八月九月第一周上海會(huì)議周一上午：面試3位營(yíng)銷員休假第二周上海會(huì)議香港會(huì)議休假第三周周二：銷售會(huì)議，傳達(dá)上海會(huì)議精神（大會(huì)議室）第四周周五（上午）部門會(huì)議周三：公司辦公會(huì)議周五（上午）部門會(huì)議周五（上午）部門會(huì)議第三季度會(huì)議時(shí)間表

（2002.7-9）七月八月66時(shí)間表的編制方法根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期收集并列出該階段所有工作、活動(dòng)、任務(wù)發(fā)現(xiàn)活動(dòng)有矛盾，主動(dòng)與負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰繪制表格，標(biāo)明時(shí)期、時(shí)間、項(xiàng)目用簡(jiǎn)明的文字將信息填入表格時(shí)間表的編制方法根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期67時(shí)間表的類別年度時(shí)間表（將一年中企業(yè)的例行會(huì)議、重要的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、確定的商務(wù)出訪等安排妥善，可參照上一年的時(shí)間表和新一年的工作部署）季度時(shí)間表月時(shí)間表（由主管領(lǐng)導(dǎo)召開會(huì)議擬定或請(qǐng)其他領(lǐng)導(dǎo)提出下月計(jì)劃，再結(jié)合集體議定事項(xiàng)，由秘書制表，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審定下發(fā)實(shí)施）周時(shí)間表（常在周五下班前或周一上午由主要領(lǐng)導(dǎo)碰頭協(xié)商活動(dòng)安排，在月時(shí)間表的基礎(chǔ)上，加上平時(shí)收集信息，由秘書人員按周一至周五分上下午排表，經(jīng)被授權(quán)人過(guò)目印發(fā)給相關(guān)人員）時(shí)間表的類別年度時(shí)間表（將一年中企業(yè)的例行會(huì)議、重要的經(jīng)營(yíng)活68二、管理自己和上司的工作日志☆【案例】秘書的職責(zé)是把多而雜的問(wèn)題和事情安排好。詳細(xì)的、清楚的工作日志、工作計(jì)劃和詳細(xì)的時(shí)間安排每天、月、季度、年都應(yīng)該有計(jì)劃安排表還應(yīng)該有日志、臺(tái)歷、備忘錄、計(jì)算機(jī)化臺(tái)式日志等辦公輔助手段二、管理自己和上司的工作日志☆【案例】69工作日志日志9月28日（星期五），2001時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)內(nèi)容備注09：00辦公室工作人員會(huì)議日程09：30會(huì)議室會(huì)議開始進(jìn)行帶A文件10：30辦公室會(huì)議結(jié)束，整理信函10：45辦公室信函分類處理，文件經(jīng)理簽字11：00辦公室打字機(jī)維修工維修打字機(jī)11：30辦公室約會(huì)提醒：王總會(huì)見貝爾先生12：00銀行匯款：人民幣、美元14：30辦公室工作人員會(huì)議記錄15：00區(qū)郵政局郵寄公司信函17：00大森林酒店18：00開始的招待會(huì)，提醒總經(jīng)理工作日志日志70工作日志通常兩本：上司使用；自己使用使用工作方法：1、提前了解，當(dāng)日一早再次確定補(bǔ)充2、在自己日志上標(biāo)明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù)3、輸入信息，先用鉛筆，確認(rèn)后用水筆正式標(biāo)明，還可使用不同色彩4、信息完整（時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)）5、當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化6、上司日志變化的同時(shí)，更改自己的日志，做好更變的善后工作7、自己的日志要標(biāo)明上司活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，逐項(xiàng)落實(shí)8、協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃工作日志通常兩本：上司使用；自己使用使用工作方法：71注意事項(xiàng)秘書日志比上司日志更為細(xì)、詳、準(zhǔn)、繁若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達(dá)預(yù)有足夠的時(shí)間來(lái)安排會(huì)議注意事項(xiàng)秘書日志比