公文、車輛管理制度公文管理制度1.目的：為規(guī)范公司的公文管理工作，提高公司內(nèi)部溝通和外部聯(lián)系的有效性，確保公文品質(zhì)，特制定本辦法。2.內(nèi)容：公文處理應(yīng)堅持“實事求是、精簡高效”的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。3.適用范圍：本辦法適用于公司各部門，公司董事長辦公室為公文處理的歸口管理部門。公文內(nèi)容中涉及的業(yè)務(wù)部門為該項公文的主辦部門，所涉及的其他部門為該項公文的會辦部門。4.文件印制管理4.1董事長辦公室負責(zé)公司對外發(fā)文的印制、蓋印和存檔。4.2董事長辦公室負責(zé)對公司行文格式的審核，確保文件排版和打印格式符合《CI規(guī)范管理制度》的相關(guān)要求。4.3董事長辦公室負責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)簽署文件的打印工作，公司職能部門的內(nèi)部行文或一般業(yè)務(wù)文件由責(zé)任部門自行打印。5.公文種類與格式5.1公司公文種類主要有：5.1.1命令（令）適用于人員任免或嘉獎。5.1.2決議適用于股東會、董事會、監(jiān)事會討論后作出的重要決定事項。5.1.3決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲部門及人員，變更或者撤銷部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。5.1.4通知適用于傳達要求相關(guān)部門辦理和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項；也適用于轉(zhuǎn)發(fā)政府機關(guān)、行業(yè)管理部門、集團公司的公文。5.1.5通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者事項。5.1.6報告適用于部門向公司報告；也適用于向政府機關(guān)、行業(yè)管理部門、集團公司匯報工作、反映情況，回復(fù)政府機關(guān)、行業(yè)管理部門、集團公司的詢問。5.1.7請示適用于部門向公司請示有關(guān)事項；也適用于向政府機關(guān)、行業(yè)管理部門、集團公司請求批示、批準(zhǔn)。5.1.8批復(fù)適用于答復(fù)所屬部門的請示事項。5.1.9意見適用于對公司所屬部門的相關(guān)問題提出見解和處理辦法。5.1.10函適用于相互平行的部門或不相隸屬的部門之間商洽工作，征詢和答復(fù)問題。5.1.11會議紀(jì)要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。5.2公文格式按照公司行文需要劃分為紅頭文件格式和簡化公文格式兩種。紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用簡化公文格式印發(fā)。5.3公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)Ａ4型，左側(cè)裝訂。6.行文規(guī)范6.1行文應(yīng)當(dāng)確有必要，并注重效用。6.2行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示或報告。6.3公司各部門可以聯(lián)合行文。6.4公司所屬部門的重要行文，應(yīng)同時抄送公司董事長辦公室。6.5受雙重領(lǐng)導(dǎo)的公司向上級單位行文，應(yīng)寫明主送單位和抄送單位。6.6章程、制度、導(dǎo)則、規(guī)程等規(guī)定性文件，應(yīng)以通知的形式下發(fā)。7.發(fā)文辦理7.1發(fā)文辦理是指以公司名義制發(fā)公文的過程，依序主要有擬制、核稿、會簽、簽發(fā)、校對與復(fù)核、發(fā)布、印制、登記等程序。發(fā)文辦理過程中需走辦公OA發(fā)文審批流程。7.2以職能部門名義在本系統(tǒng)內(nèi)下發(fā)的通知，一般只需經(jīng)過擬制、職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)與分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、職能部門自行印制、登記、分發(fā)。7.3公文擬制7.3.1以下兩種需公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，在擬制時應(yīng)采用辦公OA內(nèi)相應(yīng)公文發(fā)布流程：對外正式公文；公司內(nèi)部行文中需領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，如命令、決議、決定、通知、通報、批復(fù)、意見、會議紀(jì)要等。7.3.2主辦部門擬稿人需在辦公OA相應(yīng)的流程內(nèi)，依次填寫“標(biāo)題”、“附件”、“機密等級”、“保密期限”、“緊急程度”、“主題詞”、“呈報”、“主送”“抄送”、“主辦部門”欄。7.3.3公文擬制應(yīng)做到：行文確有必要；符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；情況確實、觀點明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹、條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標(biāo)點正確、篇幅力求簡短；公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)以及與主送單位的行文關(guān)系確定；擬制緊急公文，應(yīng)根據(jù)實際需要確定緊急程度；人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，日期應(yīng)寫明具體的年、月、日；結(jié)構(gòu)層次一般為四層，應(yīng)按序編寫，第一層為“一、”，第二層“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（１）”，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)可跳開但不能顛倒使用；應(yīng)使用國家法定的計量單位；公文中使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱；0公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。1公文擬制過程中，若有涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)主動與其他部門協(xié)商，形成一致意見后予以擬制。7.4公文核稿7.4.1對經(jīng)會簽的公文，公司董事長辦公室專職秘書、擬制部門核稿人按照以下要求核稿：確認行文方式妥當(dāng)，符合行文規(guī)則和公文擬制的有關(guān)要求，公文格式符合公司《公文格式規(guī)范》相關(guān)規(guī)定；認真核對基本事項、要求；督促主辦部門按規(guī)范格式、標(biāo)準(zhǔn)要求修改、完善公文。7.5公文會簽7.5.1公文須經(jīng)擬制部門分管領(lǐng)導(dǎo)、董事長助理、集團總裁會簽后，報董事長簽發(fā)。會簽負責(zé)人應(yīng)按以下要求認真審閱提交會簽的公文，確認后在辦公OA相應(yīng)發(fā)文流程“意見”欄內(nèi)簽注意見：認真核對公文事項、要求；明確會簽的原因及會簽意見；認真履行職權(quán)，對會簽公文嚴(yán)格把關(guān)；對會簽意見負責(zé)。7.6公文簽發(fā)7.6.1須董事長簽發(fā)的公文，經(jīng)核稿后提請董事長簽發(fā)。董事長應(yīng)認真審閱提交簽發(fā)的公文，確認后在辦公OA相應(yīng)發(fā)文流程“簽發(fā)”欄簽注意見。7.7公文校對、復(fù)核7.7.1公文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，擬稿人應(yīng)按以下要求對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文進行校對：按要求對調(diào)改部分進行調(diào)改；確保文字通暢，無錯別字；確保公文格式的統(tǒng)一、規(guī)范，發(fā)文字號等的明確、無誤；確保附件齊全等。確保審批、簽發(fā)手續(xù)完備；經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，須報請簽發(fā)人同意。7.8公文印制7.8.1公文經(jīng)復(fù)核定稿后，公司董事長辦公室負責(zé)按以下要求統(tǒng)一印制并予以裝訂：及時印制；確保文字、圖表清晰、規(guī)范；確保紙張整潔，無折痕，無污跡。7.9公文登記7.9.1公文用印完畢后，公司董事長辦公室應(yīng)按《發(fā)文登記表》編號LD-CRC-2010001要求逐項認真登記。7.10公文發(fā)布7.10.1公文發(fā)布流程完畢后，公司董事長辦公室應(yīng)及時、安全地將公文通過OA辦公系統(tǒng)發(fā)布。、8.收文辦理8.1收文辦理是指對收到外來公文的辦理過程，依序主要有簽收、登記、審核、擬辦、審閱、批示、承辦、催辦、注辦等程序。8.2公文簽收、登記8.2.1公司所有外來公文均由公司董事長辦公室負責(zé)簽收、登記。公司董事長辦公室收到外來公文時，填制《收文處理單》編號LD-CRC-2010002并填寫《收文登記表》編號LD-CRC-2010003。收文日期以收文當(dāng)天日期為準(zhǔn)；收文號應(yīng)包括公司代字、部門代字、年份、收文序號等。8.2.2發(fā)文字號、收文字號的區(qū)分按以下規(guī)定執(zhí)行：發(fā)文字號中的年份統(tǒng)一寫在中括號中，如“藍鼎[2008]1號”；收文字號中的年份統(tǒng)一寫在小括號中，如“藍鼎（2008）1號”。8.3公文審核、擬辦8.3.1公司董事長辦公室負責(zé)人應(yīng)及時審核公文并填寫《收文處理單》“擬辦”欄，送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或直接交有關(guān)部門辦理。8.3.2需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)明確主辦部門、會辦部門；緊急公文應(yīng)明確辦理時限。8.4公文審閱、批示8.4.1公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時審閱公文，并在《收文處理單》“審閱”欄簽注意見、審閱人姓名、審閱日期。對有具體請示事項的，審閱人應(yīng)明確簽注意見；沒有請示事項的，審閱人應(yīng)簽署姓名表示已閱知。8.5公文批示8.5.1公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對送批的公文在《收文處理單》“批示”欄及時簽注意見、批示人姓名、批示日期，并由公司綜合管理部轉(zhuǎn)交相應(yīng)的部門辦理。若只需相關(guān)部門傳閱的，則由公司綜合管理部轉(zhuǎn)交相應(yīng)的部門傳閱。8.6公文承辦8.6.1承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)按以下要求及時辦理，不得延誤、推諉：8.6.2緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理；確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。8.6.3公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。8.6.4辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時填寫《收文處理單》“承辦結(jié)果”欄。8.7公文催辦8.7.1報送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，公司董事長辦公室要負責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。8.8公文注辦8.8.1公司董事長辦公室在公文處理完畢時，在《收文登記表》“備注”欄及時準(zhǔn)確注辦，填寫領(lǐng)導(dǎo)批示意見和承辦部門處理落實的意見以備案。9.公文辦結(jié)管理9.1公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)公司檔案管理相關(guān)規(guī)定及時整理、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。9.2公文翻印需經(jīng)公司董事長辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)，絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的公文除外。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。9.3公文被撤銷，視作自撤銷之日起不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。9.4不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)公司綜合管理部負責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀有保密要求的公文應(yīng)當(dāng)至指定場所由二人以上監(jiān)銷，并保證不丟失、不漏銷。9.5公司下屬機構(gòu)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。公司下屬機構(gòu)撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關(guān)規(guī)定移交公司綜合管理部存檔。9.6員工調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將由本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、歸還。10.其他相關(guān)處理規(guī)定10.1文件審批流程，編號：LD-CRP-201000110.1.1文件審批流程，是指在公司內(nèi)部行文中，對于請示、報告等需領(lǐng)導(dǎo)審批或者閱示的公文，使用公司統(tǒng)一的《文件呈報審批單》編號LD-CAC-2010004完成審批的過程。10.2文件擬制10.2.1主辦部門應(yīng)按規(guī)定的格式、要求擬制文件，文件擬制要求同5.2.2。10.3文件審批10.3.1文件擬制完成后，主辦部門應(yīng)走辦公OA系統(tǒng)《文件呈報審批流程》，文件會簽要求同7.5。10.3.2文件審批完成后，主辦部門依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)意見執(zhí)行。10.4文件印制、保管10.4.1經(jīng)審批完成的《文件呈報單》，由公司董事長辦公室打印紙質(zhì)文件，留檔備查。10.5工作聯(lián)系流程10.5.1工作聯(lián)系流程，是指在公司內(nèi)部，需相關(guān)部門協(xié)助完成工作而使用公司統(tǒng)一的《工作聯(lián)系單》，并共同完成辦理的過程。10.5.2《工作聯(lián)系單》的擬制因工作需要，發(fā)函部門應(yīng)認真填制《工作聯(lián)系單》編號LD-CAC-2010005中“發(fā)函部門”、“主送部門”、“抄送部門”、“聯(lián)系內(nèi)容”、“經(jīng)辦人”及發(fā)函日期欄。10.5.3《工作聯(lián)系單》的審核發(fā)函部門負責(zé)人應(yīng)認真審核《工作聯(lián)系單》，確認后填寫“部門負責(zé)人”欄。10.5.4《工作聯(lián)系單》的分發(fā)《工作聯(lián)系單》經(jīng)發(fā)函部門負責(zé)人確認后，應(yīng)及時發(fā)送到經(jīng)辦部門。10.5.5《工作聯(lián)系單》的簽收經(jīng)辦部門接收到《工作聯(lián)系單》后，應(yīng)及時簽收、登記。10.5.6《工作聯(lián)系單》的承辦經(jīng)辦部門負責(zé)人在接收到《工作聯(lián)系單》后，應(yīng)及時明確聯(lián)系事項是否確需該部門辦理，若確需該部門辦理則需及時安排人員辦理，由經(jīng)辦人和負責(zé)人填寫相應(yīng)的答復(fù)意見并及時發(fā)回發(fā)函部門。若該事項不屬經(jīng)辦部門職權(quán)、能力范圍，經(jīng)辦部門須填寫具體說明和建議，并及時發(fā)回發(fā)函部門。10.5.7《工作聯(lián)系單》的催辦、注辦發(fā)函部門經(jīng)辦人應(yīng)及時對工作聯(lián)系事項進行催辦，并對辦理情況、辦理結(jié)果進行注辦，同時填寫《工作聯(lián)系單》中“意見落實情況”欄。辦結(jié)的《工作聯(lián)系單》原件由發(fā)函部門存檔，經(jīng)辦部門保存復(fù)印件。11.附則11.1本辦法由董事長辦公室負責(zé)解釋，自頒布之日起實施。11.2附《公文格式與行文規(guī)范》附：公文格式與行文規(guī)范一、公文應(yīng)分為主標(biāo)題、正文、附件及其內(nèi)容、日期等四部分。二、主標(biāo)題使用2號宋體字，發(fā)文字號、主送機關(guān)、正文、附件及其內(nèi)容、成文日期、附注用3號仿宋字，頁碼和表格中的有些字可以用4號或5號仿宋字，如有小標(biāo)題可用3號宋體字。三、正文中的序號，結(jié)構(gòu)層次應(yīng)清晰，第一層為“一”，第二層為（二），第三層為“1.”，第四層為“（1）”。四、各類公文的書寫要求：1．對內(nèi)、外發(fā)送的文件1.1文頭位于文件的首頁的上部，面積約占首頁的三分之一，四邊應(yīng)留出空白的余地，上白邊叫天頭，寬20毫米；下白邊叫地腳，寬17毫米；左側(cè)白邊叫訂口，寬20毫米，以便于發(fā)文時裝訂；右側(cè)白邊叫翻口，寬15毫米。多頁的文件應(yīng)逐頁編制頁碼，頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，在每頁的正面寫在右下腳，雙面打印的文件頁碼背面寫在左下腳。1.2對內(nèi)發(fā)文主要包括公司人事任免、獎罰通報、公司重大事項或重大活動決定、規(guī)章制度發(fā)布等。1.3文件的標(biāo)題1.3.1如果文件標(biāo)題字數(shù)不多，可以居中排成一行；如果字數(shù)較多可以分為兩行（最好不要超過三行），具體的排列方式要追求美觀、整齊。1.4落款1.4.1落款、印章和成文日期，不能放在沒有正文的空白頁上，以保證公文的嚴(yán)肅性，防止產(chǎn)生弊端。1.5樣版見附件1。2.公司內(nèi)部或?qū)ν庀蛏霞夘I(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的請示：2.1請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。格式包括標(biāo)題、正文和結(jié)尾。它的標(biāo)題一定要寫明事由，標(biāo)題一般采用“關(guān)于+事由+的請示”，例如“關(guān)于購買食堂餐具的請示”，這樣可以提請上級機關(guān)注意，及時處理。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否？請指示”、“當(dāng)否？請批復(fù)”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。撰寫請示應(yīng)注意：2.1.1要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示，不要動輒請示。2.1.2要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。2.1.3要按級請示，確實必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機關(guān)。2.1.4寫請示，語言要謙遜，態(tài)度要誠懇，原因要說明，不批準(zhǔn)的后果要表達，在請示內(nèi)容中提及處理該類問題的建議，可適當(dāng)多擬幾條建議，以便領(lǐng)導(dǎo)參考后及時給予批示。2.1.5樣版見附件2。3.報告3.1報告是向上級領(lǐng)導(dǎo)或單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，以及答復(fù)上級領(lǐng)導(dǎo)或單位的文件，是一種陳述性的上行公文。報告可以用來向上級領(lǐng)導(dǎo)或單位反映本部門、本單位貫徹各項方針、政策、指示的情況，也可以用來反映實際工作中遇到的問題。3.2有兩種寫法，一是發(fā)文機關(guān)＋主要內(nèi)容＋文種的寫法，如《關(guān)于辦公室電腦購置情況的報告》；二是主要內(nèi)容＋文種的寫法，如《關(guān)于文檔管理工作的報告》。3.3報告的主送機關(guān)，報告的主送機關(guān)盡量要少，一般只送一個上級機關(guān)即可。但有些單位受雙重領(lǐng)導(dǎo)，因此，有時主送機關(guān)可以不止一個。報告應(yīng)報送自己的直接上級機關(guān)，一般情況下不要越級行文。3.4報告的正文3.4.1報告的正文用三號宋體字寫明需報告的內(nèi)容。3.5報告結(jié)語3.5.1報告的結(jié)語比較簡單，可以重申意義、展望未來，也可以采用模式化的套語，如：“特此報告”；“以上報告，請審閱”；“以上報告當(dāng)否，請審核”等等。3.6報告的樣版見附件3。4.通知4.1通知是用于批下級單位（部門）的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級單位（部門）和不相隸屬單位（部門）的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達要求下級單位（部門）辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項、任免和聘用干部的一種公文。通知具有廣泛性、周知性、時效性。4.2通知的種類一般可分為五種：一是指示性通知。用于直接發(fā)布行政法規(guī)和對下級某項工作的指示、要求。帶有強制性、指揮性和決策性。二是批示性通知，又稱轉(zhuǎn)發(fā)性通知。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)用批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的方式發(fā)布某些法規(guī)，要求下級貫徹執(zhí)行。批轉(zhuǎn)下級單位送來的工作報告、建議、計劃等，以及溝通情況，指導(dǎo)工作。三是周知性通知。多用于上級單位向下級機關(guān)宣布某些應(yīng)知事項，不具有強制性。四是會議通知。用于對上級或平級。五是任免通知。上級單位對任免的人員用通知的形式告知下級單位。4.3通知標(biāo)題如果太長，可省略發(fā)文機關(guān)。如《關(guān)于縣級市經(jīng)濟管理權(quán)限的通知》；當(dāng)原文標(biāo)題中有“關(guān)于”一詞時，且文種為通知，可以省略第一個關(guān)于，標(biāo)題可擬為“轉(zhuǎn)發(fā)+原標(biāo)題”?！掇D(zhuǎn)發(fā)黃河水利委員會關(guān)于激勵創(chuàng)新辦法的實施細則的通知》；如果通知發(fā)文范圍很小，內(nèi)容又很簡單，可以只寫文種“通知”二字。4.4正文。4.4.1通知的正文主要包括原由、事項、要求三部分。4.5通知的樣版見附件45.決定5.1決定是對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級不適當(dāng)?shù)臎Q定事項時使用的公文。具有較強的權(quán)威性和約束力。5.2決定的適用范圍較廣泛，上至公司重大決策和戰(zhàn)略部署，下至各部門的獎懲事宜，均可以使用。如：《××公司關(guān)于表彰2008年度先進部門、優(yōu)秀員工的決定》。5.3落款只需注明決定的出處與日期即可。5.4決定的樣板見附件56.通告6.1通告是企事業(yè)單位和行政機關(guān)在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項時使用的公文。6.2通告由通告緣由、通告事項和通告結(jié)尾組成，通告緣由主要用來表達發(fā)布通告的原因、根據(jù)、目的、意義。主體部分，文字最多，內(nèi)容最復(fù)雜。較多采用分條列項的寫法，以做到條理分明，層次清晰。結(jié)尾提出要求，并用“特此通告”作結(jié)，也可以不寫。6.3通告的樣板見附件67.通報7.1通報是用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況的一種行政公文。種類有：表彰通報、批評通報和傳達重要精神、溝通重要情況的情況通報，如果通報內(nèi)容有所專指,要寫明主送機關(guān);普發(fā)性的通報則可不寫主送機關(guān)。通報開頭說明通報緣由；主體說明通報決定；結(jié)尾提出通報的希望和要求。7.2決定的樣板見附件7。8.批復(fù)8.1批復(fù)是上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)某一請示時使用的下行公文，有請示才有批復(fù)。8.2批復(fù)的樣板見附件8。9.會議紀(jì)要9.1會議概況。主要包括會議時間、地點、主持，與會人員，列席人員、缺席人員，記錄人等。9.2會議的精神和議定事項。辦公會、日常工作例會的紀(jì)要，一般包括會議內(nèi)容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。9.3會議紀(jì)要的樣板見附件9。

附件1藍鼎投資集團文件藍鼎﹝2009﹞8號空兩行標(biāo)題（2號小標(biāo)宋體字，居中排布加粗）空一行主送機關(guān)名稱：………………………………………………。…………………………………………………。………………………………………………………?？找恍懈郊?.附件標(biāo)題2.附件標(biāo)題（公章）日期用漢字數(shù)字表示主題詞：主題詞1主題詞2主題詞3抄送機關(guān)：抄送機關(guān)1，抄送機關(guān)2，抄送機關(guān)3。藍鼎投資集團辦公室2009年4月22日印發(fā)（共印1份）附件2關(guān)于……的請示（宋體二號字加粗）空兩行請示領(lǐng)導(dǎo)（負責(zé)受理和答復(fù)該文件的機關(guān)）：（仿宋3號字）請示的事由……………………………………請示事項………

………………………………。（仿宋3號字）妥否，請批示。（仿宋3號字）請示部門（仿宋3號字）日期用漢字數(shù)字表示（仿宋3號字）

附件3關(guān)于…的報告公司領(lǐng)導(dǎo)：正文（第一行抬頭空兩格）特此報告辦公室日期用漢字數(shù)字表示附件4關(guān)于…的通知集團公司各部門、各成員單位：正文特此通知辦公室日期用漢字數(shù)字表示

附件5關(guān)于…的決定集團公司各部門、各成員單位：正文×××公司日期用漢字數(shù)字表示

附件6空兩行關(guān)于…的通告空一行通告的緣由即發(fā)布通告的原因和根據(jù)…………，通告的事項即須知和遵守的內(nèi)容（用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接）…………………………：一、……………………。二、……………………………。三、…………。提出要求或希望，并用“特此通告”作結(jié)，有時也可不寫?？諆尚小痢痢痢凉救掌谟脻h字數(shù)字表示附件7空兩行關(guān)于………………的通報空一行通報緣由（主要事實，表彰性通報突出主要的先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實）………………。通報決定（分析指出事例的教育意義，表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚的精神；批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等）。提出要求（即：希望通過該類事實，提出今后的任務(wù)要求）……………………………………?？諆尚小痢痢痢凉救掌谟脻h字數(shù)字表示

附件8空兩行關(guān)于……的批復(fù)空一行主送機關(guān)（即發(fā)出請示的機關(guān)）：批復(fù)的依據(jù)即《關(guān)于……的請示》（發(fā)文字號）收悉，經(jīng)……研究，同意或不同意（不同意要給出理由）…………………………。特此批復(fù)。空兩行××××公司日期用漢字數(shù)字表示

附件9會議名稱+紀(jì)要（如：周例會會議紀(jì)要）空一行時間：地點：主持：與會人員：列席人員：缺席人員：記錄人：會議內(nèi)容：（簡單介紹召開會議的背景、原因及目的）……………………，現(xiàn)將會議紀(jì)要如下：………………（三號字，仿宋，加粗）正文三號仿宋……………………………。……………………。…………（四號字，宋體，加粗）…………………………。…………………………?！ㄋ奶栕郑误w，加粗）………………………?！?。總結(jié)工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，對以后工作提出的意見和建議。…………………………。十四、印章管理制度1.目的：為加強公司的印章管理，規(guī)范工作程序，特制訂本辦法。2.內(nèi)容：本制度規(guī)定了印章的主要種類、使用范圍以及保管和使用等相關(guān)事宜。3.適用范圍：董事長辦公室為公司印章的歸口管理部門。4.印章的種類和使用范圍4.1印章的主要種類4.1.1公司印章4.1.2合同專用章4.1.3法定代表人（負責(zé)人）印章4.1.4銷售合同專用章4.1.5財務(wù)專用章4.1.6發(fā)票專用章4.1.7各部門印章4.1.8其它因工作需要刻制的印章4.2印章的使用范圍4.2.1公司印章主要用于以公司名義簽發(fā)的各類文件、通知、信函，以及經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的各種報表和其他文書；4.2.2合同專用章主要用于以公司名義與其他單位簽訂的各類協(xié)議和合同；4.2.3法定代表人印章主要用于需法定代表人簽章的各類報表、票據(jù)和其他文書；4.2.4銷售合同專用章主要用于商品房買賣合同；4.2.5財務(wù)專用章主要用于各類財務(wù)票據(jù)、憑證和報表；4.2.6部門印章主要用于以部門名義簽發(fā)的各類文書；5.印章的管理5.1印章的制作或購買5.1.1印章的制作：因工作需要須刻制印章的，由使用部門報用章管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政部派人到指定店家刻制。5.2印章的登記5.2.1所有印章都必須由董事長辦公室印章管理員在《印章登記本》編號LD-CRC-2010006上逐一登記，并在《印模一覽表》編號LD-CRC-2010007上留存印模；5.2.2各部門領(lǐng)用屬于本部門保管的印章時，應(yīng)在《印章登記本》上登記；5.2.3印章管理員負責(zé)對用章申請的審核，建立印章使用登記臺帳；5.3印信的保管5.3.1董事長辦公室負責(zé)保管集團公司及子公司公章、合同專用章、法定代表人印章；5.3.2財務(wù)部負責(zé)保管集團公司及子公司財務(wù)專用章；5.3.3各部門負責(zé)保管本部門印章；5.3.4所有印章必須指定印章管理員，由專人保管。5.4印章的使用5.4.1凡涉及公司對外投資、合作協(xié)議、土地協(xié)議、銀行擔(dān)保等重大事項的用印，須經(jīng)董事會全體成員同意并由董事長或其授權(quán)人簽字后方可用印，具體經(jīng)辦人須在《用章申請表》編號LD-CRC-2010008上寫明用印文件資料清單。5.4.2凡公司事務(wù)性的文件資料用印，須經(jīng)董事長辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)、總裁、董事長或其授權(quán)人簽批，用印的文件資料在OA用章流程中以附件形式提報。5.4.3銷售服務(wù)中心保管銷售合同專用章及法人章（僅限商品房買賣合同用印）。預(yù)售協(xié)議用章，由經(jīng)辦人填寫用章申請表，經(jīng)銷售部經(jīng)理簽批后，交銷售服務(wù)中心加蓋印章；商品房買賣合同由銷售服務(wù)中心負責(zé)人指定專人加蓋印章。5.4.4財務(wù)票據(jù)、憑證、報表及款項支付用印，經(jīng)董事長簽批后，須經(jīng)財務(wù)管理部會計審核，由出納蓋上財務(wù)專用章，然后由印章管理員加蓋法定代表人印章。5.5印章的外帶5.5.1公司印章原則上不允許攜帶外出，因工作需要必須攜帶外出的，須經(jīng)董事長書面批準(zhǔn)。外帶期間，必須由專人保管；用畢，須及時歸還。5.6印章的失少5.6.1發(fā)現(xiàn)印章失少，保管人及部門應(yīng)立即向行政人事管理部報告，行政人事管理部應(yīng)及時采取相應(yīng)措施，并登報聲明作廢；必要時應(yīng)向公安部門報案。5.7印信的封存和銷毀5.7.1因機構(gòu)變動、名稱更改、印章磨損等原因停止使用的印章和介紹信，應(yīng)由董事長辦公室統(tǒng)一封存。5.7.2一般情況下，封存5年后報董事長批準(zhǔn)，由董事長辦公室統(tǒng)一銷毀。5.8使用過的用章申請表，于次年3月存檔備查。5.9印章管理人員應(yīng)遵守紀(jì)律，注意保密，嚴(yán)格按規(guī)定使用印章。5.10印章必須存放在保險柜內(nèi)或其他安全的地方，每次用印完畢，應(yīng)立即放回原處；財務(wù)專用章和法定代表人印章應(yīng)由財務(wù)和董事長辦公室分別保管。5.11印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋任何印章。6.本辦法由董事長辦公室負責(zé)解釋，自頒布之日起實施。檔案管理制度1.目的1.1為加強集團檔案管理，提高檔案利用效率，依據(jù)集團實際，制定本辦法。2.檔案管理體制2.1公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。董事長辦公室為檔案整理工作的歸口管理部門，負責(zé)集團主體檔案的管理，并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。董事長辦公室設(shè)立專門檔案室，配備檔案管理員，負責(zé)集團主體檔案工作。2.2檔案室履行下列職責(zé)：（一）制定集團文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；（二）負責(zé)集團檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；（三）指導(dǎo)各部門和子公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；（四）監(jiān)督、指導(dǎo)集團所屬機構(gòu)的檔案工作。2.3各部門確定人員負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。3.檔案的歸檔3.1檔案歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。檔案歸檔的范圍與歸檔時間，詳見附件2文件歸檔范圍及保管期限表。3.2集團各部門及子公司檔案管理員于每年2月底前，將上一年度需存檔資料歸檔立卷送交集團檔案室歸檔。對于需部門自行保管的檔案，于每年2月底前提供檔案資料目錄至集團檔案室。4.檔案的鑒定4.1每年應(yīng)對檔案進行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。集團檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。5.檔案的銷毀5.1檔案銷毀的具體工作由檔案室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。5.2銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。6.檔案的保密6.2檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守集團保密制度，認真做好保密工作。檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續(xù)。6.3任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按公司制度處理。7.檔案的利用7.1凡需利用檔案者，均須在檔案借閱登記簿上登記。7.2利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。7.3借出的檔案材料務(wù)必定期歸還，借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。因工作需要，檔案外借不再歸還，借調(diào)部門需填寫《檔案移交借閱（外帶）登記表》LD-CRC-2010009，主管部門領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，進行檔案移交。7.4借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點交清楚。歸還時嚴(yán)格檢查，并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。屬保密范圍的檔案，視情況經(jīng)董事長辦公室負責(zé)人及部門負責(zé)人核準(zhǔn)后方予調(diào)閱。7.5檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進行登記。7.6本規(guī)定由集團董事長辦公室負責(zé)解釋和修訂，自印發(fā)之日起試行。附件1檔案整理程序一、檔案一般應(yīng)按“件”裝訂。1．一般以每份文件為一件：文件正本與審批頁為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復(fù)文可為一件。2．檔案裝訂時，應(yīng)保持正本在前，文件審批單或領(lǐng)導(dǎo)批示頁在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。3．檔案采用線裝方式或包角方式。在文件裝訂邊裝訂時，應(yīng)將檔案的左、下側(cè)對齊，用三孔一線裝訂法裝訂；采用文件檔案左上角包角裝訂時，應(yīng)將文件左、上側(cè)對齊，用膠水將每頁文件左上角粘連。4．檔案裝訂時，不允許使用任何易生銹物或易腐蝕品。二、檔案采用“年度－問題－保管期限”的復(fù)式分類法。1．按年度分類，是指根據(jù)文件形成和處理的年度對檔案進行分類。一般檔案以文件簽發(fā)日期（落款日期）為準(zhǔn)；跨年度形成的文件，統(tǒng)一以辦結(jié)年度為準(zhǔn)；幾份文件作為一件時，應(yīng)以裝訂時排在最前面的文件日期為準(zhǔn)；文件沒有標(biāo)注日期的，通過分析、對照等方法，考證和推斷文件的日期。2．按問題分類，是指按照文件內(nèi)容所說明的問題對檔案進行分類。檔案的具體分類參見《文件歸檔范圍及保管期限表》。3．按保管期限分類，是指將文件按劃定的保管期限對檔案進行分類。具體劃分參見《文件歸檔范圍及保管期限表》。三、檔案應(yīng)按以下規(guī)范進行排列：1．同一保管期限的檔案，應(yīng)按事由結(jié)合時間、重要程度等排列；2．同一事由的相關(guān)文件應(yīng)排列在一起；3．不同事由的檔案，可以按照不同事由形成的先后順序進行排列；4．統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。四、檔案應(yīng)根據(jù)類目和排列順序逐件編號。檔案整理時，應(yīng)在文件首頁上端中間位置加蓋歸檔章或左上角包角，并填寫相關(guān)內(nèi)容。1．歸檔章或包角應(yīng)設(shè)置“全宗號”、“年度”、“保管期限”、“件號”、“問題”等項。圖1歸檔章式樣（規(guī)格：45㎜×16㎜）圖2包角式樣（1）全宗號，一般不填。（2）年度，是指文件形成的年度，一般以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2008。（3）保管期限分為三種類型：“永久”標(biāo)注為“Y”,“長期”標(biāo)注為“C”,“短期”標(biāo)注為“D”。（4）文件的排列順序號即件號，主要在檔案整理時編制室編件號。集團檔案室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始流水標(biāo)注。2．問題：作為分類方案類目的問題名稱或規(guī)范化簡稱。相應(yīng)的類目名稱和標(biāo)注代碼參見《文件歸檔范圍及保管期限表》。五、檔案應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制檔案目錄。1．檔案目錄應(yīng)設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目，如下圖所示：（1）件號欄中應(yīng)填寫室編件號；（2）責(zé)任者是指制發(fā)文件的單位或部門，即文件的發(fā)文機關(guān)；（3）文號，即文件的發(fā)文字號；（4）題名，是指文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"［］"號；（5）日期，即文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909；（6）頁數(shù)，即每一件檔案的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁；（7）備注欄中注釋文件需說明的情況。2．檔案目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）。3．檔案目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。檔案目錄封面可設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目。填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。六、檔案應(yīng)按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊。1.檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（如左圖所示）。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。

2.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號、問題等項目。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制，現(xiàn)暫不要求。3.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

附件2文件歸檔范圍及保管期限表類別類目編號類目名稱基本范圍保管期限備注行政管理類01股權(quán)管理1.集團章程及修正案，2.股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種決議、決定，3.股本結(jié)構(gòu)及相關(guān)權(quán)益的確定調(diào)整、股東紅利分配等；永久4.董事長出具的授權(quán)委托書、證明、函等。權(quán)證1.非現(xiàn)行使用的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、商標(biāo)證、資質(zhì)證書及工商、資質(zhì)申報資料等。永久企業(yè)沿革1.本企業(yè)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱變更、組織沿革、大事記。永久行政文件1.各分公司及部門向上級單位報送的行政類請示及批復(fù)，與平級單位的函等，對下級請示或報告的批復(fù)等；2.集團與外單位的法律糾紛訴訟案件材料；3.各分公司及部門發(fā)布的規(guī)章制度、規(guī)范性文件，上級單位下發(fā)的規(guī)范性文件。長期4.與外單位簽訂的行政類合同、協(xié)議；5.集團及各分公司綜管部發(fā)文。短期會議活動1.各類會議、文娛活動的通知。短期2.政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、知名人事視察本企業(yè)的題詞；3.總辦會會議記錄、紀(jì)要；4.其他重要行政專題會議機要、記錄。長期資產(chǎn)設(shè)備1.自有產(chǎn)權(quán)房屋所有權(quán)證、土地證、購房協(xié)議；永久2.固定資產(chǎn)購置與租賃審批、登記卡、清單、使用說明書、交接憑證；長期3.辦公房長期租賃合同。人事勞資1.員工名冊、公司副總及以上人員任免令；永久2、副總以下人員任免令；長期3.人員錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)配、退休、考核晉升等前置審批記錄、聘用、獎懲文件；4.勞動工資年報、分配方案，員工職稱、社保材料；5.員工教育培訓(xùn)記錄；短期6.員工健康檔案。經(jīng)營管理類02經(jīng)營合同1.借貸、擔(dān)保、抵押合同（資金類）長期營銷策劃2.集團宣傳冊、刊物、產(chǎn)品樓書、廣告、宣傳報道的定稿及樣本；3.產(chǎn)品說明書、質(zhì)量保證書；4.產(chǎn)品定價、調(diào)價請示及批復(fù)，商品房買賣合同；永久5.小區(qū)交付驗收記錄、交接明細表；6.重要投訴處理記錄、客戶關(guān)系管理記錄；長期7.營銷策劃書、展會等促銷活動記錄、客戶監(jiān)督小組活動記錄、購房優(yōu)惠審批記錄、房屋交付驗收記錄。短期銷售合同類03商品房合同1.商品房買賣合同2.商品房預(yù)售協(xié)議3.商品房補充協(xié)議4.產(chǎn)品說明書5.質(zhì)量保證書6.明碼標(biāo)價書等永久車庫協(xié)議1.車庫買賣合同、協(xié)議等永久工程檔案類04前期報建用地證、規(guī)劃證、施工證、預(yù)售許可證、測繪報告、勘察報告、可行性研究報告、立項批復(fù)等永久工程設(shè)計各類合同、圖紙、設(shè)計變更、審圖合格證、圖紙會審、工程結(jié)算審核定案表等永久工程管理通知單、聯(lián)系單、工程變更審批單、工程會議紀(jì)要等長期會計檔案類05會計檔案1.會計憑證、財務(wù)賬簿、財務(wù)報表、財務(wù)相關(guān)制度等；2.審計報告、清算資料、會計年度預(yù)結(jié)算、各類統(tǒng)計年報及分析、企業(yè)年檢報告、成本管理材料、經(jīng)濟核算及依據(jù)材料、與其它單位經(jīng)濟關(guān)系證明。按會計檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定特種載體類06聲像檔案1.政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、知名人事視察本公司形成的聲像資料；2.本集團有關(guān)人員參加外界組織的重要會議，會見以及外事活動的形成的聲像資料3.本集團組織的重要會議、活動、比賽、表彰等形成的聲像資料4.記錄本集團重大項目、經(jīng)典樓盤建設(shè)及竣工的聲像資料；其他經(jīng)典樓盤的調(diào)研資料5.本集團廣告宣傳活動、產(chǎn)品推薦會的聲像資料6.本集團每次總辦會錄音文件等.永久主要載體為錄音帶、錄像帶、照片等電子檔案1.本集團OA系統(tǒng)中形成的永久和長期類文件（與紙質(zhì)文件同）2.本集團使用的各種數(shù)據(jù)文件3.本集團設(shè)備運行中所需要的操作系統(tǒng)4.集團在重要外事、文娛活動、產(chǎn)品宣傳活動中形成的材料5.集團每次總辦會的PPT、錄音文件等永久主要載體為光盤、磁盤實物檔案1.各種榮譽證書、獎狀、獎牌、錦旗等永久會計檔案和人事檔案為專業(yè)性較強的檔案，可由財務(wù)部和人力資源部另行保管。附件3歸檔文件目錄封面示意歸檔文件目錄全宗名稱年度保管期限問題

附件4歸檔文件目錄示意檔案盒

（全宗名稱）全宗號全宗號年度年度保管期限保管期限問題問題起止件號起止件號盒號盒號封面盒脊盒底長寬（310mm×220mm）厚度（20mm—50mm）厚度（20mm—50mm）每欄間距30mm每欄間距25mm

駕駛員管理及考核制度1.目的：為提升駕駛員整體素質(zhì)和接待服務(wù)品質(zhì)，樹立集團良好形象，特制定本規(guī)范。2.內(nèi)容：本制度規(guī)定行政部駕駛員日常工作中服務(wù)規(guī)范、接待禮儀等工作規(guī)范事宜。3.適用范圍：集團行政部為駕駛員的歸口管理部門，適用于行政部所有駕駛員。4.出車前準(zhǔn)備4.1駕駛員在每次接待工作前，須及時做好以下各項檢查：4.1.1檢查車輛外觀：保證車身漆皮、鍍件光亮，輪胎無泥污、無塵土，車窗明亮清潔、無水跡及手??；車內(nèi)坐墊套無污漬，地毯無泥土或積水，車內(nèi)不得有異味，煙缸必須清洗干凈，內(nèi)無雜物。4.1.2檢查車輛的燃料、潤滑油料、電液冷卻液、制動器和離合器總泵油是否足夠；檢查輪胎氣壓及輪胎堅固情況，檢查喇叭燈光是否良好，路單、票證是否齊全，檢查隨車工具是否齊備，并按照車輛技術(shù)規(guī)程啟動引擎，聽聲音是否正常，查看引擎連動裝置堅固情況，查看有無漏油、漏水、漏氣，如有故障應(yīng)予以排除并報告主管。車輛停放兩周以上重新啟用時，應(yīng)保持五分鐘溫車時間，并仔細檢查各項車輛功能指標(biāo)情況。4.1.3檢查有關(guān)證照是否齊備。應(yīng)確認路線和目的地，選擇最佳的行車路線；根據(jù)接待要求，事先了解乘客入住酒店、房號、航班號/車次、迎送時間、乘客的特殊要求等信息，為順利接待做好準(zhǔn)備。4.1.4檢查車內(nèi)物品配備是否齊全。物品清單詳見本辦法5.17條。4.1.5根據(jù)季節(jié)變化，駕駛員應(yīng)在接待用車前10分鐘開啟車內(nèi)空調(diào)，調(diào)至適當(dāng)溫度。5.服務(wù)規(guī)范與接待禮儀5.1嚴(yán)格遵守《中華人民共和國道路交通安全法》，遵守交通法規(guī)和條例。5.2駕駛員應(yīng)保持良好的儀容儀表，鬢發(fā)不過耳，面部整潔無須、手部無過多的飾物，指甲修剪整齊。在接待任務(wù)中必須穿著工作服，衣袖、褲腿均需保持平整。男駕駛員需著黑色皮鞋和深色襪子，女駕駛員不得穿短裙。5.3接待乘客要面帶微笑，主動問候，做到熱情周到，彬彬有禮，落落大方，使用禮貌用語，如：“您好”、“您早”、“對不起”、“請”、“謝謝”。接送公司乘客時，將乘客迎進車內(nèi)，關(guān)車門時要注意乘客的身體和衣物，防止被車門擠壓。乘客上下車時，駕駛員應(yīng)主動幫助卸裝行李，用手擋住車門頂部為乘客開關(guān)車門。5.4主動向乘客介紹車內(nèi)服務(wù)項目（水、紙巾、CD、報刊等），及時提醒乘客系好安全帶，并告知乘客隨時可以提供幫助。5.5駕車時應(yīng)保持正確的駕駛姿勢，行車時要保持適當(dāng)車速，安全駕車，文明駕車，不開“英雄車”、“賭氣車”，嚴(yán)禁酒后駕車。5.6在行車過程中原則上不能接聽電話，如必須接聽，須用耳機，且接聽時間不宜過長，說話切忌大聲。5.7確因行車需要，否則不得主動與乘客搭話。車內(nèi)乘客談話時，不能隨便插嘴；乘客問話，應(yīng)禮貌回答；對乘客的談話注意保密，不得傳播乘車者講話的內(nèi)容理。5.8在行車過程中，應(yīng)主動詢問乘客“車內(nèi)溫度是否合適”、“是否聽音樂”，關(guān)注乘客的需求并及時提供幫助。行車中應(yīng)及時使用冷熱風(fēng)，聽廣播或音樂時應(yīng)征得乘車人的同意，聲音不要太大，以免影響乘客思考或休息。5.9行車中途遇乘客下車，駕駛員應(yīng)及時清理車廂內(nèi)垃圾，在原地或按乘客要求等候乘客。到達目的地后，幫助卸下行李，提醒乘客不要遺忘隨身物品，熱情向乘客道別。5.10駕駛員隨領(lǐng)導(dǎo)參加會議或活動時，車輛必須停放在醒目位置，不得隨意離開，以方便領(lǐng)導(dǎo)用車。5.11除獨立承擔(dān)接待任務(wù)外，沒有乘客或領(lǐng)導(dǎo)的邀請，駕駛員不可與乘客或領(lǐng)導(dǎo)一起用餐，并須在乘客或領(lǐng)導(dǎo)用餐結(jié)束前做好出車的準(zhǔn)備工作。5.12為避免車內(nèi)留有異味，駕駛員不得在車內(nèi)吸煙，出車前不食生蔥、生蒜等異味食品。5.13車內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。本公司員工在車內(nèi)吸煙時，應(yīng)有禮貌地制止；公司外乘客在車內(nèi)吸煙時，可婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人，但不能直接制止。5.14接待公司外部客戶須提前15分鐘到指定地點等候。5.15駕駛員應(yīng)了解公司主要樓盤的概況，熟悉小區(qū)的最佳參觀路線。5.16駕駛員不得向乘車人索要禮品或示意索取禮品，對不宜拒絕的禮品可以接受，回公司后應(yīng)上交辦公室統(tǒng)一登記，按規(guī)定進行處理。5.17車內(nèi)要求準(zhǔn)備的物品及放置要求如下表：車輛類型準(zhǔn)備物品具體要求公務(wù)接待車公司宣傳材料