2014年檔案工作培訓會——昆明醫(yī)科大學檔案管理辦法簡要解讀基礎(chǔ)知識培訓2014年檔案工作培訓會——昆明醫(yī)科大學檔案管理辦法簡要解讀基本情況介紹學校檔案管理辦法是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》和《云南省檔案管理條例》等的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學校實際情況制定的。本辦法所稱檔案是指學校在教學、科研、黨政管理、社會服務(wù)和其他各項活動中形成的、具有保存利用價值的各種歷史記錄?；厩闆r介紹學校檔案管理辦法是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、基本情況介紹昆明醫(yī)科大學檔案工作在學校檔案工作委員會的領(lǐng)導下，實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理。校長辦公室檔案科既是學校檔案工作委員會的執(zhí)行機構(gòu)和檔案工作的職能管理部門，又是永久保存本校檔案并提供利用和服務(wù)的部門。檔案科的職能很多，對外貫徹政策法規(guī)、服務(wù)；對內(nèi)收集、保管、利用、指導、監(jiān)督、檢查、培訓等等?；厩闆r介紹昆明醫(yī)科大學檔案工作在學校檔案工作委員會的領(lǐng)導下學校內(nèi)部檔案實行三級管理：一級：學校層面：檔案科；二級：單位、部門層面：在各單位、部門設(shè)立分檔案室，負責保管各單位、部門短期（10年以下）的檔案材料。分檔案室的日常業(yè)務(wù)工作由檔案科進行指導和監(jiān)督。主要做隨辦隨歸、預立卷等工作和定期向檔案科報送單位檔案工作季報表、定期向檔案科移交由學校永久和長期（30年以上）保存的檔案及短期檔案的利用工作；學校內(nèi)部檔案實行三級管理：一級：學校層面：檔案科；學校內(nèi)部檔案實行三級管理：三級：系、科、室層面：在系、科、室設(shè)立檔案工作點進行三級管理，負責保管其形成的一般性的檔案材料，日常檔案材料的收集、保管工作。檔案工作點的日常業(yè)務(wù)工作由分檔案室指導和監(jiān)督。學校內(nèi)部檔案實行三級管理：三級：系、科、室層面：在系、科、室檔案兼職員的職責：負責本單位檔案材料的鑒定、收集、整理、立卷、保管和移交工作，保證歸檔材料的齊全、完整、系統(tǒng)、準確，每月定期對賬戶內(nèi)歸檔材料進行清理，按季報送檔案工作季報表；根據(jù)不同種類檔案資料的特征和有機聯(lián)系，合理分類、完善文件題名，認真著錄歸檔文件目錄的內(nèi)容（日期填寫等），以便管理和利用；檔案兼職員的職責：負責本單位檔案材料的鑒定、收集、整理、立卷檔案兼職員的職責：接受上級部門的業(yè)務(wù)指導和督促檢查；維護檔案材料的安全，做好保密工作(如會議記錄本、錄用材料等），按時向檔案科移交；對按照規(guī)定不向檔案科移交的檔案材料，應建立相應二級或三級管理制度，確保檔案材料的完整和安全，并積極提供服務(wù)和利用。檔案兼職員的職責：接受上級部門的業(yè)務(wù)指導和督促檢查；檔案保管期限保管期限劃分為永久、長期和短期三種：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對學校、社會和歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管；凡是反映學校一般活動，對學校和社會有長期查考利用價值的，列為長期保管，保管期限為30年；凡是短期內(nèi)對學校工作有查考價值的，列為短期保管，保管期限為10年。檔案保管期限保管期限劃分為永久、長期和短期三種：保管期限和歸檔范圍保管期限和歸檔范圍是各位檔案兼職員工作的難點和重點，是歸檔工作的基礎(chǔ)。如何鑒定一份材料需不需要歸檔？歸檔多長時間？自己部門留存還是歸檔到學校檔案科？都是每個檔案兼職員要考慮的問題。1、機關(guān)文件歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定2、昆醫(yī)評建2007評字第3號：關(guān)于印發(fā)《昆明醫(yī)學院管理部門基礎(chǔ)管理檔案分類編號指導目錄》（試行）的通知保管期限和歸檔范圍保管期限和歸檔范圍是各位檔案兼職員工作的難歸檔類別昆明醫(yī)科大學檔案分為黨群（主要涉及黨辦、組織、宣傳、工會、離退休等部門）、行政（校辦、人事、紀檢審、保衛(wèi)、后勤等部門）、教學（教務(wù)、學生、各學院）、科研、基建、外事、儀器設(shè)備、出版、聲像、財會、實物和人物十二大類。各類別之間相對獨立，又有機聯(lián)系。聲像類檔案涉及學校各個部門，要注意聲像類檔案的收集、分類、整理、保管和移交問題。（重大活動、畢業(yè)照等很重要）。歸檔類別昆明醫(yī)科大學檔案分為黨群（主要涉及黨辦、組織、宣傳、整理規(guī)范各單位形成的各類歸檔材料格式規(guī)范、整潔齊全。要求各單位形成的歸檔材料格式規(guī)范，有天頭、地腳、落款和頁碼的編寫；檔案材料要整潔規(guī)整齊全，使用不銹鋼訂書針或?qū)Ｓ脵n案設(shè)備裝訂。要求各單位形成的歸檔材料，包括實體檔案與電子檔案要做到隨辦隨歸。要收集及時。整理規(guī)范各單位形成的各類歸檔材料格式規(guī)范、整潔齊全。要順序編目、按照A4紙張的標準折疊或者裁減，不得有重份材料；對于字跡模糊、鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆等形成的文件材料要進行復印后方可歸檔；要做到分類存放，妥善保管。要求各單位、部門對于題名（通知、證明等）不全的歸檔材料編制題名，要題名準確、全面，對于補充的題名，在題名上要加（），沒有責任者、年、月、日的文件，要考證清楚，及時補上；整理規(guī)范要順序編目、按照A4紙張的標準折疊或者裁減，不得有重份材料；檔案移交時間：（1）黨群、行政、教學、科研、基建（綜合）、教學等管理性檔案及出版物檔案于次年6月底前移交；（2）教學業(yè)務(wù)性檔案按培養(yǎng)周期于次學年12月底移交；（3）科研課題在結(jié)題或鑒定驗收后兩個月內(nèi)移交；（4）基建項目在驗收、審計后兩個月內(nèi)移交；檔案移交時間：（1）黨群、行政、教學、科研、基建（綜合）、教（5）財務(wù)檔案于第三年5月底前移交；（6）聲像檔案形成后及時歸檔移交；（7）實物檔案形成后及時歸檔移交；（8）名人檔案形成后及時歸檔移交；-（9）電子檔案形成后及時歸檔，與檔案實體一起移交。（5）財務(wù)檔案于第三年5月底前移交；接收必須履行相應的手續(xù)，填寫備考表，填寫移交清單一式二份，由交接雙方簽字并加蓋單位印章。移交檔案時最好能夠提前預約，確定移交日期，以便清點交接。移交手續(xù)：

接收必須履行相應的手續(xù)，填寫備考表，填寫移交清單一式二份，由部門移交清單圖示部門移交清單圖示備考表圖示備考表圖示歸檔文件目錄圖示歸檔文件目錄圖示考核體系：

1、基礎(chǔ)建設(shè)30分2、業(yè)務(wù)管理60分3、開發(fā)利用10分考核體系：

1、基礎(chǔ)建設(shè)30分檔案科分工指導部門情況：張曉嫻：校長辦公室、國際交流合作處、基建處、教務(wù)處、口腔醫(yī)學院、法醫(yī)學院、藥學院暨重點實驗室、研究生部、臨床技能中心、護理學院、國際教育學院王媛：黨委辦公室、離退休工作處、資產(chǎn)管理處、現(xiàn)代技術(shù)教育中心、團委、科技處、學生處、基礎(chǔ)醫(yī)學院、繼續(xù)教育學院、外語部、生物醫(yī)學工程研究中心檔案科分工指導部門情況：檔案科分工指導部門情況：吳娜：組織部（黨校）、宣傳部、后勤管理