10證照類檔案治理方法〔試行版〕第一局部 總則第一章目的第一條為明確集團、區(qū)域、工程的證照治理權責，提高證照檔案的真實性、完整性、準確性，確保工程合法合規(guī)開發(fā)，特制定《證其次章適用范圍其次條本方法適用于集團全部工程在開發(fā)過程中形成的證照及圖紙檔案的治理，具體分類標準如下表所示。區(qū)域辦公室歸檔范圍一級二級類目序歸檔范圍和條款保管類目號期限01營業(yè)執(zhí)照永久02資質(zhì)證書永久03成交確認書、掛牌出讓公告永久04國有土地出讓/轉(zhuǎn)讓合同永久05建設用地規(guī)劃許可證永久06國有土地使用證永久開07竣工檔案接收證明書永久發(fā)工程開發(fā)08立項批復/核準意見永久證重要證照09環(huán)境影響報告書的批復永久照010110建設工程規(guī)劃許可證永久0111建筑工程施工許可證永久12商品房預售許可證永久13規(guī)劃驗收合格證永久14消防驗收意見書/消防范案受理憑證永久15環(huán)保驗收批復永久16竣工驗收備案表/證永久17股權收購資料永久區(qū)域辦公室歸檔范圍一級 二級 序類目 類目 號

保管歸檔范圍和條款期限01土地款發(fā)票永久02承租土地合同永久03建設工程選址意見書及審批表01土地款發(fā)票永久02承租土地合同永久03建設工程選址意見書及審批表永久04建設工程選址規(guī)劃審定通知書永久05投資打算立項申請永久06工程可行性爭論報告的批復永久07建筑地名命名批復永久08排污許可證/排水許可證/噪聲排放許可證永久09地質(zhì)工程勘察合同/工程勘察合同/建筑工程合同永久10修建性詳規(guī)/具體規(guī)劃核準申請/具體規(guī)劃審定通知永久11防空地下室易地建設意見書永久12誠信手冊永久13防雷裝置檢測報告/防雷裝置檢測合格證永久14施工圖設計審查文件永久15人防驗收意見申請永久16河道治理工程申報審批表永久17商品房價格備案登記表永久18門牌編訂批復/街名地址編號備案資料永久19商品房預售款監(jiān)控專戶證明/專用帳號監(jiān)管協(xié)議建設永久20政府事項交辦通知書/標準批復永久21工程設計審核意見書永久注：由于各個地方政府部門對證件辦理要求不一，因此移交的檔案包含但不限于上述檔案。區(qū)域工程技術部歸檔范圍一級 二級 序類目 類目 號

保管歸檔范圍和條款期限基建工程020102基建工程020202

工程質(zhì)量檢測報告/室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢測報告 永久工程質(zhì)量監(jiān)視報告 永久綠化工程竣工驗收表 永久電梯安裝檢驗合格證/電梯移交表 永久竣工綜合驗收合格證 永久總平面及豎向規(guī)劃圖 永久修建性具體規(guī)劃圖 永久房屋宗地平面圖 永久規(guī)劃證附圖 永久規(guī)劃驗收附圖 永久防雷核準圖 永久綠化系統(tǒng)規(guī)劃圖/道路系統(tǒng)規(guī)劃圖 永久消防報建圖 永久施工審查圖 永久10 人防施工圖 永久注：由于各個地方政府部門對證件辦理要求不一，因此移交的檔案包含但不限于上述檔案。第四條集團運營中心檔案治理職責：〔一〕負責檔案治理制度體系建設及檔案治理標準制定。〔二〕負責審核證照檔案的真?zhèn)巍！踩池撠煓n案系統(tǒng)的維護、工程建檔及區(qū)域、工程人員檔案系統(tǒng)權限設置及培訓指導。〔四〕負責審核各工程在系統(tǒng)內(nèi)移交的證照及備份。〔五〕對工程實體檔案的治理狀況檢查督導?！擦硨^(qū)域檔案治理狀況開展考核評估。第五條區(qū)域檔案職責〔一〕負責落實集團檔案治理要求。〔二〕建立完善各工程證照治理流程?！踩硨こ桃平坏膶嶓w檔案準時建檔并做好借閱歸還登記?！菜摹池撠煂^(qū)域內(nèi)各工程的證照治理狀況進展檢查督導。第六條工程證照檔案治理員職責〔一〕負責落實集團及區(qū)域檔案治理要求。〔二〕準時將真實的證照按要求移交檔案系統(tǒng)?！踩硿蕰r完整移交實體檔案至區(qū)域檔案治理部門?！菜摹硨χ匾娮幼C照進展本地存檔?！参濉硨Ρ４嬖诠こ痰膶嶓w檔案準時建檔并做好借閱歸還登記。第七條正確處理好利用與保密的關系，增加保密觀念，機密資識。第八條檔案室為公司重要工作場所，任何無關人員未經(jīng)許可不得進入；檔案室內(nèi)一切設備、設施，未經(jīng)許可不得使用。第九條檔案借閱者應嚴格遵守治理規(guī)定，依據(jù)范圍查閱檔案，不得隨便翻閱其它未經(jīng)同意查閱的檔案資料。第十條公司在職工作人員調(diào)離時，需按檔案室要求整理已形成的檔案資料，并退還所借檔案，檔案員審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案治理員調(diào)離，應由部門經(jīng)理監(jiān)視辦理，檔案交接完畢后，方能調(diào)離。其次局部電子證照治理方法第一條治理范圍〔一〕權限申請：催促工程、工程人員變更后準時申請檔案治理權限?！捕C照檔案。其次條檔案系統(tǒng)治理〔一〕登陸指引BIP〔二〕證照治理范圍序號證照名稱序號證照名稱1營業(yè)執(zhí)照11建筑工程施工許可證2資質(zhì)證書12商品房預售許可證3成交確認書、掛牌出讓公告13規(guī)劃驗收合格證4國有土地出讓合同14消防驗收意見書5建設用地規(guī)劃許可證15環(huán)保驗收批復6國有土地使用證16竣工驗收備案表7竣工檔案接收證明書18公司章程〔合作工程〕8立項批復19公司年報〔合作工程〕9環(huán)境影響報告書的批復20工程月報〔合作工程〕10建設工程規(guī)劃許可證21〔合作工程〕第三條移交要求〔一〕依據(jù)“檔案系統(tǒng)證照移交要求及模板”內(nèi)各證件模板移交證件?！捕df的白邊、黑框、黑邊、雜物等?！踩畴娮訖n案如施工證，左右連著的檔案，正文兩頁要作為一理，保證檔案原貌?！菜摹骋平桓募r，必需在系統(tǒng)內(nèi)備注?！参濉程貏e狀況先取得復件后取得原件時，準時告知相關人員。第四條電子備份〔一〕取得檔案原件/復件時，需準時對所取得證照掃描/拍照，利用文件效勞器或共享文件夾實現(xiàn)檔案電子檔的安全保存及共享。〔二存放電子版文件。〔三〕負責治理電子檔案并供給利用。第三局部實體檔案治理第一條檔案保管〔一〕開發(fā)過程中證照原件區(qū)域自行設定保存地點〔可在區(qū)域辦公室統(tǒng)一保管也可工程自行保管〕〔二〕各工程實體檔案在竣工后三個月內(nèi)需移交至區(qū)域辦公室或區(qū)域工程技術部統(tǒng)一保管。其次條檔案匯編〔一〕檔案資料整理1、檔案需進展系統(tǒng)整理，依據(jù)“一案一卷或數(shù)卷”的原則，將不同類型的檔案材料分成不同的案卷。2、檔案整理期間，應按工程及檔案數(shù)量按實際狀況進展分類。少，可按開發(fā)流程與其它檔案類型編制在同一全宗內(nèi)。3、檔案及圖紙應準時按標準建檔，同一全宗內(nèi)的各類證件應進展注銷、存檔。4、整理檔案必需做到完整、準確、系統(tǒng)；字跡清楚，制止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙等不耐久材料。5訂書針等)，用細線或?qū)垙垷o損害的粘合劑將同一份材料的各頁重縫〔粘〕A4A416幅面的用A46、卷內(nèi)文件排列挨次。卷內(nèi)文件材料排列的原則是：結(jié)論性材譯文在前，原文附后；其它在辦案過程中形成的材料，按內(nèi)容的重要程度或時間先后排列。7、檔案編目。每個資料盒均建立卷內(nèi)名目，并依據(jù)卷內(nèi)名目的有序號的資料柜中妥當保管。8水書寫或黑墨打印，要求字跡標準清楚、真實準確。卷內(nèi)名目待一頁寫滿后整頁打印替換手寫版。9打印脊背?！捕硤D紙治理1、竣工圖承受手風琴式折疊，大小為四號圖幅。2、編制圖紙名目后，按挨次裝入資料盒。第三條檔案歸檔〔一〕開發(fā)過程中使用的資料可參考工程總辦現(xiàn)行使用的打孔文件夾，檔案裝入打孔文件保護袋后歸檔。〔二〕竣工資料歸檔統(tǒng)一使用標準的紙質(zhì)資料盒。〔三〕資料盒裝不下涉及文件或記錄時，可承受一樣標識的幾個資料盒進展，同時應依據(jù)報建的工程工程分別建立、收存?！菜摹硽w檔檔案一般一式一份，重要的、利用頻繁的和有專屬需全都性?！参濉硽w檔的文件、材料、圖件應完整、準確。文件書寫和載體材料能耐久保存、整理符合標準?！擦鶜w檔的紙質(zhì)檔案原則上應與相應的電子檔案一并存檔保存。〔七〕歸檔檔案應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件歸檔后不得更改。第四條檔案圖紙移交〔一〕檔案移交1、工程或組團原則上竣工三個月內(nèi)，應將全部檔案收集齊全，妥當整理，按類別、名目挨次號排列整理后移交?！捕硤D紙移交1、移交范圍：規(guī)劃報建、施工報建、消防、防雷等報建或各項〔指有政府部門蓋章的批復圖紙〕。2、移交要求：圖紙移交需附上圖紙移交清單〔用A4〕，并在圖紙袋正面、側(cè)面分別注明圖紙名稱、苑區(qū)名稱及期數(shù)、圖紙類型、型號〔按挨次〕、份數(shù)等內(nèi)容。3、移交數(shù)量：圖紙移交不超過一式一套?！踩骋平灰?、檢查檔案資料的完整、準確性后，編制移交清冊，移交檔案。重要工程的文件材料移交時應編寫歸檔說明。2、接收移交檔案時應全面檢查歸檔資料的質(zhì)量和數(shù)量。3、交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊一式兩份，交接方各留一份以備查考。第五條借閱治理〔一發(fā)和治理中的作用。〔二〕檔案及圖紙的相關借閱手續(xù)1、檔案圖紙借閱時，工程人員持員工證借用，出示《員工證》借出，同時填寫附表1后由工程部負責歸還。2、假設需借閱檔案只有一份原件，需復印一份存檔。3、借件人需做好借閱登記。4、假設借用證件數(shù)量較多或檔案用于緊急事務時，應提前通知區(qū)域辦公室檔案員。5、未經(jīng)檔案員同意，不能擅自進入檔案室；借或復印檔案時，需確保其安全性，嚴禁撕毀轉(zhuǎn)借、折疊、污損、拆散、抽出、折皺和喪失或剪裁資料；不得在檔案資料上劃線、圈點、打叉、涂改，更不得帶走原文件。6、因治理不善造成檔案資料損壞、喪失或覺察特別問題，應準時報告相關檔案員?！踩硻n案的變更、注銷1、假設證件、資料由于某些緣由需辦理變更、注銷手續(xù)的，借用人提交變更后的有效證件，同時告知相關檔案員?！菜摹惩饨铏n案定期追還1、外借檔案使用后應馬上歸還，雙方當面核對無誤后注銷借件記錄。2、檔案借閱實行季度清零，每季度將借閱出去的全部檔案都追還至檔案室。3、檔案在歸還期內(nèi)尚未使用完畢，應進展續(xù)期借用。第六條檔案室治理1、檔案保管必需有專用房間或鐵質(zhì)箱柜，保持適當?shù)臏?、濕度，并應有防火、防蟲、防盜、防塵、防霉、防高溫、防蟲鼠等要求，為檔案的安全保管和供給利用制造必要的條件。2、檔案員應常常對檔案進展保管狀況的檢查。如覺察問題要準時報告，同時應實行補救措施，削減檔案的損失。3、