1.目的：確保品質(zhì)系統(tǒng)有效運(yùn)作，并藉以規(guī)范外來(lái)文件的管理。2,范圍：適用于外來(lái)文件的管理。.定義：1外來(lái)文件：把客戶提供以及搜集自外來(lái)的國(guó)際/國(guó)家或區(qū)域的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)成本公司制造、檢（試）驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)或管理標(biāo)準(zhǔn)使用的文件，應(yīng)作發(fā)行狀態(tài)的更新管理（如TS16949、GB、政府安全及環(huán)保法規(guī)等）。2把客戶提供的有關(guān)規(guī)范及要求，應(yīng)進(jìn)行審查管制，并確實(shí)執(zhí)行。機(jī)密文件管理：客戶指定或公司經(jīng)理級(jí)及以上人員指定的文件，不可外泄相關(guān)內(nèi)容的資料。.流程：流程權(quán)責(zé)單位相關(guān)說(shuō)明使用表單各部門總經(jīng)辦各部門接收到外來(lái)文件須轉(zhuǎn)交總經(jīng)辦統(tǒng)籌辦理［外來(lái)文件收文登記表］外來(lái)文件接收與轉(zhuǎn)交f總經(jīng)辦［外來(lái)文件總覽表］外來(lái)文件編號(hào)列管f總經(jīng)辦外來(lái)文件保存與維護(hù)wf申請(qǐng)人總經(jīng)辦依申請(qǐng)期限歸還［文件借閱登記表］［文件分發(fā)記錄表］外來(lái)文件借閱與分發(fā)f總經(jīng)辦［外來(lái)文件最新版次確認(rèn)表］［文件檔案銷毀申請(qǐng)表］外來(lái)文件更新或作廢5.內(nèi)容:5.1外來(lái)文件須列入編號(hào)、保管、借出入管理的類別：技術(shù)手冊(cè)、國(guó)內(nèi)外法規(guī)、設(shè)計(jì)參考書籍、試驗(yàn)及制造設(shè)備手冊(cè)，競(jìng)爭(zhēng)廠商技術(shù)資料。如屬機(jī)密性文件，相關(guān)人員需借用，必須由經(jīng)理級(jí)及以上人員簽字認(rèn)可，方可借用。5.2外來(lái)文件接收與轉(zhuǎn)交：5.2.1各部門接收到客戶所提供的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)等文件資料，即轉(zhuǎn)交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦對(duì)客戶提供的規(guī)范及要求進(jìn)行送審查、核準(zhǔn)，并分發(fā)至相關(guān)單位，落實(shí)客戶的具體要求。5.2.2總經(jīng)辦接收到各部門轉(zhuǎn)交的外來(lái)文件或資料時(shí)，須登記于［外來(lái)文件收文登記表］,并將外來(lái)文件或資料編號(hào)列管。3外來(lái)文件編號(hào)列管3.1外來(lái)文件編號(hào)原則：□□□□□I| 1-流水碼，以數(shù)字001?999表示。I1■類別代碼，如下表表示。1-外來(lái)文件代碼：以英文字母W表示。類別代碼說(shuō)明K客戶提供的標(biāo)準(zhǔn)G國(guó)際、國(guó)家或地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)5.3.2總經(jīng)辦編號(hào)后，須登記于［外來(lái)文件總覽表］，賦予版次。版次以01-99的順序編排以鑒別最新版本資料。5.4外來(lái)文件保存與維護(hù)5.4.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)有編號(hào)的外來(lái)文件的管理，并須依類別存放于檔案柜并標(biāo)識(shí)。5外來(lái)文件借閱與發(fā)行5.1須借閱外來(lái)文件者，應(yīng)向總經(jīng)辦文管員辦理借出，文管員于［文件借閱登記表］上辦理登記，并請(qǐng)借閱人簽名。2借閱人于借閱期30天滿時(shí)，應(yīng)主動(dòng)歸還所借出的文件，文管員于［文件借閱登記表］上注明歸還日期并簽名。若期滿未歸還，文管員應(yīng)向借閱人收回文件。A15.5.3外來(lái)文件及資料由總經(jīng)辦文管員登錄，并加蓋紅色［外來(lái)文件受控章］統(tǒng)籌發(fā)行。各部門因工作必備外來(lái)文件時(shí)，須由總經(jīng)辦記錄于［文件分發(fā)記錄表］。(見(jiàn)《體系文件管理程序》)5.6外來(lái)文件的變更或作廢外來(lái)文件及資料如有變更或修訂，由總經(jīng)辦統(tǒng)一收回及銷毀，并發(fā)行新版。5.6.2文管銷毀文件或資料時(shí)，須填寫［文件檔案銷毀申請(qǐng)表］,經(jīng)原執(zhí)行審查部門審核后銷毀。5.6.3無(wú)效的外來(lái)文件及資料有保存的需要時(shí)需加蓋［文件管制作廢章］見(jiàn)《體系文件管制程序》應(yīng)予以識(shí)別。7工程規(guī)格文件7.1客戶提供的圖面依《圖紙管理程序》管理。7.2為避免無(wú)效外來(lái)文件及資料的誤用，總經(jīng)辦文管須于每年11月上網(wǎng)查尋、電話或傳真通知等形式，確認(rèn)與記錄于［外來(lái)文件最新版次確認(rèn)表］。如有異動(dòng)條款則更新版次狀況及修訂［外來(lái)文件總覽表］,并發(fā)行各部門核對(duì)，以鑒別其版次是否為最新的版本。7.3顧客所提供的工程資料、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及其變更，應(yīng)于二個(gè)工作周內(nèi)及時(shí)審查、分發(fā)、執(zhí)行，且應(yīng)保持每項(xiàng)生效日期記錄于】設(shè)計(jì)變更/過(guò)程變更/PPAP/讓步接收生效實(shí)施日期記錄表:o6.相關(guān)附件：1［外來(lái)文件收文登記表］(FM040300-01).2［外來(lái)文件總覽表］(FM040300-02).3［文件借閱登記表］(FM040300-03)4［外來(lái)文件最新版次確認(rèn)表］(FM040300-04)6.5［文件分發(fā)記錄表］(FM040200-03)6［文件檔案銷毀申請(qǐng)表］(FM040200-04)6.7［設(shè)計(jì)變更/過(guò)程變更/PPAP/讓步接收生效實(shí)施日期記錄表］(FM040300-05)A