城建檔案的整理立卷與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（西安市城市建設(shè)檔案館）張煒城建檔案案卷質(zhì)量的優(yōu)劣直接關(guān)系著它的查閱利用和保管期限， 為使城建檔案能長期有效的保存下去和迅速準(zhǔn)確的查閱利用， 除了對城建檔案的歸檔范圍及其準(zhǔn)確性（內(nèi)在質(zhì)量）必須進(jìn)行要求外，還應(yīng)對其組卷、著錄、裝訂形式（外在質(zhì)量）進(jìn)行嚴(yán)格的要求。新的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（部頒標(biāo)準(zhǔn)GB/T520328—2001以下簡稱規(guī)范）對城建檔案的質(zhì)量有著非常嚴(yán)格的要求。該規(guī)范做為城建檔案專業(yè)第一部國家標(biāo)準(zhǔn)的頒布實施，為廣大城建檔案工作者提供了同一個質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，具有很強(qiáng)的可操作性，克服了檔案工作者在工程竣工后進(jìn)入竣工文件歸檔備案階段時的茫然感。是廣大施工技術(shù)人員和城建檔案工作者的良師益友，希望大家能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實。下面就規(guī)范的有關(guān)問題與大家共同學(xué)習(xí)探討，以便在實際工作中能有一些指導(dǎo)作用。一對歸檔文件的基本要求1對文件材料原始性的要求新頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》第4.2.1條明確指岀“歸檔的工程文件應(yīng)為原件”這和我們西安市人大常委會 2001年2月13日頒發(fā)的《西安市城市建設(shè)檔案管理條例》第三章第十五條“檔案材料應(yīng)當(dāng)是原件，其中建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證、國有土地使用證和其他工程前期管理性文件可以是副本或者復(fù)印件”是基本吻合的。有一些竣工圖文件只有一件（特別是一些工程前期依據(jù)性文件）有關(guān)各部門都要求是原件，這樣的矛盾怎樣解決？《西安市城市建設(shè)檔案管理條例》第二十五條規(guī)定“載有城市建設(shè)檔案館及其法定代表人印章或者簽名的檔案復(fù)制品，具有與檔案原件同等效力?！?根據(jù)這一規(guī)定，凡是原件不足的，只要是將原件報送城建檔案館的、城建檔案館經(jīng)過驗證后可據(jù)其具體需求岀具原件證明。有關(guān)部門根據(jù)條例都應(yīng)認(rèn)可，解決了因原件不足的矛盾。2對書寫材料的要求規(guī)范第4.2.4規(guī)定工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料（碳素墨水或藍(lán)黑墨水）不得使用紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。這一規(guī)定主要是從檔案保護(hù)學(xué)的角度考慮的， 紅墨水和純藍(lán)墨水親水怕光，圓珠筆和復(fù)寫紙易擴(kuò)散，鉛筆易磨損。所以規(guī)范在這一條文中使用了“不得”這一嚴(yán)格措辭。為了檔案的永久性保存，請大家務(wù)必注意這一點。在工程起始就應(yīng)向有關(guān)文件形成部門提岀要求3紙張規(guī)格的要求規(guī)范對工程文件中文字材料的大小也進(jìn)行了限定，第 4.2.6條規(guī)定“工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4幅面（297X210mm,該條款在用詞上用了首選詞“宜”，它主要是考慮了行業(yè)之間和目前新舊規(guī)范大小規(guī)格還在進(jìn)行交替過程中。 那么遇到大小規(guī)格不一的文字材料怎么辦？遇到類似問題可以靈活掌握， A4文件材料多應(yīng)將小的文件材料拓裱成 A4大小，小的（16K）多時，可將大于16K幅面的文件材料在留足檔案內(nèi)容保護(hù)距離的前提下，裁切成16K大小或者折疊成16K大小。二、工程文件的立卷什么叫立卷？按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷叫立卷（規(guī)范 2.0.12）（一） 工程文件材料的立卷原則1 城市建設(shè)檔案的立卷有別于其它類別檔案的立卷，它具有文件材料龐雜、涉及面廣和技術(shù)性強(qiáng)等特點，所以在立卷前要合理安排統(tǒng)籌兼顧，規(guī)范第5.1.1條規(guī)定“立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管利用”。什么是自然形成規(guī)律？比如說工程準(zhǔn)備階段文件材料，通常是按以下步驟進(jìn)行的：第一步：工程在開工建設(shè)前，首先必須向有關(guān)部門提岀項目建議書和可行性研究報告，經(jīng)過專家論證后，報主管部門審批立項；第二步：工程立項后取得投資計劃；第三步：工程在取得立項計劃后進(jìn)入定點征地階段，首先必須拿到政府的建設(shè)用地批文、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、到規(guī)劃部門定點、勘測部門進(jìn)行土地界址測量、取得土地證。隨著近幾年經(jīng)營城市理念的推廣，土地的轉(zhuǎn)讓由隱形市場（企業(yè)與企業(yè)之間、農(nóng)村與企業(yè)之間的暗地轉(zhuǎn)讓）向有形市場過渡（由政府土地管理部門統(tǒng)一對要岀讓的土地進(jìn)行掛牌拍賣經(jīng)營）那么在這一環(huán)節(jié)過程中就又產(chǎn)生了土地岀讓拍賣文件（規(guī)范里沒有要求，但是根據(jù)需要應(yīng)立卷保管）。第四步：在取得土地證后進(jìn)入規(guī)劃建審階段，在這個階段要取得規(guī)劃許可證、建審圖、建筑物實測成果表（通常把驗線單和前邊三個文件材料放在一起，這樣便于利用）。第五步：辦完規(guī)劃手續(xù)后進(jìn)行勘察設(shè)計。第六步：辦理開工手續(xù)，開工前要對設(shè)計藍(lán)圖進(jìn)行抗震設(shè)計審查、工程質(zhì)量監(jiān)督申報、工程的監(jiān)理和招投標(biāo)（含承包企業(yè)資質(zhì)審查）、簽定工程竣工檔案報送協(xié)議書、取得施工許可證、開工報告。以上大致從基建工程程序把工程準(zhǔn)備階段文件的自然形成規(guī)律、先后順序進(jìn)行了總結(jié)，具體在每一步還應(yīng)形成那些文件材料請參見《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》附錄 A的內(nèi)容，這里不在細(xì)述，工程文件組卷應(yīng)保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，這里講的意思是在上述每一步里所形成的文件，原則上不能分開，比如土地證和其附件不能分開、規(guī)劃許可證不能和其附件分開、施工許可證不能和其附件分開等等。2一個建設(shè)工程（項目）由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷 （規(guī)范5.1.2條）。比如西安聯(lián)合大學(xué)新校園項目，它是由行政辦公樓、教學(xué)樓、圖書館、實驗樓、體育館、學(xué)生公寓、教師公寓、學(xué)生食堂、教工食堂、職工住宅等各個單位工程組成，我們在組卷時就必須按照該條款并參照規(guī)范附錄A的內(nèi)容分門別類的進(jìn)行組卷 。3通常情況下按規(guī)范5.1.3條第一款和規(guī)范附錄A的規(guī)定，將工程竣工文件按基本建設(shè)程序劃分為以下五個部分： 工程前期準(zhǔn)備階段文件材料----監(jiān)理文件材料-----施工文件材料——竣工圖——工程竣工驗收文件材料。下面是將一個建筑安裝工程按照規(guī)范 5.1.3的要求以照附錄A的順序分別組成案卷例子工程前期準(zhǔn)備文件的組卷XX單位xx工程工程前期立項文件材料XX單位xx工程建設(shè)征地拆遷文件材料xx單位xx工程勘察、測繪、設(shè)計文件材料xx單位xx工程招投標(biāo)文件xx單位xx工程開工審批文件材料xx單位xx工程建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單工程準(zhǔn)備文件材料是否都必須按照六個問題單獨組卷，還要視工程的規(guī)模大小及其最終形成的竣工文件材料的多少而定。如有的單體插建工程就不發(fā)生征地事項，因此就沒有第②卷。（對于一般小型一棟單體住宅工程可按立項文件 ----土地證及附件----規(guī)劃許可證及附件----施工許可證及附件-----開竣工報告五項內(nèi)容組成一個綜合卷）注：規(guī)劃許可證的附件指建審平面總圖、建筑物實測成果表及驗線單、竣工測量成果等施工許可證的附件指工程招投標(biāo)文件、施工圖抗震設(shè)計審查文件、施工監(jiān)理許可證、建筑節(jié)能審核、建筑工程質(zhì)量監(jiān)督文件等工程監(jiān)理文件的組卷將工程監(jiān)理文件材料按照附錄 A的順序組成xx單位xx工程監(jiān)理文件卷（文件多可組若干卷），具體見規(guī)范附錄A17頁這里就不在詳敘。工程施工文件的組卷對于施工技術(shù)文件材料應(yīng)按照附錄 A的順序要求劃分為土建安裝工程和設(shè)備安裝工程兩部分，土建安裝工程施工技術(shù)文件材料應(yīng)按附錄 A18頁的要求組成如下11個案卷xx單位xx土建工程施工準(zhǔn)備文件材料xx單位xx工程地基處理記錄文件材料xx單位xx土建工程圖紙變更記錄文件材料xx單位xx土建工程原材料、預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試報告文件材料xx單位xx土建工程施工試驗記錄文件材料xx單位xx土建工程隱蔽檢查記錄文件材料綜上所述，一個建筑安裝工程一般情況下應(yīng)形成以上 綜上所述，一個建筑安裝工程一般情況下應(yīng)形成以上 30個獨立的標(biāo)準(zhǔn)案卷模式（同類施工技術(shù)文件），那么對于這 30個標(biāo)準(zhǔn)模式案卷究竟是否⑦XX單位XX土建工程施工記錄文件材料⑧XX單位XX土建工程質(zhì)量質(zhì)量事故處理記錄（等級以上事故）⑨XX單位XX土建工程質(zhì)量驗收記錄文件⑩XX單位XX建筑工程竣工圖11XX單位XX結(jié)構(gòu)工程竣工圖設(shè)備安裝工程施工技術(shù)文件材料應(yīng)按附錄 A18頁的要求組成如下10個案卷①XX單位XX設(shè)備安裝工程圖紙變更記錄②XX單位XX設(shè)備產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄文件③XX單位XX設(shè)備安裝隱蔽工程檢查記錄文件④XX單位XX安裝工程施工試驗記錄文件⑤XX單位XX電氣工程竣工圖⑥XX單位XX給排水（工程消防）竣工圖⑦XX單位XX采暖通風(fēng)空調(diào)竣工圖⑧XX單位XX燃?xì)夤こ炭⒐D⑨XX單位XX室外總體工程竣工圖10xx單位XX室外地下綜合管線竣工圖注：施工文件市建委質(zhì)量監(jiān)督站把這一部分劃為質(zhì)量保證文件、施工技術(shù)文件、質(zhì)量評定文件三大塊，這三塊實質(zhì)上和規(guī)范不矛盾，其內(nèi)容完全一樣，只不過新規(guī)范在文件分類上更細(xì)致一些。請大家不要產(chǎn)生誤解。工程竣工文件的組卷工程竣工文件有別于質(zhì)量評定文件，有它的專指性，它專指工程竣工驗收時形成的所有結(jié)論性文件，如：竣工總結(jié)、竣工驗收記錄、單位工程（子單位）驗收記錄、竣工驗收證明書、竣工驗收報告、竣工驗收備案表（另行處理）、工程質(zhì)量保修書、財務(wù)決算（另行處理）、驗收會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話等?？筛鶕?jù)規(guī)范的內(nèi)容進(jìn)行增減組成一個或者若干個如下題名的案卷XX單位XX工程竣工驗收文件材料能滿足實際需要，還要視其工程規(guī)模的大小而定，如前面土建安裝工程施工技術(shù)文件第④土建工程原材料、預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試報告文件，對于大型項目而言組成一個卷就滿足不了要求，因為大型項目這類文件材料特別多，按照規(guī)范第 5.1.4條第1款的“案卷厚度一般不宜超過20mm的原則，對于此類標(biāo)準(zhǔn)模式案卷，就必須分成若干卷，但其案卷題名不變，可在卷名后編注此類卷的冊數(shù)順序）。注：規(guī)范 5.1.4條里關(guān)于案卷厚度寫的是40mm這個案卷厚度專指印刷成冊的科技文件并加注副題名，副題名可詳細(xì)該卷的內(nèi)容，但要把副題名括起來 ，除此以外的工程文件材料還必須按15mm的卷厚整理。這一解釋是在建設(shè)部舉辦的規(guī)范培訓(xùn)班上說明的，請大家在實際工作中務(wù)必要注意這一點，以免岀錯。4立卷過程中還應(yīng)遵循規(guī)范5.1.4條第2款的規(guī)定“案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。這里的不同載體是指底片、照片、聚脂薄膜底圖、電子文件等。（二） 卷內(nèi)文件的排列按照規(guī)范5.2.1條規(guī)定“文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后、印本在前、定稿在后，主件在前附件在后的順序排列，這一規(guī)定規(guī)范沿用了文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)。（指工程準(zhǔn)備文件材料及一些合格證復(fù)試報告，參看前面工程前期準(zhǔn)備文件的組卷注解）對于竣工圖則必須按專業(yè)排列，同專業(yè)的竣工圖則按圖號順序排列。規(guī)范5.2.3條“既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后”的規(guī)定是在卷內(nèi)文件排列時的普遍規(guī)定。當(dāng)圖紙是文件的附件時，在卷內(nèi)文件排列時除應(yīng)滿足規(guī)范 5.2.3條的規(guī)定外，還必須滿足規(guī)范 5.2.1的規(guī)定，如附錄A第15頁開工審批文件第四條建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件，這里的附件包括建筑物實測成果表、定驗單、建筑規(guī)劃審批平面圖。那么就不能死搬硬套第 5.2.3條的規(guī)定。類似問題還有建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件等（三） 案卷的編撰著錄當(dāng)把眾多繁雜零亂的文件材料按照前面的規(guī)定立卷排列并檢查無誤后，下一步的工作就是打印頁碼號、編寫目錄、案卷封面和備考表填寫。（封面、目錄、備考表全市統(tǒng)一到城建檔案館購買）編目前首先要對文件材料編打頁碼號（用自動號碼機(jī)），編打頁碼號按照規(guī)范第 5.3.1條有以下規(guī)定：1有書寫內(nèi)容的頁面（正反兩面都有文字）都必須編打頁碼號，每卷獨立編號，頁碼號從“ 1”開始，卷與卷之間的頁碼號不能連續(xù)編打）。2正面書寫的文件頁碼打在右下角、反面書寫的文件頁碼打在左下角。圖紙一律在右下角。3成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，凡是自成一卷的。原目錄可替代卷內(nèi)目錄，不必從新編寫頁碼。（厚度不得大于 20mm當(dāng)原圖紙目錄有增減變動時，必須重新編寫卷內(nèi)目錄。4為了著錄檔案用的案卷封面、卷內(nèi)目錄（含用圖紙目錄替代卷內(nèi)目錄者）、卷內(nèi)備考表不編打頁碼。頁碼號編打完成后，還需要檢查以下是否有漏打的頁碼號，漏打頁碼是不允許的。檢查無誤后，既可進(jìn)入卷內(nèi)目錄的編制填寫階段，編制卷內(nèi)目錄除必須符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》第 5.3.2條的規(guī)定外，還應(yīng)符合《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》第322條、421條的規(guī)定：1目錄序號的填寫：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“ 1”依次標(biāo)注。（或同一類文件，如鋼材、水泥檢試驗報、隱蔽驗收等等）2目錄中文件編號的填寫：該欄填寫工程文件的原有的文號，沒有的就空者。3責(zé)任者欄目的填寫：過去我們把該欄目叫形成單位，新規(guī)范叫責(zé)任單位，該欄目要填寫責(zé)任單位名稱，通常情況下不要填寫個人名。對于工程準(zhǔn)備文件材料的責(zé)任單位比較好認(rèn)定，特別是對于施工文件的原材料合格證部分的責(zé)任單位不好填寫，因為它比較繁雜零亂。因此通常填寫施工單位，由施工單位全權(quán)負(fù)責(zé)?？⒐D的責(zé)任單位也是施工單位。填寫時，如果責(zé)任單位是施工單位或者是建設(shè)單位時，不要寫施工單位或者乙方、也不要寫建設(shè)單位或者時乙方，要寫單位名稱。實際工作中有些同志時有填錯。所以請大家在填寫時一定要注意。3目錄內(nèi)文件題名的填寫：該欄填寫文件標(biāo)題欄的全稱。（施工文件填寫文件類別名）4目錄內(nèi)日期的填寫： 該欄填寫文件形成的日期（發(fā)文日期），施工文件填寫該類文件中最早的一份文件的形成時間和最晚的一份文件的形成時間（要有一個時間段）。5目錄內(nèi)頁次的填寫： 該欄填寫序號文件在卷內(nèi)目錄所排列的起始頁碼號，最后一份文件填寫終止頁碼號，其余只填寫開始頁碼。編目工作完成后，下一步是案卷封面的編寫，案卷封面的編寫也應(yīng)除符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》第 5.3.4條的有關(guān)規(guī)定外，還必須符合《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》的有關(guān)要求，填寫前要對卷內(nèi)文件統(tǒng)籌考慮，要提煉其精髓反映在案卷題名中。①案卷封面只填寫案卷題名和題名欄以下的欄目，以上的欄目由城建檔案館填寫。1如何填寫好案卷名稱《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》第 5.3.4條第5款規(guī)定“城建檔案案卷題名的填寫要簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，案卷題名應(yīng)包括建設(shè)單位名、工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容名”。案卷提名的準(zhǔn)確程度與城建檔案立卷人對工程的熟悉程度和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)有關(guān)。準(zhǔn)確完整的案卷題名對于今后的查閱提供利用能起到事半功倍的作用。一個完整準(zhǔn)確的案卷題名應(yīng)包括以下幾個部分：建設(shè)單位名稱+工程名稱（個別特殊工程還應(yīng)加工程地點名） +卷內(nèi)文件的內(nèi)容概括名（前邊列岀的 30個標(biāo)準(zhǔn)模式卷打叉以后的部分。這里給岀的這個公式在填寫案卷名稱時請大家靈活掌握套用。2編制單位欄的填寫規(guī)范第5.3.4條第六款“編制單位欄應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者”根據(jù)這一原則和規(guī)范第 5.1.3戈卩分的五個分部的界限范圍，工程前期準(zhǔn)備階段文件的主要責(zé)任單位是建設(shè)單位，因此一般填寫建設(shè)單位；監(jiān)理文件的編制單位填寫監(jiān)理單位；施工文件、竣工圖和竣工驗收文件的編制單位填寫施工單位。3案卷封面起止日期的填寫規(guī)范第534條第7款“起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期”。其實，當(dāng)把卷內(nèi)目錄編制工作完成后，就已經(jīng)決定了案卷封面欄的編制日期。您只要在編好的案卷目錄中，從前往后找一個最早的開始時間和一個最晚的結(jié)束時間，就是案卷封面編制日期的起止時間。4保管期限、密級的填寫保管期限的填寫應(yīng)以附錄A的要求為準(zhǔn)，同一案卷內(nèi)有不同的保管期限和不同的密級劃分時，以就高不就底為原則。目錄、封面編制完成后，就是卷內(nèi)備考表的填寫。卷內(nèi)備考表編排在案卷的最后，它主要說明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件的頁數(shù)，以及立卷單位對對案卷的有關(guān)情況的說明，如復(fù)印件的情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的就不填寫了，要具體情況具體對待。（四）案卷的裝訂裝訂以前必須要檢查以下卷內(nèi)文件里