EnglishinElectricAutomation張玲專業(yè)英語培訓講義2013~2014學年第一學期電氣工程及其自動化2010-1,2010-2班0谷風書苑EnglishinElectricAutomation據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務領(lǐng)域中約有90%的員工通過電子郵件的形式來聯(lián)系公務。英文電子郵件的重要性商務英語電子郵件以其方便快捷，在現(xiàn)代商務活動中起著重要作用。商務往來中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實力，直接影響到客戶對公司的評估。所以，商務電子郵件的寫作在業(yè)務往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。1/64谷風書苑據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的寫作要求商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件常用句式Contents2/64谷風書苑商務英語電子郵件的格式Contents2/64谷風書苑商務英語電子郵件由五部分組成：Address--收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址Subject--主題Salutation--稱呼、Opening--開頭、Body--正文、Ending--結(jié)尾句ComplimentaryClose--禮貌結(jié)束語Writer’sFullName--寫信人全名、Writer’sTitleandDepartment--寫信人職務及所屬部門、Address--地址、Tel--電話號碼、Fax--傳真商務英語電子郵件的格式(1/15)3/64谷風書苑商務英語電子郵件由五部分組成：Address--收信人

Address–地址收信人地址To:

抄送收信人地址Cc:密送收信人地址Bcc:Cc:CarbonCopyBcc:BlindCarbonCopyTo:

12@Cc:

456@Bcc:789@多個收信人地址用半角的逗號或者分號隔開。商務英語電子郵件的格式(2/15)4/64谷風書苑Address–地址收信人地址To:Cc:

Subject–主題(1/3)1.主題(Subject)框的內(nèi)容應簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整的句子，但長度一般不超過35個字母。YES：SuppliertrainingNO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany商務英語電子郵件的格式(3/15)5/64谷風書苑Subject–主題(1/3)1.主題(Sub

Subject–主題(2/3)2.主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。NO：NewsaboutthemeetingYES：Tomorrow'smeetingcanceled3.視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI(ForYourInformation，供參考)例如：URGENT:Submityourreporttoday!商務英語電子郵件的格式(4/15)6/64谷風書苑Subject–主題(2/3)2.主題框的內(nèi)容切

Subject–主題(3/3)4.一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。YES：NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO：detailedcalculation商務英語電子郵件的格式(5/15)7/64谷風書苑Subject–主題(3/3)4.一般來說，只要

Salutation--稱呼(1/4)根據(jù)發(fā)信人的具體情況以及發(fā)信人與收信人之間的關(guān)系而定。在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。TomHanksDear/HiTom,DearMrHanks,收信人的名字千萬不要寫錯。商務英語電子郵件的格式(6/15)JenniferAnistonMiss/Mrs/MsAniston8/64谷風書苑Salutation--稱呼(1/4)

Salutation--稱呼(2/4)收信人是多個男性用Messrs；多個女性用Mesdames,Mmes,或Mses；有男有女，弄清楚每個人的稱呼。Messrs.Smith,Wyatt,andFury有榮譽學位多不喜歡用一般的頭銜。Mses.Dicaprio,Lionel,andGreenMr.HaroldWrightandMissMargaretWrightDr./Prof./General/SenatorWright商務英語電子郵件的格式(7/15)9/64谷風書苑Salutation--稱呼(2/4)收信人是多個

Salutation--稱呼(3/4)老外的名字有時有Jr.或Sr.,羅馬數(shù)字I，II等MartinLutherKing,Jr.JohnParker,Sr.isthefatherofJohnParker,Jr.GeorgeBushSr.

GeorgeVIWhenGeorgeVIdied,ElizabethIIsucceededtothethrone.商務英語電子郵件的格式(8/15)10/64谷風書苑Salutation--稱呼(3/4)老外的名字有

Salutation--稱呼(4/4)如果沒有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：DearCommitteeMember:DearColleagues:DearMeetingPlanner:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:商務英語電子郵件的格式(9/15)DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:Ladies

or

Gentlemen:DearCustomers，11/64谷風書苑Salutation--稱呼(4/4)如果沒有名字

Opening–開頭(1/3)澄清你的意圖在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。感謝讀者是郵件開場白的好辦法。感謝您的讀者能讓對方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助。商務英語電子郵件的格式(10/15)記得要注意語法，拼寫和標點符號，保持句子簡短明了且句意前后一致。12/64谷風書苑Opening–開頭(1/3)澄清你的意圖

Opening–開頭(2/3)商務英語電子郵件的格式(11/15)如果回復客戶的咨詢，向他們對公司的興趣表示感謝Thankyouforcontactingus.如果對方已經(jīng)回復過你的一封郵件了，感謝回復Thankyouforyourpromptreply.Thanksforgettingbacktome.如果你主動給別人寫郵件，表明意圖Iamwritingto…13/64谷風書苑Opening–開頭(2/3)商務英語電子郵件的格

Opening–開頭(3/3)商務英語電子郵件的格式(12/15)如果有人給了你特別的幫助Thankyouforallyourassistance.某個客戶或是經(jīng)理寫對你的工作提出了一定的質(zhì)疑Itrulyappreciate…Thankyouforyourfeedback.如果你詢問一些信息，對方花了點時間才發(fā)送給你Thankyouforprovidingtherequestedinformation.14/64谷風書苑Opening–開頭(3/3)商務英語電子郵件的格

Body–正文正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個小主題，每個小主題一段，每段一般只有一兩句話。正文由兩三個或三四個簡短的段落構(gòu)成。商務英語電子郵件的格式(13/15)正文書寫格式絕大多數(shù)采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始，這種格式便于打字和節(jié)省時間，提高工作效率。

稱呼和開頭之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行。15/64谷風書苑Body–正文正文是電子郵件的主要部

Ending–結(jié)尾在郵件結(jié)束之前，應再次感謝收信人。商務英語電子郵件的格式(14/15)Thank

you

for

your

patience

andcooperation.或

Thank

you

for

your

consideration.If

you

have

any

questions

or

concerns,don’thesitatetolet

me

know.或

Ilookforwardtohearingfromyou.16/64谷風書苑Ending–結(jié)尾在郵件結(jié)束之前，應

ComplimentaryClose–禮貌結(jié)束語(1/2)結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關(guān)系才選擇用詞。商務英語電子郵件的格式(15/15)VeryFormal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,17/64谷風書苑ComplimentaryClose–禮貌結(jié)束語(

ComplimentaryClose–禮貌結(jié)束語(2/2)商務英語電子郵件的格式(16/15)LessFormal不太正規(guī)的(例如客戶)Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,Informal非正規(guī)的(例如朋友，同事之間)Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!18/64谷風書苑ComplimentaryClose–禮貌結(jié)束語(

Signature–簽名郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個人信息。商務英語電子郵件的格式(15/15)簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。LocalOrganizingCommitteePhone:+7-3822-491-776Fax:+7-3822-492-410E-mail:isdeiv2012@hcei.tsc.ru19/64谷風書苑Signature–簽名郵件的末尾加商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的寫作要求商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件常用句式Contents20/64谷風書苑商務英語電子郵件的格式Contents20/64谷風書苑商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則Correctness–準確Conciseness–簡潔Complete–完整Clarity–清楚Courtesy–禮貌五C原則(1/14)21/64谷風書苑商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則Correctness

Correctness–準確原則由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權(quán)利、義務關(guān)系，其準確性對商務管理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。五C原則(2/14)22/64谷風書苑Correctness–準確原則由于

Conciseness–簡潔原則(1/3)簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。五C原則(3/14)23/64谷風書苑Conciseness–簡潔原則(1/3)

Conciseness–簡潔原則(2/3)為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語。UPlsFYIInfoQtyBTWPostscriptASAP/asapFOBL/CIMOFAQPS五C原則(4/14)AssoonaspossibleFreeonBoardLetterofCreditInmyopinionFrequentlyaskedquestions24/64谷風書苑Conciseness–簡潔原則(2/3)

Conciseness–簡潔原則(3/3)ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.Price：FOBShanghaiUSD1.96＼PCHopeyoucanacceptit.舍長句、復合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征，縮略語的使用，不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。五C原則(5/14)25/64谷風書苑Conciseness–簡潔原則(3/3)Itis

Complete–完整原則商務電子郵件內(nèi)容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像報盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why

和how。五C原則(6/14)26/64谷風書苑Complete–完整原則商務電子郵

Clarity–清楚原則(1/2)商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現(xiàn)在：結(jié)構(gòu)方面語法方面盡量使用短段落，必要時使用主題句。用詞要肯定準確，切忌使用語義模糊、模棱兩可的詞或詞組，以免產(chǎn)生歧義，造成誤解，延誤商務溝通和貿(mào)易。五C原則(7/14)27/64谷風書苑Clarity–清楚原則(1/2)商

Clarity–清楚原則(2/2)Thefiguresshowasignificantincrease.Wewilldeliveryourgoodssoon.Thefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%.WewilldeliveryourgoodsonDec10th.五C原則(8/14)28/64谷風書苑Clarity–清楚原則(2/2)Thefigur

Courtesy–禮貌原則(1/6)商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方容易接受。在寫電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。五C原則(9/14)29/64谷風書苑Courtesy–禮貌原則(1/6)

Courtesy–禮貌原則(2/6)Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.Notforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomer,wecannotquoteforsuppliesevenatthatprice.虛擬語氣：要不是我們接到許多老客戶的大量定單，我們尚不能給這些貨物報如此低的價格。五C原則(10/14)30/64谷風書苑Courtesy–禮貌原則(2/6)Ifitis

Courtesy–禮貌原則(3/6)IwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationforCIFshanghai.GivemeyourbestquotationforCIFshanghai.委婉語氣：如果你能報出成本加運費到上海的最低價，我將非常感激。虛擬語氣和委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，易為對方接受。五C原則(11/14)31/64谷風書苑Courtesy–禮貌原則(3/6)Iwould

Courtesy–禮貌原則(4/6)Ithastobestressedthatshipmentmustbeeffectedwithintheprescribedtimelimit,asafurtherextensionwillnotbeconsidered.Wehavetostressthatyoumusteffectshipmentwithintheprescribedtimelimit,asafurtherextensionwillnotbeconsidered.表示批評、建議、要求時，用被動語態(tài)可以避免直接觸及施動者(自己或?qū)Ψ?，使口氣更加婉轉(zhuǎn)。五C原則(12/14)32/64谷風書苑Courtesy–禮貌原則(4/6)Ithast

Courtesy–禮貌原則(5/6)Asyou(seemto)

takeadvantageofourleniencyinthismatter,wenowhavetogiveyouthefinalnotice.使用半動詞表示說話人對所說事情的推測，從而使話語的肯定語氣趨于緩和。五C原則(13/14)半動詞在功能上介于主動詞與助動詞之間,本身帶有詞義，但詞義模糊。

seem

appear

belikelyto33/64谷風書苑Courtesy–禮貌原則(5/6)Asyou(

Courtesy–禮貌原則(6/6)Unfortunatelywearenothiringanynewstaffatthemoment.Iamafraidthatwewillbeunabletomeetyourorderontimeduetoproblemswithoursupplier.如果是寫一些壞消息或是道歉，你就應該寫的禮貌而得體，并說明問題的原因。五C原則(14/14)34/64谷風書苑Courtesy–禮貌原則(6/6)Unfortun商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的寫作要求

商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件常用句式Contents35/64谷風書苑商務英語電子郵件的格式Contents35/64谷風書苑

Sometips–文法(1/8)切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.應改為：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.問題：decide的主語是we,而不是report注意事項(1/12)36/64谷風書苑Sometips–文法(1/8)切忌主客不分或模

Sometips–文法(2/8)句子不要凌碎例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.應改為：Hedecidednottoauditthelasttencontractsbecauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.問題：第二句是第一句的原因，應合并成為一句注意事項(2/12)37/64谷風書苑Sometips–文法(2/8)句子不要凌碎例子

Sometips–文法(3/8)結(jié)構(gòu)對稱例子：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.應改為：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.問題：and連接兩個相同的成分，結(jié)構(gòu)應對稱注意事項(3/12)38/64谷風書苑Sometips–文法(3/8)結(jié)構(gòu)對稱例子：T

Sometips–文法(4/8)單復數(shù)前后一致例子：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.應改為：Authorizedpersonsmustshowthattheyhavesecurityclearance.問題：anperson與they矛盾

注意事項(4/12)39/64谷風書苑Sometips–文法(4/8)單復數(shù)前后一致例

Sometips–文法(5/8)動詞和主語要呼應例子：Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunder-budgeted.應改為：Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunder-budgeted.問題：functions與is

矛盾

注意事項(5/12)40/64谷風書苑Sometips–文法(5/8)動詞和主語要呼應

Sometips–文法(6/8)時態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多affect

動詞，effect名詞；operative（計劃、法律等）實施中的，起作用的operational（機器、設(shè)備等）正常運轉(zhuǎn)的，可使用的；軍事行動的affect

和effect，operative和

operational選詞要正確注意事項(6/12)41/64谷風書苑Sometips–文法(6/8)時態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)

Sometips–文法(7/8)標點要準確拼寫要正確大小寫要注意非必要的話，整個詞不要都大寫，除非要罵人。MUSTchangetoOSimmediately.要強調(diào)的話，用底線，斜體或者粗體。注意事項(7/12)42/64谷風書苑Sometips–文法(7/8)標點要準確非必要

Sometips–文法(8/8)地址上的數(shù)字直接用阿拉伯數(shù)字，除了One127NinthAvenue,North390VeteransBoulevard,Carlstadt,NJ070725ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91Street注意事項(8/12)43/64谷風書苑Sometips–文法(8/8)地址上的數(shù)字直接

Sometips–文體(1/3)可讀性----多用短句注意段落的開頭一般來說，重要或強調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭。Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.注意事項(9/12)44/64谷風書苑Sometips–文體(1/3)可讀性----多

Sometips–文體(2/3)輕重有分同等重要的用

and來連接，較輕放在次要的句子里。轉(zhuǎn)接詞要留神but,therefore,also,forexample,furthermore,moreover修飾詞的位置要小心例子：HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.注意事項(10/12)45/64谷風書苑Sometips–文體(2/3)輕重有分同等重要

Sometips–文體(3/3)句子開頭不要含糊不清的代詞例子：Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.開頭少用this,that,it,they,或

which。用語要肯定準確，切忌含糊立場觀點一致，少用被動句注意事項(11/12)46/64谷風書苑Sometips–文體(3/3)句子開頭不要含糊

Sometips–格調(diào)式樣和句子長度不要太單調(diào)弱軟的詞(e.g.was,were,is,are...)可以加強一點Bayerproductsarehighlyeffectivein...Bayerproductsexcelin...口語化比較受歡迎Thisinformationwillbesincerelyappreciated.Wesincerelyappreciateyourinformation.注意事項(12/12)47/64谷風書苑Sometips–格調(diào)式樣和句子長度不要太單調(diào)B商務英語電子郵件的格式商務英語電子郵件的寫作要求

商務英語電子郵件寫作注意事項商務英語電子郵件常用句式Contents48/64谷風書苑商務英語電子郵件的格式Contents48/64谷風書苑Greetingmessage祝福Hopeyouhaveagoodtripback.Howareyou?Howistheprojectgoingon?祝旅途愉快。你好嗎?項目進行順利嗎?英語電子郵件常用句式(1/16)49/64谷風書苑Greetingmessage祝福HopeyouInitiateameeting發(fā)起會議(1/2)IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.我想跟你電話討論下報告進展和XXX項目的情況。我建議我們今天下午就A項目的發(fā)展計劃開會討論一下。英語電子郵件常用句式(2/16)50/64谷風書苑Initiateameeting發(fā)起會議(1/2Initiateameeting發(fā)起會議(2/2)We’dliketohavethemeetingonOct30.Sametime.Let’smakeameetingnextMondayat5:30PMS.L.C.time.十月三十號，老時間開會。下周一鹽湖城時區(qū)下午五點半開會。英語電子郵件常用句式(3/16)51/64谷風書苑Initiateameeting發(fā)起會議(2/2Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(1/4)Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.如果存取文件有任何問題請和我聯(lián)系。期待您的反饋建議!英語電子郵件常用句式(4/16)52/64谷風書苑SeekingformoreinformationSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(2/4)Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?謝謝你，希望能聽到更多你對評估和日程計劃的建議。你對計劃方面有什么想法?下一步我們應該怎么做?英語電子郵件常用句式(5/16)53/64谷風書苑SeekingformoreinformationSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(3/4)Whatdoyouthinkaboutthis?Anyquestion,pleasedon’thesitatetoletmeknow.Anyquestion,pleaseletmeknow.Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.英語電子郵件常用句式(6/16)54/64谷風書苑SeekingformoreinformationSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(4/4)Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!Feelfreetogiveyourcomments.Pleaseletmeknowwhatyouthink.Doyouhaveanyideaaboutthis?Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser’sbehavior.英語電子郵件常用句式(7/16)55/64谷風書苑SeekingformoreinformationGivefeedback意見反饋Pleaseseecommentsbelow.Myanswersareinbluebelow.Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.請看下面的評論。我的回答已標藍。我就文檔添加了一些備注，僅供參考。英語電子郵件常用句式(8/16)56/64谷風書苑Givefeedback意見反饋PleaseseeAttachment附件(1/2)Ienclosetheevaluationreportforyourreference.Pleasefindenclosedacopyofourpricelist.Pleasefindtheattachedreportyouwillneedfortomorrow'smeeting.我附加了評估報告供您閱讀。隨函附寄我公司價目表一份。隨信附上你明天開會所需的報告，請查收。英語電子郵件常用句式(9/16)57/64谷風書苑Attachment附件(1/2)IencloseAttachment附件(2/2)Attachedisthedesigndocument,pleasereviewit.Attachedpleasefindtoday’smeetingnotes.Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.設(shè)計文檔在附件里，請評閱。今天的會議記錄在附件里。其他個人特征方面的信息請見附件。英語電子郵件常用句式(10/16)58/64谷風書苑Attachment附件(2/2)Attac