高校院系辦公室人員的素質(zhì)要求與工作重點

大學(xué)的院辦公室是學(xué)院的一個窗口，它在橋接和交換學(xué)術(shù)和學(xué)生、學(xué)院和學(xué)校、學(xué)院和社會之間的溝通和聯(lián)系中發(fā)揮著橋梁和調(diào)停者的作用，其地位和作用突出。因此,在人員配備、人員素質(zhì)、工作要求等方面有著特殊的要求,而為了適應(yīng)新時期的高校院系辦公室工作,作為一名辦公室工作人員,除具備必要的能力和素質(zhì)外,應(yīng)不斷強化崗位職責(zé),樹立崗位意識,保證工作的高質(zhì)量、高水平、高效率。一、制定科學(xué)、合理、適合每項政策的政策辦公室是學(xué)校、院系各項政策法規(guī)的解釋和貫徹執(zhí)行機構(gòu),也是貫徹院系辦學(xué)理念和實施各種政策導(dǎo)向的綜合辦事機構(gòu),很多政策涉及到黨和國家方針的貫徹落實、涉及到學(xué)校辦學(xué)理念的實踐實施、涉及到院系的建設(shè)發(fā)展、涉及到師生的切身利益,政策所涵蓋的范圍包括教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)、人事、勞資、后勤等諸多內(nèi)容,因此需要辦公室人員對各類、各項政策讀得精、學(xué)得透、理得清、把得準(zhǔn)、行得正。不斷樹立政策意識,熟悉各項政策法規(guī),正確解讀、理解、執(zhí)行政策,堅持依法辦事,按照政策行政。二、堅持以服務(wù)為中心的發(fā)展思想,發(fā)揮應(yīng)有的作用管理就是服務(wù),高校管理者只有遵循教育教學(xué)規(guī)律和管理原則,才能實現(xiàn)為教育教學(xué)服務(wù)的目的。從某種意義上講,高校院系辦公室的管理工作是一項服務(wù)性工作,向上是對院系領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)校各職能部門服務(wù),向下是對全院系教職員工和學(xué)生服務(wù),沒有多少發(fā)號施令的權(quán)力,只有把各方面交辦的工作做好的義務(wù)。這就要求工作人員在管理與服務(wù)工作中,要把行政管理與服務(wù)師生結(jié)合起來,依靠高質(zhì)量的服務(wù)使辦公室在履行管理工作職責(zé)中得到各方面的理解和支持,在服務(wù)中實現(xiàn)工作的價值。院系辦公室人員必須樹立為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)的意識,要做到耐心、細致、熱情、周到,在瑣碎、平凡的工作中為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)及師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),達到管理育人、服務(wù)育人的最佳效果。三、增強自我提高意識隨著學(xué)習(xí)型社會的建立和教育改革的不斷深入,對高校辦公室人員的要求也越來越高,努力學(xué)習(xí)是提高自我、適應(yīng)形勢、求得生存發(fā)展的需要。為了更有效地發(fā)揮辦公室各項功能,適應(yīng)新世紀(jì)現(xiàn)代教育對行政管理人員的要求,辦公室人員必須增強自我提高意識,積極創(chuàng)造邊工作邊學(xué)習(xí)的條件,努力改善知識結(jié)構(gòu),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。首先,通過學(xué)習(xí)努力提高政治素質(zhì)。辦公室上傳下達文件、處理內(nèi)外事務(wù)、協(xié)調(diào)各方面關(guān)系,都涉及黨和國家的方針政策以及學(xué)校內(nèi)部的規(guī)定等,所以必須從政治的高度,認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家方針、政策,把握其精神實質(zhì),努力提高自身的政治鑒別力和決策能力。同時,加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)、熟悉業(yè)務(wù)流程、熟練掌握常用辦公設(shè)施,訓(xùn)練一崗多能,通過自修、培訓(xùn)、交流、在職攻讀學(xué)位等方式,提高自己的學(xué)歷層次及專業(yè)理論水平,在工作中自覺地不斷學(xué)習(xí)新知識、新技能,同時了解涉及各類專業(yè)的基本知識、基本技術(shù),還要加強外語、計算機的學(xué)習(xí),不斷提高業(yè)務(wù)能力。四、堅持個人作為,加強溝通配合,形成良好的工作關(guān)系高校院系辦公室有其自身的特點,通常根據(jù)工作需要會設(shè)置教學(xué)教務(wù)、科研、學(xué)科建設(shè)、研究生培養(yǎng)、資產(chǎn)管理、實驗室管理、后勤服務(wù)、財務(wù)及黨務(wù)、行政、學(xué)生管理等多個崗位,工作雖然有明確的分工,但各崗位業(yè)務(wù)之間既有聯(lián)系,又有交叉,有些工作不是靠一個人的力量所能完成的,許多情況下需要辦公室人員之間相互合作,互相配合,共享信息,才能完成工作,同時,院系的許多臨時性、突發(fā)性事務(wù),都需要工作人員共同完成。因此,辦公室人員應(yīng)多換位思考,懂得尊重人、關(guān)心人,要學(xué)習(xí)別人的長處,在完成自己本職工作的同時,要做好與同事的溝通與銜接工作,增進同事之間的了解,建立良好的工作關(guān)系,有較強的團隊意識。善于和別人合作,營造團結(jié)協(xié)作的良好工作氛圍,對辦公室人員來講是相當(dāng)重要的內(nèi)在素質(zhì)。五、行政管理和知識管理、知識型員工管理相結(jié)合,全方位提高工作實效面對新形勢、新任務(wù),作為一名辦公室的工作人員,必須與時俱進,努力提高自身素質(zhì),學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論和現(xiàn)代化管理技能,根據(jù)高校高級知識分子集中、青年學(xué)生思想活躍、創(chuàng)新氛圍濃厚等特點,必須將行政管理與知識管理、知識型員工管理有機結(jié)合,不斷進行管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、方法創(chuàng)新,將現(xiàn)代管理理念、管理知識、管理方法等自覺運用到工作實踐中,掌握目標(biāo)管理、計劃與控制以及質(zhì)量監(jiān)控與反饋等基本方法,將經(jīng)驗管理與科學(xué)管理很好地結(jié)合在一起,善于運用科學(xué)理論去分析研究工作中的具體問題,注重從紛繁復(fù)雜的問題中看到本質(zhì),找到重點,從雜亂無章的瑣碎事務(wù)中解脫出來,理清頭緒,善于總結(jié)新經(jīng)驗,學(xué)習(xí)新知識,研究新問題,增強工作的系統(tǒng)性和預(yù)見性。六、制定完善的規(guī)章制度完善制度、規(guī)范管理,是確保高校院系辦公室工作高效運行的基本要求。所謂無規(guī)矩不成方圓,工作人員應(yīng)不斷樹立制度意識,嚴(yán)格按規(guī)定辦、按程序辦、按制度辦,堅持照章辦事,堅持按原則辦事,提高按制度辦事的自覺性。院系辦公室無論是在事務(wù)處理、資源調(diào)配、人員安排等,都是一個更繁忙更復(fù)雜的機構(gòu),要適應(yīng)高校辦公室的特點與需要,保證這個機構(gòu)的整體運行能有條不紊地進行,提高辦公室資源安排的合理性和利用最大化,要求這個機構(gòu)必須有合理的制度法規(guī)支撐,制定完善的規(guī)章制度,規(guī)范辦文、辦事、辦會程序,做到事事有章可循,獎懲有據(jù)可依。用制度管人、制度管事則在公平、效率、和諧等方面都具有積極意義,可以避免許多隨意性、盲目性、主觀性、私利性等弊端,有利于樹立辦公室的權(quán)威性和促進辦公室人員的健康成長。七、加強信息化建設(shè),提高管理水平信息化是時代特征,特別是以互聯(lián)網(wǎng)為特征的計算機技術(shù)深入應(yīng)用到辦公自動化的各個領(lǐng)域,院系辦公室辦公方式逐漸從傳統(tǒng)模式向信息化、電子化、數(shù)字化、無紙化等方式轉(zhuǎn)變,數(shù)據(jù)庫技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入應(yīng)用和電子通訊辦公設(shè)備的普及應(yīng)用,要求工作人員不斷樹立信息化意識,熟悉信息技術(shù),熟練掌握辦公室常用的信息化手段,熟練使用辦公自動化設(shè)備,加快信息化數(shù)據(jù)平臺建設(shè)和各類管理系統(tǒng)開發(fā),將硬件更新與軟件開發(fā)同步推進,促進院系辦公室管理的科學(xué)化、信息化、系統(tǒng)化,提高管理效益和管理水平,提高工作質(zhì)量和效率,減少時間、精力和紙張的浪費。如人事檔案、固定資產(chǎn)統(tǒng)計、教學(xué)檔案以及各種校發(fā)、院發(fā)文件等,建立電子檔案,規(guī)范檔案文件及各種資料信息的整理、歸檔工作,做到及時更新,資源共享,查詢快捷方便。同時,作為高校院系辦公室管理者,要充分利用信息資源,及時為領(lǐng)導(dǎo)采集各種信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策打好充足的信息基礎(chǔ),使院系領(lǐng)導(dǎo)在復(fù)雜的工作中能夠從容應(yīng)對。另外,建立依托校園網(wǎng)的院系網(wǎng)站,降低辦公費用,方便院系師生,為師生的學(xué)習(xí)及日常工作節(jié)約大量的人力與財力。八、抓重點抓實效,提高辦事效率工作效率是現(xiàn)代辦公室對工作人員的基本要求,效率的高低通常決定于三個因素,一與工作人員素質(zhì)有關(guān),個人認(rèn)識水平、工作熟悉程度、政策把握能力等;二與辦公條件有關(guān),現(xiàn)代辦公設(shè)備使用、信息數(shù)據(jù)平臺建立、信息化自動化水平等;三與工作體制有關(guān),領(lǐng)導(dǎo)體制、分工的科學(xué)性、運行機制、工作流程等。院系工作人員要有時間觀念,要有工作緊迫感和使命感,杜絕官僚作風(fēng),嚴(yán)禁推、拖和不作為現(xiàn)象,不斷提高個人業(yè)務(wù)能力,改善辦公條件,理順體制機制,熟悉本校、本院系的教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)工作實際,不斷提高駕馭高校行政管理工作的能力,要有謀事的預(yù)見性、做事的計劃性、行事的及時性,要能夠正確把握常規(guī)工作與重點工作、日常工作與臨時性工作、事務(wù)性工作與長效工作的界限,做到日常工作運轉(zhuǎn)正常、臨時性工作處理及時、重點工作精心把握。工作要抓重點、講實效。抓重點是推動工作落實、提高辦事效率的關(guān)鍵。抓住重點,就能從千頭萬緒的工作中抓住主要矛盾,帶動和促進其他工作的開展;講實效就是工作人員要發(fā)揚務(wù)實的作風(fēng),客觀、準(zhǔn)確、全面地反映情況,并對多項工作力求做到準(zhǔn)確、務(wù)實、高效,要行動迅速,跟蹤反饋,做到件件有落實,事事有回音。九、創(chuàng)新思維,構(gòu)建院系管理改革新亮點教育事業(yè)具有開拓性特點,不創(chuàng)新就不會有發(fā)展。特別是近年來,教育教學(xué)改革不斷深化,各項人事改革、分配制度改革不斷推進,人才培養(yǎng)機制、管理模式不斷處于調(diào)整變動之中,高等學(xué)校對于“培養(yǎng)什么樣的人,怎樣培養(yǎng)人”進行深入思考和探索,這就要求作為院系管理部門的辦公室能夠適應(yīng)教育事業(yè)的各項發(fā)展要求,工作人員在思想觀念、認(rèn)識水平、工作方法、工作制度方面不斷以現(xiàn)代視角審視、發(fā)展眼光對待、科學(xué)方法行政,不斷樹立創(chuàng)新意識,摒棄不適宜院系發(fā)展的觀念、方法、制度、傳統(tǒng),不斷創(chuàng)新知識管理、知識型員工管理,建立富有活力的體制機制,運用創(chuàng)新思維來解決問題,服務(wù)師生,鼓勵員工以開拓、進取的創(chuàng)新精神,形成院系管理改革的新亮點、新特色。十、堅持開放思維,大力開展對外交流當(dāng)今世界,經(jīng)濟、教育和科技等都處于開放的大系統(tǒng),是一個全面開放的社會。高等院校作為引領(lǐng)文化發(fā)展方向的先行者,近年來對外交流不斷擴大,國際交往日益頻繁,教師出國進修、國際合作辦學(xué)、資源共享、聯(lián)合培養(yǎng)研究生、共同研發(fā)項目等都已成為高校院系工作的常態(tài),國際化程度已經(jīng)成為衡量一所學(xué)校、一個學(xué)院、一個學(xué)科專業(yè)辦學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要指標(biāo),因此辦公室工作人員要以開放的心態(tài)、開放的思維和國際化的視野、外交禮儀、國際慣例等來對待各項對外交流和合作,不斷學(xué)習(xí)國際先進管理經(jīng)驗,了解國外高等教育的發(fā)展?fàn)顩r、了解各學(xué)科領(lǐng)域的最新進展和研究熱點問題。通過開放交流,可吸收外來學(xué)者的新思維,開闊視野,活躍學(xué)術(shù)氣氛,實現(xiàn)共同發(fā)展,還有利于學(xué)科之間的相互滲透和科研的協(xié)作。這就