工程項目文獻及信息管理要點一、信息管理的任務(wù)項目部的信息管理任務(wù)，重要涉及：建立信息管理部門、編制信息管理手冊、建立信息解決平臺、制訂工作流程及有關(guān)管理制度、開展日常管理工作等。二、信息管理的原則1、及時、精確和全方面提供信息。2，用定量的辦法分析數(shù)據(jù)和定性的辦法歸納知識。3、適應(yīng)不同管理層次的不同規(guī)定。4、盡量高效、低耗地解決信息。三、施工項目信息管理的基本規(guī)定1、項目經(jīng)理部建立項目信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化信息構(gòu)造，對項目實施全方位、全過程的信息化管理。2、項目經(jīng)理部能夠在各部門中設(shè)信息管理員或兼職信息管理人員，也能夠單獨設(shè)立信息管理人員或信息管理部門。3、項目經(jīng)理部應(yīng)負責收集、整頓、管理本項目范疇內(nèi)的信息。4、項目經(jīng)理部應(yīng)及時收集信息，并將信息精確、完整、及時地傳遞給使用單位和人員。5、項目信息收集工作應(yīng)隨工程的進展進行，確保真實、精確，按照項目信息管理規(guī)定及時進行整頓，經(jīng)有關(guān)負責人審核簽字，及時存入計算機中，納入項目管理信息系統(tǒng)。四、施工項目信息的分類與內(nèi)容1、施工項目信息分類基本信息重要有：（l）公共信息。涉及法規(guī)和部門規(guī)章制度、市場信息、自然條件信息等。（2）單位工程信息。涉及工程概況信息、施工紀錄信息、施工技術(shù)資料信息、工程協(xié)調(diào)信息、過程進度計劃及資源計劃信息、成本信息、商務(wù)信息、質(zhì)量檢查信息、安全文明施工及行政管理信息、交工驗收信息等。五、施工項目信息構(gòu)造為了便于運用計算機管理項目信息，可采用信息目錄構(gòu)造。六、施工項目信息的內(nèi)容施工項目慣用信息內(nèi)容：1、法規(guī)和部門規(guī)章信息2、市場信息3、自然條件信息4、工程概況信息5、施工紀錄信息6、施工技術(shù)資料信息目7、施工計劃表、工程統(tǒng)計表、材料消耗表和現(xiàn)金8、進度控制信息9、成本信息10、資源管理需要量計劃信息11、商務(wù)信息12、安全文明施工信息13、行政管理信息14、竣工驗收信息七、信息編碼與解決1、項目信息編碼（1）編碼的原則①編碼應(yīng)與項目分解的原則和體系相一致。②便于識別和記憶，方便查詢、檢索、匯總和使用。③反映項目的特點和需要。④代碼與所代表的實體含有唯一性。⑤代碼應(yīng)盡量短小、等長，較好地適應(yīng)項目、環(huán)境的變化，長時間不必修改。2、項目信息編碼的內(nèi)容與規(guī)定項目信息編碼的內(nèi)容涉及：項目的構(gòu)造編碼；項目管理組織構(gòu)造編碼；項目的政府主管部門和各參加單位編碼；項目實施的工作項編碼；項目投資項編碼或成本項編碼；項目進度項編碼；項目進展報告和各類報表編碼；合同編碼；函件編碼；工資檔案編碼等。編碼規(guī)定：①項目的構(gòu)造編碼應(yīng)根據(jù)項目構(gòu)造圖，對每一層的每個構(gòu)成部分均進行編碼。②項目管理組織構(gòu)造編碼應(yīng)根據(jù)項目管理組織構(gòu)造圖，對每一種工作部門進行編碼。③項目的政府主管部門和各參加單位編碼應(yīng)涉及：政府主管部門、業(yè)主上級部門、金融機構(gòu)、工程咨詢單位、設(shè)計單位、施工單位、物資供應(yīng)單位、物業(yè)管理單位等。④項目實施的工作項編碼應(yīng)覆蓋項目實施的工作任務(wù)目錄中的全部內(nèi)容。⑤項目投資項編碼應(yīng)綜合考慮概算、預算、標底、合同價和工程款支付等因素，建立統(tǒng)一編碼，服務(wù)于投資目的的動態(tài)控制。⑥項目成本項編碼應(yīng)綜合考慮預算、投標價估算、合同價和施工成本分析和工程款支付等因素，建立統(tǒng)一編碼，服務(wù)于項目成本目的的動態(tài)控制。⑦項目進度項編碼應(yīng)綜合考慮不同層次、不同深度和不同用途的進度計劃的需要，建立統(tǒng)一編碼，服務(wù)于項目進度目的的動態(tài)控制。⑧項目進展報告和各類報表編碼應(yīng)涉及項目管理形成的多個報告和報表的編碼。⑨合同編碼應(yīng)考慮項目合同構(gòu)造和合同分類，應(yīng)反映合同類型、對應(yīng)的項目構(gòu)造和合同訂立的時間特性等。⑩函件編碼應(yīng)反映發(fā)函者、收函者、函件內(nèi)容所涉及的分類和時間等，方便函件的查詢和整頓。⑾工資檔案編碼應(yīng)根據(jù)有關(guān)工程檔案的規(guī)定，項目特點和項目實施單位的需求而建立。3、編碼辦法慣用編碼辦法采用次序編碼。八、項目信息解決1、信息解決的工作內(nèi)容信息解決重要涉及信息的收集、加工、存儲、檢索和輸出等工作。2、工程項目信息解決的辦法①信息解決平臺基于網(wǎng)絡(luò)的信息解決平臺由數(shù)據(jù)解決設(shè)備（計算機、打印機、掃描儀、繪圖儀等）、數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)絡(luò)（含形成網(wǎng)絡(luò)的硬件設(shè)備和軟件）、軟件系統(tǒng)（操作系統(tǒng)和信息解決軟件）等一系列硬件和軟件構(gòu)成。②數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)絡(luò)局域網(wǎng)(LAN)。③工程項目數(shù)據(jù)通訊方式通過電子郵件收集信息和公布信息；召丌網(wǎng)絡(luò)會議；基于互聯(lián)網(wǎng)的遠程教育和培訓；基于互聯(lián)網(wǎng)的項目專用網(wǎng)站實現(xiàn)各方信息交流、協(xié)同工作和文檔管理；通過互聯(lián)網(wǎng)的項目信息門戶為眾多項目服務(wù)的公用信息平臺。九、項目管理信息系統(tǒng)概述l、項目管理信息系統(tǒng)的意義①實現(xiàn)項目管理數(shù)據(jù)的集中存儲；②有助于項目管理數(shù)據(jù)的檢索和存儲；③提高項目管理數(shù)據(jù)解決的效率；④確保項目管理數(shù)據(jù)解決的精確性；⑤可方便地形成多個項目管理需要的報表；⑥實現(xiàn)項目運行中的動態(tài)控制，利于項目目的的實現(xiàn)。2、項目管理信息系統(tǒng)的作用①為各層次、各部門的項目管理人員收集、傳遞、解決、存儲和開發(fā)各類數(shù)據(jù)和提供信息服務(wù)；②為高層次的項目管理人員提供決策所需的信息、手段、模型和決策支持；③為中層的項目管理人員提供必要的辦公自動化手段，以擺脫繁瑣的簡樸性事物作業(yè)：④為項目計劃編制人員提供人、財、物等諸要素的綜合性數(shù)據(jù)，為合理編制和修改計劃、實現(xiàn)有效調(diào)控提供科學手段。3、建立項目管理信息系統(tǒng)的內(nèi)部前提建立起科學、合理的項目管理組織，建立科學的管理制度，是建立項目管理信息系統(tǒng)的根本前提之一。4、對施工項目管理信息系統(tǒng)的規(guī)定①項目管理信息系統(tǒng)的設(shè)計，應(yīng)考慮項目組織和項目啟動的需要，涉及信息的準備、收集、標記、分類、奮發(fā)、編目、更新、歸檔和檢索等。②應(yīng)目錄完整、層次清晰、構(gòu)造嚴密，能夠自動生成表格。③應(yīng)方便目錄信息輸入、整頓與存儲，并利于顧客隨時提取信息。④應(yīng)能及時調(diào)節(jié)數(shù)據(jù)、表格與文檔，能靈活補充、修改與刪除數(shù)據(jù)。⑤系統(tǒng)內(nèi)含信息種類與數(shù)量應(yīng)能滿足項目管理的全部需要。⑥應(yīng)能使設(shè)計信息、施工準備階段的管理信息、施工過程項目管理各專業(yè)的信息、項目結(jié)算信息、項目統(tǒng)計信息等有良好的接口。⑦應(yīng)能連接項目經(jīng)理部內(nèi)部各職能部門之間以及項目經(jīng)理部與各職能部門、作業(yè)層、公司各職能部門、公司法定代表人、發(fā)包人和分包人、監(jiān)理機構(gòu)發(fā)、鄧，使項目管理曾與公司管理層及作業(yè)層信息收集渠道暢通、信息資源共享。⑧應(yīng)能在局域網(wǎng)上或基于互聯(lián)網(wǎng)的信息平臺上運行。十、項目管理信息系統(tǒng)的重要功效項目管理信息系統(tǒng)由多個模塊構(gòu)成其子系統(tǒng)。1、項目管理信息系統(tǒng)的重要功效模塊工程項目管理是以投資、進度、質(zhì)量三大控制為目的，以合同管理為核心的動態(tài)控制系統(tǒng)。因而，項目管理線性系統(tǒng)最少應(yīng)含有解決三大目的控制及合同管理任務(wù)的功效。2、項目管理信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)的功效1)投資控制子系統(tǒng)①項目的估算、概算、預算、標底、合同家、投資使用計劃和實際投資的數(shù)據(jù)計算和分析；②進行項目的估算、概算、預算、標底、合同家、投資使用計劃和實際投資的動態(tài)比較，并形成多個比較報表；③計劃資金的投入和實際資金的投入的比較分析；④根據(jù)工程的進展進行投資預測等。2)成本控制子系統(tǒng)①投資估算的數(shù)據(jù)計算和分析；②計劃施工成本；③計算實際成本；④計劃成本與實際成本的比較分析；⑤根據(jù)工程的進展進行施工成本預測等。3)進度控制子系統(tǒng)①計算工程網(wǎng)絡(luò)計劃的時間參數(shù)、并擬定核心工作和核心線路；②繪制網(wǎng)絡(luò)圖和計劃橫道圖；③編制資源需求量計劃；④進度計劃執(zhí)行狀況的比較分析；⑤根據(jù)工程的進展進行工程進度預測等。4)質(zhì)量控制子系統(tǒng)①設(shè)計質(zhì)量控制；②施工質(zhì)量控制；③材料質(zhì)量跟蹤；④設(shè)備質(zhì)量管理；⑤工程質(zhì)量事故解決；⑥質(zhì)量活動檔案；⑦質(zhì)量法規(guī)原則。5)合同管理子系統(tǒng)①合同基本數(shù)據(jù)查詢；②合同執(zhí)行狀況的查詢和統(tǒng)計分析；③原則合同文獻查詢和合同輔助起草等。3、工程項目管理系統(tǒng)(PKPM)十一、工程文檔資料管理（一）、概述1、建設(shè)工程文獻檔案資料概念①建設(shè)工程文獻：在工程建設(shè)過程中形成的多個形式的信息統(tǒng)計。②建設(shè)工程檔案：在工程建設(shè)活動中直接形成的含有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等多個形式的歷史統(tǒng)計。③建設(shè)工程文獻檔案資料：建設(shè)工程文獻和檔案構(gòu)成建設(shè)工程文獻檔案資料，其載體可為：紙張、微縮膠卷、光盤、磁帶、磁盤。2、文獻檔案資料歸檔與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)重要過程和現(xiàn)狀、含有保存價值的多個載體的文獻均應(yīng)收集齊全，整頓立卷后歸檔。（二）、檔案資料管理l、基本規(guī)定①各部門填寫的檔案應(yīng)以規(guī)范、合同、設(shè)計文獻、質(zhì)量驗收統(tǒng)一原則為根據(jù)；②檔案資料應(yīng)隨工程進度及時收集、整頓，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認真書寫，筆跡清晰，項目齊全、精確、真實、無未了事項，并應(yīng)采用統(tǒng)一表格；③檔案資料進行分級管理，各單位技術(shù)負責人負責本單位工程膽敢資料的全過程組織工作并負責審核，各有關(guān)單位檔案管理員負責膽敢資料的收集、整頓工作；④對檔案資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等應(yīng)以處分，情節(jié)嚴重的應(yīng)依法追究法律責任。2、具體方法①實施技術(shù)負責人負責制，逐級建立、健全施工文獻管理崗位責任制，配備專人負責施工資料管理。②總承包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案。③可按合同商定，接受建設(shè)單位委托進行工程檔案的組織、編制工作。④按規(guī)定在竣工前將施工文獻整頓匯總完畢，再移交建設(shè)單位進行竣工驗收。（三）、工程檔案編制質(zhì)量規(guī)定與組卷辦法1、質(zhì)量規(guī)定①歸檔文獻普通為原件，其內(nèi)容及深度必須符合國家有關(guān)技術(shù)規(guī)范、原則和規(guī)程。內(nèi)容必須真實、精確，與工程實際相符合。②工程文獻應(yīng)筆跡清晰、圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章、手續(xù)齊備。文字材料宜用A4紙，書寫材料和紙張要耐久性好。③圖紙宜采用國標圖幅，普通采用藍曬圖。計算機繪圖必須清晰，不得用復印件。④竣工圖應(yīng)是新圖，加蓋竣工圖章。2、組卷辦法1)組卷原則①遵照工程文獻的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文獻的有機聯(lián)系，便于檔案保管和運用；②一種項目由多個單位工程構(gòu)成時，工程文獻應(yīng)按單位工程組卷。2)組卷辦法按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；（四）、工程檔案驗收與移交l、驗收1)為確保工程檔案質(zhì)量，各編制單位、地方城建檔案管理部門、建設(shè)行政管理部門要對檔案進行嚴格檢查驗收。2)工程檔案由建設(shè)單